樣書(shū)申領(lǐng)管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司樣書(shū)申領(lǐng)流程，確保樣書(shū)的合理使用與管理，提高工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部員工因工作需要申領(lǐng)樣書(shū)的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.按需申領(lǐng)原則：?jiǎn)T工應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需求申領(lǐng)樣書(shū)，不得隨意多領(lǐng)、濫領(lǐng)。2.規(guī)范流程原則：所有樣書(shū)申領(lǐng)必須按照規(guī)定的流程進(jìn)行操作，確保申領(lǐng)過(guò)程的嚴(yán)謹(jǐn)性和透明度。3.責(zé)任明確原則：明確樣書(shū)申領(lǐng)、使用、保管等各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，避免出現(xiàn)管理漏洞。二、樣書(shū)范圍公司所出版的各類(lèi)書(shū)籍、教材、宣傳資料等均屬于樣書(shū)范疇。三、申領(lǐng)條件（一）工作需要1.編輯人員為進(jìn)行稿件校對(duì)、編輯修改等工作，可申領(lǐng)相關(guān)樣書(shū)。2.市場(chǎng)銷(xiāo)售人員為向客戶介紹產(chǎn)品、推廣業(yè)務(wù)，可申領(lǐng)樣書(shū)用于展示和講解。3.培訓(xùn)人員為開(kāi)展內(nèi)部培訓(xùn)課程，可申領(lǐng)樣書(shū)作為培訓(xùn)教材。4.其他因工作需要，確需使用樣書(shū)的崗位人員。（二）審批通過(guò)員工申領(lǐng)樣書(shū)前，需填寫(xiě)《樣書(shū)申領(lǐng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明申領(lǐng)原因及用途，并提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審核，對(duì)于符合申領(lǐng)條件的申請(qǐng)予以批準(zhǔn)，對(duì)于不符合條件的申請(qǐng)予以駁回，并說(shuō)明理由。四、申領(lǐng)流程（一）填寫(xiě)申請(qǐng)表員工登錄公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)，下載《樣書(shū)申領(lǐng)申請(qǐng)表》，按照要求如實(shí)填寫(xiě)個(gè)人信息、申領(lǐng)樣書(shū)的名稱(chēng)、數(shù)量、申領(lǐng)原因及用途等內(nèi)容。（二）部門(mén)審批將填寫(xiě)完整的申請(qǐng)表提交給所在部門(mén)負(fù)責(zé)人。部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核申請(qǐng)內(nèi)容，核實(shí)申領(lǐng)樣書(shū)的必要性和合理性。對(duì)于涉及業(yè)務(wù)推廣、項(xiàng)目合作等重要用途的樣書(shū)申領(lǐng)，部門(mén)負(fù)責(zé)人可根據(jù)實(shí)際情況組織相關(guān)人員進(jìn)行討論，確保申領(lǐng)決策的科學(xué)性。審批通過(guò)后，部門(mén)負(fù)責(zé)人在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)并簽字確認(rèn)。（三）樣書(shū)管理部門(mén)審核經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)的申請(qǐng)表，流轉(zhuǎn)至樣書(shū)管理部門(mén)。樣書(shū)管理部門(mén)工作人員對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行再次審核，重點(diǎn)審核申領(lǐng)數(shù)量是否在合理范圍內(nèi)、樣書(shū)用途是否符合公司業(yè)務(wù)需求等。審核無(wú)誤后，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并注明預(yù)計(jì)發(fā)放時(shí)間。（四）領(lǐng)取樣書(shū)員工憑審批通過(guò)的申請(qǐng)表，按照樣書(shū)管理部門(mén)通知的時(shí)間和地點(diǎn)領(lǐng)取樣書(shū)。領(lǐng)取時(shí)，需當(dāng)場(chǎng)核對(duì)樣書(shū)的名稱(chēng)、數(shù)量、版本等信息，確認(rèn)無(wú)誤后在《樣書(shū)領(lǐng)取登記表》上簽字。如發(fā)現(xiàn)樣書(shū)存在質(zhì)量問(wèn)題或與申請(qǐng)信息不符等情況，應(yīng)及時(shí)向樣書(shū)管理部門(mén)反饋，由樣書(shū)管理部門(mén)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理。五、樣書(shū)使用（一）使用要求1.員工應(yīng)妥善保管所申領(lǐng)的樣書(shū)，不得轉(zhuǎn)借他人或私自留存。如因工作需要轉(zhuǎn)借樣書(shū)，必須提前向樣書(shū)管理部門(mén)提出申請(qǐng)，并說(shuō)明轉(zhuǎn)借原因、轉(zhuǎn)借對(duì)象及歸還時(shí)間等信息，經(jīng)樣書(shū)管理部門(mén)批準(zhǔn)后方可轉(zhuǎn)借。2.使用樣書(shū)過(guò)程中，應(yīng)保持樣書(shū)的整潔、完好，不得在樣書(shū)上隨意涂寫(xiě)、批注、損壞或丟失。如有違反，應(yīng)照價(jià)賠償。3.員工應(yīng)按照申領(lǐng)時(shí)填寫(xiě)的用途使用樣書(shū)，不得擅自改變樣書(shū)用途。如因工作調(diào)整需要變更樣書(shū)用途，應(yīng)及時(shí)向樣書(shū)管理部門(mén)報(bào)備，并重新填寫(xiě)申請(qǐng)表，經(jīng)審批通過(guò)后方可變更。（二）使用記錄員工在使用樣書(shū)過(guò)程中，應(yīng)做好使用記錄。記錄內(nèi)容包括使用時(shí)間、使用地點(diǎn)、使用人員、使用目的及樣書(shū)狀態(tài)等信息。使用記錄可采用紙質(zhì)表格或電子文檔的形式進(jìn)行保存，保存期限為[X]年。樣書(shū)管理部門(mén)定期對(duì)使用記錄進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)分析，以便及時(shí)掌握樣書(shū)的使用情況，為樣書(shū)管理工作提供參考依據(jù)。六、樣書(shū)歸還（一）歸還時(shí)間員工使用完樣書(shū)后，應(yīng)按照事先約定的歸還時(shí)間及時(shí)歸還。如因特殊原因需要延期歸還，必須提前向樣書(shū)管理部門(mén)提出申請(qǐng)，說(shuō)明延期原因及預(yù)計(jì)歸還時(shí)間，經(jīng)樣書(shū)管理部門(mén)批準(zhǔn)后方可延期。未經(jīng)批準(zhǔn)逾期未歸還的，樣書(shū)管理部門(mén)將按照本辦法相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）歸還流程員工歸還樣書(shū)時(shí)，應(yīng)確保樣書(shū)完整無(wú)缺、清潔干凈，并附帶使用記錄。將樣書(shū)交至樣書(shū)管理部門(mén)指定地點(diǎn)，由樣書(shū)管理部門(mén)工作人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，在《樣書(shū)領(lǐng)取登記表》上注明歸還時(shí)間，并簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)樣書(shū)存在損壞、丟失等情況，員工應(yīng)按照樣書(shū)的市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行賠償。賠償金額經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)核算后，由員工所在部門(mén)從其工資中扣除。七、樣書(shū)保管（一）保管責(zé)任樣書(shū)管理部門(mén)負(fù)責(zé)樣書(shū)的統(tǒng)一保管工作，應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的樣書(shū)存放區(qū)域，確保樣書(shū)存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，防止樣書(shū)受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等損壞情況發(fā)生。同時(shí)，應(yīng)建立健全樣書(shū)保管制度，明確保管人員的職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)樣書(shū)保管過(guò)程的監(jiān)督和檢查。（二）盤(pán)點(diǎn)清查樣書(shū)管理部門(mén)定期對(duì)樣書(shū)進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)清查，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)清查工作應(yīng)至少每季度進(jìn)行一次，盤(pán)點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，上報(bào)公司管理層。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的處理措施。對(duì)于盤(pán)盈或盤(pán)虧的樣書(shū)，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行賬務(wù)處理。八、樣書(shū)處置（一）報(bào)廢處理對(duì)于因損壞、老化、版本更新等原因無(wú)法繼續(xù)使用的樣書(shū)，由樣書(shū)管理部門(mén)填寫(xiě)《樣書(shū)報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明報(bào)廢原因、樣書(shū)名稱(chēng)、數(shù)量等信息，并提交公司管理層審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，樣書(shū)管理部門(mén)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行報(bào)廢處理，如集中銷(xiāo)毀、折價(jià)變賣(mài)等。報(bào)廢處理過(guò)程應(yīng)做好記錄，包括報(bào)廢時(shí)間、報(bào)廢方式、處理結(jié)果等信息，并存檔備查。（二）捐贈(zèng)處理對(duì)于仍具有一定使用價(jià)值，但公司內(nèi)部不再需要的樣書(shū)，經(jīng)樣書(shū)管理部門(mén)審核同意后，可進(jìn)行捐贈(zèng)處理。捐贈(zèng)樣書(shū)應(yīng)選擇合法合規(guī)的受贈(zèng)對(duì)象，并辦理相關(guān)捐贈(zèng)手續(xù)。捐贈(zèng)過(guò)程中，應(yīng)確保樣書(shū)的流向清晰、可追溯，同時(shí)做好捐贈(zèng)記錄，包括捐贈(zèng)時(shí)間、受贈(zèng)對(duì)象、樣書(shū)名稱(chēng)、數(shù)量等信息，存檔備查。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)樣書(shū)申領(lǐng)、使用、保管及處置等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保本辦法的執(zhí)行情況符合相關(guān)規(guī)定和要求。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）違規(guī)處理對(duì)于違反本辦法規(guī)定的員工，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：1.對(duì)于未按規(guī)定流程申領(lǐng)樣書(shū)、擅自改變樣書(shū)用途、轉(zhuǎn)借樣書(shū)未按規(guī)定申請(qǐng)或逾期未歸還樣書(shū)等行為，第一次發(fā)現(xiàn)給予警告處分，并責(zé)令限期改正；第二次發(fā)現(xiàn)給予通報(bào)批評(píng)處分；第三次發(fā)現(xiàn)將按照樣書(shū)市場(chǎng)價(jià)格的[X]%進(jìn)行罰款，并取消其[X]個(gè)月內(nèi)的樣書(shū)申領(lǐng)資格。2.對(duì)于在樣書(shū)上隨意涂寫(xiě)、批注、損壞或丟失樣書(shū)等行為，責(zé)令其照價(jià)賠償，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。3.對(duì)于因工作失誤導(dǎo)致樣書(shū)管理混亂、造成重大損失的相關(guān)責(zé)任人，除承擔(dān)賠償責(zé)任外，將依法依規(guī)追究其法律責(zé)任。十