文件管控管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件的有效管控，確保文件的編制、審批、發(fā)布、使用、修訂、廢止等環(huán)節(jié)規(guī)范有序，保障公司各項(xiàng)工作依據(jù)準(zhǔn)確、有效、現(xiàn)行的文件開(kāi)展，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有部門(mén)及各類(lèi)文件，包括但不限于管理文件、技術(shù)文件、作業(yè)文件、外來(lái)文件等。（三）職責(zé)分工1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)文件管控工作的歸口管理，制定和完善文件管控相關(guān)制度和流程。負(fù)責(zé)文件的統(tǒng)一編號(hào)、格式規(guī)范、印刷、發(fā)放、回收、歸檔等工作。定期對(duì)公司文件進(jìn)行清查和整理，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.文件編制部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)職責(zé)范圍內(nèi)文件的起草、修訂、審核等工作，確保文件內(nèi)容符合公司實(shí)際情況和相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。配合行政部門(mén)做好文件的發(fā)放、回收、歸檔等工作，及時(shí)更新本部門(mén)文件清單。3.文件審批部門(mén)按照公司規(guī)定的審批流程，對(duì)文件進(jìn)行嚴(yán)格審批，確保文件的合規(guī)性和有效性。對(duì)審批通過(guò)的文件負(fù)責(zé)，如因?qū)徟划?dāng)導(dǎo)致的問(wèn)題承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.文件使用部門(mén)負(fù)責(zé)正確使用和妥善保管本部門(mén)接收的文件，確保文件不丟失、不損壞，并按照文件要求開(kāi)展工作。及時(shí)反饋文件在使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，配合相關(guān)部門(mén)進(jìn)行文件的修訂和完善。二、文件分類(lèi)與編號(hào)（一）文件分類(lèi)1.管理文件：包括公司各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法、通知等，用于規(guī)范公司內(nèi)部管理流程和各項(xiàng)工作秩序。2.技術(shù)文件：涵蓋產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)范等，為公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)制造提供技術(shù)支持。3.作業(yè)文件：如操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、質(zhì)量記錄等，指導(dǎo)員工具體操作行為，確保工作質(zhì)量和效率。4.外來(lái)文件：指來(lái)自公司外部的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、客戶(hù)要求、供應(yīng)商文件等，公司需遵照?qǐng)?zhí)行或作為工作參考依據(jù)。（二）文件編號(hào)1.文件編號(hào)采用統(tǒng)一格式，由公司代碼、文件類(lèi)別代碼、年份代碼、順序號(hào)組成。具體如下：公司代碼：[公司簡(jiǎn)稱(chēng)大寫(xiě)首字母縮寫(xiě)]，如[公司名稱(chēng)首字母縮寫(xiě)為ABC，則公司代碼為ABC]。文件類(lèi)別代碼：根據(jù)文件分類(lèi)，分別用不同字母表示，如管理文件用“GL”表示，技術(shù)文件用“JS”表示，作業(yè)文件用“ZY”表示，外來(lái)文件用“WL”表示。年份代碼：取公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字，如2023年表示為“23”。順序號(hào)：從001開(kāi)始依次編排，位數(shù)根據(jù)文件數(shù)量確定。2.示例：ABCGL23001，表示公司[ABC]的2023年第1號(hào)管理文件。三、文件編制與審批（一）編制要求1.文件編制應(yīng)遵循“準(zhǔn)確、完整、清晰、實(shí)用”的原則，確保文件內(nèi)容能夠準(zhǔn)確傳達(dá)信息，涵蓋工作所需的各個(gè)環(huán)節(jié)和要素，語(yǔ)言表達(dá)清晰易懂，便于員工理解和執(zhí)行。2.編制人員應(yīng)充分收集相關(guān)資料，進(jìn)行深入調(diào)研和分析，結(jié)合公司實(shí)際情況，確保文件具有可操作性和前瞻性。3.文件內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的各項(xiàng)政策方針，不得與之相抵觸。（二）審批流程1.作業(yè)文件：由文件編制部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.管理文件和技術(shù)文件：文件編制部門(mén)起草后，先由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，然后提交公司相關(guān)職能部門(mén)會(huì)簽，最后由公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。3.外來(lái)文件：由文件接收部門(mén)進(jìn)行初步識(shí)別和登記，提交公司相關(guān)職能部門(mén)審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可作為公司內(nèi)部執(zhí)行文件。4.審批人應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，提出明確的審批意見(jiàn)。對(duì)于不符合要求的文件，應(yīng)退回編制部門(mén)修改完善后重新審批。四、文件發(fā)布（一）發(fā)布形式1.文件經(jīng)審批通過(guò)后，由行政部門(mén)統(tǒng)一發(fā)布。發(fā)布形式包括紙質(zhì)文件和電子文件兩種，優(yōu)先采用電子文件形式發(fā)布，以提高文件傳遞效率和查閱便利性。2.紙質(zhì)文件應(yīng)按照規(guī)定格式進(jìn)行排版、印刷，確保文件質(zhì)量清晰、規(guī)范。電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的文件服務(wù)器或共享文件夾中，并按照文件分類(lèi)進(jìn)行目錄管理，方便員工檢索和下載。（二）發(fā)放范圍1.根據(jù)文件的性質(zhì)和使用范圍，確定文件的發(fā)放對(duì)象和發(fā)放份數(shù)。發(fā)放對(duì)象應(yīng)包括文件執(zhí)行涉及的相關(guān)部門(mén)和人員。2.行政部門(mén)負(fù)責(zé)建立文件發(fā)放臺(tái)賬，記錄文件名稱(chēng)、編號(hào)、發(fā)放日期、發(fā)放對(duì)象、發(fā)放份數(shù)等信息，確保文件發(fā)放的準(zhǔn)確性和可追溯性。五、文件使用與保管（一）使用要求1.文件使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)將接收的文件傳達(dá)給相關(guān)員工，并組織員工進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，確保員工熟悉文件內(nèi)容和要求。2.員工在工作中應(yīng)嚴(yán)格按照文件規(guī)定執(zhí)行，不得擅自修改、刪減或違反文件要求。如發(fā)現(xiàn)文件存在問(wèn)題或與實(shí)際工作不符，應(yīng)及時(shí)向文件編制部門(mén)或行政部門(mén)反饋。3.文件使用過(guò)程中，如需引用文件內(nèi)容，應(yīng)注明文件名稱(chēng)、編號(hào)和版本號(hào)，確保引用的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。（二）保管要求1.文件使用部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件的保管工作，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的文件柜或文件夾，對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)存放，確保文件存放有序、易于查找。2.對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)注意防潮、防火、防蟲(chóng)、防盜，定期對(duì)文件進(jìn)行整理和清掃，防止文件損壞或丟失。對(duì)于電子文件，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失，并設(shè)置相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，確保文件安全。3.文件保管人員應(yīng)定期對(duì)文件進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)文件數(shù)量和完整性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行處理。六、文件修訂與廢止（一）修訂時(shí)機(jī)1.當(dāng)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化，公司組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、產(chǎn)品或服務(wù)發(fā)生重大調(diào)整，文件內(nèi)容存在錯(cuò)誤、漏洞或與實(shí)際工作不符時(shí)，應(yīng)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行修訂。2.文件使用部門(mén)或員工在工作中發(fā)現(xiàn)文件問(wèn)題時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《文件修訂申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明修訂原因和內(nèi)容，提交文件編制部門(mén)。（二）修訂流程1.文件編制部門(mén)收到《文件修訂申請(qǐng)表》后，對(duì)修訂內(nèi)容進(jìn)行審核和評(píng)估，確定是否需要修訂以及修訂的范圍和程度。2.如需修訂，編制部門(mén)按照文件編制要求進(jìn)行修訂，并重新履行審批流程。審批通過(guò)后，由行政部門(mén)按照文件發(fā)布流程進(jìn)行發(fā)布和更新。3.行政部門(mén)負(fù)責(zé)及時(shí)更新文件發(fā)放臺(tái)賬和文件清單，確保所有相關(guān)部門(mén)和人員獲取到最新版本的文件。（三）廢止規(guī)定1.當(dāng)文件不再適用或已被新文件替代時(shí)，由文件編制部門(mén)填寫(xiě)《文件廢止申請(qǐng)表》，說(shuō)明廢止原因，提交行政部門(mén)審核。2.行政部門(mén)審核通過(guò)后，發(fā)布文件廢止通知，明確廢止文件的名稱(chēng)、編號(hào)和廢止日期。3.被廢止的文件應(yīng)及時(shí)從文件發(fā)放臺(tái)賬和文件清單中刪除，并收回已發(fā)放的紙質(zhì)文件，進(jìn)行統(tǒng)一銷(xiāo)毀或妥善保管，防止文件內(nèi)容泄露。七、文件歸檔與查閱（一）歸檔要求1.文件辦理完畢后，文件使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)將文件整理齊全，按照公司檔案管理規(guī)定的要求進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)，移交行政部門(mén)歸檔。2.歸檔文件應(yīng)確保內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全，電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，并存儲(chǔ)在規(guī)定的存儲(chǔ)介質(zhì)上。3.行政部門(mén)應(yīng)按照檔案管理規(guī)范，對(duì)歸檔文件進(jìn)行整理、編目、裝訂，建立檔案檢索系統(tǒng)，便于文件的查閱和利用。（二）查閱流程1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱文件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的等信息，提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，申請(qǐng)人持申請(qǐng)表到行政部門(mén)查閱文件。行政部門(mén)檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄，記錄查閱日期、查閱人、查閱文件名稱(chēng)及編號(hào)等信息。3.查閱文件時(shí)，檔案管理人員應(yīng)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保文件不被損壞、涂改或帶出檔案室。如需復(fù)印文件，應(yīng)經(jīng)行政