往來文書管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司往來文書的規(guī)范化管理，提高工作效率，確保公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部單位、個(gè)人之間往來文書的管理。（三）定義1.往來文書：指公司在日常經(jīng)營管理活動(dòng)中，與內(nèi)外部單位或個(gè)人之間傳遞的各類文件、函件、報(bào)告、通知、紀(jì)要等書面材料。2.發(fā)文：指公司內(nèi)部各部門向其他部門或外部單位發(fā)送的往來文書。3.收文：指公司內(nèi)部各部門接收來自其他部門或外部單位的往來文書。（四）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：往來文書的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，符合法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司相關(guān)規(guī)定，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時(shí)高效原則：往來文書的傳遞應(yīng)及時(shí)、迅速，確保信息的時(shí)效性，提高工作效率。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守公司保密制度，確保往來文書在傳遞、存儲(chǔ)過程中的安全性和保密性，防止信息泄露。二、管理職責(zé)（一）行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)往來文書管理辦法的制定、修訂和解釋。2.統(tǒng)一負(fù)責(zé)公司往來文書的收發(fā)、登記、編號(hào)、歸檔、保管等工作。3.對(duì)往來文書的流轉(zhuǎn)進(jìn)行跟蹤和催辦，確保文書及時(shí)處理。4.定期對(duì)往來文書的管理情況進(jìn)行檢查和總結(jié)，提出改進(jìn)建議。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門往來文書的起草、審核、發(fā)送和接收工作。2.按照公司規(guī)定的流程和時(shí)間要求，及時(shí)處理本部門收到的往來文書，并將處理結(jié)果反饋給行政部門。3.配合行政部門做好往來文書的歸檔和保管工作。（三）相關(guān)人員職責(zé)1.文書起草人：負(fù)責(zé)按照要求起草往來文書，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范。2.部門負(fù)責(zé)人：對(duì)本部門起草和接收的往來文書進(jìn)行審核把關(guān)，簽署意見，并對(duì)文書的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和合規(guī)性負(fù)責(zé)。3.公司領(lǐng)導(dǎo)：對(duì)重要往來文書進(jìn)行審批，簽署意見。三、發(fā)文管理（一）起草1.各部門根據(jù)工作需要起草往來文書，內(nèi)容應(yīng)明確、具體、簡潔，語言表達(dá)準(zhǔn)確、規(guī)范。2.涉及多個(gè)部門的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，共同起草文書。（二）審核1.文書起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，格式是否規(guī)范，語言是否通順，是否符合法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.涉及重要事項(xiàng)、重大決策、對(duì)外合作等的往來文書，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核或?qū)徟?。（三）編?hào)1.行政部門對(duì)審核通過的往來文書進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和規(guī)范性原則。2.編號(hào)格式為：年份+部門代碼+流水號(hào)，例如：20XXXXXXXX。（四）印發(fā)1.行政部門根據(jù)審核意見和編號(hào)，對(duì)往來文書進(jìn)行排版、打印、蓋章等印發(fā)工作。2.印發(fā)份數(shù)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要確定，確保相關(guān)部門和人員能夠及時(shí)收到。（五）發(fā)送1.行政部門通過專人送達(dá)、郵寄、電子郵件等方式將往來文書發(fā)送給收件單位或個(gè)人，并做好發(fā)送記錄。2.重要往來文書應(yīng)要求收件方簽收，并留存簽收憑證。四、收文管理（一）簽收1.行政部門收到外部單位或個(gè)人發(fā)送的往來文書后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行簽收登記，記錄文書的名稱、編號(hào)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、簽收日期等信息。2.對(duì)于緊急重要的文書，應(yīng)立即通知相關(guān)部門或人員。（二）登記1.行政部門對(duì)簽收的往來文書進(jìn)行詳細(xì)登記，建立收文臺(tái)賬，確保文書信息的完整性和可追溯性。2.登記內(nèi)容包括文書編號(hào)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、標(biāo)題、密級(jí)、份數(shù)、簽收日期、處理情況等。（三）分發(fā)1.行政部門根據(jù)文書內(nèi)容和涉及部門，及時(shí)將收文分發(fā)給相關(guān)部門或人員，并做好分發(fā)記錄。2.對(duì)于需要多個(gè)部門共同處理的文書，應(yīng)明確主辦部門和協(xié)辦部門。（四）處理1.各部門收到行政部門分發(fā)的往來文書后，應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求進(jìn)行處理，并將處理結(jié)果及時(shí)反饋給行政部門。2.對(duì)于需要回復(fù)的文書，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)起草回復(fù)文書，經(jīng)審核、編號(hào)、印發(fā)后發(fā)送給發(fā)文單位。（五）跟蹤催辦1.行政部門對(duì)收文的處理情況進(jìn)行跟蹤催辦，確保文書得到及時(shí)、有效的處理。2.對(duì)于逾期未處理的文書，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門或人員發(fā)出催辦通知，督促其盡快處理。五、文書歸檔與保管（一）歸檔范圍1.公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部單位、個(gè)人之間往來的各類文書，包括發(fā)文、收文、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函件等。2.與公司經(jīng)營管理活動(dòng)相關(guān)的重要會(huì)議文件、合同協(xié)議、項(xiàng)目資料等。（二）歸檔要求1.文書歸檔應(yīng)遵循及時(shí)、完整、準(zhǔn)確的原則，確保歸檔文書的質(zhì)量。2.歸檔文書應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，編制歸檔目錄。3.歸檔文書應(yīng)一式兩份，一份紙質(zhì)檔案，一份電子檔案，電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）保管期限1.往來文書的保管期限根據(jù)其重要程度、性質(zhì)和用途等確定，一般分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的文書包括公司章程、股東會(huì)議決議、董事會(huì)決議、年度財(cái)務(wù)報(bào)告等重要文件。3.長期保管的文書包括涉及公司重要業(yè)務(wù)、重大項(xiàng)目、長期合作等的文件，保管期限一般為10年至30年。4.短期保管的文書包括一般性的往來函件、通知、報(bào)告等，保管期限一般為1年至5年。（四）保管措施1.設(shè)立專門的檔案室或檔案柜，對(duì)歸檔文書進(jìn)行集中保管，確保檔案的安全。2.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.嚴(yán)格限制檔案查閱權(quán)限，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱檔案。六、保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息、客戶信息等敏感信息的往來文書。2.標(biāo)注有密級(jí)的往來文書。（二）保密措施1.對(duì)涉及保密內(nèi)容的往來文書，應(yīng)在文件上加蓋保密標(biāo)識(shí)，并按照公司保密制度進(jìn)行管理。2.嚴(yán)格控制保密文書的傳閱范圍，限定知悉人員，不得擅自擴(kuò)大。3.借閱保密文書應(yīng)履行審批手續(xù)，借閱人應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露。4.保密文書的傳遞應(yīng)采用安全可靠的方式，確保信息安全。（三）保密責(zé)任1.往來文書的起草人、審核人、發(fā)送人、接收人等相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)文書內(nèi)容的保密性負(fù)責(zé)。2.如因工作失誤或故意泄露保密文書內(nèi)容，給公司造成損失的，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、信息化管理（一）建立電子文檔管理系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立電子文檔管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)往來文書的電子化管理，提高工作效率和信息共享程度。2.電子文檔管理系統(tǒng)應(yīng)具備文書起草、審核、編號(hào)、印發(fā)、發(fā)送、接收、歸檔、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能。（二）電子文檔的管理1.各部門應(yīng)按照公司要求，及時(shí)將往來文書的電子文檔上傳至電子文檔管理系統(tǒng)，并確保文檔內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。2.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)電子文檔進(jìn)行分類整理、存儲(chǔ)和備份，定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和清理。3.嚴(yán)格控制電子文檔的訪問權(quán)限，確保信息安全。（三）電子簽名與電子印章1.在符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的前提下，逐步推行電子簽名和電子印章在往來文書中的應(yīng)用，提高文書處理的效率和便捷性。2.電子簽名和電子印章的使用應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)定，確保其合法性、有效性和安全性。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門定期對(duì)往來文書的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查文書的起草、審核、編號(hào)、印發(fā)、發(fā)送、接收、處理、歸檔等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)提出整改意見，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.將往來文書管理工作納入公司績效考核體系，對(duì)各部門和相關(guān)人員的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核內(nèi)容包括文書處理的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，檔案管理的完整性、安全性等方面。3.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和