上市公司行政管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司行政事務(wù)管理，提高工作效率，確保公司各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本制度。本制度適用于公司全體員工。（二）適用范圍本制度涵蓋公司行政事務(wù)的各個(gè)方面，包括但不限于辦公環(huán)境管理、辦公用品管理、文件管理、會(huì)議管理、車輛管理、印章管理、證照管理、接待管理等。（三）基本原則1.合法性原則：各項(xiàng)行政管理制度應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.規(guī)范性原則：明確各項(xiàng)行政事務(wù)的操作流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.高效性原則：優(yōu)化行政事務(wù)處理流程，提高工作效率，降低運(yùn)營(yíng)成本。4.服務(wù)性原則：行政部門(mén)應(yīng)樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，為公司各部門(mén)及員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。二、辦公環(huán)境管理（一）辦公區(qū)域規(guī)劃1.根據(jù)公司組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)需求，合理劃分辦公區(qū)域，明確各部門(mén)的辦公位置。2.辦公區(qū)域應(yīng)保持整潔、明亮、通風(fēng)良好，符合安全、消防等相關(guān)要求。（二）辦公設(shè)施配備1.為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備，并確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.根據(jù)工作需要，合理配置會(huì)議室、洽談室、休息區(qū)等公共區(qū)域的設(shè)施設(shè)備。（三）環(huán)境衛(wèi)生管理1.制定辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)，明確各區(qū)域的清潔責(zé)任人和清潔頻次。2.員工應(yīng)保持個(gè)人辦公區(qū)域的整潔，不得在辦公區(qū)域內(nèi)堆放雜物。3.定期組織開(kāi)展環(huán)境衛(wèi)生大掃除，確保辦公環(huán)境整潔衛(wèi)生。（四）安全管理1.加強(qiáng)辦公區(qū)域的安全防范工作，配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、消防器材等。2.員工應(yīng)嚴(yán)格遵守安全規(guī)定，不得在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、使用明火，不得私拉亂接電線。3.定期組織安全檢查，及時(shí)消除安全隱患，確保員工生命財(cái)產(chǎn)安全。三、辦公用品管理（一）辦公用品的采購(gòu)1.行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際需求，制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)審批后統(tǒng)一采購(gòu)。2.采購(gòu)辦公用品時(shí)，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商，并簽訂采購(gòu)合同。3.對(duì)采購(gòu)的辦公用品進(jìn)行驗(yàn)收，確保數(shù)量、質(zhì)量符合要求。（二）辦公用品的發(fā)放1.建立辦公用品發(fā)放臺(tái)賬，記錄辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)取人、領(lǐng)取時(shí)間等信息。2.員工根據(jù)工作需要，填寫(xiě)辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后到行政部門(mén)領(lǐng)取。3.行政部門(mén)按照審批后的申請(qǐng)表發(fā)放辦公用品，并在臺(tái)賬上做好記錄。（三）辦公用品的使用與保管1.員工應(yīng)愛(ài)護(hù)辦公用品，合理使用，不得浪費(fèi)。2.對(duì)于耐用辦公用品，如電腦、打印機(jī)等，應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，延長(zhǎng)使用壽命。3.員工離職時(shí)，應(yīng)將所領(lǐng)用的辦公用品交回行政部門(mén)。四、文件管理（一）文件分類1.公司文件分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件、人事文件等類別。2.行政文件包括公司規(guī)章制度、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等；業(yè)務(wù)文件包括項(xiàng)目方案、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表等；財(cái)務(wù)文件包括財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等；人事文件包括員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄等。（二）文件編號(hào)1.對(duì)公司文件進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，以便于管理和查詢。2.文件編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如年份+部門(mén)代碼+文件順序號(hào)等。（三）文件起草與審核1.文件起草部門(mén)應(yīng)根據(jù)工作需要，認(rèn)真撰寫(xiě)文件內(nèi)容，確保文件表述準(zhǔn)確、清晰、完整。2.文件起草完成后，應(yīng)提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，審核通過(guò)后提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）文件發(fā)布1.經(jīng)審批后的文件，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)發(fā)布。2.文件發(fā)布方式包括內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布、紙質(zhì)文件發(fā)放、電子郵件發(fā)送等。3.行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)將發(fā)布的文件進(jìn)行歸檔，并存放在指定的文件柜中。（五）文件保管與借閱1.建立文件保管制度，明確文件保管期限和保管要求。2.重要文件應(yīng)進(jìn)行備份，并存放在安全的地方。3.因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫(xiě)文件借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。4.借閱人應(yīng)妥善保管文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、涂改文件內(nèi)容。借閱期限屆滿后，應(yīng)及時(shí)歸還文件。（六）文件銷毀1.對(duì)于已過(guò)保管期限或不再使用的文件，行政部門(mén)應(yīng)定期進(jìn)行清理和銷毀。2.文件銷毀前，應(yīng)填寫(xiě)文件銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可銷毀。3.文件銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無(wú)法恢復(fù)。五、會(huì)議管理（一）會(huì)議分類1.公司會(huì)議分為股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門(mén)例會(huì)、專題會(huì)議等。2.股東大會(huì)是公司的最高權(quán)力機(jī)構(gòu)，由全體股東組成；董事會(huì)是公司的決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)公司重大事項(xiàng)的決策；監(jiān)事會(huì)是公司的監(jiān)督機(jī)構(gòu)，對(duì)公司財(cái)務(wù)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督；總經(jīng)理辦公會(huì)是公司的日常經(jīng)營(yíng)決策機(jī)構(gòu)，由總經(jīng)理主持，各部門(mén)負(fù)責(zé)人參加；部門(mén)例會(huì)由各部門(mén)自行組織，定期召開(kāi)，總結(jié)工作進(jìn)展，安排下一階段工作；專題會(huì)議根據(jù)工作需要，不定期召開(kāi)，研究解決特定問(wèn)題。（二）會(huì)議組織1.會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)提前確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等信息，并及時(shí)通知相關(guān)人員。2.準(zhǔn)備會(huì)議資料，如會(huì)議議程、匯報(bào)材料、決議草案等，并確保資料準(zhǔn)確、完整。3.布置會(huì)議場(chǎng)地，調(diào)試會(huì)議設(shè)備，確保會(huì)議順利進(jìn)行。（三）會(huì)議記錄1.安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容、決議事項(xiàng)等信息。2.會(huì)議記錄應(yīng)客觀、準(zhǔn)確、完整，不得遺漏重要信息。3.會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要，并經(jīng)參會(huì)人員確認(rèn)后發(fā)布。（四）會(huì)議決議執(zhí)行1.會(huì)議決議形成后，相關(guān)部門(mén)應(yīng)按照決議要求認(rèn)真組織實(shí)施。2.行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和督促，及時(shí)向會(huì)議組織部門(mén)反饋執(zhí)行進(jìn)展。3.對(duì)于未按時(shí)完成或執(zhí)行不到位的事項(xiàng)，應(yīng)查明原因，提出整改措施，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。六、車輛管理（一）車輛配置1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，合理配置公務(wù)車輛，包括轎車、商務(wù)車、越野車等。2.對(duì)車輛進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)和標(biāo)識(shí)，便于管理和識(shí)別。（二）車輛調(diào)度1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)車輛的調(diào)度和安排，根據(jù)工作需要合理調(diào)配車輛資源。2.員工因工作需要使用車輛的，應(yīng)提前填寫(xiě)用車申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后提交行政部門(mén)。3.行政部門(mén)根據(jù)車輛使用情況和申請(qǐng)順序，合理安排車輛，并及時(shí)通知申請(qǐng)人。（三）車輛使用1.駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，安全駕駛，確保行車安全。2.車輛使用過(guò)程中，應(yīng)保持車輛整潔，不得在車內(nèi)吸煙、亂扔垃圾。3.駕駛員應(yīng)定期對(duì)車輛進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保車輛性能良好。（四）車輛維修與保養(yǎng)1.建立車輛維修保養(yǎng)制度，定期對(duì)車輛進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.車輛出現(xiàn)故障時(shí)，駕駛員應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門(mén)，經(jīng)審批后到指定的維修廠進(jìn)行維修。3.維修費(fèi)用應(yīng)嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷，確保費(fèi)用合理、合規(guī)。（五）車輛費(fèi)用管理1.車輛費(fèi)用包括燃油費(fèi)、過(guò)路費(fèi)、停車費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、維修保養(yǎng)費(fèi)等。2.行政部門(mén)應(yīng)建立車輛費(fèi)用臺(tái)賬，記錄車輛費(fèi)用支出情況。3.車輛費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，應(yīng)提供正規(guī)發(fā)票，并經(jīng)相關(guān)人員審批后報(bào)銷。七、印章管理（一）印章種類公司印章包括公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章等。（二）印章保管1.設(shè)立專門(mén)的印章保管崗位，指定專人負(fù)責(zé)印章的保管。2.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得擅自將印章轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。3.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。（三）印章使用1.印章使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行審批，未經(jīng)審批不得使用印章。2.使用印章時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)印章使用申請(qǐng)表，注明使用事由、使用部門(mén)、使用人等信息，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.印章保管人員應(yīng)在印章使用登記表上記錄印章使用情況，包括使用時(shí)間、使用事由、使用人等信息。（四）印章停用與銷毀1.因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整等原因，需要停用印章的，應(yīng)及時(shí)辦理印章停用手續(xù)。2.停用的印章應(yīng)及時(shí)上繳行政部門(mén)，由行政部門(mén)統(tǒng)一保管。3.對(duì)于不再使用的印章，行政部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。八、證照管理（一）證照種類公司證照包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、法定代表人身份證明書(shū)、資質(zhì)證書(shū)、榮譽(yù)證書(shū)等。（二）證照保管1.設(shè)立專門(mén)的證照保管崗位，指定專人負(fù)責(zé)證照的保管。2.證照保管人員應(yīng)妥善保管證照，不得擅自將證照轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。3.證照應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。（三）證照使用1.證照使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行審批，未經(jīng)審批不得使用證照。2.使用證照時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)證照使用申請(qǐng)表，注明使用事由、使用部門(mén)、使用人等信息，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.證照保管人員應(yīng)在證照使用登記表上記錄證照使用情況，包括使用時(shí)間、使用事由、使用人等信息。（四）證照年檢與換證1.行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)關(guān)注證照的年檢和換證時(shí)間，提前做好準(zhǔn)備工作。2.按照相關(guān)部門(mén)的要求，按時(shí)辦理證照年檢和換證手續(xù)，確保證照的有效性。（五）證照遺失補(bǔ)辦1.如發(fā)現(xiàn)證照遺失，應(yīng)立即向行政部門(mén)報(bào)告，并采取必要的措施防止證照被冒用。2.行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門(mén)申請(qǐng)補(bǔ)辦證照，并按照規(guī)定的流程辦理補(bǔ)辦手續(xù)。九、接待管理（一）接待原則1.熱情周到原則：以熱情、禮貌的態(tài)度接待來(lái)訪客人，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。2.對(duì)口接待原則：根據(jù)來(lái)訪客人的目的和性質(zhì)，安排相應(yīng)的部門(mén)或人員進(jìn)行接待。3.勤儉節(jié)約原則：在接待過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格控制接待費(fèi)用，避免鋪張浪費(fèi)。（二）接待流程1.接待部門(mén)或人員接到來(lái)訪通知后，應(yīng)及時(shí)了解來(lái)訪客人的基本情況、來(lái)訪目的、行程安排等信息，并向行政部門(mén)報(bào)備。2.行政部門(mén)根據(jù)來(lái)訪客人的情況，制定接待方案，包括接待規(guī)格、接待人員、接待時(shí)間、接待地點(diǎn)、接待費(fèi)用等內(nèi)容，并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.接待部門(mén)或人員按照審批后的接待方案，做好接待準(zhǔn)備工作，如安排會(huì)議室、準(zhǔn)備資料、預(yù)訂餐飲、安排住宿等。4.來(lái)訪客人到達(dá)時(shí)，接待部門(mén)或人員應(yīng)熱情迎接，并按照接待方案進(jìn)行接待。5.接待過(guò)程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)記錄來(lái)訪客人的意