武漢小區(qū)庫(kù)存管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)武漢小區(qū)庫(kù)存管理，規(guī)范庫(kù)存管理流程，提高庫(kù)存管理效率，確保小區(qū)物資的合理儲(chǔ)備與有效利用，保障小區(qū)各項(xiàng)工作的正常開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于武漢地區(qū)所有納入本管理體系的小區(qū)，包括小區(qū)內(nèi)的各類公共設(shè)施設(shè)備維護(hù)物資、環(huán)境衛(wèi)生清潔用品、安保防護(hù)器材、辦公耗材等庫(kù)存物資的管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則庫(kù)存數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確反映實(shí)際庫(kù)存情況，確保賬實(shí)相符。所有庫(kù)存物資的出入庫(kù)記錄、盤點(diǎn)等操作必須真實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)。2.合理性原則根據(jù)小區(qū)日常運(yùn)營(yíng)需求、歷史消耗數(shù)據(jù)以及季節(jié)特點(diǎn)等因素，合理確定各類物資的庫(kù)存定額，避免庫(kù)存積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。3.安全性原則加強(qiáng)庫(kù)存物資的安全管理，確保物資存儲(chǔ)環(huán)境安全，防止物資損壞、變質(zhì)、丟失等情況的發(fā)生。同時(shí)，要做好庫(kù)存物資的防火、防盜、防潮、防蟲等工作。4.成本效益原則在保證庫(kù)存物資滿足小區(qū)正常運(yùn)營(yíng)需求的前提下，盡可能降低庫(kù)存成本，提高庫(kù)存資金的使用效率。通過(guò)優(yōu)化庫(kù)存管理流程、合理控制庫(kù)存水平等措施，減少庫(kù)存占用資金和倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用。二、庫(kù)存管理職責(zé)分工（一）小區(qū)管理部門1.負(fù)責(zé)制定小區(qū)年度庫(kù)存物資采購(gòu)計(jì)劃，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。2.監(jiān)督庫(kù)存管理工作的執(zhí)行情況，定期檢查庫(kù)存物資的存儲(chǔ)狀況和使用情況。3.協(xié)調(diào)解決庫(kù)存管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)庫(kù)存管理工作進(jìn)行考核與評(píng)價(jià)。（二）庫(kù)存管理人員1.負(fù)責(zé)庫(kù)存物資的日常收發(fā)、保管和盤點(diǎn)工作，確保庫(kù)存物資的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。2.建立健全庫(kù)存物資臺(tái)賬，及時(shí)記錄物資的出入庫(kù)情況、庫(kù)存余額等信息，并定期與財(cái)務(wù)部門核對(duì)賬目。3.根據(jù)庫(kù)存物資的庫(kù)存定額和實(shí)際消耗情況，及時(shí)提出補(bǔ)貨申請(qǐng)，確保物資供應(yīng)的連續(xù)性。4.協(xié)助采購(gòu)人員進(jìn)行物資采購(gòu)工作，參與物資的驗(yàn)收工作，對(duì)不符合要求的物資及時(shí)提出退換貨意見。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)制定庫(kù)存物資的財(cái)務(wù)管理制度，對(duì)庫(kù)存物資的采購(gòu)、收發(fā)、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督。2.審核庫(kù)存物資采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)合同，控制庫(kù)存物資采購(gòu)資金的支出。3.定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行財(cái)務(wù)核算，編制庫(kù)存物資報(bào)表，反映庫(kù)存物資的資金占用情況和成本情況。（四）使用部門1.根據(jù)本部門的工作需要，向庫(kù)存管理部門提出物資領(lǐng)用申請(qǐng)，并按照規(guī)定的流程進(jìn)行領(lǐng)用。2.合理使用領(lǐng)用的庫(kù)存物資，避免浪費(fèi)和濫用現(xiàn)象的發(fā)生。同時(shí)，及時(shí)將物資的使用情況反饋給庫(kù)存管理部門。三、庫(kù)存物資采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.小區(qū)管理部門應(yīng)于每年年底前，組織各使用部門根據(jù)下一年度小區(qū)工作計(jì)劃和實(shí)際需求，編制庫(kù)存物資采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。2.庫(kù)存管理部門根據(jù)各使用部門提交的采購(gòu)計(jì)劃，結(jié)合庫(kù)存物資的庫(kù)存定額、實(shí)際庫(kù)存情況以及物資的采購(gòu)周期等因素，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行匯總、審核和調(diào)整，形成小區(qū)年度庫(kù)存物資采購(gòu)計(jì)劃。3.年度庫(kù)存物資采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)小區(qū)管理部門負(fù)責(zé)人審批后實(shí)施。在執(zhí)行過(guò)程中，如因工作任務(wù)變化、突發(fā)事件等原因需要調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃的，應(yīng)及時(shí)辦理相關(guān)審批手續(xù)。（二）采購(gòu)流程1.采購(gòu)人員根據(jù)批準(zhǔn)的采購(gòu)計(jì)劃，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)和議價(jià)。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等因素，確保選擇的供應(yīng)商能夠提供優(yōu)質(zhì)的物資和良好的服務(wù)。2.采購(gòu)人員與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款，確保合同的合法性、完整性和有效性。3.采購(gòu)人員按照采購(gòu)合同的要求，跟蹤供應(yīng)商的物資生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。4.物資到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知庫(kù)存管理人員和使用部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量等方面。如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問(wèn)題或數(shù)量不符等情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，辦理退換貨手續(xù)。（三）采購(gòu)資金管理1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同和物資驗(yàn)收情況，按照規(guī)定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)支付采購(gòu)資金。在支付采購(gòu)資金前，應(yīng)審核采購(gòu)合同、發(fā)票、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證，確保支付的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。2.加強(qiáng)采購(gòu)資金的預(yù)算管理，嚴(yán)格控制采購(gòu)資金的支出，避免超預(yù)算采購(gòu)現(xiàn)象的發(fā)生。如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)資金預(yù)算的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。四、庫(kù)存物資驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.庫(kù)存管理人員在物資到貨前，應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的工具、量具、檢驗(yàn)設(shè)備等，并安排好驗(yàn)收?qǐng)龅亍?.熟悉物資的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法，明確驗(yàn)收的重點(diǎn)和要點(diǎn)。（二）驗(yàn)收程序1.物資到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知庫(kù)存管理人員和使用部門進(jìn)行驗(yàn)收。庫(kù)存管理人員和使用部門應(yīng)按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法，對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量等方面進(jìn)行逐一驗(yàn)收。2.驗(yàn)收合格的物資，庫(kù)存管理人員應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫入庫(kù)單，并將入庫(kù)單交財(cái)務(wù)部門記賬。入庫(kù)單應(yīng)注明物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、入庫(kù)時(shí)間等內(nèi)容。3.驗(yàn)收不合格的物資，庫(kù)存管理人員應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)人員聯(lián)系，通知供應(yīng)商辦理退換貨手續(xù)。同時(shí)，應(yīng)做好不合格物資的標(biāo)識(shí)和隔離工作，防止不合格物資混入合格物資中。（三）驗(yàn)收記錄1.庫(kù)存管理人員應(yīng)做好物資驗(yàn)收記錄，詳細(xì)記錄物資的驗(yàn)收情況，包括物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收結(jié)果等內(nèi)容。驗(yàn)收記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。2.如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問(wèn)題或數(shù)量不符等情況，應(yīng)在驗(yàn)收記錄中詳細(xì)注明，并及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決。協(xié)商解決情況也應(yīng)在驗(yàn)收記錄中予以記錄。五、庫(kù)存物資存儲(chǔ)管理（一）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.根據(jù)庫(kù)存物資的特性和保管要求，設(shè)置專門的倉(cāng)庫(kù)或存儲(chǔ)區(qū)域，并確保倉(cāng)庫(kù)的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件符合要求。2.對(duì)不同類型的物資，應(yīng)分類存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，注明物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、入庫(kù)時(shí)間等信息，便于查找和管理。3.對(duì)于易燃易爆、有毒有害等危險(xiǎn)物資，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的要求，設(shè)置專門的危險(xiǎn)物資倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行存儲(chǔ)，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。（二）庫(kù)存物資保管1.庫(kù)存管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保物資的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。如發(fā)現(xiàn)物資存在損壞、變質(zhì)、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。2.對(duì)庫(kù)存物資的存儲(chǔ)期限進(jìn)行管理，對(duì)于有保質(zhì)期要求的物資，應(yīng)建立保質(zhì)期臺(tái)賬，按照保質(zhì)期的先后順序進(jìn)行發(fā)放，確保物資在保質(zhì)期內(nèi)使用。3.做好庫(kù)存物資的防潮、防蟲、防火、防盜等工作。定期對(duì)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行清掃和消毒，防止蟲害和鼠害的發(fā)生。同時(shí)，配備必要的消防器材和防盜設(shè)施，確保倉(cāng)庫(kù)的安全。（三）庫(kù)存物資盤點(diǎn)1.小區(qū)管理部門應(yīng)定期組織庫(kù)存物資盤點(diǎn)工作，盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月、每季度或每半年進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。2.庫(kù)存管理人員在盤點(diǎn)前，應(yīng)做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，包括核對(duì)賬目、整理物資、準(zhǔn)備盤點(diǎn)工具等。盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的盤點(diǎn)方法和程序，對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行逐一清點(diǎn)，并記錄盤點(diǎn)結(jié)果。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，庫(kù)存管理人員應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)說(shuō)明盤點(diǎn)情況，包括物資的實(shí)際庫(kù)存數(shù)量、賬存數(shù)量、盤盈盤虧數(shù)量及原因等。盤點(diǎn)報(bào)告經(jīng)庫(kù)存管理人員簽字確認(rèn)后，報(bào)小區(qū)管理部門審核。4.對(duì)于盤盈盤虧的物資，小區(qū)管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行調(diào)查和分析，查明原因，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行處理。如屬于人為原因造成的盤盈盤虧，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、庫(kù)存物資領(lǐng)用管理（一）領(lǐng)用申請(qǐng)1.使用部門根據(jù)本部門的工作需要，填寫物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用用途等內(nèi)容。2.物資領(lǐng)用申請(qǐng)表經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人審批后，交庫(kù)存管理部門。（二）領(lǐng)用審批1.庫(kù)存管理部門收到物資領(lǐng)用申請(qǐng)表后，應(yīng)根據(jù)庫(kù)存物資的庫(kù)存情況和審批權(quán)限，對(duì)領(lǐng)用申請(qǐng)進(jìn)行審核。2.對(duì)于庫(kù)存充足的物資，庫(kù)存管理部門應(yīng)及時(shí)辦理領(lǐng)用手續(xù)，并通知領(lǐng)用部門到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取物資。對(duì)于庫(kù)存不足的物資，庫(kù)存管理部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)人員進(jìn)行補(bǔ)貨，并告知領(lǐng)用部門物資到貨時(shí)間。3.領(lǐng)用申請(qǐng)經(jīng)庫(kù)存管理部門審核通過(guò)后，報(bào)小區(qū)管理部門負(fù)責(zé)人審批。小區(qū)管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，如同意領(lǐng)用，則在物資領(lǐng)用申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。（三）物資發(fā)放1.庫(kù)存管理人員根據(jù)審批后的物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，按照規(guī)定的程序發(fā)放物資。發(fā)放物資時(shí)，應(yīng)核對(duì)物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等信息，確保發(fā)放的物資與領(lǐng)用申請(qǐng)一致。2.物資發(fā)放后，庫(kù)存管理人員應(yīng)及時(shí)在庫(kù)存物資臺(tái)賬上記錄物資的領(lǐng)用情況，包括領(lǐng)用部門、領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用數(shù)量等內(nèi)容，并更新庫(kù)存余額。3.領(lǐng)用部門領(lǐng)取物資后，應(yīng)在物資領(lǐng)用登記表上簽字確認(rèn)，確保物資的領(lǐng)用手續(xù)齊全。七、庫(kù)存物資報(bào)廢管理（一）報(bào)廢鑒定1.對(duì)于已損壞、變質(zhì)、過(guò)期或不再使用的庫(kù)存物資，庫(kù)存管理部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行報(bào)廢鑒定。報(bào)廢鑒定應(yīng)根據(jù)物資的實(shí)際情況，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定進(jìn)行判斷。2.報(bào)廢鑒定人員應(yīng)填寫報(bào)廢鑒定表，詳細(xì)說(shuō)明物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等內(nèi)容，并簽字確認(rèn)。（二）報(bào)廢審批1.報(bào)廢鑒定表經(jīng)庫(kù)存管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)小區(qū)管理部門審批。小區(qū)管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審核，如同意報(bào)廢，則在報(bào)廢鑒定表上簽字確認(rèn)。2.對(duì)于價(jià)值較高的物資報(bào)廢，還需報(bào)上級(jí)主管部門審批。（三）報(bào)廢處理1.經(jīng)審批同意報(bào)廢的物資，庫(kù)存管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行處理。對(duì)于可回收利用的物資，應(yīng)進(jìn)行回收處理；對(duì)于不可回收利用的物資，應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處置，如委托有資質(zhì)的單位進(jìn)行銷毀等。2.庫(kù)存管理部門應(yīng)做好報(bào)廢物資的處理記錄，包括報(bào)廢物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、處理方式、處理時(shí)間等內(nèi)容，并將處理記錄存檔備查。八、庫(kù)存管理信息化建設(shè)（一）建立庫(kù)存管理信息系統(tǒng)1.小區(qū)應(yīng)建立庫(kù)存管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)庫(kù)存物資的信息化管理。庫(kù)存管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備物資采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、存儲(chǔ)、領(lǐng)用、盤點(diǎn)、報(bào)廢等功能模塊，能夠?qū)崟r(shí)反映庫(kù)存物資的動(dòng)態(tài)情況。2.庫(kù)存管理信息系統(tǒng)應(yīng)與財(cái)務(wù)部門的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和同步，確保庫(kù)存物資賬目與財(cái)務(wù)賬目一致。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.庫(kù)存管理人員應(yīng)及時(shí)將庫(kù)存物資的采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、領(lǐng)用、盤點(diǎn)、報(bào)廢等信息錄入庫(kù)存管理信息系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.定期對(duì)庫(kù)存管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況對(duì)系統(tǒng)的功能進(jìn)行優(yōu)化和升級(jí)，提高庫(kù)存管理工作的效率和水平。（三）信息查詢與分析1.小區(qū)管理部門、庫(kù)存管理人員、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員可通過(guò)庫(kù)存管理信息系統(tǒng)查詢庫(kù)存物資的相關(guān)信息，如庫(kù)存余額、出入庫(kù)記錄、采購(gòu)計(jì)劃等，以便及時(shí)了解庫(kù)存情況，做出決策。2.利用庫(kù)存管理信息系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)分析功能，對(duì)庫(kù)存物資的采購(gòu)、使用、庫(kù)存水平等情況進(jìn)行分析，為庫(kù)存管理決策提供依據(jù)。例如，通過(guò)分析物資的消耗規(guī)律，合理調(diào)整庫(kù)存定額；通過(guò)分析采購(gòu)成本和庫(kù)存成本，優(yōu)化采購(gòu)策略等。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.小區(qū)管理部門應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括庫(kù)存物資的采購(gòu)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、領(lǐng)用、盤點(diǎn)、報(bào)廢等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，以及庫(kù)存管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行情況等。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查等方式進(jìn)行。檢查人員應(yīng)認(rèn)真填寫檢查記錄，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立庫(kù)存管理工作考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)庫(kù)存管理部門和相關(guān)人員的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)