商會(huì)文件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)商會(huì)文件管理，確保文件的規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)流轉(zhuǎn)，提高商會(huì)工作效率和質(zhì)量，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及商會(huì)實(shí)際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于商會(huì)內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及全體工作人員在工作中形成、使用、保管的各類文件。（三）文件管理原則1.統(tǒng)一管理原則：商會(huì)文件由秘書處統(tǒng)一歸口管理，確保文件管理的規(guī)范性和一致性。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則：文件的起草、審核、印發(fā)等環(huán)節(jié)應(yīng)確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，流轉(zhuǎn)及時(shí)高效，避免延誤工作。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保文件信息安全，防止文件泄露。4.便于查閱原則：文件的分類、編號(hào)、存儲(chǔ)等應(yīng)便于查詢和利用，提高工作效率。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.行政文件：包括商會(huì)的決議、決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)等，用于傳達(dá)商會(huì)決策、部署工作、溝通信息等。2.業(yè)務(wù)文件：涉及商會(huì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的各類文件，如項(xiàng)目方案、合作協(xié)議、調(diào)研報(bào)告等。3.財(cái)務(wù)文件：有關(guān)商會(huì)財(cái)務(wù)管理的文件，如預(yù)算報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.人事文件：與商會(huì)人員招聘、培訓(xùn)、考核、任免等相關(guān)的文件。5.其他文件：不屬于上述分類的其他文件，如會(huì)員資料、活動(dòng)記錄等。（二）文件編號(hào)1.文件編號(hào)由年份、部門代碼、文件類別代碼、順序號(hào)組成。2.年份采用公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示，如“20XX”。3.部門代碼根據(jù)商會(huì)內(nèi)部各部門的代碼確定，如秘書處為“01”，會(huì)員部為“02”等。4.文件類別代碼按照上述文件分類確定，如行政文件為“A”，業(yè)務(wù)文件為“B”等。5.順序號(hào)為該類文件的流水號(hào)，用三位數(shù)字表示，如“001”“002”等。6.示例：“202301A001”表示秘書處2023年的第1份行政文件。三、文件起草與審核（一）起草1.文件起草應(yīng)根據(jù)工作需要，明確文件主題、目的、內(nèi)容、要求等。2.起草人應(yīng)確保文件內(nèi)容符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及商會(huì)相關(guān)規(guī)定，語言表達(dá)準(zhǔn)確、簡潔、規(guī)范。3.涉及多個(gè)部門的文件，應(yīng)由主辦部門牽頭，會(huì)同相關(guān)部門共同起草。（二）審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性，語言表達(dá)的規(guī)范性，格式的正確性等。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將文件提交秘書處進(jìn)行統(tǒng)一審核。秘書處審核人員應(yīng)從商會(huì)整體工作角度出發(fā)，對(duì)文件進(jìn)行全面審核，提出修改意見。3.需要會(huì)簽的文件，應(yīng)按照會(huì)簽程序送相關(guān)部門會(huì)簽。會(huì)簽部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出意見，逾期未反饋視為同意。4.文件審核通過后，方可進(jìn)入印發(fā)環(huán)節(jié)。四、文件印發(fā)（一）印發(fā)流程1.文件審核通過后，起草人將文件電子版及紙質(zhì)版一并提交秘書處。2.秘書處負(fù)責(zé)文件的排版、校對(duì)，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確。3.排版校對(duì)無誤后，由秘書處負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，提交商會(huì)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。4.商會(huì)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的文件，由秘書處負(fù)責(zé)印發(fā)。印發(fā)時(shí)應(yīng)按照規(guī)定的份數(shù)進(jìn)行打印、裝訂，并加蓋商會(huì)公章。（二）印發(fā)份數(shù)文件印發(fā)份數(shù)應(yīng)根據(jù)工作需要確定，原則上應(yīng)保證相關(guān)部門和人員能夠及時(shí)獲取文件。重要文件應(yīng)適當(dāng)增加印發(fā)份數(shù)，以備存檔和查閱。（三）文件發(fā)放1.秘書處應(yīng)建立文件發(fā)放登記臺(tái)賬，記錄文件的發(fā)放時(shí)間、發(fā)放對(duì)象、文件編號(hào)等信息。2.文件發(fā)放可采用專人送達(dá)、郵寄、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)确绞健２捎脤Ｈ怂瓦_(dá)方式的，應(yīng)要求收件人在登記臺(tái)賬上簽字確認(rèn)；采用郵寄方式的，應(yīng)留存郵寄憑證；采用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)傳輸方式的，應(yīng)確保文件傳輸?shù)臏?zhǔn)確性和完整性。五、文件簽收與登記（一）簽收1.文件接收部門或人員收到文件后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行簽收。簽收時(shí)應(yīng)檢查文件的完整性，如發(fā)現(xiàn)文件有破損、缺頁等情況，應(yīng)及時(shí)與發(fā)文部門聯(lián)系。2.簽收人應(yīng)在文件發(fā)放登記臺(tái)賬上簽字確認(rèn)，注明簽收時(shí)間。（二）登記1.文件接收部門或人員應(yīng)建立本部門的文件登記臺(tái)賬，對(duì)收到的文件進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括文件編號(hào)、文件名稱、發(fā)文部門、發(fā)文日期、簽收時(shí)間、文件內(nèi)容摘要等。2.文件登記應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，便于查詢和管理。六、文件傳閱與借閱（一）傳閱1.需要傳閱的文件，由秘書處按照文件內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)批示確定傳閱范圍。2.秘書處應(yīng)將文件放置在專門的傳閱夾內(nèi)，按照傳閱順序依次傳遞。傳閱人應(yīng)在傳閱登記單上簽字，注明傳閱時(shí)間。3.傳閱人應(yīng)及時(shí)閱讀文件，并按照文件要求或領(lǐng)導(dǎo)批示辦理相關(guān)事項(xiàng)。如遇緊急情況或重要問題，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。4.文件傳閱完畢后，秘書處應(yīng)及時(shí)收回文件，檢查文件是否完整，并將傳閱情況進(jìn)行記錄。（二）借閱1.因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫文件借閱申請表，注明借閱文件編號(hào)、文件名稱、借閱原因、借閱時(shí)間等信息。2.文件借閱申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交秘書處審批。秘書處應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，必要時(shí)可征求商會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意見。3.文件借閱人應(yīng)按照審批后的借閱時(shí)間及時(shí)歸還文件。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.文件借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、傳播文件內(nèi)容。如因保管不善造成文件丟失、損壞的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、文件保管與歸檔（一）保管1.文件形成部門或人員應(yīng)負(fù)責(zé)本部門文件的日常保管，確保文件的安全、完整。2.文件應(yīng)分類存放，便于查找和使用。重要文件應(yīng)專柜存放，并采取必要的防潮、防火、防蟲等措施。3.電子文件應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并按照規(guī)定進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理。（二）歸檔1.每年年底，各部門應(yīng)將本年度形成的文件進(jìn)行整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合檔案管理要求。2.歸檔文件應(yīng)按照文件分類和編號(hào)順序進(jìn)行排列，編制歸檔文件目錄。歸檔文件目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、發(fā)文日期、保管期限等信息。3.各部門應(yīng)將整理好的歸檔文件移交秘書處統(tǒng)一保管。秘書處應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對(duì)歸檔文件進(jìn)行進(jìn)一步整理、編目、裝訂等工作，建立商會(huì)檔案庫。八、文件保密與銷毀（一）保密1.商會(huì)工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)和商會(huì)保密制度，對(duì)涉及商會(huì)機(jī)密的文件進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.機(jī)密文件應(yīng)在規(guī)定的保密場所閱讀和處理，不得擅自帶出保密場所。如需帶出，應(yīng)經(jīng)商會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。3.嚴(yán)禁在互聯(lián)網(wǎng)、微信、QQ等公共網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上傳輸、發(fā)布涉及商會(huì)機(jī)密的文件信息。（二）銷毀1.文件保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.文件銷毀前，應(yīng)由文件保管部門或人員填寫文件銷毀申請表，注明文件編號(hào)、文件名稱、銷毀原因、銷毀時(shí)間等信息。3.文件銷毀申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交秘書處審核。秘書處審核通過后，報(bào)商會(huì)