檔案管理辦法公告一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司/組織管理水平，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)、完整、準(zhǔn)確原則檔案的形成應(yīng)真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不得偽造、篡改。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查找、調(diào)閱和利用，以滿足公司/組織各項(xiàng)工作的需要。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立檔案管理部，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司/組織的檔案工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理辦法并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管公司/組織各類檔案，確保檔案的安全與完整。3.建立健全檔案管理制度和工作流程，指導(dǎo)各部門檔案工作，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。4.開展檔案的編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織各項(xiàng)工作提供服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行處理。（二）各部門檔案管理員各部門設(shè)立兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，按照檔案管理要求進(jìn)行整理、分類。2.定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，行政公文、規(guī)章制度、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.人力資源類：員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、勞動(dòng)合同、人事任免等文件。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，審計(jì)報(bào)告、審計(jì)工作底稿等。4.市場營銷類：市場調(diào)研、營銷策劃、銷售合同、客戶資料等。5.技術(shù)研發(fā)類：研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)文件、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、專利證書、技術(shù)成果鑒定文件等。6.生產(chǎn)管理類：生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量控制、設(shè)備管理等文件。7.合同協(xié)議類：各類合同、協(xié)議、意向書等。8.基本建設(shè)類：工程項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。9.聲像電子類：照片、錄音、錄像、電子文檔等。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用分類編號(hào)法，具體規(guī)則如下：1.每大類檔案賦予一個(gè)大寫英文字母作為代碼，如行政管理類為“A”，人力資源類為“B”等。2.每大類檔案下的二級(jí)類目再賦予兩位數(shù)字代碼，如行政管理類下的行政公文為“A01”，規(guī)章制度為“A02”等。3.二級(jí)類目下的具體檔案按順序編號(hào)，編號(hào)位數(shù)根據(jù)實(shí)際情況確定。例如：一份行政管理類的行政公文，編號(hào)為“A01001”；一份人力資源類的員工招聘文件，編號(hào)為“B01001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。具體收集范圍如下：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本公司/組織形成的各類文件、報(bào)告、合同、協(xié)議、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)等。3.本公司/組織與外部單位往來的文件、信函、傳真、電子郵件等。4.員工個(gè)人在工作中形成的重要文件、成果報(bào)告等。5.反映本公司/組織發(fā)展歷程、重大活動(dòng)、重要事件的照片、錄音、錄像等聲像資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料的及時(shí)收集和完整。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽署齊全。3.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，并確保其可讀性和可追溯性。4.聲像資料應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.紙質(zhì)檔案分類：按照檔案分類方案，將收集到的文件材料進(jìn)行分類。裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整、裱糊，然后按照順序裝訂成冊。編目：編制檔案目錄，包括檔號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目。裝盒：將編目后的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)注檔號(hào)、年度、保管期限等信息。2.電子檔案分類：按照檔案分類方案對(duì)電子文件進(jìn)行分類。命名：電子文件的命名應(yīng)規(guī)范，體現(xiàn)文件的主題、日期、責(zé)任者等信息。存儲(chǔ)：將電子文件存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找和利用。3.聲像檔案分類：按照檔案分類方案對(duì)聲像檔案進(jìn)行分類。編目：編制聲像檔案目錄，注明題名、日期、拍攝者、內(nèi)容摘要等信息。存儲(chǔ)：將聲像檔案存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行數(shù)字化處理，確保其長期保存和利用。五、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序排列上架，便于查找和利用。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。5.聲像檔案應(yīng)妥善保管，防止磁帶、光盤等載體損壞。（三）檔案的借閱與歸還1.借閱范圍公司/組織內(nèi)部員工因工作需要可以借閱檔案，但必須按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。涉及公司/組織機(jī)密的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得借閱。2.借閱手續(xù)借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、檔號(hào)、借閱目的、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)審批意見，為借閱人辦理檔案借閱手續(xù)，并登記借閱檔案的相關(guān)信息。3.借閱期限一般檔案的借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。4.歸還要求借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容等，確保檔案完好無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（四）檔案的查閱與利用1.查閱范圍公司/組織內(nèi)部員工因工作需要可以查閱檔案，但必須按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。涉及公司/組織機(jī)密的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱。2.查閱手續(xù)查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、檔號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人提供檔案查閱服務(wù)，并登記查閱檔案的相關(guān)信息。3.查閱方式查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點(diǎn)，從公司/組織的實(shí)際情況出發(fā)，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，準(zhǔn)確判定檔案的存毀。（二）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來源、保管期限等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析，確定檔案的保存價(jià)值。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案的名稱、檔號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)檔案鑒定小組審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。（四）銷毀程序1.檔案管理部門按照批準(zhǔn)的銷毀清單，組織專人對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀；對(duì)電子檔案應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除等方式進(jìn)行銷毀；對(duì)聲像檔案應(yīng)采用消磁等方式進(jìn)行銷毀。3.銷毀過程中應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，銷毀人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告檔案管理部門。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為公司/組織各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進(jìn)行數(shù)字化處理，將其轉(zhuǎn)化為電子文件存儲(chǔ)在檔案信息管理系統(tǒng)中。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合本公司/組織的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、編目、檢索、借閱、利用等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理建立健全檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保