永州接待管理辦法一、總則（一）目的為了進(jìn)一步規(guī)范永州地區(qū)的接待管理工作，提升接待服務(wù)水平，展示良好形象，促進(jìn)交流合作，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于永州地區(qū)各級行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及社會團(tuán)體在公務(wù)活動中的接待工作。（三）基本原則1.熱情周到原則以熱情友好的態(tài)度對待來訪客人，提供細(xì)致、周到的服務(wù)，讓客人感受到賓至如歸。2.規(guī)范有序原則嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行接待，確保接待工作有條不紊、規(guī)范有序。3.勤儉節(jié)約原則在保證接待質(zhì)量的前提下，合理控制接待費用，杜絕鋪張浪費。4.對口接待原則根據(jù)客人的身份和來訪目的，安排相應(yīng)的部門或人員進(jìn)行對口接待，提高接待效率。二、接待組織與分工（一）接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立永州接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由地區(qū)主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對接待工作進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、指導(dǎo)監(jiān)督，研究解決接待工作中的重大問題。（二）接待部門職責(zé)1.各級政府辦公室（廳）是接待工作的牽頭部門，負(fù)責(zé)制定接待方案、組織實施接待活動、協(xié)調(diào)相關(guān)部門工作等。2.其他相關(guān)部門按照職責(zé)分工，配合接待部門做好接待工作。如負(fù)責(zé)安全保衛(wèi)的部門要確?？腿说娜松戆踩突顒訄鏊陌踩?；負(fù)責(zé)餐飲安排的部門要提供符合標(biāo)準(zhǔn)的餐飲服務(wù)；負(fù)責(zé)交通保障的部門要安排好車輛接送等。（三）接待人員職責(zé)1.接待工作人員要熟悉接待工作流程和相關(guān)規(guī)定，具備良好的溝通能力、組織協(xié)調(diào)能力和服務(wù)意識。2.負(fù)責(zé)與客人溝通聯(lián)系，了解客人的需求和行程安排，及時向接待部門反饋信息。3.按照接待方案組織實施各項接待活動，確保接待工作順利進(jìn)行。4.做好接待過程中的各項記錄工作，包括客人的基本情況、活動內(nèi)容、費用支出等。三、接待標(biāo)準(zhǔn)（一）住宿標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)客人的身份和接待規(guī)格，安排相應(yīng)檔次的住宿。一般情況下，省部級領(lǐng)導(dǎo)可安排入住五星級酒店或同級別的賓館；廳局級領(lǐng)導(dǎo)可安排入住四星級酒店或同級別的賓館；其他客人可根據(jù)實際情況安排入住三星級及以下酒店或招待所。住宿費用標(biāo)準(zhǔn)按照永州地區(qū)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，不得超標(biāo)準(zhǔn)安排。（二）餐飲標(biāo)準(zhǔn)1.早餐一般安排自助餐，標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)實際情況確定，但不得低于每人[X]元。2.午餐和晚餐原則上安排桌餐，根據(jù)接待規(guī)格和人數(shù)確定菜品數(shù)量和檔次。一般情況下，省部級領(lǐng)導(dǎo)接待標(biāo)準(zhǔn)為每人每餐不超過[X]元；廳局級領(lǐng)導(dǎo)接待標(biāo)準(zhǔn)為每人每餐不超過[X]元；其他客人接待標(biāo)準(zhǔn)為每人每餐不超過[X]元。3.嚴(yán)格控制酒水消費，不得提供高檔煙酒。確因工作需要的，要按照規(guī)定審批。（三）交通標(biāo)準(zhǔn)1.省部級領(lǐng)導(dǎo)來訪，可安排專車接送，并根據(jù)需要安排陪同車輛。2.廳局級領(lǐng)導(dǎo)來訪，可安排車輛接送，但不得安排警車開道。3.其他客人來訪，根據(jù)實際情況安排車輛接送，盡量使用公共交通工具。車輛使用要嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行調(diào)度和管理，確保安全、準(zhǔn)時。（四）陪同人員標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)客人的身份和來訪目的，合理安排陪同人員。一般情況下，省部級領(lǐng)導(dǎo)來訪，由地區(qū)主要領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)陪同；廳局級領(lǐng)導(dǎo)來訪，由對口部門負(fù)責(zé)人陪同；其他客人來訪，由相關(guān)工作人員陪同。陪同人員要嚴(yán)格控制數(shù)量，不得隨意增加。四、接待流程（一）接待申請1.各部門或單位接到接待任務(wù)后，要提前填寫《永州接待申請表》，詳細(xì)說明客人的基本情況、來訪目的、行程安排、接待規(guī)格等信息，并報接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。2.接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)申請內(nèi)容，進(jìn)行審核并做出批復(fù)。對于重要客人或大型接待活動，要報地區(qū)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）接待方案制定1.接待部門根據(jù)接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組的批復(fù)，制定詳細(xì)的接待方案。接待方案要包括接待日程安排、活動內(nèi)容、住宿餐飲安排、交通保障、陪同人員等內(nèi)容。2.接待方案要提前與客人溝通確認(rèn)，確保雙方達(dá)成一致意見。同時，要將接待方案分發(fā)給相關(guān)部門和人員，明確各自的職責(zé)和任務(wù)。（三）接待準(zhǔn)備1.接待部門按照接待方案的要求，提前做好各項準(zhǔn)備工作。如預(yù)訂酒店、安排餐飲、調(diào)配車輛、布置活動場所等。2.負(fù)責(zé)安全保衛(wèi)的部門要提前對活動場所進(jìn)行安全檢查，確?？腿说娜松戆踩突顒拥捻樌M(jìn)行。3.接待人員要提前與客人取得聯(lián)系，了解客人的特殊需求和注意事項，并做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。（四）接待實施1.接待人員按照接待方案的安排，準(zhǔn)時迎接客人。迎接時要熱情友好，主動介紹接待人員和活動安排。2.按照接待日程安排，組織客人開展各項活動?；顒舆^程中要安排專人負(fù)責(zé)服務(wù)和引導(dǎo)，確保活動順利進(jìn)行。3.做好餐飲、住宿等服務(wù)工作，及時了解客人的需求和意見，不斷改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量。4.加強(qiáng)安全保衛(wèi)工作，確?？腿说娜松戆踩突顒訄鏊陌踩?。（五）接待總結(jié)1.接待活動結(jié)束后，接待部門要及時對活動進(jìn)行總結(jié)?？偨Y(jié)內(nèi)容包括接待工作的組織實施情況、客人的反饋意見、存在的問題及改進(jìn)措施等。2.接待總結(jié)報告要報接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組審閱，并抄送相關(guān)部門。同時，要將接待過程中的相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，以備查閱。五、接待費用管理（一）費用預(yù)算1.接待部門根據(jù)接待任務(wù)和接待標(biāo)準(zhǔn)，提前編制接待費用預(yù)算。接待費用預(yù)算要詳細(xì)列出各項費用的支出明細(xì)，包括住宿、餐飲、交通、禮品等費用。2.接待費用預(yù)算要報接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。審批通過后，嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，不得超預(yù)算支出。（二）費用報銷1.接待活動結(jié)束后，接待人員要及時整理相關(guān)票據(jù)，按照財務(wù)制度的規(guī)定進(jìn)行報銷。報銷票據(jù)要真實、合法、有效，并有經(jīng)手人、證明人、審批人簽字。2.財務(wù)部門要對報銷票據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格審核，對不符合規(guī)定的票據(jù)不予報銷。同時，要定期對接待費用進(jìn)行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。（三）費用監(jiān)督1.接待工作領(lǐng)導(dǎo)小組要加強(qiáng)對接待費用的監(jiān)督檢查，定期對各部門的接待費用支出情況進(jìn)行審計。2.審計部門要依法對違反規(guī)定的接待費用支出進(jìn)行嚴(yán)肅處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、禮品管理（一）禮品選擇1.禮品的選擇要符合當(dāng)?shù)匚幕厣涂腿说纳矸荨⑾埠?，體現(xiàn)永州的形象和文化底蘊(yùn)。2.禮品要注重實用性和紀(jì)念性，避免選擇高檔奢侈品或價格昂貴的禮品。3.禮品的價值要嚴(yán)格控制在規(guī)定范圍內(nèi)，省部級領(lǐng)導(dǎo)接待禮品價值每人不超過[X]元；廳局級領(lǐng)導(dǎo)接待禮品價值每人不超過[X]元；其他客人接待禮品價值每人不超過[X]元。（二）禮品贈送1.禮品贈送要根據(jù)接待規(guī)格和客人的身份，在適當(dāng)?shù)膱龊线M(jìn)行。一般情況下，在客人離開時贈送禮品。2.禮品贈送要由專人負(fù)責(zé)，贈送時要向客人介紹禮品的特色和意義，并表達(dá)良好的祝愿。（三）禮品登記1.接待部門要建立禮品登記制度，對每次接待活動中贈送的禮品進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括禮品名稱、數(shù)量、價值、贈送對象等信息。2.禮品登記要做到賬目清晰、手續(xù)完備，便于查詢和監(jiān)督。七、安全與保密（一）安全保障1.負(fù)責(zé)安全保衛(wèi)的部門要制定詳細(xì)的安全保衛(wèi)方案，確?？腿说娜松戆踩突顒訄鏊陌踩?.加強(qiáng)對接待活動場所的安全檢查，及時消除安全隱患。在活動期間，要安排專人負(fù)責(zé)安全保衛(wèi)工作，加強(qiáng)巡邏和監(jiān)控。3.做好食品安全保障工作，確?？腿说娘嬍嘲踩?。餐飲部門要嚴(yán)格遵守食品衛(wèi)生法規(guī)，加強(qiáng)食品采購、加工、儲存等環(huán)節(jié)的管理。（二）保密工作1.接待人員要嚴(yán)格遵守保密制度，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的信息要嚴(yán)格保密。2.在接待活動中，要注意保護(hù)客人的隱私