志愿記錄管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范志愿記錄管理工作，保障志愿者合法權(quán)益，推動志愿服務(wù)事業(yè)健康發(fā)展，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)部開展的各類志愿服務(wù)活動的記錄管理。（三）基本原則1.真實準(zhǔn)確原則：志愿記錄應(yīng)如實反映志愿者參與志愿服務(wù)活動的時間、內(nèi)容、表現(xiàn)等信息，確保記錄真實可靠。2.及時完整原則：志愿服務(wù)活動結(jié)束后，應(yīng)及時進行記錄，并保證記錄內(nèi)容完整，不得遺漏重要信息。3.安全保密原則：妥善保管志愿記錄信息，保護志愿者個人隱私，防止信息泄露。二、志愿記錄內(nèi)容（一）志愿者基本信息包括姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、身份證號碼等。（二）志愿服務(wù)活動信息1.活動名稱：明確志愿服務(wù)活動的具體名稱。2.活動時間：記錄志愿服務(wù)活動開始和結(jié)束的時間。3.活動地點：注明志愿服務(wù)活動開展的地點。4.活動內(nèi)容：詳細(xì)描述志愿者在活動中所從事的工作和任務(wù)。5.服務(wù)時長：準(zhǔn)確記錄志愿者參與活動的實際時長。（三）志愿者表現(xiàn)情況1.服務(wù)態(tài)度：評價志愿者在活動中的服務(wù)熱情、責(zé)任心等表現(xiàn)。2.專業(yè)技能：記錄志愿者在活動中所運用的專業(yè)知識和技能。3.團隊協(xié)作：評估志愿者與其他成員之間的協(xié)作配合情況。（四）活動組織方評價活動組織方對志愿者的服務(wù)表現(xiàn)進行評價，評價結(jié)果可分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格等檔次。三、志愿記錄方式（一）紙質(zhì)記錄1.設(shè)計統(tǒng)一的志愿活動記錄表格，由志愿者本人或活動負(fù)責(zé)人填寫。2.表格內(nèi)容應(yīng)涵蓋上述志愿記錄內(nèi)容的各項要素。3.紙質(zhì)記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。（二）電子記錄1.建立志愿記錄電子數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)記錄內(nèi)容錄入數(shù)據(jù)庫進行管理。2.電子數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計、備份等功能。3.定期對電子數(shù)據(jù)庫進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。四、志愿記錄流程（一）活動前準(zhǔn)備1.活動負(fù)責(zé)人在志愿服務(wù)活動開始前，應(yīng)準(zhǔn)備好志愿記錄表格或電子記錄模板。2.向志愿者介紹志愿記錄的要求和流程，確保志愿者了解記錄的重要性和方法。（二）活動過程記錄1.志愿者在活動過程中，應(yīng)按照要求及時記錄自己的服務(wù)內(nèi)容和表現(xiàn)情況。2.活動負(fù)責(zé)人應(yīng)定期檢查志愿者的記錄情況，對記錄不完整或不準(zhǔn)確的地方及時進行指導(dǎo)和糾正。（三）活動結(jié)束后記錄整理1.志愿服務(wù)活動結(jié)束后，志愿者應(yīng)將記錄表格或電子記錄提交給活動負(fù)責(zé)人。2.活動負(fù)責(zé)人對志愿者的記錄進行審核，核實服務(wù)時長和表現(xiàn)情況等信息。3.活動組織方對志愿者的服務(wù)表現(xiàn)進行評價，并填寫在記錄表格或電子記錄中。（四）記錄歸檔1.審核通過的志愿記錄應(yīng)及時進行歸檔，紙質(zhì)記錄應(yīng)按照年度、活動類別等進行分類整理，裝訂成冊；電子記錄應(yīng)備份保存，并建立索引以便查詢。2.歸檔后的志愿記錄應(yīng)妥善保管，保存期限按照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。五、志愿記錄查詢與使用（一）查詢權(quán)限1.志愿者本人有權(quán)查詢自己的志愿記錄信息。2.公司/組織內(nèi)部因工作需要，經(jīng)授權(quán)的人員可以查詢志愿記錄信息。（二）查詢方式1.志愿者可通過線上平臺或向活動負(fù)責(zé)人提出申請，查詢自己的志愿記錄。2.公司/組織內(nèi)部人員查詢志愿記錄時，應(yīng)填寫查詢申請表，經(jīng)審批后按照規(guī)定的方式進行查詢。（三）記錄使用1.志愿記錄可用于志愿者個人的榮譽表彰、志愿服務(wù)時長累計、升學(xué)就業(yè)等方面。2.公司/組織在對外宣傳、項目申報等工作中，如需使用志愿記錄信息，應(yīng)事先征得志愿者同意，并確保信息使用的合法性和合規(guī)性。六、數(shù)據(jù)安全與保密（一）安全措施1.加強對志愿記錄電子數(shù)據(jù)庫的安全防護，設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)被非法訪問、篡改或刪除。2.定期對電子數(shù)據(jù)庫進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全的位置，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對紙質(zhì)志愿記錄進行妥善保管，存放在安全、防火、防潮的場所。（二）保密要求1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的保密制度，保護志愿者的個人隱私和志愿記錄信息安全。2.未經(jīng)志愿者本人同意，不得向任何第三方泄露志愿記錄信息。3.在使用志愿記錄信息時，應(yīng)采取必要的保密措施，確保信息不被濫用。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立專門的監(jiān)督機構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)對志愿記錄管理工作進行監(jiān)督檢查。2.定期對志愿記錄的真實性、準(zhǔn)確性、完整性進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）外部監(jiān)督1.接受相關(guān)部門和社會公眾的監(jiān)督，積極配合有關(guān)部門的檢查和審計工作。2.對于社會公眾提出的關(guān)于志愿記錄管理的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真對待，及時改進工作。八、獎勵與處罰（一）獎勵1.對于志愿記錄管理工作表現(xiàn)突出的個人或部門，給予表彰和獎勵。2.對在志愿服務(wù)活動中表現(xiàn)優(yōu)秀、志愿記錄良好的志愿者，給予適當(dāng)?shù)莫剟?，如榮譽證書、獎品等。（二）處罰1.對于違反志愿記錄管理規(guī)定，提供虛假記錄信息的志愿者，取消其相關(guān)榮譽和獎勵，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.對因工作失誤導(dǎo)致志愿記錄信息不準(zhǔn)確、不完整或泄露的工作人員，按照公司/組織的規(guī)定進行批評教育、警告、罰款等處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，