檔案科學(xué)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高工作效率，保障公司/組織各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織各部門(mén)及全體員工在工作中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理公司/組織在各個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，確保檔案資料的齊全、完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、檢索和利用，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)1.部門(mén)設(shè)置設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的日常管理工作。2.主要職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理辦法。制定和完善公司/組織檔案管理制度、工作流程和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。負(fù)責(zé)收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、保管公司/組織各類(lèi)檔案。建立健全檔案檢索系統(tǒng)，提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查、鑒定，對(duì)已到保管期限的檔案提出處置意見(jiàn)。負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司/組織員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。參與公司/組織重大活動(dòng)、項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。（二）各部門(mén)檔案管理人員職責(zé)1.配備人員各部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案工作的順利開(kāi)展。2.主要職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)日常工作中形成的各類(lèi)文件材料的收集、整理和初步分類(lèi)。按照檔案管理部門(mén)的要求，定期將本部門(mén)整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)。協(xié)助檔案管理部門(mén)做好本部門(mén)檔案的查閱、借閱等利用工作。配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案清查、鑒定等工作，提供相關(guān)資料和信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書(shū)檔案包括公司/組織的各類(lèi)文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)等。2.科技檔案涵蓋公司/組織在科研、生產(chǎn)、工程建設(shè)等活動(dòng)中形成的技術(shù)文件、圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、項(xiàng)目資料等。3.財(cái)務(wù)檔案包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)決算等財(cái)務(wù)資料。4.人事檔案涉及員工的入職登記表、勞動(dòng)合同、工資檔案、考核記錄、培訓(xùn)檔案、獎(jiǎng)懲材料等。5.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)公司/組織不同業(yè)務(wù)類(lèi)型，收集相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、訂單、客戶(hù)資料、業(yè)務(wù)報(bào)表等檔案。6.聲像檔案包括照片、錄音、錄像等記錄公司/組織重要活動(dòng)、事件、場(chǎng)景的聲像資料。7.電子檔案以電子形式存在的各類(lèi)文件、數(shù)據(jù)、圖表等，如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的電子文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)備份等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案形成部門(mén)或個(gè)人應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)整理，按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步分類(lèi)，并定期移交至本部門(mén)檔案管理人員。3.對(duì)于重要文件、緊急文件或涉及多個(gè)部門(mén)的文件，形成部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)及檔案管理部門(mén)，確保檔案的有效收集。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律按照文件材料的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行整理，保持檔案的系統(tǒng)性和連貫性。2.便于保管和利用整理后的檔案應(yīng)便于裝訂、編目、上架存放和查閱檢索，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。（四）整理方法1.分類(lèi)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)和來(lái)源，將檔案分為不同的類(lèi)別，如文書(shū)檔案可分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)等；科技檔案可按項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)等進(jìn)行分類(lèi)。2.編號(hào)為每一類(lèi)檔案編制唯一的編號(hào)，便于檔案的標(biāo)識(shí)和管理。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.編目對(duì)每份檔案編制詳細(xì)的目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，避免損壞文件內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度計(jì)、防蟲(chóng)藥品、消防器材等，定期對(duì)庫(kù)房設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管按照檔案分類(lèi)編號(hào)順序，將紙質(zhì)檔案上架存放，排列整齊，便于查找。建立檔案存放索引，標(biāo)明檔案的存放位置，方便檔案管理人員和利用者快速定位檔案。定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和完整性。2.電子檔案保管采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備，對(duì)電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)、編目檢索和權(quán)限管理，確保電子檔案的安全和有效利用。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和完整性。（三）保管期限1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，確定各類(lèi)檔案的保管期限，保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案主要包括公司/組織的重要文件、法規(guī)性文件、年度綜合報(bào)表、財(cái)務(wù)決算、重大項(xiàng)目資料等。長(zhǎng)期保管的檔案一般保管期限為10年至50年，如一般性業(yè)務(wù)文件、重要會(huì)議記錄、設(shè)備檔案等。短期保管的檔案保管期限為1年至10年，如一般性通知、簡(jiǎn)報(bào)、臨時(shí)性文件等。2.檔案保管期限的劃定應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，不得擅自更改。在檔案保管期限屆滿(mǎn)前，檔案管理部門(mén)應(yīng)組織對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。五、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合規(guī)、高效的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為公司/組織各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案支持。2.嚴(yán)格按照檔案利用審批程序辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。（二）利用方式1.查閱公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。檔案管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)表的要求，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱檔案的原因、期限、歸還時(shí)間等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。（三）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、部門(mén)、查閱（借閱）檔案名稱(chēng)、內(nèi)容、用途、歸還日期等信息。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)分析。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期組織對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行全面評(píng)估，確定檔案的存毀。鑒定過(guò)程中應(yīng)充分聽(tīng)取業(yè)務(wù)部門(mén)的意見(jiàn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。3.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確定需要銷(xiāo)毀的檔案，鑒定小組應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、日期、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。（二）銷(xiāo)毀程序1.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀工作。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程中應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀工作的徹底性和規(guī)范性。3.檔案銷(xiāo)毀工作完成后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上注明銷(xiāo)毀方式、日期、監(jiān)銷(xiāo)人等信息，并將《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》歸檔保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.通過(guò)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，為公司/組織各部門(mén)提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)，促進(jìn)公司/組織各項(xiàng)工作的開(kāi)展。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件進(jìn)行整理、存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)字化掃描應(yīng)保證圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開(kāi)發(fā)或選用適合公司/組織的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類(lèi)管理、編目檢索、借閱審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備安全可靠、操作簡(jiǎn)便、功能完善等特點(diǎn)，滿(mǎn)足公司/組織檔案管理工作的實(shí)際需求。3.數(shù)據(jù)安全管理加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制、防火墻等安全措施，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失和損壞。定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決安全隱患。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，按照系統(tǒng)要求進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理。2.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格遵守檔案信息化管理系統(tǒng)的權(quán)限管理制度，設(shè)定不同人員的操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自修改、刪除檔案數(shù)據(jù)。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。2.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)及各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促整改。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定與銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理工作流程的規(guī)范情況，如檔案移交、查閱、借閱等手續(xù)的辦理。3.檔案保管場(chǎng)所和設(shè)施設(shè)備的安全情況，如庫(kù)房溫濕度、防火防盜等措施的落實(shí)。4.檔案信息化建設(shè)情況，包括檔案數(shù)字化進(jìn)度、系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)、數(shù)