到貨確認印章管理辦法一、總則（一）目的為加強公司到貨確認印章的管理，規(guī)范印章使用流程，確保印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門在到貨確認相關業(yè)務中涉及到貨確認印章的使用與管理。（三）定義1.到貨確認印章：指公司用于證明貨物已實際到達并經(jīng)檢驗合格的專用印章，具有明確的法律效力。2.印章使用人：指經(jīng)過公司授權，有權使用到貨確認印章的部門或個人。（四）管理原則1.嚴格審批原則：印章使用必須經(jīng)過嚴格的審批流程，確保使用的必要性和合規(guī)性。2.專人負責原則：明確專人負責印章的保管和使用，確保責任落實到人。3.安全保密原則：加強印章的安全保管，防止印章被盜用、冒用或濫用，嚴格保密印章使用信息。二、印章的刻制與啟用（一）刻制1.到貨確認印章由公司指定的部門統(tǒng)一負責刻制，刻制前需填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章的名稱、規(guī)格、用途等信息。2.申請表需經(jīng)部門負責人、分管領導審核簽字后，報公司總經(jīng)理審批。3.印章刻制必須選擇具有合法資質(zhì)的印章制作單位，確保印章的質(zhì)量和安全性。（二）啟用1.印章刻制完成后，由印章保管人填寫《印章啟用申請表》，附上印章印模，并注明啟用日期、使用范圍等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人、分管領導審核簽字后，報公司總經(jīng)理審批。3.經(jīng)審批同意后，印章正式啟用。印章啟用后，印章保管人應及時將印章啟用情況通知相關部門和人員。三、印章的保管（一）保管人員1.到貨確認印章由公司指定的專人負責保管，保管人員應具備高度的責任心和保密意識。2.保管人員應定期參加公司組織的印章管理培訓，熟悉印章管理規(guī)定和使用流程。（二）保管方式1.印章應存放在安全可靠的地方，如保險柜或專門的印章保管箱，并配備必要的防盜、防火、防潮設施。2.印章保管場所應保持清潔、干燥，嚴禁存放易燃、易爆、腐蝕性物品。3.印章保管人員應妥善保管印章鑰匙，不得隨意轉借他人。如因工作需要暫時離開保管場所，應將印章鎖入保險柜或保管箱，并妥善保管鑰匙。（三）保管要求1.保管人員應建立印章使用臺賬，詳細記錄印章的使用日期、使用部門、使用事由、批準人等信息。2.印章使用臺賬應定期進行核對和清理，確保賬實相符。3.保管人員應定期對印章進行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形、字跡模糊等情況，應及時報告部門負責人，并按規(guī)定申請更換印章。4.印章保管人員離職或崗位變動時，應及時辦理印章交接手續(xù)，交接雙方應在《印章交接清單》上簽字確認。四、印章的使用（一）使用范圍到貨確認印章僅用于公司與供應商、客戶之間的到貨確認文件、合同、協(xié)議等相關業(yè)務資料上，以證明貨物已實際到達并經(jīng)檢驗合格。（二）使用流程1.申請使用：使用部門或個人需填寫《印章使用申請表》，詳細說明使用印章的文件名稱、文號、使用事由、使用日期等信息，并附上相關的文件資料。2.審核簽字：申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，報分管領導審批。分管領導應認真審核使用印章的必要性和合規(guī)性，如不符合要求，應退回申請并說明理由。3.印章使用：經(jīng)審批同意后，使用部門或個人持《印章使用申請表》到印章保管人處領取印章，并在印章使用臺賬上登記。印章保管人應嚴格按照申請表上的批準內(nèi)容使用印章，不得擅自更改使用范圍和用途。4.蓋章要求：蓋章時應確保印章清晰、端正，印跡完整。印章應蓋在文件規(guī)定的位置上，不得壓字、重疊或模糊不清。5.用印后處理：印章使用完畢后，使用部門或個人應及時將印章歸還印章保管人，并在印章使用臺賬上注明歸還日期。印章保管人應對歸還的印章進行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞或丟失等情況，應及時報告部門負責人，并采取相應的措施。（三）特殊情況處理1.緊急情況下需使用印章的，使用部門或個人可通過電話、郵件等方式向分管領導申請臨時授權，并在事后及時補辦《印章使用申請表》審批手續(xù)。2.因業(yè)務需要在異地使用印章的，使用部門或個人應提前向分管領導申請，并按照公司的相關規(guī)定辦理異地用印手續(xù)。五、印章的停用與銷毀（一）停用1.因公司業(yè)務調(diào)整、印章?lián)p壞、遺失等原因，到貨確認印章需要停用的，由印章保管人填寫《印章停用申請表》，詳細說明停用原因、停用日期等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人、分管領導審核簽字后，報公司總經(jīng)理審批。3.經(jīng)審批同意后，印章保管人應及時將印章停用情況通知相關部門和人員，并將停用的印章妥善保管。（二）銷毀1.對于停用的到貨確認印章，由公司指定的部門統(tǒng)一組織銷毀。銷毀前，應填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明印章名稱、規(guī)格、停用原因、銷毀方式等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人、分管領導審核簽字后，報公司總經(jīng)理審批。3.經(jīng)審批同意后，銷毀人員應在至少兩名監(jiān)銷人員的監(jiān)督下，采用切割、粉碎等方式對印章進行銷毀，并在《印章銷毀記錄》上簽字確認。4.印章銷毀后，印章保管人應及時將《印章銷毀申請表》、《印章銷毀記錄》等相關資料歸檔保存。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司內(nèi)部審計部門負責對到貨確認印章的管理和使用情況進行定期監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.印章的保管情況，包括保管場所、保管設施、保管人員等是否符合要求。2.印章的使用情況，包括使用流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全、使用記錄是否完整等。3.印章的停用與銷毀情況，包括停用與銷毀手續(xù)是否齊全、銷毀方式是否合規(guī)等。（三）檢查方式1.定期檢查：內(nèi)部審計部門每年至少對到貨確認印章的管理和使用情況進行一次全面檢查，并形成檢查報告。2.不定期抽查：內(nèi)部審計部門可根據(jù)工作需要，對到貨確認印章的管理和使用情況進行不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（四）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定使用印章的部門或個人，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰；情節(jié)嚴重的，將依法追究相關人員的法律責任。2.對于因印章保管不善導致印章被盜用、冒用或濫用的，印章保管人應承擔相應的賠償責任；構成犯罪的，將依法追究刑事責任。