物資價格庫管理辦法一、總則（一）目的為加強公司物資價格庫的管理，規(guī)范物資采購價格行為，有效控制采購成本，提高公司經濟效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部各部門涉及物資采購、價格管理相關的活動。（三）基本原則1.合法性原則：物資價格庫的建立和管理應符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標準的要求。2.準確性原則：價格信息應準確、及時、完整，確保為采購決策提供可靠依據(jù)。3.動態(tài)管理原則：根據(jù)市場變化和公司實際情況，對價格庫進行動態(tài)調整和維護。4.保密性原則：涉及物資價格庫的信息應嚴格保密，防止信息泄露。二、管理職責（一）采購部門1.負責收集、整理、分析市場物資價格信息，建立和維護物資價格庫。2.依據(jù)物資價格庫，制定采購價格策略，進行采購談判，確保采購價格合理。3.定期對物資價格庫的使用情況進行總結和反饋，提出改進建議。（二）財務部門1.參與物資價格庫的建立和審核工作，提供財務方面的專業(yè)意見。2.監(jiān)督采購價格的執(zhí)行情況，對采購成本進行核算和分析。3.協(xié)助采購部門進行價格談判，從財務角度評估價格的合理性。（三）審計部門1.對物資價格庫的建立、運行和維護情況進行審計監(jiān)督，確保其合規(guī)性。2.檢查采購價格的真實性、準確性和合理性，防止舞弊行為。（四）其他部門1.各部門應配合采購部門做好物資價格信息的收集工作，及時反饋本部門所需物資的價格變動情況。2.在物資采購過程中，嚴格按照物資價格庫的規(guī)定執(zhí)行采購價格。三、物資價格庫的建立（一）信息收集渠道1.市場調研：采購人員定期走訪供應商、參加行業(yè)展會、查閱行業(yè)資料等，了解市場物資價格動態(tài)。2.供應商報價：要求供應商定期提供報價單，詳細列出物資的規(guī)格、型號、價格、交貨期等信息。3.網絡平臺：利用專業(yè)的物資采購網絡平臺、電商平臺等，獲取相關物資的價格信息。4.行業(yè)協(xié)會：與行業(yè)協(xié)會保持聯(lián)系，獲取行業(yè)內物資價格的統(tǒng)計數(shù)據(jù)和分析報告。（二）信息收集內容1.物資基本信息：包括物資名稱、規(guī)格型號、品牌、產地等。2.價格信息：采購價格、批發(fā)價格、零售價格、不同時期的價格波動情況等。3.供應商信息：供應商名稱、聯(lián)系方式、信譽狀況、售后服務等。4.其他相關信息：如物資的質量標準、運輸方式、交貨地點等。（三）信息整理與分類1.采購部門對收集到的物資價格信息進行整理，剔除無效信息。2.按照物資的類別、用途、規(guī)格等進行分類，建立物資價格庫的索引目錄，方便查詢和使用。（四）價格審核與錄入1.采購部門將整理后的物資價格信息提交給財務部門進行審核，財務部門從成本核算、價格合理性等方面進行審查。2.審核通過后的價格信息由采購人員錄入物資價格庫系統(tǒng)，確保信息準確無誤。四、物資價格庫的維護（一）定期更新1.采購人員每月對物資價格庫進行一次全面檢查，及時更新價格信息。2.對于價格波動較大的物資，應每周進行跟蹤，如有變化及時調整價格庫。（二）動態(tài)調整1.根據(jù)市場變化、供應商政策調整、新技術新產品應用等因素，適時對物資價格庫中的價格進行調整。2.當市場物資價格出現(xiàn)重大波動時，采購部門應及時組織相關部門進行分析研究，制定應對措施，并調整物資價格庫。（三）數(shù)據(jù)備份與安全管理1.物資價格庫系統(tǒng)應定期進行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的介質上，并異地存放。2.加強對物資價格庫系統(tǒng)的安全管理，設置不同級別的用戶權限，防止數(shù)據(jù)被非法篡改或泄露。五、物資價格庫的使用（一）采購定價依據(jù)1.采購部門在進行物資采購時，應優(yōu)先參考物資價格庫中的價格信息，作為采購定價的重要依據(jù)。2.對于價格庫中沒有的物資，采購人員應按照本辦法規(guī)定的程序進行詢價、比價和定價。（二）采購審批流程1.采購人員根據(jù)采購需求，查詢物資價格庫，確定采購價格范圍。2.填寫采購申請表，附上價格庫查詢結果，按照公司采購審批流程進行審批。3.審批通過后，采購人員與供應商簽訂采購合同，合同價格應在價格庫規(guī)定的范圍內。（三）價格差異分析1.財務部門定期對采購價格與物資價格庫中的價格進行對比分析，對于價格差異較大的采購項目，應及時查明原因。2.采購部門應對價格差異原因進行說明，并提出改進措施，防止類似情況再次發(fā)生。六、監(jiān)督與考核（一）內部監(jiān)督1.審計部門定期對物資價格庫的建立、運行和維護情況進行審計，檢查價格信息的真實性、準確性和完整性。2.財務部門對采購價格的執(zhí)行情況進行監(jiān)督，確保采購成本控制在合理范圍內。（二）供應商監(jiān)督1.采購部門應定期對供應商的價格執(zhí)行情況進行評估，對于違反價格約定的供應商，采取相應的處罰措施。2.建立供應商誠信檔案，記錄供應商的價格誠信情況，作為今后合作的參考依據(jù)。（三）考核機制1.公司建立物資價格庫管理考核制度，對采購部門及相關人員在物資價格庫管理工作中的表現(xiàn)進行考核。2.考核指標包括價格信息收集的及時性和準確性、價格庫的維護情況、采購價格的合理性等。