自用商品管理辦法一、總則（一）目的為加強公司自用商品的管理，規(guī)范自用商品的采購、使用、保管及處置等行為，確保自用商品的合理配置與有效利用，保障公司正常運營，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)各部門、各分支機構(gòu)及全體員工在工作過程中使用的各類自用商品，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、通訊設(shè)備、交通工具、勞保用品等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保自用商品管理活動合法合規(guī)。2.合理性原則：根據(jù)工作實際需求，合理配置自用商品，避免資源浪費。3.節(jié)約性原則：倡導(dǎo)節(jié)約使用自用商品，降低運營成本。4.責(zé)任明晰原則：明確各部門及人員在自用商品管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、管理職責(zé)（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定自用商品采購計劃，根據(jù)各部門需求及庫存情況，合理安排采購數(shù)量和時間。2.選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商評估與管理機制，確保采購商品的質(zhì)量和性價比。3.負(fù)責(zé)采購合同的簽訂、執(zhí)行及款項支付等工作。（二）使用部門1.根據(jù)工作需要，提出自用商品的需求申請，明確商品規(guī)格、型號、數(shù)量等要求。2.負(fù)責(zé)本部門自用商品的日常使用、保管及維護(hù)，確保商品正常運行和安全使用。3.配合采購部門進(jìn)行商品驗收，對驗收合格的商品辦理領(lǐng)用手續(xù)。4.定期對本部門自用商品進(jìn)行盤點，及時反饋商品使用及庫存情況。（三）資產(chǎn)管理部門1.負(fù)責(zé)建立自用商品資產(chǎn)臺賬，對自用商品進(jìn)行統(tǒng)一登記、編號和管理。2.定期組織自用商品的清查盤點工作，核實資產(chǎn)數(shù)量、狀態(tài)及使用情況，確保賬實相符。3.對自用商品的購置、處置等進(jìn)行審核，監(jiān)督自用商品的合理使用和規(guī)范管理。（四）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)自用商品采購資金的預(yù)算安排和核算管理。2.對自用商品采購、處置等費用進(jìn)行審核和賬務(wù)處理，確保財務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.配合資產(chǎn)管理部門進(jìn)行資產(chǎn)清查盤點，提供相關(guān)財務(wù)資料。三、采購管理（一）采購計劃1.各部門應(yīng)于每年末根據(jù)下一年度工作任務(wù)和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，編制自用商品需求計劃，提交至采購部門。2.采購部門結(jié)合公司庫存情況、預(yù)算安排及市場供應(yīng)狀況，對各部門需求計劃進(jìn)行匯總、審核和平衡，制定年度采購計劃。3.年度采購計劃應(yīng)明確采購商品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間等內(nèi)容，并報公司管理層審批。（二）采購實施1.采購部門根據(jù)審批后的采購計劃，按照相關(guān)法律法規(guī)及公司采購制度要求，選擇合適的采購方式進(jìn)行采購。2.對于批量較大、金額較高的自用商品采購項目，應(yīng)采用招標(biāo)、競爭性談判等公開采購方式，確保采購過程公平、公正、公開。3.在采購過程中，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商充分溝通，明確商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時間、售后服務(wù)等條款，并簽訂詳細(xì)的采購合同。4.采購部門應(yīng)及時跟蹤采購合同執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。如遇合同變更或糾紛，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并報公司相關(guān)部門備案。（三）驗收管理1.自用商品到貨后，采購部門應(yīng)及時通知使用部門、資產(chǎn)管理部門等相關(guān)人員進(jìn)行聯(lián)合驗收。2.驗收人員應(yīng)依據(jù)采購合同、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)驗收規(guī)范，對商品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、外觀等進(jìn)行逐一核對和檢驗。3.對于驗收合格的自用商品，驗收人員應(yīng)在驗收報告上簽字確認(rèn)，并辦理入庫或領(lǐng)用手續(xù)；對于驗收不合格的商品，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其限期更換或退貨，并做好相關(guān)記錄。四、使用管理（一）領(lǐng)用登記1.使用部門員工因工作需要領(lǐng)用自用商品時，應(yīng)填寫《自用商品領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用商品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到資產(chǎn)管理部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.資產(chǎn)管理部門根據(jù)審批后的領(lǐng)用申請表，為領(lǐng)用人員辦理商品出庫手續(xù)，同時在自用商品資產(chǎn)臺賬上進(jìn)行登記，記錄領(lǐng)用時間、領(lǐng)用人、商品編號等信息。3.領(lǐng)用人員應(yīng)在領(lǐng)用登記表上簽字確認(rèn)，確保領(lǐng)用商品的準(zhǔn)確性和完整性。（二）使用規(guī)范1.員工應(yīng)按照自用商品的使用說明和操作規(guī)程正確使用商品，不得擅自更改商品用途或拆卸、改裝商品。2.在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)商品出現(xiàn)故障或損壞，應(yīng)及時報告本部門負(fù)責(zé)人，并通知資產(chǎn)管理部門安排維修或更換。3.對于貴重或關(guān)鍵的自用商品，使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管和使用，并建立相應(yīng)的使用記錄，詳細(xì)記錄商品使用情況、維護(hù)保養(yǎng)情況等。4.員工離職或崗位調(diào)動時，應(yīng)將所領(lǐng)用的自用商品全部交回資產(chǎn)管理部門，辦理交接手續(xù)。資產(chǎn)管理部門應(yīng)對交回的商品進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞或丟失情況，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任人的責(zé)任。（三）維護(hù)保養(yǎng)1.各部門應(yīng)建立自用商品維護(hù)保養(yǎng)制度，定期對本部門使用的商品進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保商品性能良好、使用壽命延長。2.對于需要定期維護(hù)保養(yǎng)的自用商品，使用部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，安排專人進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)工作，并做好維護(hù)保養(yǎng)記錄。3.資產(chǎn)管理部門應(yīng)定期對各部門自用商品的維護(hù)保養(yǎng)情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改，確保維護(hù)保養(yǎng)工作落實到位。五、保管管理（一）倉庫管理1.公司應(yīng)設(shè)立專門的自用商品倉庫，配備必要的倉儲設(shè)施和設(shè)備，確保商品存放安全、有序。2.倉庫管理人員應(yīng)負(fù)責(zé)自用商品的出入庫管理、庫存盤點、保管維護(hù)等工作，嚴(yán)格執(zhí)行倉庫管理制度，確保倉庫賬實相符。3.倉庫應(yīng)按照商品類別、規(guī)格、型號等進(jìn)行分區(qū)存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，便于查找和管理。4.倉庫管理人員應(yīng)定期對庫存商品進(jìn)行檢查，及時清理積壓、過期、損壞等商品，并做好記錄。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時報告資產(chǎn)管理部門處理。（二）庫存盤點1.資產(chǎn)管理部門應(yīng)定期組織自用商品的清查盤點工作，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般每年不少于一次。2.在盤點前，資產(chǎn)管理部門應(yīng)制定詳細(xì)的盤點計劃，明確盤點范圍、方法、時間安排等內(nèi)容，并通知各部門做好準(zhǔn)備工作。3.盤點人員應(yīng)認(rèn)真核對庫存商品的數(shù)量、規(guī)格、型號、狀態(tài)等信息，如實記錄盤點結(jié)果。對于盤盈、盤虧及其他異常情況，應(yīng)查明原因，分清責(zé)任，并編制盤點報告。4.盤點報告經(jīng)資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司管理層審批。對于盤盈、盤虧等情況，應(yīng)按照審批意見進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理和調(diào)整。六、處置管理（一）報廢處理1.自用商品因使用年限到期、損壞無法修復(fù)、技術(shù)淘汰等原因需要報廢時，使用部門應(yīng)填寫《自用商品報廢申請表》，詳細(xì)說明報廢原因、商品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.資產(chǎn)管理部門對報廢申請進(jìn)行審核，組織相關(guān)技術(shù)人員對報廢商品進(jìn)行鑒定，確認(rèn)符合報廢條件后，報公司管理層審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)報廢的自用商品，由資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)組織處置。處置方式可根據(jù)商品性質(zhì)和實際情況選擇報廢變賣、報廢回收等，確保資產(chǎn)處置過程合法合規(guī)、公開透明。4.資產(chǎn)管理部門應(yīng)及時對報廢商品進(jìn)行賬務(wù)處理，核銷自用商品資產(chǎn)臺賬，并將處置情況報財務(wù)部門備案。（二）調(diào)撥轉(zhuǎn)讓1.因工作需要，公司內(nèi)部各部門之間可進(jìn)行自用商品的調(diào)撥。調(diào)出部門應(yīng)填寫《自用商品調(diào)撥申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，報資產(chǎn)管理部門辦理調(diào)撥手續(xù)。2.資產(chǎn)管理部門根據(jù)審批后的調(diào)撥申請表，調(diào)整自用商品資產(chǎn)臺賬，辦理商品出庫和入庫手續(xù)，并通知調(diào)入部門和財務(wù)部門。3.對于閑置或不再使用的自用商品，公司可按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行轉(zhuǎn)讓。轉(zhuǎn)讓前，資產(chǎn)管理部門應(yīng)進(jìn)行評估，確定合理的轉(zhuǎn)讓價格，并按照公司資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓程序辦理相關(guān)手續(xù)。4.轉(zhuǎn)讓所得收入應(yīng)及時上繳公司財務(wù)部門，納入公司統(tǒng)一核算管理。七、監(jiān)督檢查（一）內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對自用商品管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購、使用、保管、處置等環(huán)節(jié)是否符合本辦法及相關(guān)規(guī)定要求，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）日常檢查資產(chǎn)管理部門應(yīng)加強對自用商品管理的日常檢查工作，不定期對各部門自用商品的使用、保管情況進(jìn)行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（三）違規(guī)處理對于違反本辦法規(guī)定的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于批評教育、責(zé)令整改、經(jīng)濟(jì)處罰等；