檔案管理辦法工會(huì)總則目的為加強(qiáng)公司工會(huì)檔案管理，確保工會(huì)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在工會(huì)工作中的作用，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司工會(huì)及所屬各部門、各基層工會(huì)組織檔案的管理?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：公司工會(huì)檔案由工會(huì)綜合辦公室集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映工會(huì)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集工會(huì)工作活動(dòng)中形成的各類文件、資料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)工會(huì)綜合辦公室1.負(fù)責(zé)制定和完善工會(huì)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理工會(huì)各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作。3.建立健全檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全與完整。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理。各部門、基層工會(huì)組織1.負(fù)責(zé)本部門、本基層工會(huì)組織檔案的收集、整理、立卷，并定期移交工會(huì)綜合辦公室。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門、本基層工會(huì)組織檔案管理的具體工作。3.配合工會(huì)綜合辦公室做好檔案管理的其他相關(guān)工作。檔案的分類與編號(hào)分類1.文書檔案：包括工會(huì)工作中形成的各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。2.會(huì)議檔案：工會(huì)召開的各類會(huì)議的文件、記錄、紀(jì)要等。3.活動(dòng)檔案：工會(huì)組織開展的各類活動(dòng)的計(jì)劃、方案、總結(jié)、照片、視頻等資料。4.會(huì)員檔案：會(huì)員基本信息、入會(huì)申請(qǐng)書、會(huì)員證、會(huì)費(fèi)繳納記錄等。5.財(cái)務(wù)檔案：工會(huì)經(jīng)費(fèi)收支賬目、會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表等。6.榮譽(yù)檔案：工會(huì)獲得的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等。編號(hào)1.文書檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的方式。例如：2023永久001，表示2023年度形成的永久保管的第1份文書檔案。2.會(huì)議檔案編號(hào)：采用會(huì)議名稱年度流水號(hào)的方式。例如：職工代表大會(huì)2023001，表示2023年度召開的職工代表大會(huì)的第1份會(huì)議檔案。3.活動(dòng)檔案編號(hào)：采用活動(dòng)名稱年度流水號(hào)的方式。例如：職工運(yùn)動(dòng)會(huì)2023001，表示2023年度舉辦的職工運(yùn)動(dòng)會(huì)的第1份活動(dòng)檔案。4.會(huì)員檔案編號(hào)：采用會(huì)員序號(hào)的方式。例如：001，表示第1位會(huì)員的檔案。5.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)：采用年度類別流水號(hào)的方式。例如：2023會(huì)計(jì)憑證001，表示2023年度的第1份會(huì)計(jì)憑證。6.榮譽(yù)檔案編號(hào)：采用榮譽(yù)名稱年度流水號(hào)的方式。例如：先進(jìn)工會(huì)組織2023001，表示2023年度獲得的先進(jìn)工會(huì)組織榮譽(yù)的第1份檔案。檔案的收集與整理收集1.各部門、基層工會(huì)組織應(yīng)在工作活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將形成的檔案材料收集齊全，并移交工會(huì)綜合辦公室。2.工會(huì)綜合辦公室定期對(duì)各部門、基層工會(huì)組織的檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促。3.對(duì)于重要活動(dòng)、重大事件形成的檔案，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集，確保檔案的完整與及時(shí)。整理1.檔案管理人員對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類、鑒別，剔除重復(fù)、無用的材料。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行排列、編號(hào)，編寫卷內(nèi)目錄和備考表。3.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保持檔案的整潔和完整。4.裝訂成冊(cè)的檔案應(yīng)做到整齊、牢固，便于保管和查閱。檔案的保管與保護(hù)保管1.工會(huì)綜合辦公室設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等。2.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行有序排列上架，便于查找和管理。3.建立檔案出入庫(kù)登記制度，嚴(yán)格登記檔案的出入庫(kù)時(shí)間、數(shù)量、去向等信息。保護(hù)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、霉變、蟲蛀等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、消毒、驅(qū)蟲等措施。2.做好檔案庫(kù)房的溫濕度控制，保持適宜的溫濕度環(huán)境。溫度一般控制在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。3.加強(qiáng)檔案的安全保衛(wèi)工作，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫(kù)房的安全。4.對(duì)電子檔案要做好數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，并定期進(jìn)行檢查和更新。檔案的查閱與利用查閱權(quán)限1.工會(huì)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到工會(huì)綜合辦公室查閱。2.外單位人員查閱工會(huì)檔案的，需持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)工會(huì)主席批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案時(shí)，需有工會(huì)工作人員在場(chǎng)陪同。查閱程序1.查閱人員到工會(huì)綜合辦公室辦理查閱手續(xù)，說明查閱目的和范圍。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。利用服務(wù)1.工會(huì)綜合辦公室積極為工會(huì)工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)工作需要編寫檔案參考資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策和工作開展提供依據(jù)。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的利用需求和效果，不斷改進(jìn)檔案管理工作。檔案的鑒定與銷毀鑒定1.工會(huì)綜合辦公室定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由工會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員及相關(guān)部門人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。3.對(duì)已超過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀鑒定表》，提出銷毀意見。銷毀1.《檔案銷毀鑒定表》經(jīng)工會(huì)主席批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員和銷毀人員在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。檔案的移交與交接移交1.工會(huì)工作人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因，應(yīng)在辦理工作交接手續(xù)時(shí)，將本人保管的檔案材料全部移交工會(huì)綜合辦公室。2.基層工會(huì)組織撤銷、合并時(shí)，應(yīng)將其檔案整理后移交公司工會(huì)綜合辦公室。交接1.檔案移