檔案開放管理辦法一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案的開放管理，充分發(fā)揮檔案的作用，保障公司/組織和社會公眾的合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織各類檔案的開放管理工作，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案開放管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：在開放檔案的同時，確保檔案信息的安全，防止泄露國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私。3.方便利用原則：簡化手續(xù)，提高效率，為公司/組織內(nèi)部人員和社會公眾提供便捷的檔案利用服務(wù)。4.分級分類管理原則：根據(jù)檔案的重要程度和保密級別，實行分級分類管理，確定不同的開放范圍和利用方式。二、檔案開放范圍（一）可開放檔案的界定1.凡屬下列情況之一的檔案，可向社會開放：本公司/組織形成的已過保密期限的一般性文件材料。依照國家有關(guān)規(guī)定應(yīng)當(dāng)開放的其他檔案。2.涉及下列內(nèi)容的檔案，暫不開放：國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案。正在進(jìn)行審查、處理，不宜公開的檔案。法律法規(guī)規(guī)定不得開放的其他檔案。（二）開放檔案的具體類別1.文書檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報告、決議等，一般在形成后[X]年，經(jīng)鑒定符合開放條件的，可向社會開放。2.科技檔案：如科研項目檔案、工程建設(shè)檔案等，在項目驗收合格后[X]年，根據(jù)相關(guān)規(guī)定和實際情況，確定是否開放。3.人事檔案：主要涉及員工的基本信息、工作經(jīng)歷、考核評價等，對于已離職且不涉及保密內(nèi)容的員工檔案，在離職[X]年后，可按規(guī)定提供部分可公開信息的查詢服務(wù)。4.財務(wù)檔案：財務(wù)報表、審計報告等檔案，在保存期限屆滿且符合相關(guān)規(guī)定的情況下，可進(jìn)行有限度的開放，具體開放范圍和方式另行規(guī)定。三、檔案開放申請與審批（一）申請主體1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱開放檔案的，由所在部門提出申請。2.社會公眾申請查閱開放檔案的，需向本公司/組織檔案管理部門提交申請。（二）申請材料1.公司/組織內(nèi)部人員申請時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等，并加蓋所在部門公章。2.社會公眾申請時，應(yīng)提交有效身份證件，填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱檔案的用途、范圍等，并提供相關(guān)證明材料。（三）審批流程1.檔案管理部門收到申請后，對申請材料進(jìn)行初審，核實申請主體資格和申請內(nèi)容的真實性、合法性。2.對于公司/組織內(nèi)部人員的申請，初審?fù)ㄟ^后，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.對于社會公眾的申請，初審?fù)ㄟ^后，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過的，由檔案管理部門向申請人出具《檔案查閱通知書》，告知查閱時間、地點、注意事項等；審批不通過的，應(yīng)書面通知申請人并說明理由。四、檔案開放利用方式（一）查閱1.公司/組織內(nèi)部人員和社會公眾應(yīng)按照《檔案查閱通知書》指定的時間、地點進(jìn)行查閱。查閱時，需在檔案查閱登記簿上如實填寫查閱情況。2.檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場提供必要的協(xié)助，確保查閱工作順利進(jìn)行。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案材料。（二）復(fù)制1.因工作需要確需復(fù)制開放檔案的，申請人應(yīng)在申請時一并注明。經(jīng)審批同意后，檔案管理人員按照規(guī)定的程序和方式進(jìn)行復(fù)制。2.復(fù)制檔案應(yīng)使用符合質(zhì)量要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明出處。（三）摘錄申請人可在查閱檔案過程中進(jìn)行必要的摘錄，但不得影響檔案的完整性和準(zhǔn)確性。摘錄內(nèi)容應(yīng)經(jīng)檔案管理人員核對無誤，并注明出處。五、檔案開放期限與變更（一）開放期限1.已確定開放的檔案，其開放期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和實際情況確定，一般為[X]年。開放期限屆滿后，如需繼續(xù)開放，應(yīng)重新進(jìn)行鑒定和審批。2.在開放期限內(nèi)，如有特殊情況需要暫停或終止開放的，由檔案管理部門提出意見，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行，并及時通知相關(guān)申請人。（二）開放范圍變更1.隨著時間推移和形勢變化，檔案的開放范圍可能需要進(jìn)行調(diào)整。檔案管理部門應(yīng)定期對開放檔案進(jìn)行清理和評估，根據(jù)實際情況提出開放范圍變更建議。2.開放范圍變更建議經(jīng)公司/組織檔案鑒定委員會審核通過后，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，及時向社會公布變更后的開放范圍。六、檔案開放安全與保密管理（一）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強對檔案開放場所的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，確保檔案實體安全。2.建立健全檔案開放利用過程中的安全檢查制度，定期對檔案查閱場所、設(shè)備等進(jìn)行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。（二）保密管理1.嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)和公司/組織保密制度，對開放檔案中涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的內(nèi)容，應(yīng)采取必要的保密措施，防止泄露。2.檔案管理人員應(yīng)加強對自身的保密教育，增強保密意識，不得擅自向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。在提供檔案利用服務(wù)時，應(yīng)嚴(yán)格按照審批范圍和要求提供信息，不得超范圍提供或泄露不應(yīng)公開的信息。七、檔案開放監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案開放監(jiān)督小組，由檔案管理部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對檔案開放管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對檔案開放申請、審批、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。同時，受理對檔案開放管理工作的投訴和舉報，對違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查處理。（二）考核制度1.建立檔案開放管理工作考核制度，將檔案開放管理工作納入公司/組織績效考核體系，對檔案管理部門和相關(guān)工作人員進(jìn)行考核評價。2.考核內(nèi)容包括檔案開放制度執(zhí)行情況、開放范圍界定準(zhǔn)確性、申請審批效率、利用服務(wù)質(zhì)量、安全保密措施落實