學校文印室管理制度一、總則1.目的為加強學校文印室的管理，規(guī)范文印室工作流程，提高文印室工作效率和服務質(zhì)量，確保文印工作的順利進行，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于學校文印室的所有工作人員以及使用文印室設備進行文件打印、復印、掃描等工作的全體師生。3.職責分工文印室工作人員負責文印室設備的日常維護、保養(yǎng)和管理，確保設備正常運行。按照規(guī)定的工作流程和標準，完成各類文件的打印、復印、掃描等工作任務。對文印室的紙張、油墨、硒鼓等耗材進行合理管理和使用，做好耗材的采購、庫存登記等工作。負責文印室的環(huán)境衛(wèi)生，保持室內(nèi)整潔、有序。使用人員遵守文印室的各項規(guī)章制度，愛護文印室設備和設施。在使用文印室設備前，需提前預約，并按照預約時間使用，不得擅自更改預約時間或占用他人預約時間。填寫完整、準確的文印申請單，詳細說明文印內(nèi)容、數(shù)量、格式要求等信息，經(jīng)相關(guān)負責人審核簽字后提交給文印室工作人員。對文印質(zhì)量進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時與文印室工作人員溝通解決。二、文印室設備管理1.設備采購與配置根據(jù)學校教學、科研和管理工作的實際需求，由學校相關(guān)部門提出文印室設備采購申請，經(jīng)學校領導審批后，由采購部門負責統(tǒng)一采購。文印室設備的配置應滿足學校日常文印工作的需要，包括但不限于打印機、復印機、掃描儀、傳真機等，同時要考慮設備的性能、質(zhì)量、價格等因素，確保設備的性價比合理。2.設備安裝與調(diào)試設備到貨后，由專業(yè)技術(shù)人員按照設備安裝說明書進行安裝和調(diào)試，確保設備正常運行。設備安裝調(diào)試完成后，文印室工作人員應進行操作培訓，熟悉設備的性能、操作方法和注意事項，確保能夠熟練使用設備。3.設備日常維護與保養(yǎng)文印室工作人員應每天對設備進行檢查，包括設備的運行狀態(tài)、紙張供應情況、油墨或硒鼓使用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理或報修。定期對設備進行清潔和保養(yǎng)，按照設備維護手冊的要求，對打印機、復印機等設備進行內(nèi)部清潔、潤滑、校準等工作，確保設備的使用壽命和性能穩(wěn)定。建立設備維護檔案，記錄設備的維護保養(yǎng)情況、維修記錄、更換耗材記錄等信息，以便于對設備進行跟蹤管理和維護。4.設備維修與報廢設備出現(xiàn)故障時，文印室工作人員應及時填寫設備維修申請單，詳細說明故障現(xiàn)象和維修要求，經(jīng)相關(guān)負責人審批后，聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修。維修人員維修設備時，文印室工作人員應協(xié)助維修人員進行故障排查和維修工作，并對維修過程進行記錄。對于無法修復或已達到報廢年限的設備，由文印室工作人員填寫設備報廢申請單，經(jīng)學校相關(guān)部門審核后，報學校領導審批，批準后按照學校固定資產(chǎn)報廢處理的相關(guān)規(guī)定進行處理。三、文印室耗材管理1.耗材采購文印室根據(jù)設備使用情況和庫存情況，定期編制耗材采購計劃，經(jīng)相關(guān)負責人審核后，報學校采購部門統(tǒng)一采購。采購耗材時，應選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應商，確保耗材的質(zhì)量符合設備使用要求。建立耗材采購檔案，記錄耗材的采購日期、供應商名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格等信息，以便于對耗材采購情況進行跟蹤管理。2.耗材庫存管理文印室應設立專門的耗材倉庫，對采購回來的耗材進行分類存放，并建立庫存臺賬，記錄耗材的入庫、出庫、庫存數(shù)量等信息。定期對耗材庫存進行盤點，確保庫存數(shù)量與臺賬記錄一致，如發(fā)現(xiàn)庫存數(shù)量不符或耗材損壞等情況，應及時查明原因并進行處理。對庫存耗材進行標識管理，標明耗材的名稱、規(guī)格型號、保質(zhì)期等信息，便于識別和管理。3.耗材使用管理文印室工作人員應按照規(guī)定的操作方法和用量使用耗材，避免浪費。在使用耗材過程中，如發(fā)現(xiàn)耗材質(zhì)量問題或使用效果不佳等情況，應及時停止使用，并報告相關(guān)負責人進行處理。建立耗材使用記錄，記錄每次使用耗材的設備名稱、使用時間、用量等信息，以便于對耗材使用情況進行統(tǒng)計分析和成本核算。四、文印工作流程1.文印申請使用人員如需進行文印工作，應提前填寫文印申請單，詳細說明文印內(nèi)容、數(shù)量、格式要求、緊急程度等信息，并在申請單上簽字確認。文印申請單應經(jīng)相關(guān)負責人審核簽字，如涉及經(jīng)費使用的，還需經(jīng)財務部門審核簽字。使用人員將審核通過的文印申請單提交給文印室工作人員，文印室工作人員按照申請單上的要求進行登記。2.文印排版與校對文印室工作人員在接到文印申請單后，應及時對文印內(nèi)容進行排版和校對，確保文印內(nèi)容的準確性和規(guī)范性。對于排版和校對過程中發(fā)現(xiàn)的問題，文印室工作人員應及時與使用人員溝通，要求使用人員進行修改和確認。在排版和校對完成后，文印室工作人員應再次檢查文印內(nèi)容，確保無誤后進行打印、復印或掃描等操作。3.文印操作文印室工作人員按照文印申請單上的要求和排版校對后的內(nèi)容，選擇合適的設備進行文印操作。在文印過程中，文印室工作人員應密切關(guān)注設備運行情況，確保文印質(zhì)量和效率。對于批量文印的文件，文印室工作人員應按照一定的順序進行整理和裝訂，確保文件整齊、美觀。4.文印交付文印工作完成后，文印室工作人員應及時通知使用人員前來領取文印文件。使用人員在領取文印文件時，應在文印登記本上簽字確認，并檢查文印質(zhì)量和數(shù)量是否符合要求。如使用人員對文印質(zhì)量或數(shù)量有異議，應及時與文印室工作人員溝通解決。五、文印室安全管理1.消防安全文印室內(nèi)應配備必要的消防器材，如滅火器、消防栓等，并定期進行檢查和維護，確保消防器材完好有效。文印室工作人員應熟悉消防器材的使用方法，掌握基本的消防安全知識和技能。嚴禁在文印室內(nèi)吸煙和使用明火，嚴禁私拉亂接電線和使用大功率電器設備，確保文印室的消防安全。2.設備安全文印室工作人員在使用設備前，應檢查設備是否正常，如發(fā)現(xiàn)設備存在安全隱患，應及時停止使用并報修。在設備運行過程中，文印室工作人員應嚴格按照操作規(guī)程進行操作，避免因操作不當導致設備損壞或發(fā)生安全事故。定期對設備進行安全檢查，如檢查設備的接地情況、電源線是否破損等，確保設備的安全運行。3.信息安全文印室工作人員應嚴格遵守學校的信息安全管理制度，對涉及學校機密和敏感信息的文件進行嚴格保密，不得泄露給無關(guān)人員。在文印過程中，如涉及到電子文件的處理，應采取必要的加密措施，防止信息泄露。對文印室的計算機設備進行安全管理，設置開機密碼和用戶權(quán)限，定期進行病毒查殺和系統(tǒng)更新，確保計算機系統(tǒng)的安全。六、文印室環(huán)境衛(wèi)生管理1.日常清潔文印室工作人員應每天對文印室進行清潔，包括地面清掃、桌面擦拭、設備表面清潔等，保持文印室的環(huán)境衛(wèi)生整潔。定期對文印室的文件柜、書架等進行整理和清潔，確保文件存放整齊有序，便于查找和使用。2.垃圾分類處理文印室內(nèi)應設置垃圾分類容器，對紙張、墨盒、硒鼓等廢棄物進行分類收集。定期對垃圾分類容器進行清理，將可回收物、有害垃圾等分別交由專業(yè)回收公司進行處理，確保垃圾分類處理工作的規(guī)范進行。七、文印室人員管理1.人員配備根據(jù)學校文印工作的實際需求，合理配備文印室工作人員，確保文印工作的正常開展。文印室工作人員應具備一定的計算機操作技能和文字處理能力，熟悉文印設備的使用方法和維護保養(yǎng)知識。2.培訓與考核定期組織文印室工作人員參加業(yè)務培訓，不斷提高其業(yè)務水平和工作能力。培訓內(nèi)容包括文印設備的操作技能、排版校對技巧、信息安全知識等。建立文印室工作人員考核制度，對其工作表現(xiàn)、工作質(zhì)量、工作效率等方面進行考核評價?？己私Y(jié)果作為工作人員績效工資發(fā)放、崗位晉升等的重要依據(jù)。3.工作紀律文印室工作人