人名章使用管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司人名章的使用管理，規(guī)范人名章使用行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在涉及公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中人名章的使用管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：人名章的使用必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.謹(jǐn)慎使用原則：確保人名章使用的準(zhǔn)確性和必要性，避免不當(dāng)使用帶來的風(fēng)險(xiǎn)。3.審批備案原則：所有使用人名章的行為均需經(jīng)過嚴(yán)格審批，并進(jìn)行備案記錄。二、人名章的種類及用途（一）公司法定代表人章1.用途用于公司法定代表人在銀行開戶、銷戶、預(yù)留印鑒等相關(guān)銀行業(yè)務(wù)辦理。在公司重要合同、協(xié)議等文件上代表公司法定代表人簽字確認(rèn)。法律法規(guī)規(guī)定或公司授權(quán)的其他特定事項(xiàng)。2.使用范圍限制嚴(yán)禁用于任何違法違規(guī)或損害公司利益的行為。未經(jīng)公司董事會(huì)書面授權(quán)，不得用于對(duì)外提供擔(dān)保、借貸等重大財(cái)務(wù)決策事項(xiàng)。（二）公司部門負(fù)責(zé)人章1.用途在本部門職責(zé)范圍內(nèi)的文件、報(bào)告、報(bào)表等資料上簽字確認(rèn)，代表部門意見。經(jīng)公司授權(quán)，用于與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議等文件的簽署。用于本部門內(nèi)部管理事務(wù)的審批，如請(qǐng)假申請(qǐng)、費(fèi)用報(bào)銷等。2.使用范圍限制不得超越本部門職責(zé)范圍使用，嚴(yán)禁用于涉及公司整體戰(zhàn)略、重大決策等事項(xiàng)。未經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得用于對(duì)外簽訂具有重大經(jīng)濟(jì)責(zé)任的合同或協(xié)議。（三）員工個(gè)人人名章1.用途在員工個(gè)人職責(zé)范圍內(nèi)的工作文件、業(yè)務(wù)表單等上簽字確認(rèn)。經(jīng)公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，用于與個(gè)人業(yè)務(wù)相關(guān)的特定文件簽署。2.使用范圍限制嚴(yán)格限定在員工個(gè)人工作范疇內(nèi)使用，不得用于公司整體事務(wù)或其他員工業(yè)務(wù)。不得私自將個(gè)人人名章轉(zhuǎn)借他人使用。三、人名章的刻制與啟用（一）刻制流程1.申請(qǐng)因工作需要刻制人名章的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫《人名章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明人名章的使用人姓名、用途、預(yù)計(jì)使用范圍等信息。申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，報(bào)公司行政部門備案。2.審批行政部門收到申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)進(jìn)行審核，確保符合公司規(guī)定和工作實(shí)際需求。對(duì)于涉及公司法定代表人章的刻制申請(qǐng)，需報(bào)公司董事會(huì)審批；涉及部門負(fù)責(zé)人章和員工個(gè)人人名章的，由公司總經(jīng)理審批。3.刻制經(jīng)審批通過后，行政部門統(tǒng)一安排具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制?？讨茊挝粦?yīng)嚴(yán)格按照公司提供的樣式、規(guī)格及要求進(jìn)行制作，確保人名章的質(zhì)量和安全性。4.驗(yàn)收人名章刻制完成后，行政部門會(huì)同申請(qǐng)部門對(duì)印章進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括印章的文字、圖案、尺寸、材質(zhì)等是否符合要求，印章的清晰度、完整性及防偽性能等是否達(dá)標(biāo)。驗(yàn)收合格后，由行政部門填寫《人名章驗(yàn)收登記表》，雙方簽字確認(rèn)。（二）啟用1.人名章經(jīng)驗(yàn)收合格后，由行政部門負(fù)責(zé)辦理啟用手續(xù)。2.行政部門應(yīng)在《人名章啟用登記表》上詳細(xì)記錄人名章的啟用日期、使用人姓名、保管人等信息，并加蓋行政部門印章。3.啟用后的人名章應(yīng)及時(shí)交由使用人或保管人妥善保管，并按照本辦法規(guī)定的使用流程進(jìn)行使用。四、人名章的保管（一）保管責(zé)任1.公司法定代表人章由公司董事會(huì)指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)。2.公司部門負(fù)責(zé)人章由各部門負(fù)責(zé)人指定專人保管，保管人應(yīng)為本部門正式員工。3.員工個(gè)人人名章由員工本人自行保管，如員工因特殊原因無法自行保管，可申請(qǐng)由部門負(fù)責(zé)人指定他人代為保管，但需辦理書面交接手續(xù)。（二）保管要求1.人名章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、專用印章盒等，確保印章的安全。2.保管人名章的場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等條件，防止印章?lián)p壞或丟失。3.嚴(yán)禁將人名章隨意放置或交予無關(guān)人員代管，如因工作需要暫時(shí)交接，必須辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)，并在交接記錄上簽字確認(rèn)。（三）保管人變更1.因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要變更人名章保管人的，原保管人應(yīng)及時(shí)將人名章交回行政部門，并辦理交接手續(xù)。2.行政部門應(yīng)在核實(shí)交接情況后，重新指定新的保管人，并按照本辦法規(guī)定辦理相關(guān)啟用和登記手續(xù)。五、人名章的使用（一）使用流程1.申請(qǐng)使用人名章的部門或個(gè)人應(yīng)填寫《人名章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明使用人名章的事項(xiàng)、文件名稱、文號(hào)、使用時(shí)間、使用范圍等信息。申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，對(duì)于涉及重要事項(xiàng)或金額較大的業(yè)務(wù)，還需報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批審批人應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定和實(shí)際情況，對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保使用人名章的行為合法合規(guī)、真實(shí)必要。對(duì)于不符合要求的申請(qǐng)，審批人應(yīng)及時(shí)退回，并說明理由。3.用印經(jīng)審批通過后，使用人方可持《人名章使用申請(qǐng)表》到保管人處辦理用印手續(xù)。保管人應(yīng)對(duì)申請(qǐng)表及相關(guān)文件進(jìn)行再次核對(duì)，確認(rèn)無誤后，在指定位置加蓋人名章，并在《人名章使用登記表》上記錄用印時(shí)間、文件名稱、文號(hào)、使用人等信息。4.登記備案行政部門應(yīng)定期對(duì)人名章的使用情況進(jìn)行匯總登記，建立人名章使用臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每一次用印的相關(guān)信息。對(duì)于涉及公司重大決策、重要合同等文件的用印記錄，應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備查閱。（二）使用限制1.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋人名章。2.人名章的使用必須與相關(guān)業(yè)務(wù)內(nèi)容相符，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于其他無關(guān)事項(xiàng)。3.未經(jīng)公司書面授權(quán)，任何人不得以公司名義使用人名章對(duì)外簽訂合同、協(xié)議或進(jìn)行其他具有法律效力的行為。六、人名章的停用與銷毀（一）停用情形1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，人名章不再使用的。2.人名章?lián)p壞、遺失或被盜，無法繼續(xù)正常使用的。3.其他需要停用人名章的情形。（二）停用手續(xù)1.人名章停用前，使用部門或保管人應(yīng)填寫《人名章停用申請(qǐng)表》，說明停用原因及預(yù)計(jì)停用時(shí)間。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司行政部門備案。3.行政部門在收到申請(qǐng)表后，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和人員，停止使用該人名章。（三）銷毀流程1.對(duì)于停用的人名章，行政部門應(yīng)組織專人進(jìn)行清理核對(duì)，確保所有停用的人名章均已收回。2.經(jīng)核對(duì)無誤后，行政部門填寫《人名章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出擬銷毀人名章的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.《人名章銷毀申請(qǐng)表》需經(jīng)公司總經(jīng)理審批通過。4.審批通過后，行政部門會(huì)同公司審計(jì)部門或其他相關(guān)監(jiān)督部門，共同對(duì)停用的人名章進(jìn)行銷毀。5.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、銷毀方式等，并由參與人員簽字確認(rèn)。6.銷毀記錄應(yīng)作為公司檔案資料妥善保存，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)人名章的使用管理情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保人名章的使用符合本辦法規(guī)定。（二）檢查內(nèi)容1.人名章的刻制、啟用、保管、使用及停用銷毀等環(huán)節(jié)是否按照本辦法規(guī)定的流程和要求執(zhí)行。2.人名章使用申請(qǐng)表、登記表等相關(guān)記錄是否完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。3.保管人名章的場(chǎng)所及設(shè)施是否安全可靠，是否存在印章丟失、損壞等風(fēng)險(xiǎn)。4.使用人名章的行為是否合法合規(guī)，是否存在超越權(quán)限、擅自使用等違規(guī)情況。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定使用人名章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。對(duì)于情節(jié)較輕的，給予警告、批評(píng)教育，并責(zé)令立即改正。對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重的，造成公司經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，將依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。2.因保管不善導(dǎo)致人名章丟失、被盜或損壞的，保管人應(yīng)及時(shí)向公司報(bào)告，