文書部門管理辦法一、總則（一）目的為加強公司文書部門的管理，規(guī)范文書處理流程，提高工作效率和質(zhì)量，確保公司各項工作的順利開展，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在文書處理工作中的行為規(guī)范和管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：文書處理應(yīng)嚴格遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的相關(guān)規(guī)定，確保文書內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時高效原則：文書的傳遞、辦理應(yīng)及時、迅速，避免積壓延誤，以最快的速度滿足工作需要。3.安全保密原則：文書部門應(yīng)高度重視文書的安全保密工作，采取有效措施防止文書的丟失、泄露和損壞。4.精簡實用原則：文書的撰寫和處理應(yīng)簡潔明了，注重實用性，避免冗長繁瑣，確保信息傳遞準(zhǔn)確有效。二、文書分類與編號（一）文書分類1.行政公文：包括公司發(fā)布的決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函等。2.業(yè)務(wù)文件：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的各類合同、協(xié)議、項目文檔、技術(shù)資料等。3.內(nèi)部資料：公司內(nèi)部的規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)、簡報等。4.外來文件：上級單位、政府部門、合作伙伴等發(fā)來的各類文件、信函等。（二）編號規(guī)則1.行政公文編號：采用“年份+序號”的格式，如“[20XX]XX號”，其中年份為公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字，序號為該年份內(nèi)公文的流水號。2.業(yè)務(wù)文件編號：根據(jù)業(yè)務(wù)類型進行分類編號，如合同編號為“HT[年份][序號]”，項目文檔編號為“XM[年份][序號]”等，具體編號規(guī)則由各業(yè)務(wù)部門根據(jù)實際情況制定，并報文書部門備案。3.內(nèi)部資料編號：按照資料類別進行編號，如規(guī)章制度編號為“ZD[年份][序號]”，會議紀(jì)要編號為“JY[年份][序號]”等，編號規(guī)則由文書部門統(tǒng)一制定。4.外來文件編號：在收到外來文件時，由文書部門按照文件來源和類別進行編號登記，編號格式為“WL[年份][序號]”，以便于查詢和管理。三、文書起草與審核（一）起草要求1.內(nèi)容要求：文書起草應(yīng)主題明確、觀點清晰、邏輯嚴謹、內(nèi)容完整。涉及重要事項和決策的文書，應(yīng)進行充分的調(diào)查研究和論證分析，確保文書內(nèi)容的科學(xué)性和可行性。2.格式要求：嚴格按照公司規(guī)定的文書格式進行起草，包括標(biāo)題、主送單位、正文、附件、落款、日期等要素齊全，排版規(guī)范整齊。3.語言要求：語言表達應(yīng)準(zhǔn)確、簡潔、通順，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯和句子結(jié)構(gòu)。對于專業(yè)性較強的文書，應(yīng)使用規(guī)范的專業(yè)術(shù)語。（二）審核流程1.部門初審：文書起草完成后，由起草部門負責(zé)人進行初審，重點審核文書內(nèi)容是否符合本部門工作實際和相關(guān)政策法規(guī)要求，格式是否規(guī)范，語言是否準(zhǔn)確等。初審?fù)ㄟ^后，在文書上簽署意見并提交至文書部門。2.文書部門審核：文書部門收到起草部門提交的文書后，進行全面審核。審核內(nèi)容包括文書的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性、完整性以及格式的規(guī)范性等。對于涉及多個部門或重要事項的文書，文書部門應(yīng)組織相關(guān)部門進行會審。審核通過后，文書部門負責(zé)人簽署意見。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)文書部門審核通過的文書，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)進行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認真審查文書內(nèi)容，根據(jù)公司整體工作安排和實際情況做出審批意見。審批通過后，在文書上簽署意見。4.主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)：對于涉及公司重大決策、重要事項或需要公司發(fā)布的正式文件，需經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)和實際情況，對文書進行最終審定并簽發(fā)。四、文書收發(fā)與登記（一）收文管理1.簽收：文書部門收到外來文件后，應(yīng)及時進行簽收。簽收時要認真核對文件的數(shù)量、名稱、文號、密級等信息，確保文件完整無誤。對于急件、密件等特殊文件，應(yīng)優(yōu)先處理。2.登記：簽收后的文件應(yīng)立即進行登記，登記內(nèi)容包括文件編號、來文單位、文號、標(biāo)題、密級、份數(shù)、日期、收文時間等。登記應(yīng)準(zhǔn)確、詳細，以便于查詢和管理。3.分發(fā)：根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，文書部門將收文及時分發(fā)給相關(guān)部門或人員。分發(fā)時應(yīng)填寫文件傳閱單，注明文件名稱、傳閱范圍、傳閱時間等信息，并要求收件人簽字確認。對于重要文件，應(yīng)進行跟蹤催辦，確保文件及時得到處理。（二）發(fā)文管理1.擬稿：各部門根據(jù)工作需要起草發(fā)文文稿，按照前文所述的起草要求進行撰寫，并經(jīng)本部門負責(zé)人初審后提交至文書部門。2.審核：文書部門對發(fā)文文稿進行審核，審核通過后提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.編號：經(jīng)審批通過的發(fā)文文稿，由文書部門按照編號規(guī)則進行編號。4.印制：文書部門根據(jù)編號后的文稿進行印制，印制過程中要確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容清晰、印刷質(zhì)量良好。對于重要文件或有特殊要求的文件，應(yīng)進行校對審核，確保無誤后再行印制。5.蓋章：文件印制完成后，按照公司印章管理規(guī)定進行蓋章。蓋章應(yīng)清晰、端正，位置準(zhǔn)確無誤。6.分發(fā)：文書部門將蓋好章的文件分發(fā)給相關(guān)部門或人員，并要求收件人簽字確認。對于需要存檔的文件，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進行整理歸檔。五、文書傳閱與辦理（一）傳閱管理1.文書部門應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)批示，確定文件的傳閱范圍。傳閱范圍應(yīng)明確、合理，避免文件在不必要的人員中傳閱。2.傳閱文件時，應(yīng)填寫文件傳閱單，注明文件名稱、傳閱人姓名、傳閱時間等信息。傳閱人應(yīng)在傳閱單上簽字確認，表明已閱讀文件。3.文書部門應(yīng)及時跟蹤文件的傳閱情況，對于傳閱時間較長的文件，應(yīng)進行催辦，確保文件不積壓、不延誤。4.傳閱完畢的文件，應(yīng)由文書部門及時收回，進行整理歸檔。（二）辦理管理1.承辦部門或人員收到需要辦理的文件后，應(yīng)按照文件要求和領(lǐng)導(dǎo)批示及時進行辦理。辦理過程中要認真負責(zé)，確保辦理結(jié)果符合要求。2.對于需要回復(fù)的文件，承辦部門或人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)撰寫回復(fù)文稿，并按照發(fā)文流程進行審核、編號、印制、蓋章后回復(fù)給來文單位。3.文書部門應(yīng)定期對文件的辦理情況進行檢查和督促，對于辦理不及時或辦理結(jié)果不符合要求的，應(yīng)及時向承辦部門或人員提出整改意見。六、文書歸檔與保管（一）歸檔范圍1.公司內(nèi)部形成的各類行政公文、業(yè)務(wù)文件、內(nèi)部資料等。2.上級單位、政府部門、合作伙伴等發(fā)來的與公司相關(guān)的重要文件。3.公司在各類會議、活動中形成的重要記錄、資料等。4.其他具有保存價值的文件材料。（二）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，內(nèi)容真實準(zhǔn)確，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.歸檔文件應(yīng)按照分類編號順序進行整理，同一類別的文件應(yīng)集中存放，便于查找和利用。3.歸檔文件應(yīng)編制詳細的目錄，目錄內(nèi)容包括文件編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便于檢索和管理。4.對于電子文件，應(yīng)按照公司電子檔案管理規(guī)定進行整理歸檔，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）保管期限1.永久保管：涉及公司重大決策、重要歷史事件、核心技術(shù)資料等具有長期保存價值的文件。2.定期保管：根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度，分別確定保管期限為3年、5年、10年等。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價值的文件，可按照規(guī)定進行銷毀。（四）保管措施1.設(shè)立專門的文書檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和整理，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。3.嚴格控制檔案的查閱和借閱，查閱和借閱檔案應(yīng)履行審批手續(xù)，填寫檔案查閱（借閱）登記表，注明查閱（借閱）人姓名、單位、查閱（借閱）時間、查閱（借閱）內(nèi)容等信息。查閱和借閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印檔案資料。七、文書保密與銷毀（一）保密管理1.文書部門應(yīng)加強對文書的保密管理，明確保密責(zé)任，確保文書在處理過程中的安全保密。2.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息等敏感內(nèi)容的文書，應(yīng)嚴格按照公司保密制度進行管理，采取加密存儲、專人保管、限制訪問等措施，防止信息泄露。3.在文書起草、審核、印制、傳遞、使用、保管等各個環(huán)節(jié)，工作人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得私自將文書內(nèi)容透露給無關(guān)人員。4.對于因工作需要知悉公司機密文書的人員，應(yīng)與其簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責(zé)任。（二）銷毀管理1.對于保管期限屆滿或已失去保存價值的文書，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。銷毀前，應(yīng)由檔案管理人員會同相關(guān)部門對擬銷毀的文書進行鑒定，編制銷毀清單。2.銷毀清單應(yīng)包括文件編號、名稱、日期、數(shù)量等信息，并由鑒定人員和檔案管理