恒大簽證管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范恒大集團(tuán)（以下簡稱“集團(tuán)”）簽證管理工作，確保簽證辦理流程合法、合規(guī)、高效，保障集團(tuán)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于集團(tuán)總部及各下屬公司、項(xiàng)目公司因業(yè)務(wù)需要辦理簽證的相關(guān)事宜。（三）基本原則1.合法性原則簽證辦理必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保簽證申請材料真實(shí)、有效，簽證辦理過程合法合規(guī)。2.必要性原則簽證申請應(yīng)基于真實(shí)、合理的業(yè)務(wù)需求，避免不必要的簽證辦理，降低簽證成本。3.高效性原則優(yōu)化簽證辦理流程，提高工作效率，確保簽證申請能夠及時(shí)、順利獲批，滿足業(yè)務(wù)開展的時(shí)間要求。4.保密性原則涉及簽證辦理的各類信息應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露給集團(tuán)帶來不利影響。二、簽證類型及申請條件（一）商務(wù)簽證1.適用情況因商務(wù)洽談、商務(wù)會(huì)議、商務(wù)考察、技術(shù)交流等商務(wù)活動(dòng)需要出國的人員，可申請商務(wù)簽證。2.申請條件（1）持有集團(tuán)正式的商務(wù)活動(dòng)邀請函或相關(guān)證明文件，明確商務(wù)活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。（2）申請人需提供詳細(xì)的商務(wù)活動(dòng)計(jì)劃，包括活動(dòng)目的、行程安排、預(yù)期成果等。（3）所在部門或項(xiàng)目公司需出具同意派出的證明，并說明商務(wù)活動(dòng)對公司業(yè)務(wù)的必要性和重要性。（二）工作簽證1.適用情況因集團(tuán)業(yè)務(wù)需要，派遣員工到國外長期工作或從事特定項(xiàng)目工作的人員，可申請工作簽證。2.申請條件（1）獲得國外雇主的正式工作邀請或聘用合同，明確工作崗位、工作期限、薪酬待遇等內(nèi)容。（2）申請人需具備相應(yīng)的專業(yè)技能和工作經(jīng)驗(yàn)，符合國外雇主的要求。（3）所在部門或項(xiàng)目公司需提供相關(guān)業(yè)務(wù)需求說明，證明派遣員工工作的必要性。（4）按照國外相關(guān)法律法規(guī)和簽證要求，提供其他必要的申請材料，如學(xué)歷證明、工作經(jīng)歷證明、語言能力證明等。（三）留學(xué)簽證1.適用情況集團(tuán)員工因個(gè)人深造或參加與工作相關(guān)的培訓(xùn)課程，需要出國留學(xué)的，可申請留學(xué)簽證。2.申請條件（1）被國外正規(guī)院校錄取，并獲得錄取通知書。（2）提供充足的資金證明，確保能夠支付留學(xué)期間的學(xué)費(fèi)、生活費(fèi)等費(fèi)用。（3）所在部門或項(xiàng)目公司需出具同意員工出國留學(xué)的證明，并說明留學(xué)對員工個(gè)人發(fā)展及公司業(yè)務(wù)的積極影響。（4）按照留學(xué)國家的簽證要求，準(zhǔn)備其他相關(guān)申請材料，如個(gè)人簡歷、學(xué)習(xí)計(jì)劃、語言考試成績等。三、簽證申請流程（一）申請準(zhǔn)備1.申請人根據(jù)簽證類型及出國目的，向所在部門或項(xiàng)目公司提出簽證申請意向，并填寫《簽證申請表》。2.所在部門或項(xiàng)目公司對申請人的簽證申請進(jìn)行初步審核，確認(rèn)申請的必要性和合理性，審核通過后簽署意見。3.申請人按照不同簽證類型的要求，準(zhǔn)備齊全相關(guān)申請材料，并確保材料真實(shí)、有效、完整。申請材料一般包括但不限于：護(hù)照、簽證申請表、照片、邀請函（如有）、工作證明、資金證明、學(xué)歷證明等。（二）提交申請1.申請人將填寫完整并經(jīng)所在部門或項(xiàng)目公司審核通過的《簽證申請表》及相關(guān)申請材料提交至集團(tuán)外事管理部門。2.集團(tuán)外事管理部門對收到的申請材料進(jìn)行形式審查，如發(fā)現(xiàn)材料不齊全或不符合要求，及時(shí)通知申請人補(bǔ)充或更正。（三）審核與審批1.集團(tuán)外事管理部門對簽證申請進(jìn)行詳細(xì)審核，重點(diǎn)審查申請材料的真實(shí)性、完整性以及簽證申請的必要性和合規(guī)性。審核內(nèi)容包括但不限于：申請人身份信息、出國事由、行程安排、邀請方情況、資金來源等。2.根據(jù)審核結(jié)果，集團(tuán)外事管理部門提出初步審批意見，并報(bào)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于涉及重要業(yè)務(wù)或較大金額的簽證申請，需提交集團(tuán)總裁辦公會(huì)審議決定。3.集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)或總裁辦公會(huì)根據(jù)審批權(quán)限，對簽證申請進(jìn)行最終審批。審批通過的，由集團(tuán)外事管理部門負(fù)責(zé)辦理后續(xù)簽證申請手續(xù)；審批不通過的，及時(shí)通知申請人并說明原因。（四）簽證辦理1.集團(tuán)外事管理部門根據(jù)審批意見，安排專人負(fù)責(zé)簽證申請的具體辦理工作。辦理人員按照各國駐華使領(lǐng)館的要求，將申請材料整理、翻譯（如有需要）后提交至相應(yīng)使領(lǐng)館，并跟蹤簽證辦理進(jìn)度。2.在簽證辦理過程中，如遇使領(lǐng)館要求補(bǔ)充材料或進(jìn)行面試等情況，辦理人員應(yīng)及時(shí)通知申請人，并協(xié)助其做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。3.簽證獲批后，集團(tuán)外事管理部門及時(shí)領(lǐng)取簽證，并通知申請人前來領(lǐng)取。申請人領(lǐng)取簽證后，應(yīng)仔細(xì)核對簽證信息，確保簽證內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。（五）簽證領(lǐng)取與使用1.申請人憑有效身份證件到集團(tuán)外事管理部門領(lǐng)取簽證，并在《簽證領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)。2.申請人應(yīng)妥善保管簽證，按照簽證批準(zhǔn)的有效期、停留期和入境次數(shù)使用簽證。在國外期間，應(yīng)遵守當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)，按時(shí)回國，不得逾期停留或從事與簽證目的不符的活動(dòng)。3.如簽證在有效期內(nèi)出現(xiàn)遺失、被盜或損壞等情況，申請人應(yīng)及時(shí)向集團(tuán)外事管理部門報(bào)告，并配合辦理相關(guān)補(bǔ)辦手續(xù)。四、簽證費(fèi)用管理（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.簽證申請所需費(fèi)用根據(jù)不同國家和簽證類型的規(guī)定執(zhí)行，具體費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)由集團(tuán)外事管理部門定期收集整理并公布。2.簽證費(fèi)用主要包括簽證申請費(fèi)、簽證服務(wù)費(fèi)、翻譯費(fèi)、快遞費(fèi)等。其中，簽證申請費(fèi)由各國駐華使領(lǐng)館收取，簽證服務(wù)費(fèi)由集團(tuán)外事管理部門委托的簽證服務(wù)機(jī)構(gòu)收取，翻譯費(fèi)根據(jù)實(shí)際翻譯工作量收取，快遞費(fèi)根據(jù)快遞服務(wù)提供商的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收取。（二）費(fèi)用支付1.簽證申請費(fèi)用由申請人所在部門或項(xiàng)目公司承擔(dān)。申請人在提交簽證申請時(shí)，應(yīng)按照集團(tuán)財(cái)務(wù)規(guī)定填寫費(fèi)用報(bào)銷申請，并附上相關(guān)費(fèi)用發(fā)票或收據(jù)。2.集團(tuán)外事管理部門在辦理簽證過程中發(fā)生的費(fèi)用，如簽證服務(wù)費(fèi)、翻譯費(fèi)等，由集團(tuán)統(tǒng)一支付給簽證服務(wù)機(jī)構(gòu)或翻譯公司。支付前，應(yīng)按照集團(tuán)財(cái)務(wù)審批流程進(jìn)行審核，確保費(fèi)用支付的合規(guī)性。3.對于因特殊情況需要申請人先行墊付簽證費(fèi)用的，申請人應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后及時(shí)到集團(tuán)外事管理部門辦理報(bào)銷手續(xù)，并提供相關(guān)費(fèi)用憑證。集團(tuán)外事管理部門審核通過后，按照規(guī)定程序進(jìn)行報(bào)銷。（三）費(fèi)用報(bào)銷1.申請人應(yīng)在簽證辦理完成后，及時(shí)整理簽證申請過程中發(fā)生的所有費(fèi)用憑證，并按照集團(tuán)財(cái)務(wù)報(bào)銷制度的要求填寫費(fèi)用報(bào)銷單。2.費(fèi)用報(bào)銷單應(yīng)經(jīng)所在部門或項(xiàng)目公司負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至集團(tuán)財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門審核通過后，按照規(guī)定程序進(jìn)行報(bào)銷支付。3.集團(tuán)財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對簽證費(fèi)用報(bào)銷情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如發(fā)現(xiàn)異常費(fèi)用支出，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。五、簽證延期與變更管理（一）簽證延期1.如因特殊情況需要延長簽證有效期，申請人應(yīng)在簽證到期前至少提前[X]個(gè)工作日向集團(tuán)外事管理部門提出簽證延期申請，并填寫《簽證延期申請表》。2.申請簽證延期時(shí)，申請人需提供詳細(xì)的延期事由說明及相關(guān)證明材料，如因業(yè)務(wù)需要延長停留時(shí)間的，需提供業(yè)務(wù)進(jìn)展情況報(bào)告、相關(guān)工作安排等證明文件；因不可抗力因素導(dǎo)致無法按時(shí)回國的，需提供相關(guān)證明材料，如醫(yī)院診斷證明、航班延誤證明等。3.集團(tuán)外事管理部門對簽證延期申請進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過的，由集團(tuán)外事管理部門負(fù)責(zé)辦理簽證延期手續(xù)。（二）簽證變更1.如簽證申請人的出國事由、行程安排、前往國家等信息發(fā)生變更，申請人應(yīng)及時(shí)向集團(tuán)外事管理部門提出簽證變更申請，并填寫《簽證變更申請表》。2.申請簽證變更時(shí)，申請人需詳細(xì)說明變更內(nèi)容及原因，并提供相應(yīng)的證明材料。如變更出國事由的，需提供新的業(yè)務(wù)活動(dòng)邀請函或相關(guān)證明文件；變更行程安排的，需提供詳細(xì)的行程調(diào)整說明及相關(guān)證明材料。3.集團(tuán)外事管理部門對簽證變更申請進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過的，由集團(tuán)外事管理部門負(fù)責(zé)辦理簽證變更手續(xù)。如簽證變更涉及到簽證類型的改變，需按照新的簽證類型申請流程重新辦理簽證。六、簽證注銷與存檔管理（一）簽證注銷1.申請人完成出國任務(wù)后，應(yīng)及時(shí)將護(hù)照及簽證交回集團(tuán)外事管理部門進(jìn)行注銷。如因特殊原因無法及時(shí)交回的，應(yīng)向集團(tuán)外事管理部門說明情況，并在回國后[X]個(gè)工作日內(nèi)交回。2.集團(tuán)外事管理部門在收到申請人交回的護(hù)照及簽證后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核對，確認(rèn)簽證已使用完畢且無未結(jié)清的費(fèi)用后，辦理簽證注銷手續(xù)。3.對于因簽證逾期未注銷或其他原因?qū)е碌暮炞C問題，集團(tuán)外事管理部門應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施進(jìn)行處理，避免給集團(tuán)帶來不必要的損失和風(fēng)險(xiǎn)。（二）存檔管理1.集團(tuán)外事管理部門應(yīng)對每一次簽證申請及辦理過程中的相關(guān)材料進(jìn)行整理歸檔，建立完善的簽證檔案管理制度。簽證檔案應(yīng)包括但不限于：《簽證申請表》、申請材料、審批文件、簽證領(lǐng)取記錄、費(fèi)用報(bào)銷憑證等。2.簽證檔案應(yīng)按照年度、簽證類型、申請人等分類進(jìn)行存放，便于查詢和管理。檔案保存期限按照集團(tuán)檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。3.集團(tuán)外事管理部門應(yīng)定期對簽證檔案進(jìn)行清理和檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。對于超過保存期限的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.集團(tuán)審計(jì)部門定期對簽證管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查簽證申請流程的合規(guī)性、費(fèi)用支出的合理性以及檔案管理的規(guī)范性等。2.集團(tuán)外事管理部門應(yīng)定期對簽證辦理情況進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決簽證管理工作中存在的問題，并向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)簽證管理工作情況。（二）外部監(jiān)督1.積極配合國家相關(guān)部門對簽證管理工作的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供簽證辦理情況及相關(guān)資料。2.關(guān)注各國簽證政策的變化，及時(shí)調(diào)整集團(tuán)簽證管理工作，確保簽證辦理工作符合最新法律法規(guī)和政策要求。八、違規(guī)處理（一）對申請人的處理1.如申請人在簽證申請過程中提供虛假材料、隱瞞真實(shí)情況或違反簽證使用規(guī)定，導(dǎo)致集團(tuán)遭受損失或產(chǎn)生不良影響的，集團(tuán)將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.因申請人違規(guī)行為給集團(tuán)造成經(jīng)濟(jì)損失的，申請人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）對相關(guān)責(zé)任人的處理1.對于在簽證管理工