商務(wù)及合同管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范公司商務(wù)活動及合同管理流程，加強風(fēng)險防控，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高商務(wù)運作效率和合同管理水平，保障公司業(yè)務(wù)的順利開展。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門涉及的商務(wù)活動及合同的簽訂、履行、變更、終止等全過程管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則商務(wù)活動及合同管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保各項行為合法有效。2.風(fēng)險防控原則強化風(fēng)險意識，對商務(wù)活動及合同履行過程中的風(fēng)險進(jìn)行全面識別、評估和應(yīng)對，有效防范和化解風(fēng)險。3.審慎決策原則在商務(wù)談判、合同簽訂等環(huán)節(jié)，充分進(jìn)行市場調(diào)研和分析，審慎做出決策，確保公司利益最大化。4.全程管理原則對商務(wù)活動及合同從策劃、談判、簽訂到履行、變更、終止等各個環(huán)節(jié)進(jìn)行全過程跟蹤管理，確保各項工作有序進(jìn)行。二、商務(wù)活動管理（一）商務(wù)活動策劃1.各部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求，提前制定商務(wù)活動計劃，明確活動目標(biāo)、內(nèi)容、時間、地點、參與人員等。2.商務(wù)活動計劃應(yīng)進(jìn)行可行性分析，評估活動的必要性、預(yù)期效果、成本效益等，并報公司管理層審批。（二）商務(wù)談判1.組建專業(yè)的談判團(tuán)隊，成員應(yīng)具備相關(guān)業(yè)務(wù)知識、談判技巧和法律意識。2.談判前，充分收集對方信息，包括主體資格、經(jīng)營狀況、信譽等，制定詳細(xì)的談判策略和方案。3.在談判過程中，嚴(yán)格遵守談判紀(jì)律，保持冷靜、理智，靈活應(yīng)對各種情況，維護(hù)公司利益。4.談判達(dá)成初步意向后，及時整理談判記錄，形成談判紀(jì)要，經(jīng)雙方確認(rèn)后作為合同起草的依據(jù)。（三）商務(wù)合作協(xié)議簽訂1.根據(jù)談判結(jié)果，由法務(wù)部門或?qū)I(yè)律師起草商務(wù)合作協(xié)議，確保協(xié)議內(nèi)容合法合規(guī)、權(quán)利義務(wù)明確、條款清晰。2.協(xié)議草案應(yīng)提交相關(guān)部門審核，重點審核協(xié)議的合法性、風(fēng)險防控措施、對公司利益的保障等方面。3.審核通過后，按照公司授權(quán)管理制度，報有權(quán)簽字人簽署協(xié)議。簽署后的協(xié)議應(yīng)加蓋公司公章或合同專用章，并妥善保管。三、合同管理（一）合同分類與編號1.合同分為買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等不同類型，根據(jù)公司實際情況進(jìn)行分類管理。2.建立統(tǒng)一的合同編號規(guī)則，對每份合同進(jìn)行唯一編號，便于合同的識別、查詢和管理。（二）合同起草1.合同起草應(yīng)遵循公平、公正、合理的原則，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的條款。2.合同條款應(yīng)包括但不限于合同主體、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等。3.涉及知識產(chǎn)權(quán)、保密條款、擔(dān)保條款等特殊內(nèi)容的合同，應(yīng)根據(jù)具體情況進(jìn)行詳細(xì)約定。（三）合同審核1.合同初稿完成后，由業(yè)務(wù)部門提交至法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對合同進(jìn)行全面審查，重點關(guān)注合同的合法性、合規(guī)性、風(fēng)險防控等方面。2.審核過程中，法務(wù)部門可與業(yè)務(wù)部門溝通協(xié)商，對合同條款進(jìn)行修改完善，確保合同符合公司利益和法律要求。3.對于重大合同或涉及復(fù)雜法律問題的合同，法務(wù)部門可組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合審核，并邀請外部法律顧問提供專業(yè)意見。（四）合同審批1.合同審核通過后，按照公司授權(quán)管理制度，提交有權(quán)審批人進(jìn)行審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審查合同內(nèi)容，對合同的真實性、合法性、可行性等進(jìn)行全面評估，并簽署審批意見。2.對于超出授權(quán)范圍的合同，應(yīng)報上級領(lǐng)導(dǎo)或公司董事會審批。3.審批通過后的合同，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)辦理簽字蓋章手續(xù)。簽字蓋章應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行，確保合同簽字蓋章的真實性和有效性。（五）合同簽訂1.合同簽訂應(yīng)在雙方當(dāng)事人當(dāng)面見證下進(jìn)行，確保合同簽訂過程的真實性和合法性。2.簽訂后的合同文本應(yīng)一式多份，分別由公司各相關(guān)部門留存，確保合同履行過程中各部門能夠及時查閱合同信息。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本提交至法務(wù)部門備案，法務(wù)部門應(yīng)建立合同臺賬，對合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。（六）合同履行1.合同生效后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定全面履行自身義務(wù)，確保合同順利履行。2.在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)對方存在違約行為或可能影響合同履行的情況，應(yīng)及時采取措施，并通知法務(wù)部門。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，確保合同目標(biāo)的實現(xiàn)。（七）合同變更1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂的流程進(jìn)行審核、審批和簽訂，確保變更后的合同合法有效。3.合同變更后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將變更情況通知相關(guān)部門，并對合同臺賬進(jìn)行更新。（八）合同終止1.合同履行完畢、雙方協(xié)商一致解除合同、一方行使法定解除權(quán)等情況下，合同終止。2.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時清理合同履行過程中的相關(guān)文件和資料，并辦理合同終止手續(xù)。3.對于因合同終止產(chǎn)生的債權(quán)債務(wù)問題，應(yīng)按照合同約定和相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行處理，確保公司利益不受損失。四、合同風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.建立合同風(fēng)險識別機制，定期對合同進(jìn)行風(fēng)險排查，識別可能存在的風(fēng)險因素，如法律風(fēng)險、市場風(fēng)險、信用風(fēng)險等。2.采用科學(xué)的風(fēng)險評估方法，對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險等級，為風(fēng)險應(yīng)對提供依據(jù)。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，如風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險減輕、風(fēng)險轉(zhuǎn)移、風(fēng)險接受等。2.對于重大風(fēng)險，應(yīng)制定專項風(fēng)險應(yīng)對方案，并明確責(zé)任部門和責(zé)任人，確保風(fēng)險得到有效控制。3.在合同簽訂前，可通過要求對方提供擔(dān)保、購買保險等方式轉(zhuǎn)移風(fēng)險，降低公司損失。（三）風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.建立合同風(fēng)險監(jiān)控機制，對合同履行過程中的風(fēng)險進(jìn)行實時監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況。2.設(shè)定風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)，當(dāng)風(fēng)險指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值時，及時發(fā)出預(yù)警信號，提醒相關(guān)部門采取措施應(yīng)對風(fēng)險。3.定期對合同風(fēng)險管理工作進(jìn)行總結(jié)評估，分析風(fēng)險產(chǎn)生的原因，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷完善合同風(fēng)險管理體系。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同正本及相關(guān)附件、審批文件、往來信函等資料收集齊全，移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)對接收的合同檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理與歸檔1.檔案管理部門按照合同類別、時間順序等對合同檔案進(jìn)行整理，編制檔案目錄，便于查詢和管理。2.將整理好的合同檔案進(jìn)行歸檔，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，確保檔案的安全存儲和有效利用。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.如需借閱合同檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。3.檔案查閱和借閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借合同檔案。（四）檔案保管與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)妥善保管合同檔案，確保檔案的安全和完整。定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案損壞、丟失等情況發(fā)生。2.對于超過保管期限或已無保存價值的合同檔案，應(yīng)按照公司檔案銷毀制度進(jìn)行銷毀處理。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保檔案銷毀的真實性和合規(guī)性。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門定期對商務(wù)活動及合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點檢查合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的合規(guī)性、風(fēng)險防控措施的執(zhí)行情況等。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對本部門商務(wù)活動及合同管理工作進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行整改。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核評價1.建立商務(wù)活動及合同管理工作考核評價機制，對各部門及相關(guān)人員的工作進(jìn)行考核評價。2.考核評價指標(biāo)包括合同簽