機(jī)動油卡管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司機(jī)動油卡的管理，規(guī)范油卡使用行為，確保油卡使用安全、合理、高效，降低公司運(yùn)營成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有配備機(jī)動車輛并使用油卡加油的部門和人員。（三）管理原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保油卡管理合法合規(guī)。2.安全性原則：保障油卡信息安全，防止油卡被盜用、冒用等情況發(fā)生。3.合理性原則：根據(jù)車輛實(shí)際使用情況，合理分配油卡額度，避免浪費(fèi)。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在油卡管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、油卡的申請與審批（一）油卡申請1.各部門因工作需要使用機(jī)動油卡時，應(yīng)填寫《機(jī)動油卡申請表》，詳細(xì)注明申請油卡的車輛車牌號、預(yù)計(jì)月用油量、申請油卡額度等信息。2.申請表需由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并提交至公司行政部門。（二）油卡審批1.行政部門收到《機(jī)動油卡申請表》后，應(yīng)進(jìn)行初步審核，核實(shí)車輛信息及申請額度的合理性。2.審核通過后，將申請表提交至公司財(cái)務(wù)部門進(jìn)行資金預(yù)算審核。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司資金狀況及車輛用油預(yù)算，對申請額度進(jìn)行審批。審批通過后，申請表返回行政部門。4.行政部門根據(jù)審批結(jié)果，統(tǒng)一辦理油卡申請手續(xù)，確保油卡信息與申請表一致。三、油卡的發(fā)放與領(lǐng)?。ㄒ唬┯涂òl(fā)放1.行政部門在完成油卡申請手續(xù)后，應(yīng)及時與合作加油站聯(lián)系，辦理油卡開戶及充值業(yè)務(wù)。2.油卡充值金額應(yīng)根據(jù)審批后的額度進(jìn)行操作，確保資金使用合理。3.油卡開戶信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，包括公司名稱、車輛車牌號、聯(lián)系人及聯(lián)系電話等。（二）油卡領(lǐng)取1.油卡辦理完成后，行政部門應(yīng)及時通知申請部門領(lǐng)取油卡。2.領(lǐng)取油卡時，領(lǐng)取人需在《機(jī)動油卡領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)，注明領(lǐng)取日期、油卡卡號等信息。3.行政部門應(yīng)留存領(lǐng)取登記表及相關(guān)憑證，以備查詢。四、油卡的使用管理（一）油卡使用規(guī)定1.油卡僅限公司指定的機(jī)動車輛使用，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借他人或用于其他非公司車輛加油。2.加油時，駕駛員應(yīng)主動出示油卡，并配合加油站工作人員進(jìn)行操作。3.如遇油卡故障或其他問題無法正常加油時，駕駛員應(yīng)及時與行政部門聯(lián)系，以便協(xié)調(diào)解決。4.加油后，駕駛員應(yīng)仔細(xì)核對加油金額、加油量等信息，并在加油站提供的加油憑證上簽字確認(rèn)。（二）油卡使用記錄1.駕駛員應(yīng)建立油卡使用臺賬，詳細(xì)記錄每次加油的日期、時間、加油站名稱、加油金額、加油量等信息。2.油卡使用臺賬應(yīng)定期與行政部門及財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核對，確保記錄準(zhǔn)確無誤。3.行政部門應(yīng)定期對油卡使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時發(fā)現(xiàn)異常情況并采取相應(yīng)措施。（三）油卡掛失與補(bǔ)辦1.如發(fā)現(xiàn)油卡丟失或被盜用，駕駛員應(yīng)立即向行政部門報告，并辦理掛失手續(xù)。2.行政部門接到掛失報告后，應(yīng)及時與合作加油站聯(lián)系，凍結(jié)油卡賬戶，防止損失擴(kuò)大。3.掛失后，駕駛員需填寫《機(jī)動油卡掛失補(bǔ)辦申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門。4.行政部門審核通過后，辦理油卡補(bǔ)辦手續(xù)，并將新卡發(fā)放給駕駛員。五、油卡的結(jié)算與報銷（一）油卡結(jié)算1.加油站應(yīng)定期與公司進(jìn)行油卡結(jié)算，提供加油明細(xì)清單及發(fā)票。2.行政部門收到加油明細(xì)清單及發(fā)票后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保金額準(zhǔn)確無誤。3.核對無誤后，行政部門將加油明細(xì)清單及發(fā)票提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行結(jié)算。（二）油卡報銷1.駕駛員根據(jù)油卡使用臺賬及加油憑證，填寫《機(jī)動油卡報銷申請表》，詳細(xì)注明加油日期、加油站名稱、加油金額等信息。2.《機(jī)動油卡報銷申請表》需由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并提交至財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度及油卡使用情況，對報銷申請進(jìn)行審核。審核通過后，予以報銷。六、油卡的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司行政部門負(fù)責(zé)對油卡使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期抽查油卡使用臺賬及加油憑證，確保油卡使用合規(guī)。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對油卡資金使用情況進(jìn)行監(jiān)督，審核油卡報銷申請，防止資金浪費(fèi)及違規(guī)支出。3.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對本部門油卡使用情況的管理，督促駕駛員規(guī)范使用油卡。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)定期接受上級主管部門及相關(guān)審計(jì)部門的監(jiān)督檢查，積極配合做好油卡管理的各項(xiàng)工作。2.如發(fā)現(xiàn)油卡管理存在問題，應(yīng)及時整改，并將整改情況向上級主管部門報告。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用油卡或超出審批額度使用油卡的。2.將油卡轉(zhuǎn)借他人或用于其他非公司車輛加油的。3.偽造加油記錄或提供虛假加油憑證騙取報銷的。4.因保管不善導(dǎo)致油卡丟失或被盜用，造成公司經(jīng)濟(jì)損失的。（二）違規(guī)處理措施1.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于警告、罰款、停職檢查等。2.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，違規(guī)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.如違規(guī)行為涉嫌違法犯罪，公司將依法移送司法機(jī)關(guān)處理。八、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司行政部門負(fù)責(zé)解釋。（二）修訂與廢止本辦法將根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司實(shí)際情況進(jìn)行適時修訂。如有廢止情況，將另行通