機動油卡管理辦法一、總則（一）目的為加強公司機動油卡的管理，規(guī)范油卡使用行為，確保油卡使用安全、合理、高效，降低公司運營成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有配備機動車輛并使用油卡加油的部門和人員。（三）管理原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保油卡管理合法合規(guī)。2.安全性原則：保障油卡信息安全，防止油卡被盜用、冒用等情況發(fā)生。3.合理性原則：根據(jù)車輛實際使用情況，合理分配油卡額度，避免浪費。4.責任明確原則：明確各部門及人員在油卡管理中的職責，做到責任到人。二、油卡的申請與審批（一）油卡申請1.各部門因工作需要使用機動油卡時，應(yīng)填寫《機動油卡申請表》，詳細注明申請油卡的車輛車牌號、預(yù)計月用油量、申請油卡額度等信息。2.申請表需由部門負責人簽字確認，并提交至公司行政部門。（二）油卡審批1.行政部門收到《機動油卡申請表》后，應(yīng)進行初步審核，核實車輛信息及申請額度的合理性。2.審核通過后，將申請表提交至公司財務(wù)部門進行資金預(yù)算審核。3.財務(wù)部門根據(jù)公司資金狀況及車輛用油預(yù)算，對申請額度進行審批。審批通過后，申請表返回行政部門。4.行政部門根據(jù)審批結(jié)果，統(tǒng)一辦理油卡申請手續(xù)，確保油卡信息與申請表一致。三、油卡的發(fā)放與領(lǐng)取（一）油卡發(fā)放1.行政部門在完成油卡申請手續(xù)后，應(yīng)及時與合作加油站聯(lián)系，辦理油卡開戶及充值業(yè)務(wù)。2.油卡充值金額應(yīng)根據(jù)審批后的額度進行操作，確保資金使用合理。3.油卡開戶信息應(yīng)準確無誤，包括公司名稱、車輛車牌號、聯(lián)系人及聯(lián)系電話等。（二）油卡領(lǐng)取1.油卡辦理完成后，行政部門應(yīng)及時通知申請部門領(lǐng)取油卡。2.領(lǐng)取油卡時，領(lǐng)取人需在《機動油卡領(lǐng)取登記表》上簽字確認，注明領(lǐng)取日期、油卡卡號等信息。3.行政部門應(yīng)留存領(lǐng)取登記表及相關(guān)憑證，以備查詢。四、油卡的使用管理（一）油卡使用規(guī)定1.油卡僅限公司指定的機動車輛使用，嚴禁轉(zhuǎn)借他人或用于其他非公司車輛加油。2.加油時，駕駛員應(yīng)主動出示油卡，并配合加油站工作人員進行操作。3.如遇油卡故障或其他問題無法正常加油時，駕駛員應(yīng)及時與行政部門聯(lián)系，以便協(xié)調(diào)解決。4.加油后，駕駛員應(yīng)仔細核對加油金額、加油量等信息，并在加油站提供的加油憑證上簽字確認。（二）油卡使用記錄1.駕駛員應(yīng)建立油卡使用臺賬，詳細記錄每次加油的日期、時間、加油站名稱、加油金額、加油量等信息。2.油卡使用臺賬應(yīng)定期與行政部門及財務(wù)部門進行核對，確保記錄準確無誤。3.行政部門應(yīng)定期對油卡使用情況進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)異常情況并采取相應(yīng)措施。（三）油卡掛失與補辦1.如發(fā)現(xiàn)油卡丟失或被盜用，駕駛員應(yīng)立即向行政部門報告，并辦理掛失手續(xù)。2.行政部門接到掛失報告后，應(yīng)及時與合作加油站聯(lián)系，凍結(jié)油卡賬戶，防止損失擴大。3.掛失后，駕駛員需填寫《機動油卡掛失補辦申請表》，經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至行政部門。4.行政部門審核通過后，辦理油卡補辦手續(xù)，并將新卡發(fā)放給駕駛員。五、油卡的結(jié)算與報銷（一）油卡結(jié)算1.加油站應(yīng)定期與公司進行油卡結(jié)算，提供加油明細清單及發(fā)票。2.行政部門收到加油明細清單及發(fā)票后，應(yīng)進行認真核對，確保金額準確無誤。3.核對無誤后，行政部門將加油明細清單及發(fā)票提交至財務(wù)部門進行結(jié)算。（二）油卡報銷1.駕駛員根據(jù)油卡使用臺賬及加油憑證，填寫《機動油卡報銷申請表》，詳細注明加油日期、加油站名稱、加油金額等信息。2.《機動油卡報銷申請表》需由部門負責人簽字確認，并提交至財務(wù)部門。3.財務(wù)部門根據(jù)公司財務(wù)制度及油卡使用情況，對報銷申請進行審核。審核通過后，予以報銷。六、油卡的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司行政部門負責對油卡使用情況進行日常監(jiān)督檢查，定期抽查油卡使用臺賬及加油憑證，確保油卡使用合規(guī)。2.財務(wù)部門負責對油卡資金使用情況進行監(jiān)督，審核油卡報銷申請，防止資金浪費及違規(guī)支出。3.各部門負責人應(yīng)加強對本部門油卡使用情況的管理，督促駕駛員規(guī)范使用油卡。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)定期接受上級主管部門及相關(guān)審計部門的監(jiān)督檢查，積極配合做好油卡管理的各項工作。2.如發(fā)現(xiàn)油卡管理存在問題，應(yīng)及時整改，并將整改情況向上級主管部門報告。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準擅自使用油卡或超出審批額度使用油卡的。2.將油卡轉(zhuǎn)借他人或用于其他非公司車輛加油的。3.偽造加油記錄或提供虛假加油憑證騙取報銷的。4.因保管不善導致油卡丟失或被盜用，造成公司經(jīng)濟損失的。（二）違規(guī)處理措施1.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于警告、罰款、停職檢查等。2.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，違規(guī)責任人應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。3.如違規(guī)行為涉嫌違法犯罪，公司將依法移送司法機關(guān)處理。八、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司行政部門負責解釋。（二）修訂與廢止本辦法將根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司實際情況進行適時修訂。如有廢止情況，將另行通