新舊檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為公司/組織各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集公司/組織在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的種類齊全、內(nèi)容完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理效率，為公司/組織員工及相關(guān)部門提供便捷的檔案查閱和利用服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理辦法，制定和完善檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用公司/組織的檔案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，對(duì)各部門檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。對(duì)破損、褪色的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定和處置。5.開發(fā)檔案信息資源，編制檔案檢索工具和參考資料，為公司/組織的決策、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等工作提供檔案信息服務(wù)。6.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案管理工作的正常開展。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門形成的檔案整理分類，編制檔案目錄，定期向檔案管理部門移交。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，妥善保管本部門暫存的檔案，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案。4.在工作中積極配合檔案管理部門的工作，提供檔案利用所需的相關(guān)信息和資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架、保管等。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度和操作規(guī)程，確保檔案的安全和保密。對(duì)檔案的查閱、借閱、歸還等情況進(jìn)行詳細(xì)登記，及時(shí)跟蹤檔案的去向。4.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，根據(jù)公司/組織的需求，編制檔案檢索工具和參考資料，為公司/組織提供檔案信息服務(wù)。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。對(duì)檔案管理設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和管理，保證檔案管理工作的正常進(jìn)行。6.參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司/組織的設(shè)立、變更、注銷等文件，公司章程、制度、規(guī)定，會(huì)議文件、紀(jì)要，工作計(jì)劃、總結(jié)，人事檔案、勞動(dòng)合同，行政公文、信函，證照、資質(zhì)文件等。2.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告，稅務(wù)申報(bào)資料，資金管理文件，預(yù)算、決算文件等。3.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類：包括市場(chǎng)調(diào)研、營(yíng)銷策劃、銷售合同、客戶資料，生產(chǎn)計(jì)劃、工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，采購(gòu)合同、供應(yīng)商資料，物流運(yùn)輸文件，項(xiàng)目申報(bào)、立項(xiàng)、驗(yàn)收文件等。4.技術(shù)研發(fā)類：包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究報(bào)告、技術(shù)方案，專利、商標(biāo)、著作權(quán)等知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文檔等。5.基本建設(shè)類：包括工程項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告，設(shè)計(jì)文件、施工圖紙，工程合同、協(xié)議，工程竣工驗(yàn)收文件等。6.電子檔案類：包括公司/組織在信息化建設(shè)過程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫(kù)、信息系統(tǒng)備份等。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用分類編號(hào)法，按照檔案分類體系為每一類檔案編制唯一的編號(hào)。編號(hào)由字母和數(shù)字組成，字母表示檔案類別，數(shù)字表示該類別檔案的順序號(hào)。2.具體編號(hào)規(guī)則如下：行政管理類：編號(hào)為“XZ”+四位數(shù)字，如“XZ0001”表示第一份行政管理類檔案。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類：編號(hào)為“CW”+四位數(shù)字，如“CW0001”表示第一份財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類檔案。業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類：編號(hào)為“JY”+四位數(shù)字，如“JY0001”表示第一份業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類檔案。技術(shù)研發(fā)類：編號(hào)為“JF”+四位數(shù)字，如“JF0001”表示第一份技術(shù)研發(fā)類檔案?；窘ㄔO(shè)類：編號(hào)為“JS”+四位數(shù)字，如“JS0001”表示第一份基本建設(shè)類檔案。電子檔案類：編號(hào)為“DZ”+四位數(shù)字，如“DZ0001”表示第一份電子檔案類檔案。3.檔案編號(hào)應(yīng)保持連續(xù)性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。在檔案整理過程中，應(yīng)按照編號(hào)順序依次排列檔案，并建立相應(yīng)的檔案目錄。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確檔案收集的范圍和要求，指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作。檔案收集應(yīng)遵循及時(shí)、完整、準(zhǔn)確的原則，確保檔案不遺漏、不丟失。2.檔案形成部門應(yīng)在工作活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)將形成的檔案材料收集齊全，進(jìn)行初步整理。對(duì)重要的檔案材料應(yīng)進(jìn)行備份，確保檔案的安全。3.對(duì)于外來文件、資料等，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)簽收、登記，并及時(shí)移交檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類要求，對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核、分類和編號(hào)。（二）檔案整理1.檔案整理應(yīng)按照檔案分類體系進(jìn)行，遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.檔案整理包括對(duì)文件材料的分類、編號(hào)、裝訂、編目等工作。整理后的檔案應(yīng)做到分類科學(xué)、編號(hào)準(zhǔn)確、裝訂整齊、編目規(guī)范。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒進(jìn)行裝訂，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、年度、保管期限等信息。檔案內(nèi)的文件材料應(yīng)按照順序排列，編寫頁碼，并編制檔案目錄。4.電子檔案應(yīng)按照電子文件管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子文件的可讀性和可利用性。電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放各類檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥品、消防器材、防盜報(bào)警裝置等。設(shè)施設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保正常運(yùn)行。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）保管期限1.公司/組織檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長(zhǎng)期保管：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。長(zhǎng)期保管期限為16年至50年。短期保管：凡是反映公司/組織局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。2.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況進(jìn)行，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同審核后報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案保管期限應(yīng)在檔案整理時(shí)明確標(biāo)注在檔案盒和檔案目錄上，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行記錄。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并做好記錄。2.對(duì)破損、褪色、字跡模糊的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。修復(fù)和復(fù)制的檔案應(yīng)與原件一同保管，并在檔案目錄中注明相關(guān)情況。3.嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，對(duì)借出的檔案應(yīng)進(jìn)行登記，并及時(shí)催還。歸還的檔案應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，如有損壞或丟失，應(yīng)追究借閱人的責(zé)任。4.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的保管，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)進(jìn)行監(jiān)測(cè)，確保電子檔案的安全。5.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，確保檔案信息的安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，相關(guān)部門人員參加。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值、利用情況等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估。對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管；對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。3.鑒定小組應(yīng)形成鑒定報(bào)告，明確檔案的存毀意見，并報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。鑒定報(bào)告應(yīng)包括檔案的名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限、鑒定意見等內(nèi)容。（二）檔案銷毀1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。檔案銷毀前，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。銷毀清冊(cè)應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)備案。2.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。3.檔案銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊(cè)上注明銷毀日期，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。銷毀清冊(cè)應(yīng)與檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)記錄進(jìn)行核對(duì)，確保檔案信息的一致性。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)的內(nèi)容和權(quán)限進(jìn)行審核，對(duì)符合查閱條件的申請(qǐng)予以批準(zhǔn)，并指定專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。3.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查閱權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織的保密規(guī)定執(zhí)行，未經(jīng)授權(quán)不得查閱。確因工作需要查閱的，應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理部門的監(jiān)督下查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)憑有效證件到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)批準(zhǔn)的查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案。2.查閱人員應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，由檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)和簽收。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極開展檔