檔案考核管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案考核管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的考核。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.完整系統(tǒng)原則：保證檔案的完整性和系統(tǒng)性，涵蓋公司各類業(yè)務(wù)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，防止檔案信息泄露，確保檔案的保密性和安全性。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門的檔案管理工作。3.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括但不限于文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和鑒定銷毀等工作。5.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）各部門職責(zé)1.設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作。2.按照公司檔案管理規(guī)定，及時(shí)將本部門形成的檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作。4.對本部門檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，確保檔案管理工作符合要求。（三）員工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守公司檔案管理規(guī)定，妥善保管個(gè)人在工作中形成的各類文件資料。2.及時(shí)將應(yīng)歸檔的文件資料移交至本部門兼職檔案員。3.在工作中需要查閱檔案時(shí)，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、指示、通知等。3.公司對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。4.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等文件。5.公司員工的人事檔案、工資檔案、培訓(xùn)檔案等。6.公司財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)檔案。7.公司項(xiàng)目建設(shè)、科研開發(fā)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，確保檔案收集工作及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將其整理后移交至本部門兼職檔案員。3.兼職檔案員應(yīng)認(rèn)真核對檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性，對不符合要求的檔案材料及時(shí)退回形成部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（三）整理標(biāo)準(zhǔn)1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.文書檔案應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，編制歸檔文件目錄。3.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)類型和流程，進(jìn)行分類整理，建立相應(yīng)的檔案目錄。4.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定，進(jìn)行分類整理，裝訂成冊。5.人事檔案應(yīng)按照人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定，進(jìn)行分類整理，建立檔案信息庫。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)在每年[X]月底前，將上一年度整理好的檔案移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)對接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對和檢查，對不符合歸檔要求的檔案及時(shí)退回原部門重新整理。3.歸檔的檔案應(yīng)編制檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為[X]年、[X]年、[X]年。2.確定檔案保管期限的原則是：根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需要等因素綜合考慮。3.具體檔案保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況執(zhí)行。（三）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案庫房，確保檔案存放安全。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立檔案存放索引，便于查找和利用。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保電子檔案的安全和完整。五、檔案利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息不被泄露和濫用。2.檔案利用應(yīng)滿足公司各項(xiàng)工作的實(shí)際需要，為公司的決策、管理、業(yè)務(wù)開展等提供支持和服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱、借閱檔案人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。3.查閱、借閱檔案人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對保管期限已滿的檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，進(jìn)行鑒定。2.鑒定檔案時(shí)，應(yīng)從檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、保密要求等方面進(jìn)行綜合評估。3.對仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》。（三）銷毀程序1.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案鑒定工作小組審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在檔案管理部門和相關(guān)部門人員的監(jiān)督下進(jìn)行。3.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將其作為檔案管理工作的重要資料進(jìn)行保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱和利用，降低檔案管理成本。（二）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件，確保檔案信息化管理工作的順利開展。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，具備完整的元數(shù)據(jù)信息。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制等措施，防止檔案信息泄露和丟失。4.定期對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。八、檔案考核內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)（一）檔案管理部門考核內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)1.制度建設(shè)（20分）檔案管理制度健全，符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，得1520分。檔案管理制度基本健全，但存在個(gè)別不完善之處，得1014分。檔案管理制度不健全，存在較多漏洞，得09分。2.檔案收集（20分）檔案收集及時(shí)、完整，無遺漏，得1520分。檔案收集基本完整，但存在少量遺漏，得1014分。檔案收集存在較多遺漏，影響檔案的完整性，得09分。3.檔案整理（20分）檔案整理規(guī)范，分類準(zhǔn)確，編目清晰，得1520分。檔案整理基本規(guī)范，但存在個(gè)別分類不準(zhǔn)確或編目不清晰的情況，得1014分。檔案整理不規(guī)范，分類混亂，編目錯(cuò)誤較多，得09分。4.檔案保管（15分）檔案保管安全，庫房設(shè)施完善，檔案存放有序，得1215分。檔案保管基本安全，但庫房設(shè)施存在一些小問題，檔案存放基本有序，得811分。檔案保管存在安全隱患，庫房設(shè)施不完善，檔案存放混亂，得07分。5.檔案利用（15分）檔案利用服務(wù)及時(shí)、高效，滿足公司工作需要，得1215分。檔案利用服務(wù)基本滿足公司工作需要，但存在一些小問題，得811分。檔案利用服務(wù)不及時(shí)，不能滿足公司工作需要，得07分。6.檔案信息化管理（10分）檔案信息化建設(shè)成效顯著，電子檔案管理規(guī)范，信息系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定，得810分。檔案信息化建設(shè)取得一定進(jìn)展，但存在一些問題，得57分。檔案信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢，存在較多問題，得04分。（二）各部門考核內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)1.兼職檔案員配備（10分）各部門配備專職或兼職檔案員，得810分。部分部門未配備兼職檔案員，得47分。多數(shù)部門未配備兼職檔案員，得03分。2.檔案收集與整理（30分）檔案收集及時(shí)、完整，整理規(guī)范，得2530分。檔案收集基本完整，整理基本規(guī)范，但存在少量問題，得1524分。檔案收集存在較多遺漏，整理不規(guī)范，得014分。3.檔案移交（20分）按時(shí)、準(zhǔn)確將檔案移交至檔案管理部門，得1620分?；景磿r(shí)移交檔案，但存在個(gè)別移交不準(zhǔn)確的情況，得1015分。未按時(shí)移交檔案或移交檔案存在較多錯(cuò)誤，得09分。4.檔案利用配合（20分）積極配合檔案管理部門做好檔案利用工作，得1620分。能夠配合檔案管理部門的工作，但存在一些小問題，得1015分。不配合檔案管理部門的工作，影響檔案利用，得09分。5.檔案管理自查自糾（20分）定期對本部門檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，得1620分。能夠進(jìn)行自查自糾，但存在一些問題未及時(shí)整改，得1015分。未開展自查自糾工作，檔案管理存在較多問題，得09分。（三）員工考核內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)1.檔案意識(shí)（10分）員工檔案意識(shí)強(qiáng)，能夠自覺遵守檔案管理規(guī)定，得810分。員工檔案意識(shí)一般，基本能遵守檔案管理規(guī)定，得57分。員工檔案意識(shí)淡薄，經(jīng)常違反檔案管理規(guī)定，得04分。2.檔案收集與移交（30分）及時(shí)將個(gè)人工作中形成的檔案移交至本部門兼職檔案員，得2530分?；灸馨磿r(shí)移交檔案，但存在少量拖延或移交不規(guī)范的情況，得1524分。未按時(shí)移交檔案或移交檔案存在較多問題，得014分。3.檔案查閱與借閱（20分）嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，愛護(hù)檔案，得1620分。能夠按照規(guī)定辦理手續(xù)，但存在一些小問題，得1015分。未按規(guī)定辦理手續(xù)或損壞檔案，得09分。4.檔案保密（20分）嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，未發(fā)生檔案信息泄露事件，得1620分?；灸茏袷乇Ｃ芤?guī)定，但存在一些小隱患，得1015分。發(fā)生檔案信息泄露事件，得09分。5.對檔案管理工作的支持（20分）積極支持檔案管理部門的工作，提出合理建議，得1620分。能夠支持檔案管理部門的工作，但積極性不高，得1015分。不支持檔案管理部門的工作，影響檔案管理工作開展，得09分。九、檔案考核程序（一）自評各部門及員工應(yīng)按照本考核辦法，每年[X]月底前進(jìn)行自評，并將自評報(bào)告報(bào)送至檔案管理部門。（二）考核檔案管理部門負(fù)責(zé)組織對各部門及員工的檔案管理工作進(jìn)行考核。考核方式包括查閱檔案、現(xiàn)場檢查、問卷調(diào)查等。（三）結(jié)果反饋檔案管理部門應(yīng)在考核結(jié)