治安檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織治安檔案管理，規(guī)范治安檔案的收集、整理、保管、利用等工作，維護(hù)公司/組織的安全穩(wěn)定，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)治安檔案的管理工作，包括但不限于治安事件記錄、安全檢查資料、人員背景審查材料、安保設(shè)施設(shè)備檔案等與治安管理相關(guān)的各類文件和資料。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：治安檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織治安管理工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集與治安管理有關(guān)的各種資料，保證檔案的完整性，避免遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對涉及公司/組織機(jī)密、敏感信息的治安檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對治安檔案進(jìn)行整理、分類、編號和存儲，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。二、治安檔案的分類與編號（一）分類1.治安事件類：包括各類治安案件、突發(fā)事件的詳細(xì)記錄，如事件發(fā)生時間、地點(diǎn)、經(jīng)過、處理結(jié)果等。2.安全檢查類：涵蓋公司/組織定期和不定期安全檢查的相關(guān)資料，如檢查計(jì)劃、檢查記錄、整改報(bào)告等。3.人員管理類：涉及公司/組織員工、外來人員的治安管理信息，如人員背景審查資料、出入登記記錄等。4.安保設(shè)施設(shè)備類：有關(guān)公司/組織安保設(shè)施設(shè)備的檔案，包括設(shè)備采購合同、維護(hù)保養(yǎng)記錄、使用說明書等。5.培訓(xùn)教育類：記錄公司/組織開展的治安管理培訓(xùn)、安全教育活動的相關(guān)資料，如培訓(xùn)計(jì)劃、教材、考核記錄等。（二）編號為便于治安檔案的管理和查詢，對每類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號采用[具體編號規(guī)則]，例如：1.治安事件類：以“ZAJ”開頭，后面依次為年份、月份、事件序號，如“ZAJ202305001”表示2023年5月發(fā)生的第1起治安事件檔案。2.安全檢查類：編號為“AJC”加上年份、檢查批次序號，如“AJC202303”表示2023年第3次安全檢查檔案。3.人員管理類：按照“RYGL”加上人員類別代碼（如員工用“YG”表示，外來人員用“WL”表示）、年份、人員序號進(jìn)行編號，如“RYGLYG2023005”表示2023年公司第5名員工的人員管理檔案。4.安保設(shè)施設(shè)備類：以“ABSS”開頭，接著是設(shè)施設(shè)備類別代碼（如監(jiān)控設(shè)備用“JK”表示，門禁系統(tǒng)用“MJ”表示）、年份、設(shè)備序號，如“ABSSJK2023008”表示2023年公司第8套監(jiān)控設(shè)備的檔案。5.培訓(xùn)教育類：編號為“PXJY”加上年份、培訓(xùn)活動序號，如“PXJY202306”表示2023年第6次培訓(xùn)教育活動檔案。三、治安檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門治安檔案資料的收集工作，確保資料的及時、準(zhǔn)確和完整。2.對于治安事件類檔案，在事件發(fā)生后，相關(guān)責(zé)任部門應(yīng)立即進(jìn)行記錄，并在規(guī)定時間內(nèi)將詳細(xì)資料提交至治安檔案管理部門。3.安全檢查類檔案由檢查人員按照檢查計(jì)劃認(rèn)真填寫檢查記錄，檢查結(jié)束后及時整理歸檔。整改報(bào)告應(yīng)在規(guī)定的整改期限結(jié)束后提交。4.人員管理類檔案中的背景審查資料由人力資源部門負(fù)責(zé)收集，出入登記記錄由安保部門負(fù)責(zé)整理。5.安保設(shè)施設(shè)備類檔案由設(shè)備管理部門或使用部門在設(shè)備采購、安裝、維護(hù)、報(bào)廢等環(huán)節(jié)及時收集相關(guān)資料，并移交治安檔案管理部門。6.培訓(xùn)教育類檔案由培訓(xùn)組織部門在培訓(xùn)活動結(jié)束后，將培訓(xùn)計(jì)劃、教材、考核記錄等資料整理歸檔。（二）整理方法1.治安檔案管理部門收到各部門提交的檔案資料后，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步審核，對不符合要求的資料及時退回原部門補(bǔ)充完善。2.對審核通過的資料進(jìn)行整理，去除重復(fù)、無效的信息，確保每份檔案資料清晰、準(zhǔn)確。3.按照編號規(guī)則對整理好的檔案進(jìn)行編號，并編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、類別、題名、日期、保管期限等信息，以便于查詢和管理。4.將每份檔案資料按照順序排列，裝入檔案盒或文件夾，并在盒/夾封面注明檔案編號、類別、題名等信息。四、治安檔案的保管（一）保管場所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的治安檔案保管室，確保保管場所安全、干燥、通風(fēng)，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.保管室內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案存儲設(shè)備，如檔案柜、貨架等，并按照檔案類別和編號進(jìn)行合理擺放，便于查找和管理。（二）保管期限1.治安事件類檔案保管期限為[X]年，自事件處理完畢之日起計(jì)算。2.安全檢查類檔案保管期限為[X]年，其中涉及重大安全隱患整改的檔案應(yīng)長期保存。3.人員管理類檔案中，員工背景審查資料保管期限為員工離職后[X]年；外來人員出入登記記錄保管期限為[X]年。4.安保設(shè)施設(shè)備類檔案保管期限為設(shè)備報(bào)廢后[X]年。5.培訓(xùn)教育類檔案保管期限為[X]年。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對治安檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或變質(zhì)等情況，應(yīng)及時報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。2.對超過保管期限的檔案，應(yīng)按照公司/組織檔案銷毀規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。銷毀前應(yīng)編制銷毀清單，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案保管室，確因工作需要查閱檔案的，必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。五、治安檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱治安檔案的，應(yīng)填寫《治安檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案類別和編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至治安檔案管理部門。2.治安檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并安排專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出保管室。3.涉及公司/組織機(jī)密、敏感信息的治安檔案，查閱權(quán)限僅限于公司/組織高層管理人員及相關(guān)保密工作需要的特定人員。查閱此類檔案需經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱治安檔案的，借閱人應(yīng)填寫《治安檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和治安檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照或泄露檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）出具證明公司/組織外部單位或個人因工作需要要求出具治安檔案相關(guān)證明的，應(yīng)提供合法有效的證明文件，并經(jīng)公司/組織相關(guān)部門審核同意后，由治安檔案管理部門按照規(guī)定程序出具證明。證明內(nèi)容應(yīng)客觀、準(zhǔn)確，不得擅自擴(kuò)大或縮小檔案記載范圍。六、治安檔案的信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)1.公司/組織應(yīng)建立治安檔案電子管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描錄入，實(shí)現(xiàn)治安檔案的信息化存儲和管理。2.電子檔案系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，方便檔案管理人員和相關(guān)部門人員使用。（二）數(shù)據(jù)備份與安全1.定期對電子檔案系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。2.加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。（三）與紙質(zhì)檔案的一致性電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容保持一致，檔案管理人員在進(jìn)行檔案錄入和更新時，應(yīng)認(rèn)真核對紙質(zhì)檔案信息，確保電子檔案的準(zhǔn)確性。同時，應(yīng)建立紙質(zhì)檔案與電子檔案的對應(yīng)關(guān)系，便于查詢和管理。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織應(yīng)定期對治安檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定。2.治安檔案管理部門應(yīng)配合公司/組織內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)檔案資料和情況說明。（二）考核機(jī)制1.建立治安檔案管理工作考核機(jī)制，將檔案管理工作納入各部門績效考核體系。對在治安檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人給予表彰和獎勵；對違反本