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數(shù)據(jù)跨境合同管理辦法一、總則(一)目的為了規(guī)范公司數(shù)據(jù)跨境活動(dòng)中的合同管理,保障數(shù)據(jù)安全,維護(hù)公司合法權(quán)益,促進(jìn)數(shù)據(jù)跨境業(yè)務(wù)的健康發(fā)展,依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),制定本辦法。(二)適用范圍本辦法適用于公司涉及數(shù)據(jù)跨境傳輸、存儲(chǔ)、處理等相關(guān)活動(dòng)所簽訂的各類合同。(三)基本原則1.合法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及國(guó)際條約中關(guān)于數(shù)據(jù)跨境的規(guī)定,確保合同內(nèi)容和履行行為合法有效。2.數(shù)據(jù)安全原則將數(shù)據(jù)安全保護(hù)貫穿于合同管理全過(guò)程,采取必要措施防止數(shù)據(jù)泄露、篡改、丟失等風(fēng)險(xiǎn)。3.明確責(zé)任原則在合同中清晰界定各方權(quán)利義務(wù),明確數(shù)據(jù)跨境活動(dòng)中的責(zé)任主體,避免責(zé)任不清導(dǎo)致的糾紛。4.風(fēng)險(xiǎn)可控原則對(duì)數(shù)據(jù)跨境合同履行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、評(píng)估和控制,制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施,確保公司利益不受損害。二、合同簽訂前管理(一)合同相對(duì)方審查1.資質(zhì)審查收集合同相對(duì)方的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)許可證等相關(guān)資質(zhì)文件,核實(shí)其是否具備從事數(shù)據(jù)跨境相關(guān)業(yè)務(wù)的合法資格。2.信譽(yù)評(píng)估通過(guò)查詢信用記錄、行業(yè)評(píng)價(jià)等方式,對(duì)合同相對(duì)方的信譽(yù)狀況進(jìn)行評(píng)估,避免與信譽(yù)不良的主體合作。3.數(shù)據(jù)保護(hù)能力審查了解合同相對(duì)方的數(shù)據(jù)保護(hù)制度、技術(shù)措施等,評(píng)估其是否具備保障數(shù)據(jù)安全的能力。(二)合同條款擬定1.數(shù)據(jù)定義與范圍明確合同中涉及的數(shù)據(jù)類型、來(lái)源、存儲(chǔ)位置等具體信息,確保雙方對(duì)數(shù)據(jù)的理解一致。2.數(shù)據(jù)跨境目的與方式詳細(xì)說(shuō)明數(shù)據(jù)跨境傳輸、存儲(chǔ)、處理的目的和具體方式,如傳輸途徑、存儲(chǔ)服務(wù)器所在地等。3.數(shù)據(jù)安全保障條款要求合同相對(duì)方采取必要的數(shù)據(jù)安全保護(hù)措施,如加密、訪問(wèn)控制、定期備份等。明確數(shù)據(jù)安全事件發(fā)生時(shí)的通知義務(wù)和應(yīng)急處理機(jī)制。4.數(shù)據(jù)使用限制約定合同相對(duì)方對(duì)數(shù)據(jù)的使用目的、范圍和方式,禁止其擅自將數(shù)據(jù)用于其他未經(jīng)授權(quán)的用途。5.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)期限與刪除規(guī)定數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)期限,并要求合同相對(duì)方在期限屆滿或不再需要時(shí)及時(shí)刪除數(shù)據(jù)。6.違約責(zé)任明確雙方在數(shù)據(jù)跨境合同履行過(guò)程中如出現(xiàn)違約行為應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任,包括但不限于賠償損失、采取補(bǔ)救措施等。7.爭(zhēng)議解決條款約定合同爭(zhēng)議的解決方式,如協(xié)商、仲裁或訴訟等。(三)合同審批1.提交審批合同承辦部門將擬定好的合同文本及相關(guān)材料提交至公司法律合規(guī)部門進(jìn)行審批。2.法律審查法律合規(guī)部門對(duì)合同條款進(jìn)行合法性審查,重點(diǎn)關(guān)注數(shù)據(jù)跨境相關(guān)條款是否符合法律法規(guī)要求,是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)。3.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門對(duì)合同履行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估,提出風(fēng)險(xiǎn)防控建議。4.審批決策根據(jù)法律審查和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果,公司管理層做出合同審批決策,決定是否簽訂合同。三、合同履行管理(一)合同執(zhí)行跟蹤1.建立臺(tái)賬合同承辦部門負(fù)責(zé)建立數(shù)據(jù)跨境合同執(zhí)行臺(tái)賬,記錄合同簽訂時(shí)間、履行期限、履行進(jìn)度等信息。2.定期檢查定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查,確保雙方按照合同約定履行各自義務(wù)。3.溝通協(xié)調(diào)及時(shí)與合同相對(duì)方溝通協(xié)調(diào)合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題,協(xié)商解決方案,確保合同順利履行。(二)數(shù)據(jù)安全監(jiān)督1.定期審計(jì)定期對(duì)合同相對(duì)方的數(shù)據(jù)安全保護(hù)措施進(jìn)行審計(jì),檢查其是否有效執(zhí)行合同約定的數(shù)據(jù)安全保障條款。2.現(xiàn)場(chǎng)檢查必要時(shí),可對(duì)合同相對(duì)方的數(shù)據(jù)處理場(chǎng)所進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查,核實(shí)數(shù)據(jù)安全狀況。3.違規(guī)處理如發(fā)現(xiàn)合同相對(duì)方存在違反數(shù)據(jù)安全約定的行為,及時(shí)要求其整改,并按照合同約定追究其違約責(zé)任。(三)數(shù)據(jù)變更管理1.變更申請(qǐng)合同履行過(guò)程中,如涉及數(shù)據(jù)類型、范圍、存儲(chǔ)位置等變更,合同相對(duì)方應(yīng)提前向公司提出書面變更申請(qǐng)。2.評(píng)估審批公司對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行評(píng)估,審查變更對(duì)數(shù)據(jù)安全和合同履行的影響,并按照審批流程進(jìn)行決策。3.變更協(xié)議簽訂經(jīng)審批同意變更后,雙方簽訂數(shù)據(jù)變更協(xié)議,明確變更后的權(quán)利義務(wù)。四、合同終止與后續(xù)管理(一)合同終止條件1.合同期滿合同約定的履行期限屆滿,雙方未續(xù)簽合同的,合同自動(dòng)終止。2.履行完畢雙方按照合同約定全面履行了各自義務(wù),合同履行完畢。3.解除合同因一方違約或出現(xiàn)不可抗力等法定事由,另一方依法解除合同。(二)終止通知合同終止時(shí),合同一方應(yīng)及時(shí)向另一方發(fā)出書面終止通知,明確終止日期和原因。(三)數(shù)據(jù)處理1.數(shù)據(jù)刪除合同相對(duì)方應(yīng)按照合同約定和法律法規(guī)要求,在合同終止后及時(shí)刪除存儲(chǔ)的公司數(shù)據(jù)。2.數(shù)據(jù)移交如有必要,合同相對(duì)方應(yīng)將與公司數(shù)據(jù)相關(guān)的載體、文檔等移交給公司。(四)資料歸檔合同承辦部門負(fù)責(zé)將合同簽訂、履行、終止等過(guò)程中的相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔,保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。五、監(jiān)督與檢查(一)內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門定期對(duì)數(shù)據(jù)跨境合同管理情況進(jìn)行審計(jì),檢查合同簽訂、履行、終止等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.合規(guī)管理部門對(duì)合同管理中的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)測(cè)和預(yù)警,及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正違規(guī)行為。(二)外部檢查積極配合國(guó)家有關(guān)部門對(duì)公司數(shù)據(jù)跨境活動(dòng)及合同管理情況的監(jiān)督檢查,如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。六、培訓(xùn)與宣傳(一)培訓(xùn)1.定期組織公司員工參加數(shù)據(jù)跨境合同管理相關(guān)培訓(xùn),提高員工對(duì)法律法規(guī)和合同管理要求的認(rèn)識(shí)。2.針對(duì)不同崗位員工,開(kāi)展有針對(duì)性的培訓(xùn),如合同承辦人員的合同起草與審查培訓(xùn)、業(yè)務(wù)人員的數(shù)據(jù)安全意識(shí)培訓(xùn)等。

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