干調(diào)采購管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司干調(diào)采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購的干調(diào)質(zhì)量符合要求，降低采購成本，提高采購效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有干調(diào)采購活動，包括但不限于各類調(diào)味料、香辛料、食品添加劑等干調(diào)產(chǎn)品的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)，確保采購行為合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購干調(diào)的質(zhì)量符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司要求。3.成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。4.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的競爭機(jī)會。5.誠實守信原則：采購人員應(yīng)誠實守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，嚴(yán)格履行合同約定。二、采購計劃與預(yù)算（一）采購計劃的制定1.需求預(yù)測各部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、銷售情況及庫存狀況，定期對干調(diào)需求進(jìn)行預(yù)測，并提交給采購部門。采購部門應(yīng)結(jié)合各部門需求預(yù)測，綜合考慮市場趨勢、季節(jié)變化等因素，制定年度、季度和月度采購計劃。2.計劃審批采購計劃應(yīng)報經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。審批內(nèi)容包括采購數(shù)量、采購時間、采購預(yù)算等。如因市場變化等原因需要調(diào)整采購計劃，應(yīng)及時報經(jīng)審批，并說明調(diào)整原因和調(diào)整內(nèi)容。（二）采購預(yù)算的編制1.預(yù)算編制依據(jù)采購預(yù)算應(yīng)根據(jù)采購計劃、市場價格行情、歷史采購數(shù)據(jù)等因素進(jìn)行編制。采購部門應(yīng)會同財務(wù)部門，結(jié)合公司成本控制目標(biāo)，合理確定采購預(yù)算金額。2.預(yù)算審批與執(zhí)行采購預(yù)算經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行。如因特殊情況需要超預(yù)算采購，應(yīng)按公司相關(guān)規(guī)定履行審批手續(xù)。財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對采購預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對采購成本進(jìn)行分析和評估，確保采購費用控制在預(yù)算范圍內(nèi)。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。根據(jù)公司采購需求和供應(yīng)商評價標(biāo)準(zhǔn)，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行篩選，確定合格供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商評估定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。采購部門應(yīng)會同質(zhì)量控制部門、使用部門等相關(guān)人員，共同對供應(yīng)商進(jìn)行評估，并填寫供應(yīng)商評估表。3.供應(yīng)商選擇決策根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，采購部門應(yīng)選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商作為合作伙伴，并簽訂采購合同。在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)充分考慮供應(yīng)商的綜合實力和合作意愿，確保雙方能夠建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。（二）供應(yīng)商管理與考核1.供應(yīng)商檔案管理采購部門應(yīng)為每個供應(yīng)商建立檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估結(jié)果、合作歷史、合同執(zhí)行情況等內(nèi)容。供應(yīng)商檔案應(yīng)定期更新，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.供應(yīng)商考核建立供應(yīng)商考核機(jī)制，定期對供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行考核?？己酥笜?biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫剟詈蛢?yōu)先合作機(jī)會；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時提出整改意見，如整改后仍不符合要求，應(yīng)終止合作關(guān)系。四、采購流程（一）采購申請1.申請部門各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，如需采購干調(diào)，應(yīng)填寫采購申請表，并提交給采購部門。采購申請表應(yīng)注明采購干調(diào)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時間等詳細(xì)信息。2.申請審批采購申請表應(yīng)報經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交給采購部門。如采購金額較大或涉及特殊采購項目，采購申請表還應(yīng)報經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購詢價與報價1.詢價采購部門根據(jù)采購申請表，向已選定的供應(yīng)商發(fā)出詢價單，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。詢價單應(yīng)明確采購干調(diào)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、價格條款等內(nèi)容。2.報價評審采購部門收到供應(yīng)商報價后，應(yīng)組織相關(guān)人員對報價進(jìn)行評審。評審內(nèi)容包括價格合理性、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面。根據(jù)報價評審結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行談判和采購。（三）采購合同簽訂1.合同起草采購部門根據(jù)采購談判結(jié)果，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購干調(diào)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.合同審核與簽訂采購合同起草完成后，應(yīng)提交給公司法律部門或相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行審核。審核通過后，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如財務(wù)部門、質(zhì)量控制部門、使用部門等，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。（四）采購訂單下達(dá)1.訂單生成采購部門根據(jù)采購合同，生成采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購干調(diào)的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息。采購訂單經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，發(fā)送給供應(yīng)商。2.訂單跟蹤采購部門應(yīng)建立采購訂單跟蹤機(jī)制，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未能按時交貨或產(chǎn)品質(zhì)量不符合要求，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的措施解決問題。（五）貨物驗收1.驗收準(zhǔn)備質(zhì)量控制部門應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定干調(diào)驗收標(biāo)準(zhǔn)和驗收流程。使用部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)干調(diào)的驗收工作，并做好驗收準(zhǔn)備工作，如準(zhǔn)備驗收工具、場地等。2.驗收實施貨物到達(dá)后，采購部門應(yīng)及時通知質(zhì)量控制部門和使用部門進(jìn)行驗收。驗收人員應(yīng)按照驗收標(biāo)準(zhǔn)和驗收流程，對干調(diào)的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行逐一檢查。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時記錄并要求供應(yīng)商處理。3.驗收報告驗收完成后，驗收人員應(yīng)填寫驗收報告，注明驗收結(jié)果。驗收報告應(yīng)經(jīng)驗收人員簽字確認(rèn)后，提交給采購部門和質(zhì)量控制部門。如驗收合格，采購部門應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)；如驗收不合格，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。（六）付款結(jié)算1.付款申請采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同和驗收報告，及時填寫付款申請表，并提交給財務(wù)部門。付款申請表應(yīng)注明采購干調(diào)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、付款方式、付款時間等信息。2.付款審批財務(wù)部門收到付款申請表后，應(yīng)按照公司財務(wù)管理制度進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗收報告的真實性、付款金額的準(zhǔn)確性等方面。付款申請表經(jīng)財務(wù)部門審核通過后，報經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.付款執(zhí)行公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財務(wù)部門應(yīng)按照付款申請表的要求，及時辦理付款手續(xù)。付款完成后，財務(wù)部門應(yīng)及時將付款憑證復(fù)印件分發(fā)給采購部門和相關(guān)部門，以便各部門進(jìn)行賬務(wù)處理。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.風(fēng)險識別采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別，包括市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、合同風(fēng)險、付款風(fēng)險等方面。通過對采購流程的梳理和分析，結(jié)合歷史采購數(shù)據(jù)和市場動態(tài)，找出可能影響采購目標(biāo)實現(xiàn)的風(fēng)險因素。2.風(fēng)險評估對識別出的風(fēng)險因素進(jìn)行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，對風(fēng)險進(jìn)行分類和排序，確定重點關(guān)注的風(fēng)險領(lǐng)域。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對關(guān)注市場動態(tài)，及時了解干調(diào)價格變化趨勢，合理安排采購計劃，避免因市場價格波動導(dǎo)致采購成本增加。與供應(yīng)商簽訂價格調(diào)整條款，約定在市場價格波動較大時，雙方可協(xié)商調(diào)整采購價格。2.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對加強(qiáng)對供應(yīng)商的質(zhì)量管理，嚴(yán)格審核供應(yīng)商資質(zhì)和產(chǎn)品質(zhì)量，定期對供應(yīng)商進(jìn)行實地考察和評估。建立嚴(yán)格的驗收制度，加強(qiáng)對采購干調(diào)的質(zhì)量檢驗，確保所采購產(chǎn)品符合質(zhì)量要求。與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確雙方在質(zhì)量方面的權(quán)利和義務(wù)，如出現(xiàn)質(zhì)量問題，供應(yīng)商應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對建立供應(yīng)商多元化體系，避免過度依賴單一供應(yīng)商，降低因供應(yīng)商問題導(dǎo)致的供應(yīng)中斷風(fēng)險。加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與合作，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核和評估，及時發(fā)現(xiàn)并解決供應(yīng)商存在的問題。與供應(yīng)商簽訂應(yīng)急供應(yīng)協(xié)議，約定在特殊情況下，供應(yīng)商應(yīng)優(yōu)先保障公司的干調(diào)供應(yīng)。4.合同風(fēng)險應(yīng)對加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格審核采購合同條款，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)、明確清晰，避免因合同漏洞導(dǎo)致的風(fēng)險。建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，及時了解合同執(zhí)行情況，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，采取相應(yīng)的措施解決問題。定期對合同進(jìn)行審查和評估，總結(jié)合同管理經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷完善合同管理制度。5.付款風(fēng)險應(yīng)對加強(qiáng)對付款環(huán)節(jié)的管理，嚴(yán)格按照采購合同約定的付款方式和付款時間進(jìn)行付款，避免因付款不當(dāng)導(dǎo)致的風(fēng)險。建立付款審批制度，明確付款審批流程和審批權(quán)限，確保付款申請經(jīng)過嚴(yán)格審核。加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與協(xié)調(diào)，及時解決付款過程中出現(xiàn)的問題，維護(hù)公司良好的商業(yè)信譽(yù)。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門監(jiān)督公司審計部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行審計，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等方面。審計部門應(yīng)根據(jù)審計結(jié)果，提出審計意見和建議，督促采購部門及時整改存在的問題。2.采購部門自查采購部門應(yīng)定期對自身采購活動進(jìn)行自查，檢查采購流程是否規(guī)范、采購行為是否合規(guī)、采購檔案是否完整等方面。采購部門應(yīng)根據(jù)自查結(jié)果，及時發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題，不斷完善采購管理制度。（二）外部監(jiān)督1.法律法規(guī)監(jiān)督采購活動應(yīng)接受國家法律法規(guī)的監(jiān)督，確保采購行為合法合