南通物業(yè)物資管理辦法一、總則1.目的本辦法旨在規(guī)范南通物業(yè)物資管理工作，確保物資的合理采購、有效使用、妥善保管和準(zhǔn)確核算，提高物資管理效率，降低運營成本，為物業(yè)服務(wù)的順利開展提供有力支持。2.適用范圍本辦法適用于南通物業(yè)旗下各物業(yè)管理項目的物資管理工作，包括但不限于辦公物資、維修材料、清潔用品、綠化工具等各類物資的管理。3.基本原則計劃性原則：根據(jù)物業(yè)服務(wù)需求，制定合理的物資采購計劃，避免盲目采購和浪費。節(jié)約性原則：倡導(dǎo)節(jié)約使用物資，降低損耗，提高物資利用率。歸口管理原則：明確各部門在物資管理中的職責(zé)，實行歸口管理，確保物資管理工作的有序進(jìn)行。規(guī)范操作原則：建立健全物資管理制度和流程，規(guī)范物資采購、驗收、入庫、保管、領(lǐng)用、盤點等各環(huán)節(jié)的操作。二、職責(zé)分工1.物資管理部門負(fù)責(zé)制定和完善物資管理制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。匯總各部門物資需求計劃，編制年度、季度和月度物資采購計劃。組織物資采購工作，選擇合格供應(yīng)商，簽訂采購合同。負(fù)責(zé)物資的驗收、入庫、保管、發(fā)放和盤點工作。定期對物資庫存進(jìn)行分析，提出庫存優(yōu)化建議。2.使用部門根據(jù)實際工作需要，及時提交物資需求計劃。負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)用物資的使用和管理，合理控制物資消耗。協(xié)助物資管理部門做好物資盤點工作，提供相關(guān)資料和信息。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)物資采購資金的審核和支付。對物資采購成本進(jìn)行核算和分析，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。參與物資盤點工作，監(jiān)督物資管理的財務(wù)合規(guī)性。三、物資采購管理1.需求計劃各使用部門應(yīng)在每月末根據(jù)下月工作安排，填寫物資需求申請表，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等信息，并提交給物資管理部門。物資管理部門對各部門提交的需求計劃進(jìn)行匯總、審核和分析，結(jié)合庫存情況，編制月度物資采購計劃。對于臨時性、緊急性物資需求，使用部門應(yīng)及時向物資管理部門提出申請，物資管理部門根據(jù)實際情況進(jìn)行采購安排。2.供應(yīng)商選擇物資管理部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核。選擇供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等因素，優(yōu)先選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。對于新的物資采購項目，物資管理部門應(yīng)至少選擇三家供應(yīng)商進(jìn)行詢價或招標(biāo)，根據(jù)報價和綜合評價結(jié)果確定中標(biāo)供應(yīng)商。3.采購合同物資采購應(yīng)簽訂書面合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同內(nèi)容應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式等條款。物資管理部門負(fù)責(zé)合同的起草、審核和簽訂工作，合同簽訂后應(yīng)及時將合同副本提交給財務(wù)部門和使用部門備案。4.采購執(zhí)行物資管理部門根據(jù)采購合同和采購計劃，及時向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，跟蹤采購進(jìn)度，確保物資按時、按質(zhì)、按量到貨。對于采購過程中出現(xiàn)的問題，如供應(yīng)商交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量不合格等，物資管理部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的解決措施。四、物資驗收管理1.驗收準(zhǔn)備物資到貨前，物資管理部門應(yīng)通知使用部門和相關(guān)人員做好驗收準(zhǔn)備工作。使用部門應(yīng)安排熟悉物資性能和使用要求的人員參與驗收工作。2.驗收流程物資到貨后，物資管理部門應(yīng)組織使用部門和相關(guān)人員按照合同要求和驗收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量、外觀等方面。對于重要物資或批量采購的物資，應(yīng)進(jìn)行抽樣檢驗或全檢。驗收合格的物資，驗收人員應(yīng)在驗收單上簽字確認(rèn)；驗收不合格的物資，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退換貨手續(xù)。3.驗收記錄物資管理部門應(yīng)建立物資驗收記錄臺賬，詳細(xì)記錄物資的驗收情況，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商、驗收日期、驗收結(jié)果等信息。驗收記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。五、物資入庫管理1.入庫手續(xù)驗收合格的物資，物資管理部門應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)。入庫人員應(yīng)根據(jù)驗收單核對物資的數(shù)量、規(guī)格型號等信息，無誤后填寫入庫單，并將物資存入相應(yīng)的倉庫。入庫單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)由物資管理部門留存，一聯(lián)交財務(wù)部門記賬，一聯(lián)交使用部門備查。2.倉庫管理物資管理部門應(yīng)根據(jù)物資的性質(zhì)、用途等分類存放物資，設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，便于查找和管理。倉庫應(yīng)保持整潔、通風(fēng)、干燥，確保物資的安全存放。對于易燃易爆、有毒有害等危險物資，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨存放和管理。倉庫管理人員應(yīng)定期對物資進(jìn)行盤點和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理物資的損壞、變質(zhì)等問題。六、物資領(lǐng)用管理1.領(lǐng)用申請使用部門因工作需要領(lǐng)用物資時，應(yīng)填寫物資領(lǐng)用申請表，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領(lǐng)用用途等信息，并提交給物資管理部門。物資管理部門對領(lǐng)用申請進(jìn)行審核，審核通過后發(fā)放物資，并在物資領(lǐng)用申請表上簽字確認(rèn)。2.領(lǐng)用方式物資領(lǐng)用方式分為直接領(lǐng)用和限額領(lǐng)用。對于常用物資，可采用限額領(lǐng)用方式，由物資管理部門根據(jù)使用部門的歷史消耗情況，核定每月的領(lǐng)用限額，使用部門在限額內(nèi)領(lǐng)用物資。對于貴重物資或一次性領(lǐng)用數(shù)量較大的物資，應(yīng)實行審批制度，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。3.領(lǐng)用記錄物資管理部門應(yīng)建立物資領(lǐng)用記錄臺賬，詳細(xì)記錄物資的領(lǐng)用情況，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用用途等信息。領(lǐng)用記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。七、物資盤點管理1.盤點計劃物資管理部門應(yīng)定期組織物資盤點工作，制定盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員等要求。盤點計劃應(yīng)提前通知各部門，以便做好準(zhǔn)備工作。盤點工作一般每年至少進(jìn)行一次，可根據(jù)實際情況選擇全面盤點或抽樣盤點。對于貴重物資、易損物資等，應(yīng)增加盤點次數(shù)。2.盤點實施盤點人員應(yīng)按照盤點計劃對物資進(jìn)行逐一清點，記錄實際庫存數(shù)量。盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應(yīng)及時查明原因，并填寫盤點差異表。盤點結(jié)束后，盤點人員應(yīng)將盤點結(jié)果與物資管理部門的庫存臺賬進(jìn)行核對，編制盤點報告，詳細(xì)說明盤點情況、差異原因及處理建議。3.盤點結(jié)果處理對于盤點中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧情況，物資管理部門應(yīng)及時查明原因，提出處理意見，并報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。盤盈的物資，應(yīng)及時調(diào)整庫存臺賬，并查明原因后進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理；盤虧的物資，如屬于正常損耗，應(yīng)按照規(guī)定程序核銷；如屬于人為原因造成的損失，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、物資報廢管理1.報廢申請物資因損壞、過期、淘汰等原因無法繼續(xù)使用時，使用部門應(yīng)填寫物資報廢申請表，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、購置時間、報廢原因等信息，并提交給物資管理部門。物資管理部門對報廢申請進(jìn)行審核，審核通過后組織相關(guān)人員對報廢物資進(jìn)行鑒定和評估。2.報廢鑒定物資管理部門應(yīng)會同財務(wù)部門、技術(shù)部門等相關(guān)人員對報廢物資進(jìn)行鑒定，確定其是否符合報廢條件。對于價值較高的報廢物資，應(yīng)邀請專業(yè)機構(gòu)進(jìn)行評估。經(jīng)鑒定確認(rèn)為報廢的物資，應(yīng)在報廢申請表上簽字確認(rèn)，并注明報廢處理方式。3.報廢處理對于報廢物資，物資管理部門應(yīng)根據(jù)實際情況選擇合適的處理方式，如出售、捐贈、報廢銷毀等。出售報廢物資應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行公開招標(biāo)或競價，確保處置價格合理。報廢物資處理后，物資管理部門應(yīng)及時辦理相關(guān)手續(xù)，調(diào)整庫存臺賬，并將處理結(jié)果報財務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司應(yīng)定期對各物業(yè)管理項目的物資管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括物資管理制度的執(zhí)行情況、物資采購流程的規(guī)范性、物資驗收與入庫管理、物資領(lǐng)用與盤點管理、物資報廢管理等方面。監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場檢查、資料查閱、人員訪談等方式進(jìn)行，對于發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。2.考核評價公司應(yīng)建立物資管理工作考核評價機制，對各物業(yè)管理項目的物資管理工作進(jìn)行量化考核?？己酥笜?biāo)包括物資采購成本控制、物資庫存周轉(zhuǎn)率、物資損耗率、物資管理工作規(guī)范執(zhí)行情況等