制度合同管理辦法框架一、總則（一）目的本管理辦法旨在加強(qiáng)公司/組織的制度合同管理，規(guī)范制度制定、合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范法律風(fēng)險，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，保障各項(xiàng)工作的順利開展。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門及所屬單位在制度建設(shè)和合同管理方面的活動，包括但不限于各類規(guī)章制度的制定、修訂、廢止，以及各類合同（含協(xié)議、契約等，下同）的起草、審核、簽訂、執(zhí)行、監(jiān)督和歸檔等全過程管理。（三）基本原則1.合法性原則制度和合同的制定、履行應(yīng)符合國家法律法規(guī)、政策以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，不得違反法律法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定。2.合規(guī)性原則嚴(yán)格遵循公司/組織內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)章制度和管理流程，確保制度合同管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.風(fēng)險防范原則強(qiáng)化風(fēng)險意識，對制度合同管理過程中的各類風(fēng)險進(jìn)行識別、評估和防控，保障公司/組織利益不受損失。4.效率原則在確保制度和合同質(zhì)量的前提下，優(yōu)化管理流程，提高工作效率，降低管理成本。5.協(xié)作原則制度合同管理涉及多個部門，各部門應(yīng)密切協(xié)作、相互配合，共同做好相關(guān)工作。二、制度管理（一）制度制定1.需求調(diào)研各部門根據(jù)工作實(shí)際需要，開展制度建設(shè)需求調(diào)研，收集相關(guān)信息，分析存在的問題，提出制度制定的必要性和可行性建議。2.起草由需求部門負(fù)責(zé)起草制度初稿，明確制度的目的、適用范圍、基本原則、主要內(nèi)容、操作流程、責(zé)任部門及人員等。起草過程中應(yīng)充分征求相關(guān)部門和人員的意見，確保制度內(nèi)容的科學(xué)性、合理性和可操作性。3.審核制度初稿完成后，提交公司/組織的法務(wù)部門或法律專業(yè)人員進(jìn)行合法性審核，重點(diǎn)審查制度是否符合法律法規(guī)要求。同時，提交公司/組織的綜合管理部門進(jìn)行合規(guī)性審核，審查制度是否符合內(nèi)部管理規(guī)定和流程。審核部門應(yīng)提出書面審核意見，起草部門根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善。4.審批經(jīng)審核修改后的制度，按照公司/組織的審批流程提交相應(yīng)層級的領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，制度正式發(fā)布實(shí)施。（二）制度修訂1.修訂情形制度在實(shí)施過程中，如遇下列情形之一，應(yīng)及時進(jìn)行修訂：國家法律法規(guī)、政策發(fā)生重大變化，導(dǎo)致制度部分內(nèi)容與新規(guī)定不符的；公司/組織的戰(zhàn)略目標(biāo)、經(jīng)營方針、管理體制等發(fā)生重大調(diào)整，需要對制度進(jìn)行相應(yīng)修改的；制度在執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)存在重大缺陷或漏洞，影響制度有效性的；其他需要修訂制度的情形。2.修訂程序制度修訂的程序與制度制定程序相同，由相關(guān)部門提出修訂申請，經(jīng)調(diào)研、起草、審核、審批后發(fā)布實(shí)施。（三）制度廢止1.廢止情形制度在實(shí)施過程中，如遇下列情形之一，應(yīng)及時予以廢止：國家法律法規(guī)、政策發(fā)生重大變化，導(dǎo)致制度全部內(nèi)容與新規(guī)定不符且無法修訂的；公司/組織的戰(zhàn)略目標(biāo)、經(jīng)營方針、管理體制等發(fā)生重大調(diào)整，制度已不再適用的；制度所規(guī)范的事項(xiàng)已不存在或已無實(shí)際意義的；其他需要廢止制度的情形。2.廢止程序由相關(guān)部門提出制度廢止申請，說明廢止理由，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，發(fā)布廢止通知，并將廢止的制度進(jìn)行歸檔保存。（四）制度發(fā)布與執(zhí)行1.發(fā)布制度經(jīng)審批通過后，由公司/組織的綜合管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一發(fā)布。發(fā)布形式可根據(jù)制度的性質(zhì)和適用范圍，采用內(nèi)部文件、電子文檔、公司/組織網(wǎng)站等方式進(jìn)行，確保相關(guān)人員能夠及時獲取。2.培訓(xùn)制度發(fā)布后，綜合管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行培訓(xùn)，使員工熟悉制度內(nèi)容，明確工作職責(zé)和操作流程。培訓(xùn)可采用集中培訓(xùn)、線上培訓(xùn)、部門內(nèi)部培訓(xùn)等多種方式進(jìn)行。3.執(zhí)行各部門和人員應(yīng)嚴(yán)格按照制度規(guī)定執(zhí)行，確保制度的有效落實(shí)。在執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)制度存在問題或需要進(jìn)一步完善的地方，應(yīng)及時反饋給制度管理部門。（五）制度監(jiān)督與評估1.監(jiān)督公司/組織的綜合管理部門負(fù)責(zé)對制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正制度執(zhí)行過程中存在的問題。監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場檢查、問卷調(diào)查、數(shù)據(jù)分析等方式進(jìn)行。2.評估定期對制度的實(shí)施效果進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括制度的科學(xué)性、合理性、可操作性、有效性等方面。評估可由綜合管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員參與，通過收集意見、數(shù)據(jù)分析、案例分析等方式進(jìn)行。根據(jù)評估結(jié)果，提出制度優(yōu)化和改進(jìn)的建議。三、合同管理（一）合同簽訂前管理1.合同立項(xiàng)業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要，提出合同立項(xiàng)申請，明確合同的名稱、標(biāo)的、金額、對方當(dāng)事人、合同期限等基本信息，并說明簽訂合同的必要性和可行性。立項(xiàng)申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交公司/組織的合同管理部門。2.資信調(diào)查合同管理部門負(fù)責(zé)對合同對方當(dāng)事人的主體資格、信用狀況、經(jīng)營能力等進(jìn)行資信調(diào)查。調(diào)查方式可包括查閱工商登記資料、信用報告、實(shí)地考察、向相關(guān)機(jī)構(gòu)咨詢等。對于重大合同或風(fēng)險較高的合同，應(yīng)委托專業(yè)的資信調(diào)查機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)查。3.合同談判根據(jù)資信調(diào)查結(jié)果，業(yè)務(wù)部門與合同對方當(dāng)事人進(jìn)行合同談判。談判過程中，應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、合同條款、違約責(zé)任等內(nèi)容，確保合同條款公平合理、明確具體，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的條款。談判結(jié)果應(yīng)形成書面記錄，并由雙方代表簽字確認(rèn)。4.合同起草業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草合同文本。合同文本應(yīng)包括合同首部、正文、尾部等部分，明確合同的基本信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等主要條款。起草過程中應(yīng)遵循法律法規(guī)和公司/組織的合同示范文本要求，確保合同內(nèi)容完整、合法、有效。5.合同審核合同文本起草完成后，提交公司/組織的法務(wù)部門或法律專業(yè)人員進(jìn)行合法性審核，重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風(fēng)險。同時，提交合同管理部門進(jìn)行合規(guī)性審核，審查合同條款是否符合公司/組織的內(nèi)部管理規(guī)定和流程，是否存在潛在的管理風(fēng)險。審核部門應(yīng)提出書面審核意見，業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善。6.合同審批經(jīng)審核修改后的合同，按照公司/組織的審批流程提交相應(yīng)層級的領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，方可簽訂合同。（二）合同簽訂1.簽訂主體合同應(yīng)由公司/組織法定代表人或其授權(quán)代表簽訂。授權(quán)代表簽訂合同的，應(yīng)出具法定代表人簽署的授權(quán)委托書，明確授權(quán)范圍、期限等內(nèi)容。2.簽訂方式合同簽訂應(yīng)采用書面形式，雙方當(dāng)事人應(yīng)在合同文本上簽字（或蓋章）確認(rèn)。簽字（或蓋章）應(yīng)清晰、完整，符合法律法規(guī)和公司/組織的要求。對于重要合同或金額較大的合同，建議采用當(dāng)面簽訂的方式，確保簽訂過程的真實(shí)性和合法性。3.合同編號合同簽訂后，由合同管理部門負(fù)責(zé)為合同編制唯一的編號，以便于合同的管理和查詢。合同編號應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行編制，體現(xiàn)合同的類別、年份、順序等信息。（三）合同履行1.履行計劃業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細(xì)的合同履行計劃，明確各階段的工作任務(wù)、責(zé)任人員、時間節(jié)點(diǎn)等內(nèi)容，并將履行計劃提交合同管理部門備案。2.履行跟蹤合同管理部門負(fù)責(zé)對合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時掌握合同履行進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決履行過程中出現(xiàn)的問題。業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期向合同管理部門報送合同履行情況報告，遇有重大問題應(yīng)及時報告。3.變更管理合同履行過程中，如需對合同內(nèi)容進(jìn)行變更，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提出變更申請，說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等。變更申請經(jīng)審核、審批通過后，簽訂變更協(xié)議，并按照合同簽訂的流程進(jìn)行管理。4.爭議解決合同履行過程中如發(fā)生爭議，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同對方當(dāng)事人進(jìn)行溝通協(xié)商，尋求解決方案。如協(xié)商不成，應(yīng)按照合同約定的爭議解決方式進(jìn)行處理。如需通過訴訟或仲裁解決爭議，應(yīng)及時通知公司/組織的法務(wù)部門或法律專業(yè)人員，由其負(fù)責(zé)處理相關(guān)法律事務(wù)。（四）合同結(jié)算1.結(jié)算申請業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同約定的結(jié)算期限內(nèi)，向財務(wù)部門提交合同結(jié)算申請，提供合同執(zhí)行情況報告、發(fā)票、驗(yàn)收證明等相關(guān)資料，確保結(jié)算資料的真實(shí)、完整、有效。2.結(jié)算審核財務(wù)部門負(fù)責(zé)對結(jié)算申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查結(jié)算金額是否與合同約定相符、結(jié)算資料是否齊全合規(guī)等。審核通過后，按照公司/組織的財務(wù)管理制度進(jìn)行付款或收款操作。3.付款管理對于需要支付款項(xiàng)的合同，財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的付款方式、期限、金額等進(jìn)行支付。付款前應(yīng)審核相關(guān)審批手續(xù)是否齊全，確保付款安全。同時，應(yīng)做好付款記錄和賬務(wù)處理，及時與業(yè)務(wù)部門溝通付款情況。（五）合同歸檔1.歸檔范圍合同管理部門負(fù)責(zé)對公司/組織簽訂的各類合同及相關(guān)資料進(jìn)行歸檔管理。歸檔范圍包括合同文本、合同審批表、資信調(diào)查報告、談判記錄、變更協(xié)議、結(jié)算資料、爭議處理文件等。2.歸檔要求歸檔資料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，按照合同類別、年份、編號等順序進(jìn)行整理裝訂，并編制歸檔目錄。歸檔資料應(yīng)