紙質公章管理辦法總則目的為加強公司紙質公章的管理，確保公章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的利益，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位紙質公章的刻制、啟用、保管、使用、更換、廢止等管理活動。定義本辦法所稱紙質公章是指公司以法定名稱刻制的，代表公司行使職權的各類印章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章等。管理原則1.嚴格審批原則：公章使用必須經過嚴格的審批流程，確保用章事項合法合規(guī)。2.專人保管原則：指定專人負責公章的保管，確保公章存放安全。3.登記備案原則：對公章的使用情況進行詳細登記備案，便于查詢和追溯。4.安全保密原則：加強公章管理過程中的安全保密措施，防止公章被盜用、冒用。公章的刻制與啟用刻制申請1.公司各部門因工作需要刻制公章，應填寫《公章刻制申請表》，詳細說明刻制公章的名稱、用途、數量等信息，并經部門負責人簽字確認后，報公司辦公室審核。2.公司辦公室對刻制申請進行審核，重點審查申請理由的合理性、必要性以及是否符合公司相關規(guī)定。審核通過后，報公司分管領導審批。3.經公司分管領導審批同意后，由公司辦公室統一安排刻制公章?？讨乒卤仨氝x擇具有公安機關指定資質的印章制作單位，確保公章的質量和安全性。啟用程序1.公章刻制完成后，公司辦公室應及時通知申請部門領取。領取時，雙方應辦理交接手續(xù)，填寫《公章交接登記表》，明確公章的名稱、數量、領取時間等信息，并由領取人和保管人簽字確認。2.新公章啟用前，公司辦公室應在公章上加蓋印模，并將印模留存?zhèn)浒?。同時，應將新公章啟用的相關信息在公司內部進行公布，告知全體員工。3.新公章啟用后，原公章如有廢止，應及時辦理廢止手續(xù)，并按照相關規(guī)定進行妥善處理。公章的保管保管人員1.公司公章由公司辦公室指定專人負責保管，保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，熟悉公章管理的相關規(guī)定。2.各部門因工作需要使用的專用公章，由各部門指定專人負責保管，并報公司辦公室備案。保管人員如有變動，應及時辦理交接手續(xù)。保管要求1.公章應存放在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設施。2.公章保管人員不得將公章轉借他人使用，不得擅自將公章帶出公司辦公區(qū)域。如因工作需要確需帶出公司的，必須經公司分管領導批準，并辦理相關手續(xù)。3.公章保管人員應定期對公章進行檢查，確保公章的完好無損。如發(fā)現公章有損壞或遺失，應及時報告公司辦公室，并采取相應的措施進行處理。公章的使用使用范圍1.公司公章的使用范圍應嚴格按照公司相關規(guī)定執(zhí)行，主要用于公司對外簽訂合同、協議、文件等重要事項。2.各部門專用公章的使用范圍應根據部門職責和工作需要確定，并報公司辦公室備案。專用公章不得用于與本部門職責無關的事項。使用流程1.用章申請人應填寫《公章使用申請表》，詳細說明用章事項的內容、用途、使用期限等信息，并經部門負責人簽字確認后，報公司辦公室審核。2.公司辦公室對用章申請進行審核，重點審查用章事項的合法性、真實性、必要性以及是否符合公司相關規(guī)定。審核通過后，報公司分管領導審批。3.經公司分管領導審批同意后，用章申請人方可到公章保管人員處辦理用章手續(xù)。用章時，公章保管人員應認真核對用章申請表與相關文件的一致性，確保用章內容準確無誤。4.用章完畢后，公章保管人員應在《公章使用登記表》上詳細記錄用章時間、用章事項、用章人等信息，并由用章人簽字確認。同時，應將用章申請表與相關文件一并存檔保管。特殊情況處理1.如遇緊急情況，無法事先辦理用章審批手續(xù)的，用章申請人應電話請示公司分管領導同意后，先行用章，并在事后及時補辦審批手續(xù)。2.對于涉及金額較大、風險較高的用章事項，公司辦公室應組織相關部門進行會審，確保用章決策的科學性和準確性。公章的更換與廢止更換1.因公章磨損、損壞或其他原因需要更換公章的，由公司辦公室填寫《公章更換申請表》，詳細說明更換原因、新公章的規(guī)格、樣式等信息，并經公司分管領導審批后，按照公章刻制與啟用的程序辦理更換手續(xù)。2.新公章啟用后，原公章應及時廢止，并按照相關規(guī)定進行妥善處理。廢止1.公章因機構變更、業(yè)務調整、名稱變更等原因不再使用的，由公司辦公室填寫《公章廢止申請表》，詳細說明廢止原因，并經公司分管領導審批后，辦理公章廢止手續(xù)。2.公章廢止后，公司辦公室應將廢止的公章及時收回，并在公司內部進行公布。同時，應將廢止公章的印模留存?zhèn)浒福詡洳殚啞?.廢止的公章應按照相關規(guī)定進行妥善處理，如銷毀、上繳等，防止公章被非法使用。監(jiān)督與檢查內部監(jiān)督1.公司辦公室負責對公司各部門紙質公章的管理情況進行定期檢查和不定期抽查，重點檢查公章的保管、使用、登記備案等情況。2.各部門應定期對本部門專用公章的管理情況進行自查，并將自查情況報公司辦公室。如發(fā)現問題，應及時整改，并將整改情況報告公司辦公室。外部監(jiān)督1.公司應積極配合上級主管部門、公安機關等相關部門對公章管理情況的監(jiān)督檢查，如實提供有關資料和信息。2.對于違反本辦法規(guī)定使用公章的行為，公司將依法追究相關人員的責任，并視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分；構成