江淮公司印章管理制度總則目的為加強江淮公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于江淮公司總部及各分支機構(gòu)、子公司的所有印章，包括但不限于公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務(wù)專用章、部門章等。印章管理原則印章管理遵循“明確責(zé)任、嚴(yán)格審批、規(guī)范使用、妥善保管”的原則。確保印章使用合法合規(guī)，防止印章被盜用、冒用等情況發(fā)生，維護公司正常運營秩序。印章的刻制與啟用印章刻制1.公司各類印章的刻制由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)。行政部門應(yīng)根據(jù)公司實際需要，填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、規(guī)格、材質(zhì)等信息，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表審批后，交由指定的印章刻制單位進行刻制。2.印章刻制單位必須具備合法資質(zhì)，行政部門應(yīng)與其簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保印章刻制過程中的信息安全。印章啟用1.新印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門，并組織印章啟用儀式。啟用儀式應(yīng)包括印章交接、登記等環(huán)節(jié)，確保印章交接過程清晰、準(zhǔn)確。2.印章啟用前，行政部門應(yīng)在《印章使用登記簿》上詳細(xì)記錄印章的名稱、啟用日期、啟用范圍、保管人等信息，并由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。印章的保管保管責(zé)任1.公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務(wù)專用章等重要印章由行政部門指定專人保管，部門章由各部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章管理制度，確保印章安全。2.印章保管人應(yīng)妥善保管印章，不得將印章隨意放置或交予他人代管。如因特殊原因需要臨時交接印章，必須經(jīng)過印章保管人的上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理書面交接手續(xù)。保管要求1.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。2.印章保管人應(yīng)定期對印章進行檢查，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時報告上級領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進行處理。印章的使用使用范圍1.公司公章用于公司對外的正式文件、信函、合同、協(xié)議等的簽署；法定代表人章用于公司法定代表人授權(quán)的相關(guān)文件、合同等的簽署；合同專用章用于公司簽訂各類合同；財務(wù)專用章用于公司財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等相關(guān)業(yè)務(wù)；部門章用于各部門內(nèi)部的文件、通知等的發(fā)布。2.印章的使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍進行，不得超出范圍使用。使用流程1.用印申請各部門或個人需要使用印章時，應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印時間等信息，并加蓋部門章或個人簽字。用印申請應(yīng)經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批，審批流程如下：一般事項用?。河刹块T負(fù)責(zé)人審批，涉及金額較大或重要事項的用印，還需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。合同用?。汉贤修k部門填寫《合同用印申請表》，經(jīng)合同審核部門審核通過后，按照合同審批流程進行審批，最后由法定代表人或授權(quán)代表簽字批準(zhǔn)。2.用印審核行政部門收到《印章使用申請表》后，應(yīng)對用印申請進行審核，重點審核用印事項是否符合公司規(guī)定、用印文件是否完整、審批手續(xù)是否齊全等。如審核通過，行政部門應(yīng)在《印章使用申請表》上簽署審核意見，并注明用印時間；如審核不通過，應(yīng)及時反饋給申請部門或個人，說明原因并要求其補充或修改相關(guān)材料。3.印章使用印章保管人根據(jù)審核通過的《印章使用申請表》，在用印文件上正確加蓋印章，并在《印章使用登記簿》上詳細(xì)記錄用印時間、用印事項、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印人等信息。用印過程中，印章保管人應(yīng)確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或加蓋空白紙張。4.用印登記用印完成后，印章保管人應(yīng)將《印章使用申請表》與用印文件一并存檔，妥善保管。同時，應(yīng)定期對《印章使用登記簿》進行整理和歸檔，以備查閱。特殊情況用印1.緊急情況下，如因時間緊迫無法按照正常流程進行用印申請和審批，相關(guān)負(fù)責(zé)人可通過電話、郵件等方式向分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人請示，經(jīng)同意后可先使用印章，但事后必須及時補辦用印申請和審批手續(xù)。2.異地用印時，原則上應(yīng)將用印文件郵寄回公司，按照正常流程進行用印。如因特殊情況確需在異地用印，應(yīng)提前與行政部門溝通協(xié)調(diào)，并通過視頻會議等方式進行遠程審批，審批通過后，由行政部門委托當(dāng)?shù)胤种C構(gòu)或合作單位代為用印。印章的停用與銷毀停用1.因公司名稱變更、機構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章時，行政部門應(yīng)填寫《印章停用申請表》，詳細(xì)說明停用原因、停用印章名稱等信息，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表審批后，通知相關(guān)部門停止使用該印章。2.印章停用后，行政部門應(yīng)及時收回印章，并在《印章使用登記簿》上注明停用日期。銷毀1.對于停用的印章，行政部門應(yīng)按照公司規(guī)定進行銷毀。銷毀前，應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，詳細(xì)說明銷毀印章名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表審批后，組織專人進行銷毀。2.印章銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并拍照或錄像留存。銷毀完成后，銷毀人員應(yīng)在《印章銷毀申請表》上簽字確認(rèn)，行政部門應(yīng)將《印章銷毀申請表》與相關(guān)照片或錄像資料一并存檔。印章管理的監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門公司行政部門負(fù)責(zé)對印章管理情況進行日常監(jiān)督檢查，審計部門負(fù)責(zé)對印章管理情況進行定期審計。監(jiān)督檢查內(nèi)容1.印章管理制度的執(zhí)行情況，包括印章的刻制、啟用、保管、使用、停用、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.印章使用審批手續(xù)是否齊全，用印文件是否真實、合法、有效。3.印章保管是否安全，是否存在印章被盜用、冒用等情況。檢查方式1.定期檢查：行政部門和審計部門應(yīng)定期對印章管理情況進行檢查，檢查周期為每季度一次。檢查結(jié)束后，應(yīng)形成檢查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.不定期抽查：行政部門和審計部門可根據(jù)工作需要，不定期對印章管理情況進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正印章管理過程中存在的問題。違規(guī)處理違規(guī)行為1.未經(jīng)審批擅自使用印章。2.超出規(guī)定范圍使用印章。3.用印文件內(nèi)容虛假或不符合公司規(guī)定。4.印章保管不善，導(dǎo)致印章被盜用、冒用。5.未按規(guī)定進行印章的刻制、啟用、停用、銷毀等操作。處理措施1.對于違規(guī)使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分；如給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，公司將依法追究其法律責(zé)任。2.因印章保管不善導(dǎo)致印章被盜用、冒用的，印章保管人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；如構(gòu)成犯罪的，將依法移送司法機關(guān)處理。3.對于違反印章管理制度的行為，公司將及時進行整改，并對