市殯儀館采購管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)市殯儀館采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，控制采購成本，促進(jìn)廉政建設(shè)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于市殯儀館內(nèi)所有采購活動(dòng)，包括但不限于設(shè)備采購、物資采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有平等參與競(jìng)爭(zhēng)的機(jī)會(huì)，公正對(duì)待每一個(gè)供應(yīng)商，不偏袒、不歧視。3.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購資金的使用效益。4.誠(chéng)信原則：采購各方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)成立采購領(lǐng)導(dǎo)小組，由館領(lǐng)導(dǎo)班子成員組成。負(fù)責(zé)審議重大采購項(xiàng)目的采購方式、采購預(yù)算、采購合同等事項(xiàng)，對(duì)采購工作進(jìn)行決策和監(jiān)督。（二）采購執(zhí)行部門設(shè)立采購辦公室，作為采購執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)具體采購工作的組織實(shí)施。其主要職責(zé)包括：1.制定采購計(jì)劃和采購方案。2.發(fā)布采購信息，組織供應(yīng)商報(bào)名、資格審查等。3.組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、談判等采購活動(dòng)。4.簽訂采購合同，并負(fù)責(zé)合同的執(zhí)行、驗(yàn)收等工作。5.整理采購文件，建立采購檔案。（三）需求部門各使用部門為需求部門，負(fù)責(zé)提出采購需求，配合采購執(zhí)行部門做好采購相關(guān)工作，包括提供技術(shù)參數(shù)、參與驗(yàn)收等。（四）監(jiān)督部門設(shè)立監(jiān)督小組，由館內(nèi)紀(jì)檢人員等組成。負(fù)責(zé)對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行全程監(jiān)督，確保采購過程合法合規(guī)、公正透明。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各需求部門應(yīng)根據(jù)工作需要和實(shí)際情況，于每年年底前編制下一年度采購預(yù)算，明確采購項(xiàng)目、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容。2.采購預(yù)算應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核，并報(bào)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購執(zhí)行部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算組織采購活動(dòng)，不得超預(yù)算采購。2.如因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按規(guī)定程序報(bào)原審批部門批準(zhǔn)。四、采購方式（一）公開招標(biāo)1.達(dá)到下列標(biāo)準(zhǔn)之一的采購項(xiàng)目，應(yīng)采用公開招標(biāo)方式：貨物類采購項(xiàng)目，單項(xiàng)或批量采購金額達(dá)到[X]萬元以上。服務(wù)類采購項(xiàng)目，單項(xiàng)或批量采購金額達(dá)到[X]萬元以上。工程類采購項(xiàng)目，單項(xiàng)合同估算價(jià)達(dá)到[X]萬元以上。2.公開招標(biāo)應(yīng)按照《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》等相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的程序進(jìn)行，通過法定媒體發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)不特定的供應(yīng)商參加投標(biāo)。（二）邀請(qǐng)招標(biāo)1.符合下列情形之一的采購項(xiàng)目，可以采用邀請(qǐng)招標(biāo)方式：具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的。采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購項(xiàng)目總價(jià)值的比例過大的。2.邀請(qǐng)招標(biāo)應(yīng)向三家以上具備承擔(dān)招標(biāo)項(xiàng)目能力、資信良好的特定供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書。（三）競(jìng)爭(zhēng)性談判1.符合下列情形之一的采購項(xiàng)目，可以采用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式：招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的。技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的。采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的。不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的。2.競(jìng)爭(zhēng)性談判應(yīng)成立談判小組，與不少于三家的供應(yīng)商進(jìn)行談判，在談判中談判的任何一方不得透露與談判有關(guān)的其他供應(yīng)商的技術(shù)資料、價(jià)格和其他信息。談判文件有實(shí)質(zhì)性變動(dòng)的，談判小組應(yīng)以書面形式通知所有參加談判的供應(yīng)商。（四）單一來源采購1.符合下列情形之一的采購項(xiàng)目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的。發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的。必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.單一來源采購應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，形成協(xié)商記錄，并報(bào)采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。（五）詢價(jià)1.采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購項(xiàng)目，可以采用詢價(jià)方式采購。2.詢價(jià)應(yīng)向三家以上供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，對(duì)供應(yīng)商一次報(bào)出的價(jià)格進(jìn)行比較，按照符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報(bào)價(jià)最低的原則確定成交供應(yīng)商。五、采購流程（一）采購申請(qǐng)需求部門根據(jù)工作需要填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、采購原因、技術(shù)要求等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)采購執(zhí)行部門。（二）采購審批采購執(zhí)行部門收到《采購申請(qǐng)表》后，對(duì)采購項(xiàng)目進(jìn)行審核，提出審核意見。對(duì)于重大采購項(xiàng)目，報(bào)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。（三）采購實(shí)施1.根據(jù)采購方式，采購執(zhí)行部門組織實(shí)施采購活動(dòng)：公開招標(biāo)：發(fā)布招標(biāo)公告、編制招標(biāo)文件、發(fā)售招標(biāo)文件、組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等。邀請(qǐng)招標(biāo)：發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書、編制招標(biāo)文件、組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等。競(jìng)爭(zhēng)性談判：成立談判小組、制定談判文件、邀請(qǐng)供應(yīng)商談判、確定成交供應(yīng)商等。單一來源采購：與供應(yīng)商協(xié)商、形成協(xié)商記錄、報(bào)采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)等。詢價(jià)：發(fā)出詢價(jià)通知書、接收?qǐng)?bào)價(jià)文件、比較報(bào)價(jià)、確定成交供應(yīng)商等。2.在采購過程中，采購執(zhí)行部門應(yīng)做好記錄，包括采購文件、開標(biāo)記錄、評(píng)標(biāo)報(bào)告、談判記錄、詢價(jià)記錄等。（四）合同簽訂采購項(xiàng)目確定成交供應(yīng)商后，采購執(zhí)行部門應(yīng)與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。采購合同簽訂后，應(yīng)報(bào)財(cái)務(wù)部門備案。（五）驗(yàn)收1.采購項(xiàng)目到貨后，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時(shí)通知需求部門和監(jiān)督小組進(jìn)行驗(yàn)收。2.需求部門應(yīng)按照采購合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收，填寫《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。驗(yàn)收合格的，由需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行整改或退換貨。3.監(jiān)督小組應(yīng)對(duì)驗(yàn)收過程進(jìn)行監(jiān)督，確保驗(yàn)收工作公正、客觀。（六）付款1.采購項(xiàng)目驗(yàn)收合格后，需求部門應(yīng)填寫《付款申請(qǐng)表》，附上采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門按照采購合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款。六、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，明確供應(yīng)商的資質(zhì)條件、信譽(yù)要求等。2.采購執(zhí)行部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。對(duì)申請(qǐng)準(zhǔn)入的供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，審查合格的納入供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。（二）供應(yīng)商評(píng)價(jià)1.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格水平、商業(yè)信譽(yù)等。2.根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。對(duì)于不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)淘汰。（三）供應(yīng)商激勵(lì)與約束1.對(duì)優(yōu)秀供應(yīng)商給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如優(yōu)先采購、增加采購份額等。2.對(duì)違反采購合同約定的供應(yīng)商，應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任，并視情節(jié)輕重采取警告、暫停合作、取消供應(yīng)商資格等措施。七、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購執(zhí)行部門應(yīng)定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)包括但不限于采購方式選擇不當(dāng)、供應(yīng)商選擇失誤、合同簽訂不規(guī)范、驗(yàn)收不嚴(yán)格、付款風(fēng)險(xiǎn)等。2.對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析和評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)，應(yīng)采取重點(diǎn)監(jiān)控、專項(xiàng)治理等措施。2.加強(qiáng)采購過程中的內(nèi)部控制，規(guī)范采購流程，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。八、采購檔案管理（一）檔案內(nèi)容采購檔案應(yīng)包括采購申請(qǐng)文件、采購審批文件、采購文件（招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、談判文件、詢價(jià)文件等）、開標(biāo)記錄、評(píng)標(biāo)報(bào)告、談判記錄、詢價(jià)記錄、采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證