紙質(zhì)資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司紙質(zhì)資料的規(guī)范化管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高資料的利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工在工作過程中產(chǎn)生、使用、保管和流轉(zhuǎn)的各類紙質(zhì)資料。（三）基本原則1.集中管理原則：公司設(shè)立專門的資料管理部門或崗位，對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。2.分類分級(jí)原則：根據(jù)資料的性質(zhì)、用途、重要程度等進(jìn)行分類分級(jí)，便于管理和查找。3.安全保密原則：確保資料的安全，防止資料泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生，對(duì)涉及公司機(jī)密的資料要嚴(yán)格保密。4.便捷高效原則：在保證資料安全和質(zhì)量的前提下，簡化管理流程，提高資料的利用效率，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。二、資料分類與編號(hào)（一）資料分類1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)文件類：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文檔、業(yè)務(wù)報(bào)表、技術(shù)資料等。3.財(cái)務(wù)文件類：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.人事文件類：員工檔案、勞動(dòng)合同、考勤記錄、培訓(xùn)資料、績效考核文件等。5.其他文件類：不屬于上述分類的其他紙質(zhì)資料，如會(huì)議紀(jì)要、宣傳資料、客戶資料等。（二）編號(hào)規(guī)則1.資料編號(hào)采用[年份][部門代碼][流水號(hào)]的格式。2.年份：用四位數(shù)字表示資料產(chǎn)生的年份。3.部門代碼：根據(jù)公司內(nèi)部部門設(shè)置，為每個(gè)部門分配一個(gè)兩位數(shù)字的代碼，具體代碼表見附件。4.流水號(hào)：按照資料產(chǎn)生的順序，為每份資料分配一個(gè)四位數(shù)字的流水號(hào)。例如，2023年行政部產(chǎn)生的第12份文件，編號(hào)為2023010012。三、資料收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門紙質(zhì)資料的收集工作，確保資料的及時(shí)、完整收集。2.資料收集人員應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和要求，對(duì)收集到的資料進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無效的資料。3.對(duì)于外來文件，如政府部門文件、合作單位文件等，應(yīng)及時(shí)登記并移交資料管理部門。（二）整理方法1.按照資料分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類。2.對(duì)每一類資料，按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，并在資料首頁右上角加蓋編號(hào)章。3.對(duì)資料進(jìn)行排序，確保資料的順序與編號(hào)一致。4.編制資料目錄，目錄應(yīng)包括資料編號(hào)、名稱、日期、來源等信息，并裝訂在資料前面。四、資料歸檔（一）歸檔期限1.各部門應(yīng)在資料形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的資料移交資料管理部門歸檔。2.對(duì)于重要緊急的資料，應(yīng)及時(shí)移交歸檔。（二）歸檔流程1.資料管理部門收到各部門移交的資料后，應(yīng)進(jìn)行核對(duì)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.核對(duì)無誤后，資料管理部門按照檔案管理的要求，將資料裝入檔案盒或檔案袋，并在檔案盒或檔案袋上標(biāo)明資料編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。3.將歸檔后的資料按照類別和保管期限，存放在指定的檔案庫房或檔案柜中，并建立檔案臺(tái)賬，記錄檔案的出入庫情況。五、資料保管（一）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門等。（二）保管期限1.公司紙質(zhì)資料的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的資料包括公司章程、股東會(huì)議記錄、董事會(huì)決議、年度財(cái)務(wù)報(bào)告等。3.長期保管的資料包括重要業(yè)務(wù)合同、項(xiàng)目文檔、人事檔案等，保管期限為[X]年。4.短期保管的資料包括一般性業(yè)務(wù)文件、日常辦公文件等，保管期限為[X]年。（三）定期盤點(diǎn)1.資料管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次局部盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)時(shí)應(yīng)核對(duì)檔案的數(shù)量、編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，確保賬實(shí)相符。3.對(duì)于盤盈、盤虧的檔案，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。六、資料借閱與使用（一）借閱申請(qǐng)1.因工作需要借閱紙質(zhì)資料的，應(yīng)填寫《紙質(zhì)資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料的編號(hào)、名稱、借閱目的、借閱期限等信息。2.《紙質(zhì)資料借閱申請(qǐng)表》應(yīng)由借閱人所在部門負(fù)責(zé)人簽字審批，涉及公司機(jī)密的資料還需經(jīng)公司保密管理部門審批。（二）借閱審批1.資料管理部門收到《紙質(zhì)資料借閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行審核，對(duì)符合借閱條件的申請(qǐng)予以批準(zhǔn)，并在申請(qǐng)表上加蓋“同意借閱”章。2.對(duì)于不符合借閱條件的申請(qǐng)，資料管理部門應(yīng)向借閱人說明原因，并拒絕借閱。（三）借閱期限1.紙質(zhì)資料的借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.對(duì)于重要緊急的資料，借閱期限應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要確定，但最長不超過[X]個(gè)工作日。（四）借閱歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借資料，如需延期歸還，應(yīng)提前向資料管理部門申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)。2.借閱人歸還資料時(shí)，資料管理部門應(yīng)進(jìn)行核對(duì)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（五）使用要求1.借閱人應(yīng)妥善保管所借資料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄、傳播資料內(nèi)容。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的資料，借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得泄露資料內(nèi)容。3.借閱人使用完資料后，應(yīng)及時(shí)將資料歸還資料管理部門，不得在辦公場所以外的地方存放資料。七、資料銷毀（一）銷毀范圍1.已過保管期限且無保存價(jià)值的紙質(zhì)資料。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)合并等原因不再使用的紙質(zhì)資料。3.涉及公司機(jī)密的資料，在解密后且經(jīng)過審批同意銷毀的。（二）銷毀審批1.資料管理部門應(yīng)定期對(duì)擬銷毀的紙質(zhì)資料進(jìn)行清理，并編制《紙質(zhì)資料銷毀清單》，注明資料編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。2.《紙質(zhì)資料銷毀清單》應(yīng)由資料管理部門負(fù)責(zé)人簽字審核，涉及公司機(jī)密的資料還需經(jīng)公司保密管理部門審批。（三）銷毀方式1.對(duì)于一般紙質(zhì)資料，可以采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的資料，應(yīng)采用專業(yè)的銷毀設(shè)備進(jìn)行銷毀，確保資料內(nèi)容無法恢復(fù)。（四）銷毀記錄1.資料管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)紙質(zhì)資料的銷毀工作，并對(duì)銷毀過程進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、銷毀方式、銷毀資料清單等。2.銷毀記錄應(yīng)保存[X]年，以備查閱。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.公司設(shè)立資料管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)公司紙質(zhì)資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.資料管理監(jiān)督小組由公司辦公室、審計(jì)部門、保密管理部門等相關(guān)人員組成。（二）檢查內(nèi)容1.資料收集、整理、歸檔、保管、借閱、使用、銷毀等環(huán)節(jié)的工作是否符合本辦法的規(guī)定。2.資料管理部門的人員配備、設(shè)施設(shè)備、工作流程等是否滿足資料管理工作的需要。3.各部門對(duì)紙質(zhì)資料管理工作的執(zhí)行情況，是否存在違規(guī)行為。（三）檢查方式1.定期檢查：資料管理監(jiān)督小組每年至少進(jìn)行一次全面的紙質(zhì)資料管理工作檢查。2.不定期抽查：資料管理監(jiān)督小組根據(jù)工作需要，不定期對(duì)各部門的紙質(zhì)資料管理工作進(jìn)行抽查。（四）問題整改1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，資料管理監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)認(rèn)真分析問題原因，制定整改措施，并按時(shí)將整改情況反饋給資料管理監(jiān)督小組。3.資料管理監(jiān)督小組應(yīng)對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問題得到徹底