行政訂票管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司行政訂票管理工作，提高訂票效率，確保訂票信息準(zhǔn)確無(wú)誤，保障員工出行需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工因公務(wù)出行的訂票相關(guān)事宜，包括但不限于飛機(jī)票、火車(chē)票、汽車(chē)票等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保訂票行為合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：訂票信息必須準(zhǔn)確無(wú)誤，包括姓名、身份證號(hào)、出行日期、車(chē)次/航班號(hào)等，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致的出行問(wèn)題。3.高效性原則：優(yōu)化訂票流程，提高訂票效率，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成訂票任務(wù)，滿(mǎn)足員工出行需求。4.成本控制原則：在滿(mǎn)足出行需求的前提下，合理選擇訂票渠道和方式，控制訂票成本。二、訂票流程（一）訂票申請(qǐng)1.員工因公務(wù)需要出行，應(yīng)提前填寫(xiě)《行政訂票申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明出行日期、出發(fā)地、目的地、出行人數(shù)、出行事由等信息。2.將填寫(xiě)完整的申請(qǐng)表提交至所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)訂票申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)出行必要性和合理性后簽字批準(zhǔn)。（二）訂票安排1.行政部門(mén)訂票專(zhuān)員收到經(jīng)審批的訂票申請(qǐng)表后，根據(jù)出行時(shí)間和需求，選擇合適的訂票渠道進(jìn)行訂票。2.優(yōu)先選擇公司與票務(wù)供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議的渠道訂票，以獲取更優(yōu)惠的價(jià)格和更好的服務(wù)。3.在訂票過(guò)程中，訂票專(zhuān)員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)訂票信息，確保與申請(qǐng)表一致。如發(fā)現(xiàn)信息有誤，應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)員工溝通更正。4.對(duì)于熱門(mén)線(xiàn)路或出行高峰期的訂票需求，訂票專(zhuān)員應(yīng)提前預(yù)訂，以確保能夠訂到合適的票。（三）票證獲取與交付1.成功訂到票后，訂票專(zhuān)員應(yīng)及時(shí)獲取票證。對(duì)于電子票，應(yīng)確保員工能夠順利獲取電子票信息；對(duì)于紙質(zhì)票，應(yīng)及時(shí)將票證交付給申請(qǐng)員工或按照員工指定的方式送達(dá)。2.在交付票證時(shí)，訂票專(zhuān)員應(yīng)與員工進(jìn)行票證信息的核對(duì)，確保員工收到的票證信息準(zhǔn)確無(wú)誤。同時(shí)，提醒員工妥善保管票證，避免遺失或損壞。3.如因特殊原因?qū)е缕弊C無(wú)法按時(shí)獲取或交付，訂票專(zhuān)員應(yīng)及時(shí)向申請(qǐng)員工說(shuō)明情況，并協(xié)助員工采取相應(yīng)的解決措施，如改簽、退票等。（四）退票與改簽1.如員工因行程變更需要退票或改簽，應(yīng)提前向行政部門(mén)訂票專(zhuān)員提出申請(qǐng)，并填寫(xiě)《行政訂票退票/改簽申請(qǐng)表》。2.訂票專(zhuān)員應(yīng)根據(jù)票務(wù)供應(yīng)商的規(guī)定，協(xié)助員工辦理退票或改簽手續(xù)。退票或改簽產(chǎn)生的費(fèi)用按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，如因員工個(gè)人原因?qū)е碌耐似被蚋暮炠M(fèi)用，由員工自行承擔(dān)。3.在辦理退票或改簽手續(xù)后，訂票專(zhuān)員應(yīng)及時(shí)更新訂票記錄，并將相關(guān)情況告知申請(qǐng)員工。三、訂票渠道管理（一）合作票務(wù)供應(yīng)商選擇1.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)市場(chǎng)上的票務(wù)供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)研和評(píng)估，選擇信譽(yù)良好、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、價(jià)格合理的供應(yīng)商作為公司的合作票務(wù)供應(yīng)商。2.在選擇合作票務(wù)供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的資質(zhì)、口碑、票務(wù)資源、價(jià)格優(yōu)勢(shì)、售后服務(wù)等因素。3.與合作票務(wù)供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括訂票價(jià)格、票證獲取方式、退票改簽政策、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。（二）訂票渠道使用規(guī)范1.行政部門(mén)訂票專(zhuān)員應(yīng)優(yōu)先使用公司與合作票務(wù)供應(yīng)商簽訂的訂票渠道進(jìn)行訂票，不得擅自使用其他未經(jīng)授權(quán)的渠道訂票。2.在使用合作票務(wù)供應(yīng)商的訂票渠道時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照供應(yīng)商的操作流程進(jìn)行訂票，確保訂票信息準(zhǔn)確無(wú)誤。3.如因特殊情況需要使用其他訂票渠道，應(yīng)提前向行政部門(mén)負(fù)責(zé)人申請(qǐng)，并說(shuō)明原因。經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用，并在訂票后及時(shí)向行政部門(mén)報(bào)備訂票信息。（三）票務(wù)供應(yīng)商評(píng)估與管理1.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合作票務(wù)供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，包括訂票成功率、票證交付及時(shí)性、退票改簽處理效率、客戶(hù)投訴處理情況等方面。2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的票務(wù)供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和合作機(jī)會(huì)；對(duì)表現(xiàn)不佳的票務(wù)供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或終止合作。3.加強(qiáng)與合作票務(wù)供應(yīng)商的溝通與協(xié)調(diào)，及時(shí)解決訂票過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，不斷優(yōu)化訂票服務(wù)質(zhì)量。四、訂票信息管理（一）訂票記錄保存1.行政部門(mén)訂票專(zhuān)員應(yīng)建立完整的訂票記錄檔案，對(duì)每次訂票的相關(guān)信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括訂票申請(qǐng)表、訂票渠道、訂票時(shí)間、票證信息、退票改簽記錄等。2.訂票記錄應(yīng)妥善保存，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，以便日后查詢(xún)和核對(duì)。3.訂票記錄檔案應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，確保檔案的完整性和規(guī)范性。（二）信息安全管理1.訂票專(zhuān)員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的信息安全管理制度，妥善保管訂票過(guò)程中涉及的員工個(gè)人信息，不得泄露給任何無(wú)關(guān)人員。2.在使用電子訂票系統(tǒng)或與票務(wù)供應(yīng)商進(jìn)行信息交互時(shí)，應(yīng)采取必要的安全措施，防止信息被竊取或篡改。3.如發(fā)現(xiàn)訂票信息存在安全隱患或泄露風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向行政部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)告。（三）數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析1.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)訂票數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，包括出行人數(shù)、出行目的地、出行時(shí)間分布、訂票費(fèi)用等方面。2.通過(guò)數(shù)據(jù)分析，了解員工的出行規(guī)律和需求，為公司的行政決策提供參考依據(jù)，如優(yōu)化訂票流程、調(diào)整合作票務(wù)供應(yīng)商、制定合理的訂票預(yù)算等。3.根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，提出改進(jìn)訂票管理工作的建議和措施，不斷提高訂票管理的科學(xué)性和合理性。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)訂票管理工作進(jìn)行檢查，包括訂票流程執(zhí)行情況、訂票信息準(zhǔn)確性、票證獲取與交付情況、退票改簽處理情況等方面。2.建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，鼓勵(lì)員工對(duì)訂票管理工作中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的，給予舉報(bào)人適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)責(zé)令相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到徹底解決。（二）外部審計(jì)1.公司審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)行政訂票管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查訂票管理辦法的執(zhí)行情況、訂票費(fèi)用的合理性、訂票信息的真實(shí)性等方面。2.審計(jì)部門(mén)應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出審計(jì)意見(jiàn)和建議。行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)審計(jì)報(bào)告，及時(shí)進(jìn)行整改和完善。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定的員工，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、通報(bào)批評(píng)等。2.對(duì)于因違規(guī)訂票行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)責(zé)令相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.對(duì)于違