檔案運(yùn)輸管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案運(yùn)輸管理，確保檔案在運(yùn)輸過(guò)程中的安全、完整，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各類(lèi)檔案在內(nèi)部不同部門(mén)之間以及向外部機(jī)構(gòu)（如檔案館、合作單位等）運(yùn)輸過(guò)程中的管理。（三）基本原則1.安全第一原則：確保檔案在運(yùn)輸過(guò)程中不受任何損害，保障檔案的真實(shí)性、完整性和保密性。2.合規(guī)合法原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范運(yùn)輸行為。3.全程監(jiān)控原則：對(duì)檔案運(yùn)輸?shù)娜^(guò)程進(jìn)行有效監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理異常情況。二、檔案運(yùn)輸?shù)慕M織與職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定檔案運(yùn)輸計(jì)劃，根據(jù)檔案的重要性、緊急程度等因素合理安排運(yùn)輸時(shí)間和方式。2.對(duì)檔案運(yùn)輸過(guò)程進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)作，確保運(yùn)輸工作順利進(jìn)行。3.審核運(yùn)輸方案，包括運(yùn)輸路線、運(yùn)輸工具、包裝材料等，確保符合安全和保密要求。4.對(duì)檔案運(yùn)輸人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉檔案運(yùn)輸?shù)南嚓P(guān)規(guī)定和操作流程。（二）運(yùn)輸部門(mén)1.根據(jù)檔案管理部門(mén)制定的運(yùn)輸計(jì)劃，負(fù)責(zé)具體的運(yùn)輸實(shí)施工作。2.選擇具備資質(zhì)的運(yùn)輸公司或安排合適的運(yùn)輸工具，確保運(yùn)輸工具安全可靠。3.對(duì)運(yùn)輸過(guò)程中的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案受損、丟失。4.配合檔案管理部門(mén)做好運(yùn)輸過(guò)程中的監(jiān)控工作，及時(shí)反饋運(yùn)輸情況。（三）安全保衛(wèi)部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定檔案運(yùn)輸過(guò)程中的安全保衛(wèi)措施，確保運(yùn)輸過(guò)程的安全。2.對(duì)運(yùn)輸車(chē)輛、運(yùn)輸路線等進(jìn)行安全評(píng)估，排除安全隱患。3.安排專(zhuān)人隨車(chē)押運(yùn)（必要時(shí)），保障檔案運(yùn)輸途中的安全。（四）其他相關(guān)部門(mén)根據(jù)檔案運(yùn)輸?shù)木唧w情況，配合檔案管理部門(mén)和運(yùn)輸部門(mén)做好相關(guān)工作，如提供必要的協(xié)助、信息支持等。三、檔案運(yùn)輸前的準(zhǔn)備（一）檔案整理與清點(diǎn)1.檔案管理部門(mén)在運(yùn)輸前應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行全面整理，確保檔案分類(lèi)準(zhǔn)確、編目清晰。2.按照檔案清單對(duì)檔案進(jìn)行逐一清點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、名稱(chēng)、日期等信息，確保檔案無(wú)遺漏、無(wú)差錯(cuò)。3.對(duì)破損、霉變等有問(wèn)題的檔案進(jìn)行修復(fù)或處理，保證檔案質(zhì)量。（二）包裝材料選擇1.根據(jù)檔案的性質(zhì)、數(shù)量、運(yùn)輸距離等因素選擇合適的包裝材料。一般應(yīng)選用堅(jiān)固、防潮、防火、防蟲(chóng)的包裝材料，如紙箱、木箱、檔案盒等。2.對(duì)于重要、機(jī)密檔案，應(yīng)采用加密包裝或特殊防護(hù)措施，如使用密碼鎖、密封袋等，防止檔案在運(yùn)輸過(guò)程中被竊取或篡改。（三）運(yùn)輸工具選擇1.優(yōu)先選擇具備良好信譽(yù)和資質(zhì)的運(yùn)輸公司，確保運(yùn)輸公司具備完善的安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案。2.根據(jù)檔案的數(shù)量、體積、重量以及運(yùn)輸距離等因素，合理選擇運(yùn)輸工具，如汽車(chē)、火車(chē)、飛機(jī)等。對(duì)于緊急、重要檔案，應(yīng)優(yōu)先選擇速度快、安全性高的運(yùn)輸方式。3.運(yùn)輸工具應(yīng)保持清潔、干燥、無(wú)異味，避免對(duì)檔案造成污染。（四）運(yùn)輸路線規(guī)劃1.綜合考慮交通狀況、安全因素、運(yùn)輸時(shí)間等，規(guī)劃合理的運(yùn)輸路線。盡量選擇路況好、交通流量小、安全風(fēng)險(xiǎn)低的路線。2.對(duì)于長(zhǎng)途運(yùn)輸，應(yīng)合理安排中途休息和?？空军c(diǎn)，確保運(yùn)輸人員和檔案得到適當(dāng)?shù)男菹⒑捅Ｗo(hù)。3.避免經(jīng)過(guò)危險(xiǎn)區(qū)域、交通擁堵路段以及可能對(duì)檔案安全造成威脅的地方。（五）人員安排1.根據(jù)檔案運(yùn)輸?shù)囊?guī)模和要求，安排足夠數(shù)量的運(yùn)輸人員和押運(yùn)人員（必要時(shí)）。運(yùn)輸人員應(yīng)具備責(zé)任心強(qiáng)、熟悉檔案運(yùn)輸流程等條件。2.對(duì)運(yùn)輸人員和押運(yùn)人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其明確檔案運(yùn)輸?shù)闹匾院拓?zé)任，掌握相關(guān)的安全知識(shí)和操作技能。3.明確運(yùn)輸人員和押運(yùn)人員在運(yùn)輸過(guò)程中的職責(zé)分工，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。四、檔案運(yùn)輸過(guò)程中的管理（一）運(yùn)輸過(guò)程監(jiān)控1.采用實(shí)時(shí)定位、視頻監(jiān)控等技術(shù)手段，對(duì)運(yùn)輸車(chē)輛或運(yùn)輸工具進(jìn)行全程監(jiān)控，確保運(yùn)輸過(guò)程可追溯。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人定期查看監(jiān)控記錄，及時(shí)發(fā)現(xiàn)運(yùn)輸過(guò)程中的異常情況，如車(chē)輛故障、交通事故、偏離預(yù)定路線等。3.運(yùn)輸人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和路線行駛，不得擅自更改運(yùn)輸路線或延誤運(yùn)輸時(shí)間。如遇特殊情況需要變更，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告并說(shuō)明原因。（二）檔案保管1.運(yùn)輸人員應(yīng)將檔案妥善放置在運(yùn)輸工具內(nèi)，避免檔案受到擠壓、碰撞、顛簸等。對(duì)于不同類(lèi)型的檔案，應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)存放，防止混淆。2.運(yùn)輸過(guò)程中要注意保持檔案的包裝完整，如有破損應(yīng)及時(shí)修復(fù)或更換包裝。3.嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員接觸運(yùn)輸途中的檔案，運(yùn)輸人員和押運(yùn)人員不得在運(yùn)輸過(guò)程中私自拆封、查閱檔案。（三）安全保衛(wèi)措施1.押運(yùn)人員應(yīng)密切關(guān)注運(yùn)輸過(guò)程中的安全情況，確保運(yùn)輸車(chē)輛或運(yùn)輸工具的安全。如發(fā)現(xiàn)可疑人員或異常情況，應(yīng)及時(shí)采取措施并報(bào)告相關(guān)部門(mén)。2.在運(yùn)輸過(guò)程中，運(yùn)輸車(chē)輛或運(yùn)輸工具應(yīng)保持門(mén)窗緊閉，防止檔案被盜或丟失。如遇緊急情況需要停車(chē)，應(yīng)選擇安全可靠的地點(diǎn)，并采取相應(yīng)的防護(hù)措施。3.加強(qiáng)對(duì)運(yùn)輸人員和押運(yùn)人員的安全教育，提高其安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。（四）突發(fā)事件處理1.制定檔案運(yùn)輸突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，明確突發(fā)事件的類(lèi)型（如交通事故、自然災(zāi)害、安全事故等）、應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。2.一旦發(fā)生突發(fā)事件，運(yùn)輸人員和押運(yùn)人員應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，保護(hù)檔案安全，并及時(shí)向檔案管理部門(mén)和相關(guān)部門(mén)報(bào)告。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)突發(fā)事件的性質(zhì)和嚴(yán)重程度，啟動(dòng)相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案，組織力量進(jìn)行救援和處理，最大限度地減少損失。五、檔案運(yùn)輸后的交接（一）接收方確認(rèn)1.檔案運(yùn)輸?shù)竭_(dá)目的地后，運(yùn)輸人員應(yīng)及時(shí)與接收方取得聯(lián)系，通知接收檔案。2.接收方應(yīng)安排專(zhuān)人對(duì)運(yùn)輸?shù)竭_(dá)的檔案進(jìn)行核對(duì)，檢查檔案數(shù)量、包裝、質(zhì)量等是否與運(yùn)輸清單一致，確認(rèn)無(wú)誤后在運(yùn)輸清單上簽字確認(rèn)。（二）交接手續(xù)辦理1.雙方應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案交接手續(xù)，填寫(xiě)檔案交接清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、交接時(shí)間、交接人員等信息。2.交接清單應(yīng)由雙方簽字蓋章確認(rèn)，一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為檔案交接的憑證。3.對(duì)于重要、機(jī)密檔案，交接過(guò)程應(yīng)在安全保密的環(huán)境下進(jìn)行，必要時(shí)可采取加密傳輸、專(zhuān)人護(hù)送等措施。（三）運(yùn)輸記錄歸檔1.運(yùn)輸部門(mén)應(yīng)將檔案運(yùn)輸過(guò)程中的相關(guān)記錄進(jìn)行整理歸檔，包括運(yùn)輸計(jì)劃、運(yùn)輸清單、監(jiān)控記錄、交接清單等。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)運(yùn)輸記錄進(jìn)行審核，確保記錄完整、準(zhǔn)確、可追溯。運(yùn)輸記錄應(yīng)保存一定期限，以備查閱。六、檔案運(yùn)輸?shù)谋O(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案運(yùn)輸管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括運(yùn)輸計(jì)劃執(zhí)行情況、運(yùn)輸過(guò)程監(jiān)控情況、檔案保管情況、交接手續(xù)辦理情況等。2.安全保衛(wèi)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案運(yùn)輸安全保衛(wèi)措施落實(shí)情況的監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正安全隱患。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核機(jī)制1.建立檔案運(yùn)輸管理考核機(jī)制，對(duì)檔案管理部門(mén)、運(yùn)輸部門(mén)、安全保衛(wèi)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)以及運(yùn)輸人員、押運(yùn)人員進(jìn)行考核。2.考核指標(biāo)包括檔案運(yùn)輸安全情況、運(yùn)輸任務(wù)完成情況、服務(wù)質(zhì)量情況等?？己私Y(jié)果與部門(mén)和個(gè)人的績(jī)效掛鉤。3.對(duì)于在檔案運(yùn)輸管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于違反本辦法規(guī)定，造成檔案丟失、損壞、泄密等事故的，依法依規(guī)追究相關(guān)部門(mén)和人員