微信憑證管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司微信憑證的管理，規(guī)范微信業(yè)務(wù)活動(dòng)中的憑證使用行為，確保公司財(cái)務(wù)信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，保障公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門在微信平臺(tái)上開展的各類業(yè)務(wù)活動(dòng)所涉及的憑證管理，包括但不限于微信收款、付款、報(bào)銷、營(yíng)銷推廣等相關(guān)憑證。（三）基本原則1.合法性原則微信憑證的管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保所有憑證的取得、使用和保存均合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則憑證應(yīng)如實(shí)反映微信業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、變?cè)旎蛱摷儆涗洝?.完整性原則涵蓋微信業(yè)務(wù)活動(dòng)全過程的各類憑證應(yīng)完整收集、整理和保存，不得遺漏重要信息。4.及時(shí)性原則憑證應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生后及時(shí)取得、制作和處理，確保財(cái)務(wù)信息的時(shí)效性。二、微信憑證的種類及要求（一）微信收款憑證1.收款記錄微信支付提供的收款明細(xì)截圖，應(yīng)包含收款時(shí)間、付款方名稱、收款金額、交易單號(hào)等關(guān)鍵信息。2.發(fā)票開具對(duì)于符合開票條件的收款業(yè)務(wù)，應(yīng)按照國(guó)家稅收法規(guī)及時(shí)開具發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與收款業(yè)務(wù)相符，包括貨物或服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等。（二）微信付款憑證1.付款記錄微信支付的付款明細(xì)截圖，需顯示付款時(shí)間、收款方名稱、付款金額、交易單號(hào)等信息。2.審批文件涉及公司資金支出的微信付款，應(yīng)附有相應(yīng)的審批文件，如費(fèi)用報(bào)銷單、采購(gòu)申請(qǐng)單、合同審批表等。審批文件應(yīng)經(jīng)過各級(jí)授權(quán)人員的簽字確認(rèn)，明確付款用途、金額、支付方式等內(nèi)容。3.發(fā)票及相關(guān)附件對(duì)于采購(gòu)商品或接受服務(wù)的微信付款，應(yīng)取得收款方開具的合法有效發(fā)票，并附帶相關(guān)的驗(yàn)收單、入庫(kù)單等證明文件。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與采購(gòu)業(yè)務(wù)一致，確保業(yè)務(wù)的真實(shí)性和合理性。（三）微信報(bào)銷憑證1.報(bào)銷申請(qǐng)單員工應(yīng)按照公司規(guī)定填寫微信報(bào)銷申請(qǐng)單，詳細(xì)說明報(bào)銷事由、金額、支付方式（注明微信支付）等信息。報(bào)銷申請(qǐng)單應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)業(yè)務(wù)的真實(shí)性和必要性。2.原始憑證微信報(bào)銷所依據(jù)的原始憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效，如發(fā)票、收據(jù)、行程單、支付憑證等。原始憑證應(yīng)粘貼整齊，并與報(bào)銷申請(qǐng)單內(nèi)容相符。對(duì)于微信支付的報(bào)銷，還需提供微信支付記錄作為輔助證明。3.報(bào)銷審批流程按照公司既定的報(bào)銷審批流程，依次提交給各級(jí)審批人員進(jìn)行審核。審核通過后，方可進(jìn)行報(bào)銷支付。（四）微信營(yíng)銷推廣憑證1.推廣活動(dòng)記錄包括微信公眾號(hào)文章發(fā)布記錄、朋友圈推廣截圖、微信群互動(dòng)記錄等，應(yīng)能清晰反映推廣活動(dòng)的內(nèi)容、時(shí)間、受眾范圍等信息。2.費(fèi)用支出憑證涉及微信營(yíng)銷推廣的費(fèi)用支出，如廣告投放費(fèi)用、推廣工具使用費(fèi)用等，應(yīng)取得相應(yīng)的發(fā)票和支付憑證。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)注明推廣服務(wù)的具體內(nèi)容和范圍，確保費(fèi)用支出與推廣活動(dòng)相關(guān)。三、微信憑證的取得與制作（一）取得要求1.業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在微信業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)生時(shí)，應(yīng)及時(shí)向?qū)Ψ剿魅『戏ㄓ行У膽{證。憑證的內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司財(cái)務(wù)管理的要求。2.對(duì)于外部單位提供的憑證，應(yīng)檢查憑證的真實(shí)性、完整性和合法性。如有疑問，應(yīng)及時(shí)與對(duì)方溝通核實(shí)，確保憑證的有效性。（二）制作規(guī)范1.微信收款憑證由財(cái)務(wù)部門根據(jù)微信支付系統(tǒng)導(dǎo)出的收款記錄進(jìn)行整理和保存。導(dǎo)出的收款記錄應(yīng)包含完整的交易信息，如有必要，可進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)注和說明。2.微信付款憑證由付款申請(qǐng)人按照要求填寫相關(guān)信息，并附上審批文件和原始憑證。財(cái)務(wù)部門在付款后，應(yīng)及時(shí)打印付款記錄，并與相關(guān)憑證進(jìn)行核對(duì)，確保信息一致。3.微信報(bào)銷憑證由員工按照公司報(bào)銷制度填寫報(bào)銷申請(qǐng)單，并粘貼好原始憑證。財(cái)務(wù)部門在審核報(bào)銷申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)憑證的真實(shí)性、完整性和合規(guī)性，對(duì)于不符合要求的憑證，應(yīng)及時(shí)要求員工補(bǔ)充或更正。4.微信營(yíng)銷推廣憑證由負(fù)責(zé)推廣活動(dòng)的部門或人員進(jìn)行整理和保存。推廣活動(dòng)記錄應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可追溯性。費(fèi)用支出憑證應(yīng)按照財(cái)務(wù)報(bào)銷要求進(jìn)行制作和提交。四、微信憑證的審核與審批（一）審核流程1.業(yè)務(wù)部門初審業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員提交微信業(yè)務(wù)相關(guān)憑證后，所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)首先對(duì)憑證的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括業(yè)務(wù)事項(xiàng)是否真實(shí)發(fā)生、費(fèi)用支出是否符合公司規(guī)定、審批手續(xù)是否齊全等。對(duì)于不符合要求的憑證，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)退回給業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員，并要求其補(bǔ)充或更正。2.財(cái)務(wù)部門審核財(cái)務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門初審?fù)ㄟ^的憑證后，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的財(cái)務(wù)審核。審核要點(diǎn)包括憑證的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性，以及與公司財(cái)務(wù)制度和稅收法規(guī)的一致性。財(cái)務(wù)人員應(yīng)核對(duì)發(fā)票的真?zhèn)巍⒔痤~計(jì)算是否正確、報(bào)銷內(nèi)容是否符合規(guī)定等。對(duì)于存在疑問的憑證，財(cái)務(wù)部門應(yīng)與業(yè)務(wù)部門或相關(guān)人員進(jìn)行溝通核實(shí)，確保審核結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.其他相關(guān)部門審核（如有需要）對(duì)于涉及多個(gè)部門的微信業(yè)務(wù)活動(dòng)，可能還需其他相關(guān)部門進(jìn)行審核。例如，涉及采購(gòu)業(yè)務(wù)的憑證，需采購(gòu)部門審核采購(gòu)的必要性和合理性；涉及合同執(zhí)行的憑證，需法務(wù)部門審核合同條款的合規(guī)性等。各相關(guān)部門應(yīng)按照職責(zé)分工，對(duì)憑證進(jìn)行認(rèn)真審核，并簽署審核意見。（二）審批權(quán)限1.微信業(yè)務(wù)活動(dòng)涉及的費(fèi)用支出在一定金額以下的，由部門負(fù)責(zé)人審批；超過一定金額的，需按照公司規(guī)定的分級(jí)審批制度，依次提交給更高層級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。具體審批金額標(biāo)準(zhǔn)由公司根據(jù)實(shí)際情況另行制定。2.對(duì)于重大微信業(yè)務(wù)項(xiàng)目或涉及公司重要決策的憑證，可能需要經(jīng)過公司管理層的集體審批或?qū)ｍ?xiàng)會(huì)議審議。五、微信憑證的保存與歸檔（一）保存方式1.電子保存微信支付記錄、收款明細(xì)截圖、付款記錄截圖等電子憑證應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在公司指定的電子存儲(chǔ)介質(zhì)中，如服務(wù)器、磁盤陣列等。備份應(yīng)定期進(jìn)行，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子憑證的索引目錄，方便查詢和檢索。2.紙質(zhì)保存對(duì)于取得的紙質(zhì)發(fā)票、收據(jù)、審批文件等憑證，應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)，并妥善保管在公司的檔案柜中。紙質(zhì)憑證應(yīng)存放于干燥、通風(fēng)、防火、防潮的環(huán)境中，確保憑證的完整性和可讀性。（二）保存期限1.微信憑證的保存期限應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司檔案管理的要求。一般情況下，會(huì)計(jì)憑證應(yīng)保存不少于30年，其他相關(guān)業(yè)務(wù)憑證的保存期限可根據(jù)實(shí)際情況確定，但不得低于規(guī)定的最低年限。2.在保存期限屆滿前，如需銷毀微信憑證，應(yīng)按照公司檔案銷毀制度的規(guī)定，履行相應(yīng)的審批手續(xù)，并進(jìn)行登記備案。銷毀過程應(yīng)確保憑證信息無法恢復(fù)，防止信息泄露。（三）歸檔管理1.微信憑證應(yīng)定期進(jìn)行歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)按照業(yè)務(wù)類型、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理，編制歸檔清單。歸檔清單應(yīng)包括憑證的名稱、日期、編號(hào)、金額、業(yè)務(wù)內(nèi)容等詳細(xì)信息，以便于查閱和管理。2.檔案管理人員應(yīng)建立微信憑證檔案的借閱制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱流程。借閱人需填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)審批后方可借閱。借閱期限屆滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性。六、微信憑證的查詢與使用（一）查詢權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查詢微信憑證的，應(yīng)按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行申請(qǐng)。申請(qǐng)內(nèi)容應(yīng)包括查詢目的、查詢范圍、查詢時(shí)間等信息。經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批通過后，方可進(jìn)行查詢。2.外部審計(jì)、稅務(wù)機(jī)關(guān)等相關(guān)部門因工作需要查詢公司微信憑證的，公司應(yīng)按照法律法規(guī)的要求，在規(guī)定的時(shí)間和范圍內(nèi)提供必要的協(xié)助。查詢前，相關(guān)部門應(yīng)出具正式的查詢函，并經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)。（二）使用規(guī)范1.微信憑證僅供公司內(nèi)部財(cái)務(wù)核算、審計(jì)、稅務(wù)申報(bào)等相關(guān)工作使用，未經(jīng)公司書面授權(quán)，任何人不得擅自將憑證提供給外部單位或個(gè)人。2.在使用微信憑證時(shí)，應(yīng)確保憑證的真實(shí)性和完整性，不得篡改、偽造或擅自銷毀憑證。如需引用憑證信息，應(yīng)注明憑證的來源和出處，確保信息的可追溯性。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)微信憑證的管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查憑證的取得、制作、審核、審批、保存等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定，以及財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)微信憑證管理工作的日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正憑證管理過程中存在的問題。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，并督促相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行整改。（二）外部檢查應(yīng)對(duì)1.積極配合國(guó)家稅務(wù)機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)關(guān)等外部部門對(duì)公司微信憑證的檢查工作。對(duì)于外部檢查提出的問題和整改要求，應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門進(jìn)行研究分析，制定切實(shí)可行的整改措施，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成整改