勘測設計資料管理辦法一、總則（一）目的為加強公司勘測設計資料的管理，確保資料的完整性、準確性、規(guī)范性和保密性，提高資料的利用效率，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營、技術創(chuàng)新和決策提供有力支持，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內所有與勘測設計資料管理相關的部門、項目組及人員。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司對勘測設計資料實行統(tǒng)一領導、分級管理，確保資料管理工作的協(xié)調一致。2.規(guī)范標準原則：嚴格遵循國家相關法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司內部制定的規(guī)范要求，對資料的形成、收集、整理、歸檔、保管和利用等環(huán)節(jié)進行標準化管理。3.安全保密原則：加強資料的安全保密措施，防止資料的泄露、丟失和損壞，確保公司的商業(yè)秘密和技術秘密得到有效保護。4.及時有效原則：保證資料的及時收集、整理和歸檔，提高資料的利用效率，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營和項目推進的需要。二、管理職責（一）公司管理層1.負責審批勘測設計資料管理的相關制度和流程，為資料管理工作提供必要的資源支持。2.監(jiān)督檢查資料管理工作的執(zhí)行情況，對資料管理工作中的重大問題進行決策。（二）技術管理部門1.制定和完善勘測設計資料管理的各項制度、標準和流程，并負責組織實施和監(jiān)督檢查。2.指導和協(xié)調各部門、項目組的資料管理工作，對資料管理工作進行業(yè)務培訓和技術支持。3.負責勘測設計資料的分類、編號、歸檔和保管，建立資料數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)資料的信息化管理。4.定期對勘測設計資料進行清查和盤點，確保資料的完整性和準確性。（三）項目組1.負責本項目勘測設計資料的收集、整理、審核和移交工作，確保資料的質量符合要求。2.按照公司資料管理的相關規(guī)定，及時將項目資料提交給技術管理部門歸檔，并配合做好資料的查詢和利用工作。3.在項目實施過程中，妥善保管好本項目的勘測設計資料，防止資料的丟失和損壞。（四）其他部門1.配合技術管理部門做好本部門涉及的勘測設計資料的管理工作，提供必要的資料支持。2.在工作中使用勘測設計資料時，嚴格遵守資料管理的相關規(guī)定，不得擅自復制、轉借或泄露資料內容。三、資料的分類與編號（一）分類勘測設計資料分為以下幾類：1.前期資料：包括項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。2.勘察資料：如工程地質勘察報告、巖土工程勘察報告、水文地質勘察報告等。3.設計資料：涵蓋初步設計文件、施工圖設計文件、設計變更文件等。4.技術文件：包含技術規(guī)范、標準圖集、計算書、試驗報告等。5.其他資料：如項目合同、協(xié)議、來往信函、會議紀要等與勘測設計相關的資料。（二）編號1.資料編號采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，由字母和數(shù)字組成，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號格式為：[項目名稱縮寫][資料類別代碼][年份][順序號]。例如：[XX項目][KC][2023][001]，其中“KC”表示勘察資料類別代碼。3.資料類別代碼按照上述分類進行設定，前期資料用“Q”表示，勘察資料用“KC”表示，設計資料用“SJ”表示，技術文件用“JS”表示，其他資料用“QT”表示。四、資料的形成與收集（一）資料形成1.勘測設計人員應按照國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司要求，認真開展勘測設計工作，確保所形成的資料真實、準確、完整。2.在資料形成過程中，應及時做好記錄和整理工作，保證資料的規(guī)范性和可追溯性。（二）資料收集1.項目組應明確資料收集的責任人，按照資料形成的時間節(jié)點和要求，及時收集各類勘測設計資料。2.收集的資料應包括紙質文檔和電子文檔，電子文檔應與紙質文檔內容一致，并確保電子文檔的格式規(guī)范、易于存儲和檢索。3.對于外部提供的資料，如委托勘察單位的勘察報告、設計單位的設計文件等，項目組應在收到后及時進行審核，并辦理簽收手續(xù)。五、資料的整理與審核（一）資料整理1.項目組對收集到的勘測設計資料進行分類整理，按照資料的編號順序進行排列，確保資料的系統(tǒng)性和連貫性。2.對紙質資料進行裝訂、編目，編制資料目錄清單，注明資料名稱、編號、日期、編制人等信息。3.對電子資料進行分類存儲，建立清晰的文件夾結構，按照資料編號命名電子文件，確保電子資料的可查找性。（二）資料審核1.項目組對整理后的勘測設計資料進行內部審核，審核內容包括資料的完整性、準確性、規(guī)范性和邏輯性等。2.審核人員應填寫審核意見表，對審核中發(fā)現(xiàn)的問題提出修改建議，資料編制人員應根據(jù)審核意見及時進行修改完善。3.對于重要的勘測設計資料，應組織相關部門和專家進行會審，確保資料的質量符合要求。六、資料的歸檔（一）歸檔范圍1.經(jīng)過整理、審核且符合要求的勘測設計資料均應進行歸檔。2.歸檔資料應包括項目實施過程中形成的所有與勘測設計相關的文件、報告、圖紙、數(shù)據(jù)等。（二）歸檔流程1.項目組在資料審核通過后，填寫資料歸檔申請表，連同整理好的資料一并提交給技術管理部門。2.技術管理部門對歸檔申請表和資料進行審核，審核無誤后，辦理資料接收手續(xù)，并將資料移交至檔案管理部門進行歸檔。3.檔案管理部門按照檔案管理的相關規(guī)定，對歸檔資料進行分類存放、編目上架，建立檔案檢索系統(tǒng)，便于資料的查詢和利用。七、資料的保管（一）保管要求1.檔案管理部門應提供專門的資料保管場所，確保保管環(huán)境安全、整潔、干燥，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.對紙質資料應進行分類存放，采用檔案盒、檔案柜等進行保管，并定期進行檢查和維護，防止資料的損壞和霉變。3.對電子資料應進行備份存儲，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質，異地存放，確保電子資料的安全性和可靠性。同時，定期對電子資料進行殺毒、維護，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。（二）保管期限1.勘測設計資料的保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，前期資料、勘察資料、設計資料等應長期保管；技術文件、其他資料等根據(jù)其重要性和時效性確定保管期限，最短不少于[X]年。2.對于超過保管期限的資料，檔案管理部門應按照相關規(guī)定進行鑒定和銷毀，并做好記錄。八、資料的利用（一）利用申請1.公司內部人員因工作需要查閱、借閱勘測設計資料時，應填寫資料利用申請表，注明利用目的、資料名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，提交給技術管理部門。2.技術管理部門對利用申請表進行審核，審核通過后，開具資料查閱、借閱通知單，告知檔案管理部門辦理相關手續(xù)。（二）查閱與借閱1.查閱資料時，查閱人員應在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將資料帶出查閱場所。如需復印資料，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。2.借閱資料時，借閱人員應按照借閱通知單上的要求及時歸還資料，如需延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期間，借閱人員應妥善保管資料，不得轉借他人，不得擅自涂改、損壞資料內容。（三）保密規(guī)定1.涉及公司商業(yè)秘密和技術秘密的勘測設計資料，查閱、借閱人員應嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露資料內容。2.如需對外提供勘測設計資料，應按照公司相關規(guī)定進行審批，確保資料的提供符合法律法規(guī)和公司利益要求。九、資料的變更與廢止（一）變更1.勘測設計資料在歸檔后如需變更，應填寫資料變更申請表，說明變更原因、變更內容等信息，經(jīng)原審核部門和相關領導審批后，由項目組負責實施變更。2.變更后的資料應及時進行整理、審核和歸檔，確保資料的完整性和準確性。同時，應在原資料上注明變更情況，并將變更后的資料與原資料進行關聯(lián)存放。（二）廢止1.當勘測設計資料因項目結束、規(guī)范更新、技術淘汰等原因不再使用時，由技術管理部門組織相關人員進行鑒定，確定資料是否廢止。2.對于廢止的資料，檔案管理部門應按照規(guī)定進行清理和銷毀，并做好記錄。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.技術管理部門定期對各部門、項目組的勘測設計資料管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括資料的形成、收集、整理、歸檔、保管和利用等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查等方式進行，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，要求責任部門限期整改。（二）考核評價1.公司將勘測設計資料管理工作納入部門和個人