工程協(xié)助采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程協(xié)助采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，確保工程物資及時(shí)、準(zhǔn)確供應(yīng)，保證工程質(zhì)量，控制采購(gòu)成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有工程建設(shè)項(xiàng)目中涉及的協(xié)助采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于建筑工程、安裝工程、市政工程等各類工程項(xiàng)目所需物資、設(shè)備、服務(wù)的采購(gòu)。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)過程合法、合規(guī)、公開、公正。2.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購(gòu)的物資、設(shè)備和服務(wù)符合工程要求，滿足項(xiàng)目質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購(gòu)策略和談判技巧，降低采購(gòu)成本，提高資金使用效率。4.協(xié)同合作原則：采購(gòu)部門應(yīng)與工程部門、技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門密切配合，協(xié)同工作，確保采購(gòu)活動(dòng)與工程進(jìn)度相匹配，滿足項(xiàng)目整體需求。二、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)制定工程協(xié)助采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)項(xiàng)目、規(guī)格、數(shù)量、時(shí)間等要求。2.組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)，包括供應(yīng)商選擇、采購(gòu)談判、合同簽訂、訂單跟蹤等。3.建立和維護(hù)供應(yīng)商管理檔案，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核。4.負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的驗(yàn)收、入庫(kù)、付款等工作，并及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)。（二）工程部門1.提供工程物資需求清單，明確物資的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、使用時(shí)間等要求。2.參與供應(yīng)商的考察和評(píng)估，提供技術(shù)支持和質(zhì)量把關(guān)。3.協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行采購(gòu)合同的審核，確保合同條款符合工程實(shí)際需求。4.負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收和使用反饋，及時(shí)提出質(zhì)量問題和改進(jìn)建議。（三）技術(shù)部門1.對(duì)工程物資的技術(shù)參數(shù)、性能要求等提供專業(yè)技術(shù)支持。2.參與供應(yīng)商技術(shù)方案的評(píng)審，確保所采購(gòu)物資的技術(shù)可行性和先進(jìn)性。3.協(xié)助解決采購(gòu)過程中的技術(shù)難題，為采購(gòu)決策提供技術(shù)依據(jù)。（四）財(cái)務(wù)部門1.參與采購(gòu)預(yù)算的編制和審核，提供資金保障。2.負(fù)責(zé)采購(gòu)資金的支付審核和財(cái)務(wù)管理，確保資金使用安全、合規(guī)。3.對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持和成本控制建議。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.工程部門根據(jù)工程進(jìn)度計(jì)劃，提前[X]個(gè)工作日向采購(gòu)部門提交工程物資需求清單。需求清單應(yīng)詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。2.采購(gòu)部門接到需求清單后，結(jié)合庫(kù)存情況、市場(chǎng)供應(yīng)情況等因素，對(duì)需求進(jìn)行審核和匯總，制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)方式、預(yù)算金額等內(nèi)容，并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績(jī)案例、產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告等相關(guān)資料，建立供應(yīng)商信息庫(kù)。3.組織工程部門、技術(shù)部門等相關(guān)人員對(duì)符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、技術(shù)研發(fā)能力、售后服務(wù)水平、價(jià)格水平等方面。4.根據(jù)考察評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)分，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商，并與其簽訂合作協(xié)議。合作協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、產(chǎn)品規(guī)格、價(jià)格條款、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。5.建立供應(yīng)商管理檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格變動(dòng)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商及時(shí)進(jìn)行淘汰。（三）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和選定的供應(yīng)商，向供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。2.采購(gòu)部門跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如遇特殊情況需要變更采購(gòu)訂單，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行審批，并及時(shí)通知供應(yīng)商。3.對(duì)于金額較大、技術(shù)復(fù)雜的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行采購(gòu)談判，爭(zhēng)取更有利的采購(gòu)條件。采購(gòu)談判應(yīng)制定詳細(xì)的談判方案，明確談判目標(biāo)、談判策略、談判人員分工等內(nèi)容。談判過程中應(yīng)做好記錄，談判結(jié)束后及時(shí)簽訂采購(gòu)合同。（四）驗(yàn)收與付款1.物資到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)通知工程部門、技術(shù)部門等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對(duì)。2.驗(yàn)收合格的物資，由倉(cāng)庫(kù)管理人員辦理入庫(kù)手續(xù)，并填寫入庫(kù)單。入庫(kù)單應(yīng)注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱等內(nèi)容。驗(yàn)收不合格的物資，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。3.采購(gòu)部門根據(jù)入庫(kù)單和采購(gòu)合同，填寫付款申請(qǐng)單，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門審核無(wú)誤后，按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同約定執(zhí)行，如支票、匯票、電匯等。四、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)1.關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況，建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制。定期收集市場(chǎng)價(jià)格信息，分析價(jià)格走勢(shì)，當(dāng)價(jià)格波動(dòng)較大時(shí)，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)策略。2.與供應(yīng)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款，明確價(jià)格調(diào)整的條件和方式。如遇原材料價(jià)格大幅上漲或市場(chǎng)供求關(guān)系發(fā)生重大變化等情況，可根據(jù)合同約定對(duì)采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行調(diào)整。（二）質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)1.加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理，要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告和質(zhì)量保證承諾。在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法，對(duì)質(zhì)量不合格的物資堅(jiān)決不予驗(yàn)收。2.建立采購(gòu)物資質(zhì)量跟蹤制度，對(duì)已采購(gòu)的物資進(jìn)行定期抽檢。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，如退貨、換貨、返工等。（三）合同風(fēng)險(xiǎn)1.加強(qiáng)采購(gòu)合同管理，嚴(yán)格審核合同條款。合同條款應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、產(chǎn)品規(guī)格、價(jià)格條款、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的條款。2.建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，及時(shí)掌握合同執(zhí)行情況。如發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商解決，并按照合同約定追究對(duì)方的違約責(zé)任。（四）法律風(fēng)險(xiǎn)1.采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保采購(gòu)過程合法合規(guī)。加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高其法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。2.在采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)進(jìn)行法律審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目，可聘請(qǐng)法律顧問提供專業(yè)法律意見。五、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)工程協(xié)助采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)合同是否履行、采購(gòu)成本是否合理等方面。2.建立采購(gòu)信息公開制度，定期公布采購(gòu)項(xiàng)目、采購(gòu)結(jié)果、供應(yīng)商信息等內(nèi)容，接受公司內(nèi)部員工的監(jiān)督。（二）考核評(píng)價(jià)1.制定采購(gòu)部門績(jī)效考核指標(biāo)，包括采購(gòu)任務(wù)完成率、采購(gòu)成本控制率、物資質(zhì)量合格率、供應(yīng)商滿意度等方面。定期對(duì)采購(gòu)部門進(jìn)行績(jī)效考核，根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行獎(jiǎng)懲。2.對(duì)工程部門、技術(shù)部門等相關(guān)部門在采購(gòu)過程中的配合情況進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，如提供需求清單的準(zhǔn)