一級(jí)實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)一級(jí)實(shí)驗(yàn)室檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在實(shí)驗(yàn)室各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于一級(jí)實(shí)驗(yàn)室內(nèi)所有與科研、教學(xué)、管理等活動(dòng)相關(guān)的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所指檔案是實(shí)驗(yàn)室在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：實(shí)驗(yàn)室檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映實(shí)驗(yàn)室的工作實(shí)際情況，嚴(yán)禁篡改和偽造檔案。3.分類管理原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密，對(duì)涉及機(jī)密的檔案要嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)室各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.對(duì)實(shí)驗(yàn)室各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。4.參與實(shí)驗(yàn)室重大項(xiàng)目和重要活動(dòng)的檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查閱、利用等工作，提供必要的信息和幫助。4.及時(shí)向檔案管理部門反饋本部門檔案管理工作中存在的問題和建議，配合檔案管理部門做好檔案管理的各項(xiàng)工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.做好檔案的查閱、借閱登記工作，按照規(guī)定程序提供檔案利用服務(wù)，及時(shí)催還借閱的檔案。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，準(zhǔn)確掌握檔案的數(shù)量、種類、保管狀況等情況。5.參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理，確保檔案信息的安全和有效利用。6.積極開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為實(shí)驗(yàn)室的科研、教學(xué)、管理等工作提供參考依據(jù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.科研項(xiàng)目檔案：包括項(xiàng)目申報(bào)書、任務(wù)書、開題報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)記錄、測(cè)試報(bào)告、總結(jié)報(bào)告、成果鑒定材料、專利申請(qǐng)材料、論文發(fā)表情況等。2.教學(xué)檔案：包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件、學(xué)生成績(jī)單、教學(xué)評(píng)估材料、實(shí)習(xí)指導(dǎo)材料等。3.行政管理檔案：包括實(shí)驗(yàn)室工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備采購檔案、對(duì)外合作協(xié)議等。4.儀器設(shè)備檔案：包括儀器設(shè)備的購置合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說明書、操作規(guī)程、維修記錄、校準(zhǔn)證書等。5.基建檔案：包括實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。6.聲像檔案：包括實(shí)驗(yàn)室科研、教學(xué)、管理活動(dòng)中的照片、錄像、錄音等資料。7.其他具有保存價(jià)值的檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集齊全。2.對(duì)于科研項(xiàng)目檔案，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項(xiàng)目研究過程中及時(shí)整理相關(guān)資料，項(xiàng)目結(jié)束后按照要求將全部檔案移交至檔案管理部門。3.教學(xué)檔案應(yīng)在每學(xué)期末由任課教師或教學(xué)管理人員整理歸檔。4.行政管理檔案應(yīng)在文件辦理完畢后，由承辦部門及時(shí)整理歸檔。5.儀器設(shè)備檔案應(yīng)在儀器設(shè)備驗(yàn)收合格后，由設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)整理歸檔。6.基建檔案應(yīng)在項(xiàng)目建設(shè)過程中同步收集整理，項(xiàng)目竣工后及時(shí)移交檔案管理部門。7.聲像檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后，由拍攝人員或相關(guān)部門及時(shí)整理，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，移交檔案管理部門。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的規(guī)范要求，便于計(jì)算機(jī)管理和信息共享。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別，將收集到的檔案分為科研項(xiàng)目檔案、教學(xué)檔案、行政管理檔案、儀器設(shè)備檔案、基建檔案、聲像檔案等大類，然后在各大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)：為每一份檔案或一組檔案賦予唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、來源、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、題名等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.科研項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔。2.教學(xué)檔案應(yīng)在每學(xué)期結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔。3.行政管理檔案應(yīng)在次年上半年歸檔。4.儀器設(shè)備檔案應(yīng)在儀器設(shè)備驗(yàn)收合格后一個(gè)月內(nèi)歸檔。5.基建檔案應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔。6.聲像檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔，最遲不超過一個(gè)月。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員按照整理要求對(duì)本部門的檔案進(jìn)行整理、編目，填寫檔案移交清單。2.將整理好的檔案連同檔案移交清單一并移交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，核對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門重新整理。4.審核無誤后，檔案管理部門接收檔案，并在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映實(shí)驗(yàn)室主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)實(shí)驗(yàn)室工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。保管期限為30年的檔案：主要是實(shí)驗(yàn)室在一定時(shí)期內(nèi)具有重要查考利用價(jià)值的檔案，如科研項(xiàng)目中期報(bào)告、教學(xué)評(píng)估材料、重要會(huì)議記錄等。保管期限為10年的檔案：主要是實(shí)驗(yàn)室一般性工作中形成的檔案，如一般性的行政管理文件、短期科研項(xiàng)目檔案等。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。3.檔案應(yīng)分類存放，按照檔案的類別、保管期限、編號(hào)順序排列上架，便于查找和管理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。5.建立檔案保管賬目，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，做到賬物相符。6.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，可直接向檔案管理部門提出申請(qǐng)。2.外單位人員查閱檔案的，須持有單位介紹信，并經(jīng)實(shí)驗(yàn)室相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱人在指定地點(diǎn)查閱檔案，查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案。4.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外單位人員原則上不得借閱檔案，確因特殊情況需要借閱的，須經(jīng)實(shí)驗(yàn)室主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定繳納一定的押金后方可借閱。（四）借閱程序1.借閱人填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限、用途等信息。2.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合借閱條件的，予以批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，收取押金（如需）。3.借閱人憑借閱證借閱檔案，檔案管理人員向借閱人提供檔案，并告知借閱期限和注意事項(xiàng)。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。5.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性和質(zhì)量，確認(rèn)無誤后退還押金（如有），辦理歸還手續(xù)。（五）查閱與借閱記錄檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱與借閱登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱與借閱的時(shí)間、人員、檔案名稱、編號(hào)、查閱目的、借閱期限等信息，以便對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合實(shí)驗(yàn)室的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。3.確保鑒定工作的客觀性、公正性和準(zhǔn)確性，避免隨意銷毀檔案。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否具有真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的形成時(shí)間、來源、保管期限等是否符合規(guī)定。3.檔案對(duì)實(shí)驗(yàn)室工作、科研、教學(xué)等是否具有查考利用價(jià)值。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案的清單，包括檔案名稱、編號(hào)、形成時(shí)間、保管期限等信息。2.將擬銷毀檔案清單提交檔案鑒定小組進(jìn)行鑒定。3.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀意見。4.對(duì)確定銷毀的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)出具鑒定報(bào)告，經(jīng)實(shí)驗(yàn)室主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（五）銷毀方式1.對(duì)紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對(duì)電子檔案應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除等技術(shù)手段進(jìn)行銷毀，確保電子數(shù)據(jù)徹底刪除。（六）銷毀記錄檔案管理部門應(yīng)建立檔案銷毀記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息，銷毀記錄應(yīng)永久保存。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，能夠反映檔案管理工作的實(shí)際情況。3.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)納入實(shí)驗(yàn)室的