檔案檢查管理辦法一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本檔案檢查管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門及所屬單位的檔案檢查管理工作。（三）基本原則檔案檢查管理工作應遵循全面檢查與重點抽查相結合、定期檢查與不定期檢查相結合、自查與互查相結合的原則，確保檔案管理工作規(guī)范、有序進行。二、檔案檢查職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定檔案檢查計劃，并組織實施。2.對各部門及所屬單位的檔案管理工作進行定期檢查和不定期抽查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.負責對檔案檢查結果進行匯總、分析和總結，向上級領導匯報檔案管理工作情況。（二）各部門及所屬單位職責1.負責本部門及所屬單位檔案的日常管理和自查工作，確保檔案的整理、歸檔、保管等工作符合相關要求。2.配合檔案管理部門開展檔案檢查工作，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改。3.負責向檔案管理部門報送本部門及所屬單位檔案管理工作情況報告。三、檔案檢查內(nèi)容（一）檔案管理制度建設1.檔案管理制度是否健全，是否涵蓋檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等各個環(huán)節(jié)。2.檔案管理制度是否符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準要求，是否與公司/組織實際情況相適應。（二）檔案整理情況1.檔案分類是否合理，編號是否規(guī)范，是否便于查找和利用。2.檔案文件材料是否齊全、完整，簽字、蓋章等手續(xù)是否完備。3.檔案整理是否符合歸檔要求，裝訂是否整齊、牢固。（三）檔案保管情況1.檔案庫房設施是否完善，是否具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案存放是否有序，是否按照類別、年度、保管期限等進行排列。3.檔案保管期限劃分是否準確，是否定期對檔案進行鑒定和銷毀。（四）檔案利用情況1.檔案利用制度是否健全，是否建立了檔案借閱登記、查閱審批等手續(xù)。2.檔案利用效果如何，是否滿足公司/組織各項工作的需要。3.檔案信息化建設情況，是否建立了檔案信息管理系統(tǒng)，檔案數(shù)據(jù)是否準確、完整。四、檔案檢查方式與頻率（一）定期檢查每年[X]月份，由檔案管理部門組織對各部門及所屬單位的檔案管理工作進行全面檢查。（二）不定期抽查檔案管理部門根據(jù)工作需要，不定期對各部門及所屬單位的檔案管理工作進行抽查。抽查比例不低于[X]%。（三）專項檢查針對檔案管理中的重點問題或特定事項，檔案管理部門可組織開展專項檢查。五、檔案檢查程序（一）檢查準備1.檔案管理部門制定檢查方案，明確檢查內(nèi)容、方法、步驟和人員分工等。2.提前通知被檢查部門及所屬單位，要求其做好自查和相關準備工作。（二）實施檢查1.檢查人員通過聽取匯報、查閱資料、實地查看等方式，對被檢查部門及所屬單位的檔案管理工作進行全面檢查。2.檢查人員應認真填寫檢查記錄，詳細記錄檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及相關情況。（三）檢查反饋1.檢查結束后，檢查人員應及時向被檢查部門及所屬單位反饋檢查情況，提出整改意見和建議。2.被檢查部門及所屬單位對檢查反饋意見如有異議，可在規(guī)定時間內(nèi)提出申訴，檔案管理部門應進行核實和處理。（四）整改落實1.被檢查部門及所屬單位應根據(jù)檢查反饋意見，制定整改措施，明確整改責任人，限期進行整改。2.檔案管理部門對整改情況進行跟蹤檢查，確保整改工作落實到位。（五）檢查總結1.檔案管理部門對每次檔案檢查工作進行總結，分析存在的問題及原因，提出改進措施和建議。2.將檔案檢查總結報告報送上級領導，并抄送各部門及所屬單位。六、檔案檢查結果處理（一）對檔案管理工作成績突出的部門及所屬單位，給予表彰和獎勵。（二）對檔案管理工作存在問題的部門及所屬單位，責令限期整改。整改期滿后仍未達到要求的，將視情節(jié)輕重給予通報批評，并追究相關責任人的責任。（三）對違反檔案管理法律法規(guī)和公司/組織檔案管理制度，造成檔案損失或不良影響的，依法依規(guī)追究相關人員的責任。七、檔案檢查記錄與檔案（一）檔案檢查記錄檔案管理部門應建立檔案檢查記錄檔案，將每次檢查的方案、記錄、反饋意見、整改情況等資料進行整理歸檔，作為檔案管理工作考核和評價的重要依據(jù)。（二）檔案檢查檔案檔案管理部門應將檔案檢查過程中形成的各類文件、資料等進行整理歸檔，形成檔案檢查檔