最低生活檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)最低生活保障檔案管理，確保檔案資料的真實(shí)、完整、有效，提高最低生活保障工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織在最低生活保障工作中形成的各類檔案資料的管理，包括申請(qǐng)受理、審核審批、定期核查、動(dòng)態(tài)管理等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件、記錄、證明等材料。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家關(guān)于最低生活保障的法律法規(guī)以及檔案管理的相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映最低生活保障對(duì)象的實(shí)際情況，審核審批過程中的各項(xiàng)記錄準(zhǔn)確無誤。3.規(guī)范統(tǒng)一原則：檔案管理工作流程、分類標(biāo)準(zhǔn)、編號(hào)規(guī)則等應(yīng)保持規(guī)范統(tǒng)一，便于查詢和管理。4.安全保密原則：妥善保管檔案資料，確保檔案信息安全，防止泄露，維護(hù)保障對(duì)象的合法權(quán)益。二、檔案管理職責(zé)分工（一）公司/組織管理層1.負(fù)責(zé)審定最低生活檔案管理辦法，為檔案管理工作提供政策支持和資源保障。2.監(jiān)督檔案管理工作的執(zhí)行情況，對(duì)檔案管理工作中的重大事項(xiàng)進(jìn)行決策。（二）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)最低生活保障申請(qǐng)受理、審核審批、定期核查、動(dòng)態(tài)管理等業(yè)務(wù)工作，并及時(shí)將相關(guān)材料移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案資料的收集、整理、歸檔等工作，確保業(yè)務(wù)工作與檔案管理工作的有效銜接。（三）檔案管理部門1.制定檔案管理制度和工作流程，明確檔案管理崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)最低生活檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)、保管、查閱、利用等具體工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案資料的完整和安全。4.對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)、分析，提出改進(jìn)建議和措施。（四）相關(guān)工作人員1.嚴(yán)格按照檔案管理辦法和工作流程，做好各自崗位涉及的檔案資料的收集、整理、報(bào)送等工作。2.遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.最低生活保障對(duì)象的申請(qǐng)材料，包括申請(qǐng)書、家庭收入證明、財(cái)產(chǎn)狀況聲明、身份證明、戶口本等。2.審核審批過程中形成的調(diào)查筆錄、民主評(píng)議記錄、公示情況、審核審批意見等材料。3.定期核查記錄，如家庭收入變化情況、人員增減情況等相關(guān)證明材料。4.動(dòng)態(tài)管理過程中涉及的對(duì)象調(diào)整、停發(fā)、增發(fā)等相關(guān)文件和記錄。5.其他與最低生活保障工作相關(guān)的文件、通知、會(huì)議記錄等資料。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在工作完成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將相關(guān)檔案材料移交檔案管理部門，確保檔案資料的及時(shí)收集。2.移交的檔案材料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，簽字蓋章手續(xù)完備。3.檔案管理部門對(duì)接收的檔案材料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的及時(shí)退回業(yè)務(wù)部門補(bǔ)充完善。（三）整理方法1.分類：按照最低生活保障工作流程，將檔案分為申請(qǐng)類、審核審批類、定期核查類、動(dòng)態(tài)管理類等類別。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年份、順序號(hào)等信息，便于查詢和管理。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、類別、題名、日期、保管期限等信息，便于快速查找檔案。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.申請(qǐng)類：按照申請(qǐng)時(shí)間順序，將每位保障對(duì)象的申請(qǐng)材料歸為一類。2.審核審批類：根據(jù)審核審批環(huán)節(jié)，分為初審、復(fù)審、審批等不同階段的材料類別。3.定期核查類：按照核查周期，將每次核查的相關(guān)材料歸為一類。4.動(dòng)態(tài)管理類：依據(jù)對(duì)象調(diào)整的原因和時(shí)間，分為新增、停發(fā)、調(diào)整保障金額等不同情況的材料類別。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用12位數(shù)字編碼，格式為：[類別代碼][年份][順序號(hào)]。2.類別代碼：用兩位數(shù)字表示檔案類別，如01表示申請(qǐng)類，02表示審核審批類等。3.年份：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份。4.順序號(hào)：用六位數(shù)字表示該類別檔案在當(dāng)年的順序編號(hào)。例如，2023年第5份申請(qǐng)類檔案的編號(hào)為012023000005。五、檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放。（二）保管期限1.最低生活保障檔案的保管期限分為長(zhǎng)期和短期。2.長(zhǎng)期保管的檔案包括申請(qǐng)材料、審核審批材料、定期核查材料等，保管期限為10年。3.短期保管的檔案包括動(dòng)態(tài)管理過程中的臨時(shí)文件、通知等，保管期限為3年。（三）保管要求1.建立檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責(zé)。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，對(duì)受損檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案存放區(qū)域，確需查閱檔案的，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.上級(jí)主管部門、相關(guān)政府部門因工作需要查閱檔案的，應(yīng)出具正式的查閱函，經(jīng)公司/組織管理層批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。3.保障對(duì)象本人或其監(jiān)護(hù)人因特殊原因需要查閱檔案的，應(yīng)提交有效身份證明，經(jīng)檔案管理部門審核同意后，可在指定地點(diǎn)查閱相關(guān)檔案信息。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的類別、編號(hào)、查閱目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，領(lǐng)取檔案查閱證。3.檔案管理部門工作人員根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱過程中進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，不得擅自將檔案帶出檔案存放區(qū)域，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案內(nèi)容。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定，確保檔案信息的合法使用。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人員的利用需求，提供必要的檔案復(fù)印件或摘錄信息，但涉及個(gè)人隱私和敏感信息的部分應(yīng)進(jìn)行技術(shù)處理。3.對(duì)檔案利用過程中形成的記錄和反饋信息，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理和歸檔，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、財(cái)務(wù)人員等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》。（二）銷毀程序1.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司/組織管理層批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和業(yè)務(wù)部