服務物料采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司服務物料采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的高效、有序進行，保證服務物料的質量，降低采購成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內所有服務物料的采購活動，包括但不限于辦公用品、辦公設備、維修材料、服務耗材等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求，確保采購過程合法合規(guī)。2.經濟性原則：在保證服務物料質量的前提下，通過合理的采購策略和流程，降低采購成本，提高采購效益。3.質量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購的服務物料符合公司業(yè)務需求和質量標準。4.公開公正原則：采購過程應遵循公開、公平、公正的原則，接受公司內部監(jiān)督和相關部門的檢查。二、采購組織與職責（一）采購決策機構成立采購決策小組，由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。負責審議采購計劃、采購預算、重大采購項目等，對采購工作進行決策和指導。（二）采購執(zhí)行部門設立采購部門，負責具體的采購操作。其主要職責包括：1.根據公司需求，制定采購計劃，明確采購物料的規(guī)格、數量、質量要求等。2.開展供應商開發(fā)與管理工作，建立供應商評估體系，定期對供應商進行評估和考核。3.組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益和要求。4.跟進采購訂單執(zhí)行情況，協調解決采購過程中的問題，確保服務物料按時、按質、按量供應。5.負責采購數據的統計與分析，定期向管理層匯報采購工作進展情況。（三）需求部門各需求部門負責提出服務物料的需求申請，明確需求的詳細信息，并對采購物料的質量、適用性等進行確認。同時，配合采購部門開展采購工作，提供必要的協助和支持。三、采購計劃管理（一）采購計劃的制定1.各需求部門應根據業(yè)務發(fā)展需要和實際庫存情況，提前編制月度、季度和年度采購計劃，并提交給采購部門。2.采購計劃應包括采購物料的名稱、規(guī)格、型號、數量、預計采購時間、用途等詳細信息。3.采購部門對各需求部門提交的采購計劃進行匯總、審核和平衡，結合公司庫存狀況和資金預算，制定公司整體采購計劃，并報采購決策小組審批。（二）采購計劃的調整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因業(yè)務變化、市場行情波動等原因需要調整采購計劃，需求部門應及時向采購部門提出申請。2.采購部門對調整申請進行評估和審核，根據實際情況對采購計劃進行相應調整，并報采購決策小組備案。四、供應商管理（一）供應商開發(fā)1.采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商信息庫。供應商信息應包括供應商名稱、地址、聯系方式、經營范圍、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等。2.對潛在供應商進行初步篩選，選擇符合公司采購要求的供應商進行實地考察?？疾靸热莅ü痰纳a經營狀況、質量管理體系、環(huán)保措施、財務狀況等。3.根據考察結果，對合格的供應商進行評估和打分，建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估結果等。（二）供應商評估與考核1.采購部門定期對供應商進行評估和考核，評估指標包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等。2.采用定量與定性相結合的方式對供應商進行評分，根據評分結果將供應商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。3.對于評估結果為不合格的供應商，采購部門應及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應停止與其合作。（三）供應商激勵與淘汰1.對表現優(yōu)秀的供應商給予適當的激勵措施，如增加采購份額、優(yōu)先合作、提供獎勵等，以提高供應商的積極性和合作意愿。2.對于連續(xù)多次評估結果為不合格或出現嚴重質量問題、交貨延遲等情況的供應商，應予以淘汰，并從供應商信息庫中刪除。五、采購流程管理（一）采購申請1.各需求部門根據實際需求填寫采購申請表，詳細說明采購物料的名稱、規(guī)格、型號、數量、用途、預算金額等信息，并經部門負責人審核簽字后提交給采購部門。2.采購申請表應附相關的技術文件、規(guī)格要求等資料，以便采購部門準確了解需求。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請后，對申請內容進行審核，核實需求的合理性和必要性。2.根據采購金額大小，按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。采購金額較小的由采購部門負責人審批；采購金額較大的需報采購決策小組審批。（三）采購實施1.采購部門根據審批通過的采購申請，選擇合適的供應商進行采購。對于重要的采購項目，應采用招標、詢價、競爭性談判等方式確定供應商。2.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括產品規(guī)格、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。3.采購部門跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協調，確保服務物料按時、按質、按量供應。如出現問題，應及時采取措施解決，并向相關部門匯報。（四）驗收與付款1.服務物料到貨后，采購部門應及時通知需求部門和質量檢驗部門進行驗收。驗收內容包括物料的規(guī)格、數量、質量等是否符合合同要求。2.質量檢驗部門出具驗收報告，如驗收合格，采購部門根據合同約定辦理付款手續(xù)；如驗收不合格，采購部門應及時與供應商協商解決，要求其更換或補貨，直至驗收合格。3.財務部門按照公司財務制度和采購合同規(guī)定，審核付款申請，辦理付款手續(xù)。六、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購過程中可能面臨的風險進行識別和評估，包括市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險等。2.分析風險發(fā)生的可能性和影響程度，確定風險等級，為制定風險應對措施提供依據。（二）風險應對措施1.針對市場風險，采購部門應加強市場調研和分析，及時掌握市場動態(tài)和價格變化，合理安排采購時機和采購數量，采取套期保值等措施降低價格波動風險。2.對于質量風險，應加強供應商管理和質量檢驗，嚴格把控采購物料的質量標準，要求供應商提供質量保證文件，對不合格產品及時進行處理。3.針對供應商風險，建立供應商評估和考核機制，選擇信譽良好、實力較強的供應商合作，與供應商簽訂詳細的合同條款，明確雙方的責任和義務，降低供應商違約風險。4.對于合同風險，加強合同管理，在簽訂合同前仔細審核合同條款，確保合同內容合法合規(guī)、明確清晰，避免合同糾紛。七、采購監(jiān)督與審計（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.采購部門應定期向管理層匯報采購工作進展情況，接受內部監(jiān)督和檢查。對審計和檢查中發(fā)現的問題，應及時整改，并將整改情況報告給相關部門。（二）外部監(jiān)督1.積極接受政府有關部門、行業(yè)協會等的監(jiān)督檢查，配合做好相關工作