苗木采供管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司苗木采供管理，規(guī)范采供流程，確保苗木質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率，滿足公司綠化工程及相關(guān)業(yè)務(wù)需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及苗木采購(gòu)、供應(yīng)的部門及相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保苗木采供活動(dòng)合法合規(guī)。2.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先采購(gòu)質(zhì)量?jī)?yōu)良、品種純正、無(wú)病蟲害的苗木，保障公司綠化工程及相關(guān)業(yè)務(wù)的質(zhì)量要求。3.成本效益原則：在保證苗木質(zhì)量的前提下，通過(guò)合理的采購(gòu)策略和供應(yīng)商管理，降低采購(gòu)成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。4.公開公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開透明，遵循公正、公平的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有機(jī)會(huì)參與。二、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)制定苗木采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)公司綠化工程及相關(guān)業(yè)務(wù)需求，結(jié)合庫(kù)存情況，合理安排采購(gòu)數(shù)量和時(shí)間。2.組織開展供應(yīng)商篩選、評(píng)估和采購(gòu)談判工作，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)訂單的下達(dá)、跟蹤和協(xié)調(diào)，確保苗木按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。4.建立采購(gòu)檔案，記錄采購(gòu)過(guò)程中的相關(guān)信息，包括供應(yīng)商資料、采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。（二）質(zhì)量檢驗(yàn)部門1.制定苗木質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和流程，對(duì)采購(gòu)的苗木進(jìn)行嚴(yán)格檢驗(yàn)。2.在苗木到貨前，提前做好檢驗(yàn)準(zhǔn)備工作，包括檢驗(yàn)工具、場(chǎng)地等。3.對(duì)苗木的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行全面檢驗(yàn)，出具檢驗(yàn)報(bào)告。4.對(duì)不合格苗木，及時(shí)通知采購(gòu)部門進(jìn)行處理，確保進(jìn)入公司的苗木符合質(zhì)量要求。（三）需求部門1.根據(jù)公司綠化工程及相關(guān)業(yè)務(wù)實(shí)際需求，提前向采購(gòu)部門提交苗木需求計(jì)劃，明確苗木的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、到貨時(shí)間等。2.參與苗木采購(gòu)過(guò)程中的技術(shù)交流和質(zhì)量驗(yàn)收工作，提供專業(yè)意見和建議。3.負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)的苗木進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)接收和使用安排，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)反饋給采購(gòu)部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門。（四）財(cái)務(wù)管理部門1.參與苗木采購(gòu)預(yù)算的編制和審核工作，提供財(cái)務(wù)方面的專業(yè)意見和建議。2.負(fù)責(zé)采購(gòu)資金的籌集、支付和核算工作，確保資金安全、合理使用。3.對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析，為公司采購(gòu)決策提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。三、采購(gòu)流程（一）需求計(jì)劃提報(bào)1.各需求部門應(yīng)于每年[具體時(shí)間]前，根據(jù)公司下一年度綠化工程及相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)劃，向采購(gòu)部門提交苗木需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)注明苗木的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。2.對(duì)于臨時(shí)性或緊急性的苗木需求，需求部門應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向采購(gòu)部門提交書面申請(qǐng)，說(shuō)明需求原因、苗木詳情及到貨時(shí)間要求等。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部門收到需求部門的苗木需求計(jì)劃后，結(jié)合公司庫(kù)存情況進(jìn)行綜合分析。如庫(kù)存能夠滿足需求，則優(yōu)先安排內(nèi)部調(diào)配；如庫(kù)存不足，則制定采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)苗木的品種、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)預(yù)算等內(nèi)容，并報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。（三）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購(gòu)部門通過(guò)多種渠道收集苗木供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。供應(yīng)商信息應(yīng)包括企業(yè)基本情況、經(jīng)營(yíng)范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。2.根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)中篩選出符合要求的潛在供應(yīng)商，并向其發(fā)送詢價(jià)函，要求提供苗木品種、規(guī)格、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等方面的報(bào)價(jià)信息。3.采購(gòu)部門組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行評(píng)審，綜合考慮苗木質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇至少[X]家供應(yīng)商進(jìn)行進(jìn)一步洽談。4.與選定的供應(yīng)商進(jìn)行面對(duì)面洽談，深入了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、苗木質(zhì)量控制措施、價(jià)格優(yōu)惠政策、交貨期保障能力等方面情況。同時(shí)，要求供應(yīng)商提供樣品進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)，確保其苗木質(zhì)量符合公司要求。5.采購(gòu)部門會(huì)同質(zhì)量檢驗(yàn)部門、需求部門等相關(guān)人員，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察評(píng)估?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)基地、加工車間、倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)施、質(zhì)量檢測(cè)設(shè)備等方面情況，以及供應(yīng)商的管理水平、人員素質(zhì)、信譽(yù)狀況等。6.根據(jù)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、洽談情況、實(shí)地考察評(píng)估結(jié)果等，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)分。評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)可包括苗木質(zhì)量（[X]分）、價(jià)格（[X]分）、交貨期（[X]分）、售后服務(wù)（[X]分）、企業(yè)信譽(yù)（[X]分）等方面。7.選擇綜合評(píng)分最高的供應(yīng)商作為中標(biāo)供應(yīng)商。如出現(xiàn)綜合評(píng)分相同的情況，則根據(jù)價(jià)格因素優(yōu)先選擇價(jià)格較低的供應(yīng)商；如價(jià)格也相同，則根據(jù)交貨期因素優(yōu)先選擇交貨期較短的供應(yīng)商。（四）采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)部門與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括苗木品種、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)提交公司法律顧問(wèn)進(jìn)行審核，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)。審核通過(guò)后，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人簽字蓋章，并加蓋公司公章。（五）采購(gòu)訂單下達(dá)1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確苗木的具體規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。2.在采購(gòu)訂單下達(dá)后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量生產(chǎn)和供應(yīng)苗木。（六）苗木驗(yàn)收1.在苗木到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)提前通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門和需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.質(zhì)量檢驗(yàn)部門按照制定的苗木質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和流程，對(duì)到貨苗木進(jìn)行嚴(yán)格檢驗(yàn)。檢驗(yàn)內(nèi)容包括苗木的品種、規(guī)格、數(shù)量、外觀質(zhì)量、病蟲害情況等方面。3.對(duì)于規(guī)格較大或數(shù)量較多的苗木，質(zhì)量檢驗(yàn)部門可采用抽樣檢驗(yàn)的方式進(jìn)行，但抽樣比例應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。4.檢驗(yàn)合格的苗木，質(zhì)量檢驗(yàn)部門出具檢驗(yàn)報(bào)告，并在苗木上粘貼合格標(biāo)識(shí)；檢驗(yàn)不合格的苗木，質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)及時(shí)出具不合格報(bào)告，并通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。5.需求部門在收到質(zhì)量檢驗(yàn)部門出具的檢驗(yàn)報(bào)告后，對(duì)苗木進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)接收。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)反饋給采購(gòu)部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門，共同協(xié)商解決。（七）付款結(jié)算1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫付款申請(qǐng)單，提交財(cái)務(wù)管理部門審核。2.財(cái)務(wù)管理部門對(duì)付款申請(qǐng)單進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購(gòu)合同條款、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)憑證。審核通過(guò)后，按照公司財(cái)務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。3.對(duì)于符合預(yù)付款條件的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)在簽訂采購(gòu)合同后，按照合同約定向供應(yīng)商支付預(yù)付款。預(yù)付款比例一般不超過(guò)合同總金額的[X]%。4.苗木到貨驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商辦理結(jié)算手續(xù)。結(jié)算金額以實(shí)際驗(yàn)收合格的苗木數(shù)量和合同約定價(jià)格為準(zhǔn)。四、質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定1.質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)根據(jù)國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范以及公司實(shí)際需求，制定詳細(xì)的苗木質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。苗木質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括苗木的品種特征、規(guī)格要求、外觀質(zhì)量、病蟲害防治、根系發(fā)育等方面內(nèi)容。2.苗木質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確具體的量化指標(biāo)和檢驗(yàn)方法，確保質(zhì)量檢驗(yàn)工作具有可操作性和準(zhǔn)確性。（二）檢驗(yàn)流程與方法1.苗木到貨前，質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)提前了解苗木的產(chǎn)地、運(yùn)輸方式、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息，做好檢驗(yàn)準(zhǔn)備工作。2.苗木到貨時(shí)，質(zhì)量檢驗(yàn)部門按照既定的檢驗(yàn)流程和方法，對(duì)苗木進(jìn)行逐批檢驗(yàn)。檢驗(yàn)方法可包括現(xiàn)場(chǎng)觀察、測(cè)量、抽樣檢測(cè)、實(shí)驗(yàn)室分析等多種方式。3.對(duì)于苗木的品種、規(guī)格、數(shù)量等信息，質(zhì)量檢驗(yàn)人員應(yīng)與采購(gòu)訂單和送貨清單進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。4.對(duì)苗木的外觀質(zhì)量進(jìn)行檢查，查看苗木是否有損傷、病蟲害、畸形等情況。同時(shí)，檢查苗木的根系發(fā)育情況，確保根系完整、無(wú)病蟲害。5.按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，對(duì)苗木進(jìn)行抽樣檢測(cè)，檢測(cè)項(xiàng)目可包括苗木的含水量、營(yíng)養(yǎng)成分、有害物質(zhì)含量等方面。抽樣檢測(cè)應(yīng)委托具有資質(zhì)的專業(yè)檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行。（三）不合格苗木處理1.經(jīng)檢驗(yàn)不合格的苗木，質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)及時(shí)出具不合格報(bào)告，并通知采購(gòu)部門。2.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理不合格苗木事宜。處理方式可包括退貨、換貨、降價(jià)處理等，具體處理方式應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同約定和實(shí)際情況確定。3.對(duì)于退貨的不合格苗木，采購(gòu)部門應(yīng)要求供應(yīng)商及時(shí)將苗木運(yùn)回，并承擔(dān)相應(yīng)的運(yùn)輸費(fèi)用。4.對(duì)于換貨的不合格苗木，采購(gòu)部門應(yīng)要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供合格的苗木，并確保換貨后的苗木質(zhì)量符合要求。5.對(duì)于降價(jià)處理的不合格苗木，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商確定降價(jià)幅度，并辦理相關(guān)手續(xù)。降價(jià)后的苗木應(yīng)按照公司內(nèi)部規(guī)定進(jìn)行妥善處理。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，明確供應(yīng)商的準(zhǔn)入條件。準(zhǔn)入條件可包括企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽(yù)狀況、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。2.供應(yīng)商應(yīng)具備合法有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)資質(zhì)證書，并具有與所供應(yīng)苗木品種、規(guī)模相適應(yīng)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)能力。3.供應(yīng)商應(yīng)提供所供應(yīng)苗木的質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、產(chǎn)地證明等相關(guān)資料，確保苗木質(zhì)量符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司要求。4.采購(gòu)部門對(duì)申請(qǐng)準(zhǔn)入的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察評(píng)估，符合準(zhǔn)入條件的供應(yīng)商方可進(jìn)入公司供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。（二）供應(yīng)商評(píng)價(jià)與考核1.采購(gòu)部門會(huì)同質(zhì)量檢驗(yàn)部門、需求部門等相關(guān)人員，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)與考核。評(píng)價(jià)與考核周期一般為每年一次。2.供應(yīng)商評(píng)價(jià)與考核內(nèi)容包括苗木質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)、企業(yè)信譽(yù)等方面。評(píng)價(jià)與考核指標(biāo)應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際需求和供應(yīng)商管理要求進(jìn)行設(shè)定。3.采購(gòu)部門根據(jù)供應(yīng)商的日常表現(xiàn)和評(píng)價(jià)與考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。分類標(biāo)準(zhǔn)可分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。4.對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，公司可給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)政策，如優(yōu)先合作、增加采購(gòu)量、提供預(yù)付款等；對(duì)于不合格供應(yīng)商，公司應(yīng)及時(shí)采取警告、暫停合作、取消合作等措施，直至其整改合格。（三）供應(yīng)商淘汰與更換1.如供應(yīng)商出現(xiàn)以下情況之一，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將其淘汰：連續(xù)兩次評(píng)價(jià)與考核結(jié)果為不合格的；提供的苗木質(zhì)量嚴(yán)重不符合要求，給公司造成重大損失的；違反采購(gòu)合同約定，多次出現(xiàn)交貨期延誤、售后服務(wù)不到位等情況的；企業(yè)信譽(yù)嚴(yán)重受損，存在違法違規(guī)行為的。2.對(duì)于被淘汰的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)從公司供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)中刪除其相關(guān)信息，并停止與其合作。3.因供應(yīng)商淘汰或其他原因需要更換供應(yīng)商時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)按照本辦法規(guī)定的供應(yīng)商選擇與評(píng)估流程，重新選擇合適的供應(yīng)商。六、檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.采購(gòu)部門應(yīng)建立完善的苗木采供檔案管理制度，明確檔案管理的責(zé)任部門和人員。2.苗木采供檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：供應(yīng)商資料，包括企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況、信譽(yù)狀況等；采購(gòu)合同，包括采購(gòu)合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、變更記錄等；采購(gòu)訂單，包括采購(gòu)訂單下達(dá)記錄、跟蹤記錄、變更記錄等；苗木驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，包括驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方法、檢驗(yàn)結(jié)果等；付款記錄，包括付款申請(qǐng)單、付款憑證、結(jié)算清單等；其他與苗木采供相關(guān)的文件和資料，如詢價(jià)函、報(bào)價(jià)單、談判記錄、考察報(bào)告等。（二）檔案整理與保管1.采購(gòu)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)苗木采供檔案的整理和保管工作。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類、編號(hào)，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。2.苗木采供檔案應(yīng)按照年度、類別進(jìn)行分類存放，并建立電子檔案和紙質(zhì)檔案。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。3.檔案保管期限應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定要求。一般情況下，苗木采供檔案的保管期限為[X]年。（三）檔案查閱與使用1.因工作需要查閱苗木采供檔案的，查閱人員應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請(qǐng)表的要求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱人員姓名、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱用途等信息。3.查閱人員不得擅自復(fù)印、拍照、涂改、銷毀檔案資料。如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照公司相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。4.檔案資料使用完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理人員，由檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)和整理。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)苗木采供管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)合同是否履行、供應(yīng)商管理是否有效、檔案管理是否規(guī)范等方面情況。2.審計(jì)部門應(yīng)制定詳細(xì)的審計(jì)計(jì)劃和審計(jì)方案，明確審計(jì)內(nèi)容、審計(jì)方法、審計(jì)時(shí)間等要求。審計(jì)過(guò)程中，應(yīng)收集充分的審計(jì)證據(jù)，確保審計(jì)結(jié)論的準(zhǔn)確性和可靠性。3.對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，審