旅行用品歸類管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司旅行用品的管理，規(guī)范旅行用品的采購、使用、存儲及處置流程，提高旅行用品的使用效率，降低公司運營成本，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工因公務(wù)出行所涉及的旅行用品的管理，包括但不限于行李箱、背包、旅行衣物、洗漱用品、電子設(shè)備及配件等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：旅行用品的管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項操作合法合規(guī)。2.合理性原則：根據(jù)員工公務(wù)出行的實際需求，合理配置旅行用品，避免資源浪費。3.高效性原則：優(yōu)化旅行用品的采購、使用、存儲及處置流程，提高工作效率，降低管理成本。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在旅行用品管理中的職責(zé)，確保管理工作落實到位。二、管理職責(zé)（一）行政部門1.負(fù)責(zé)制定和完善旅行用品歸類管理辦法，并組織實施。2.統(tǒng)籌公司旅行用品的采購工作，根據(jù)各部門需求，集中采購旅行用品，確保采購質(zhì)量和成本控制。3.建立旅行用品庫存管理制度，負(fù)責(zé)旅行用品的入庫、存儲、發(fā)放及盤點工作，確保庫存信息準(zhǔn)確、賬物相符。4.定期對公司旅行用品的使用情況進(jìn)行檢查和評估，提出改進(jìn)建議，優(yōu)化管理流程。5.負(fù)責(zé)旅行用品的報廢處置工作，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行報廢申請、審批及處理。（二）使用部門1.根據(jù)本部門員工公務(wù)出行的實際需求，提前向行政部門提交旅行用品申購計劃，明確所需旅行用品的種類、規(guī)格和數(shù)量。2.負(fù)責(zé)本部門旅行用品的領(lǐng)用、使用和保管工作，指定專人負(fù)責(zé)旅行用品的管理，確保旅行用品的安全和完整。3.督促本部門員工正確使用旅行用品，定期對旅行用品進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時向行政部門報告。4.在員工離職或崗位調(diào)動時，負(fù)責(zé)收回本部門員工領(lǐng)用的旅行用品，并交回行政部門。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核旅行用品的采購預(yù)算，確保采購費用合理合規(guī)。2.對旅行用品的采購、使用及處置等費用進(jìn)行核算和監(jiān)督，確保財務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.根據(jù)行政部門提供的旅行用品報廢處置報告，辦理相關(guān)財務(wù)手續(xù)。（四）員工個人1.按照公司規(guī)定領(lǐng)用旅行用品，妥善保管和正確使用所領(lǐng)用的旅行用品，不得擅自轉(zhuǎn)借、挪用或損壞。2.在公務(wù)出行結(jié)束后，及時將旅行用品歸還至指定地點，并配合行政部門進(jìn)行檢查和盤點。3.發(fā)現(xiàn)旅行用品存在損壞或丟失等情況，應(yīng)及時向所在部門報告，并按照規(guī)定進(jìn)行賠償。三、旅行用品的采購（一）采購計劃1.各使用部門應(yīng)根據(jù)本部門員工公務(wù)出行的預(yù)計情況，提前[X]個月向行政部門提交旅行用品申購計劃。申購計劃應(yīng)詳細(xì)列出所需旅行用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計使用時間等信息。2.行政部門對各使用部門提交的申購計劃進(jìn)行匯總和審核，結(jié)合公司庫存情況及實際需求，編制公司年度旅行用品采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購的旅行用品種類、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時間等內(nèi)容。3.采購計劃經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。如因特殊情況需要調(diào)整采購計劃，使用部門應(yīng)提前向行政部門提出申請，經(jīng)審批同意后方可調(diào)整。（二）采購流程1.供應(yīng)商選擇：行政部門根據(jù)采購計劃，通過市場調(diào)研、招標(biāo)、詢價等方式，選擇合格的旅行用品供應(yīng)商。供應(yīng)商應(yīng)具備良好的商業(yè)信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、售后服務(wù)完善等條件。2.采購合同簽訂：行政部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購的旅行用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。采購合同應(yīng)報財務(wù)部門備案。3.采購執(zhí)行：供應(yīng)商按照采購合同約定的時間、地點和方式將旅行用品交付至公司。行政部門負(fù)責(zé)組織驗收，對采購的旅行用品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行核對，確保與采購合同一致。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的，及時與供應(yīng)商協(xié)商解決。四、旅行用品的存儲（一）存儲地點行政部門應(yīng)設(shè)立專門的旅行用品倉庫，用于存放公司采購的旅行用品。倉庫應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件，確保旅行用品的安全存儲。（二）存儲方式1.旅行用品應(yīng)按照類別、規(guī)格、型號等進(jìn)行分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和管理。2.對于易損、易腐、易燃、易爆等特殊旅行用品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨存儲，并采取相應(yīng)的防護(hù)措施。3.定期對旅行用品進(jìn)行盤點，確保庫存數(shù)量準(zhǔn)確、賬物相符。盤點結(jié)果應(yīng)形成報告，報行政部門負(fù)責(zé)人審核。如發(fā)現(xiàn)庫存差異，應(yīng)及時查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。五、旅行用品的發(fā)放（一）領(lǐng)用流程1.員工因公務(wù)出行需要領(lǐng)用旅行用品時，應(yīng)填寫《旅行用品領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用的旅行用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計使用時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.《旅行用品領(lǐng)用申請表》提交至行政部門，行政部門根據(jù)庫存情況進(jìn)行審核。如庫存充足，予以發(fā)放；如庫存不足，應(yīng)及時通知采購部門進(jìn)行采購。3.行政部門根據(jù)審批后的《旅行用品領(lǐng)用申請表》，辦理旅行用品的發(fā)放手續(xù)，將旅行用品發(fā)放給員工，并由員工簽字確認(rèn)。（二）領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)1.行政部門應(yīng)根據(jù)員工的職級、崗位性質(zhì)及公務(wù)出行的實際需求，制定合理的旅行用品領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)。領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確不同職級、崗位員工可領(lǐng)用的旅行用品種類、規(guī)格和數(shù)量。2.員工應(yīng)按照領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用旅行用品，不得超標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用。如因特殊情況需要超標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用，應(yīng)提前向所在部門負(fù)責(zé)人和行政部門提出申請，經(jīng)審批同意后方可領(lǐng)用。六、旅行用品的使用與維護(hù)（一）使用要求1.員工應(yīng)按照旅行用品的使用說明書正確使用旅行用品，不得擅自更改其功能或用途。2.在公務(wù)出行過程中，應(yīng)妥善保管旅行用品，避免丟失、損壞或被盜。如發(fā)現(xiàn)旅行用品存在問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并向所在部門報告。3.禁止將公司旅行用品用于非公務(wù)活動。（二）維護(hù)保養(yǎng)1.使用部門應(yīng)定期對本部門員工領(lǐng)用的旅行用品進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保旅行用品處于良好的使用狀態(tài)。2.對于需要專業(yè)維護(hù)的旅行用品，如行李箱、電子設(shè)備等，應(yīng)及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。維修費用按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.員工在使用旅行用品過程中，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時向所在部門報告，以便及時進(jìn)行維護(hù)和處理。如因員工個人原因?qū)е侣眯杏闷窊p壞或丟失，員工應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行賠償。七、旅行用品的回收與處置（一）回收1.員工在離職或崗位調(diào)動時，所在部門應(yīng)負(fù)責(zé)收回其領(lǐng)用的旅行用品，并交回行政部門。2.行政部門對收回的旅行用品進(jìn)行檢查和清點，如發(fā)現(xiàn)存在損壞或丟失等情況，應(yīng)按照規(guī)定要求員工進(jìn)行賠償。（二）處置1.對于已損壞無法修復(fù)或已達(dá)到報廢年限的旅行用品，使用部門應(yīng)填寫《旅行用品報廢申請表》，注明報廢原因、旅行用品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.《旅行用品報廢申請表》提交至行政部門，行政部門組織相關(guān)人員進(jìn)行審核和鑒定。審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)報廢的旅行用品，行政部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處置，如變賣、捐贈等。處置收入應(yīng)及時上繳公司財務(wù)部門。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政部門應(yīng)定期對公司旅行用品的管理情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，包括采購、存儲、發(fā)放、使用、回收及處置等環(huán)節(jié)。2.財務(wù)部門應(yīng)加強對旅行用品費用的核算和監(jiān)督，確保費用支出合理合規(guī)。3.各部門應(yīng)配合行政部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供相關(guān)資料和信息。（二）違規(guī)處理1.對于違反本管理辦法的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰