合資公司討論會管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范合資公司討論會的組織與管理，提高會議效率，確保會議能夠有效溝通信息、解決問題、制定決策，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于合資公司內(nèi)各類討論會，包括但不限于部門工作會、項目研討會、跨部門協(xié)調(diào)會等。（三）基本原則1.高效務(wù)實原則：會議應(yīng)緊密圍繞主題，注重實際效果，避免形式主義，提高決策效率。2.充分溝通原則：參會人員應(yīng)積極發(fā)表意見，確保信息充分交流，達成共識。3.責(zé)任明確原則：明確會議各項任務(wù)的責(zé)任人及時間節(jié)點，確保會議決議得到有效執(zhí)行。二、會議組織（一）會議發(fā)起1.發(fā)起主體：公司各部門負責(zé)人、項目負責(zé)人或其他相關(guān)人員均可發(fā)起討論會。2.發(fā)起流程：發(fā)起者需提前填寫《會議申請表》，明確會議主題、時間、地點、參會人員、議程安排等信息，提交至行政部門進行審核與安排。（二）會議通知1.通知方式：行政部門根據(jù)會議申請表，通過郵件、內(nèi)部通訊工具等方式向參會人員發(fā)送會議通知。2.通知內(nèi)容：會議通知應(yīng)包含會議主題、時間、地點、議程、參會要求等信息，確保參會人員提前做好準備。（三）會議準備1.資料準備：發(fā)起者應(yīng)提前準備與會議主題相關(guān)的資料，如報告、數(shù)據(jù)、方案等，以便參會人員提前了解情況，提高會議討論效率。2.場地布置：行政部門負責(zé)根據(jù)會議規(guī)模和需求，提前安排合適的會議場地，并進行相應(yīng)的布置，確保會議環(huán)境舒適、設(shè)備齊全。三、會議議程（一）議程制定1.議程內(nèi)容：會議議程應(yīng)包括會議主題、開場致辭、議題討論、決策事項、總結(jié)發(fā)言等環(huán)節(jié)。2.制定原則：議程應(yīng)根據(jù)會議目的和重要性合理安排，確保重點突出、邏輯清晰，避免議題過多或討論時間過長。（二）議程調(diào)整1.調(diào)整條件：在會議召開前，若因特殊情況需要調(diào)整議程，發(fā)起者應(yīng)提前與參會人員溝通，并報行政部門備案。2.調(diào)整流程：調(diào)整后的議程應(yīng)及時通知參會人員，確保其了解會議安排的變化。四、會議主持（一）主持人職責(zé)1.會議引導(dǎo)：主持人負責(zé)引導(dǎo)會議按照議程進行，確保討論圍繞主題展開，避免偏離方向。2.秩序維護：主持人應(yīng)維護會議秩序，確保參會人員遵守會議紀律，尊重他人發(fā)言，避免出現(xiàn)爭吵、打斷等情況。3.時間控制：主持人應(yīng)合理控制會議時間，確保各項議題都能得到充分討論，同時避免會議時間過長。（二）主持人選拔1.選拔標(biāo)準：主持人應(yīng)具備良好的溝通能力、組織協(xié)調(diào)能力和決策能力，熟悉會議主題相關(guān)業(yè)務(wù)知識。2.選拔方式：根據(jù)會議性質(zhì)和需求，由發(fā)起者或上級領(lǐng)導(dǎo)指定主持人，也可通過內(nèi)部推薦、競爭上崗等方式選拔主持人。五、會議參與（一）參會人員職責(zé)1.按時參會：參會人員應(yīng)按照會議通知要求，準時到達會議地點，不得無故缺席。2.充分準備：參會人員應(yīng)提前了解會議主題和議程，準備好相關(guān)資料和意見，積極參與會議討論。3.尊重他人：參會人員應(yīng)尊重他人發(fā)言，不得打斷或貶低他人觀點，營造良好的會議氛圍。4.執(zhí)行決議：參會人員應(yīng)認真落實會議決議，按照分工和時間節(jié)點完成相關(guān)工作，并及時反饋執(zhí)行情況。（二）請假制度1.請假流程：若參會人員因特殊情況無法參會，應(yīng)提前向會議發(fā)起者請假，并說明原因。經(jīng)發(fā)起者同意后，報行政部門備案。2.請假替代：若請假人員涉及重要議題討論，應(yīng)安排合適的人員替代參會，并提前將替代人員信息告知會議發(fā)起者。六、會議討論（一）發(fā)言規(guī)則1.有序發(fā)言：參會人員應(yīng)按照主持人的安排，依次發(fā)言，避免出現(xiàn)搶話、插話等情況。2.明確表達：發(fā)言內(nèi)容應(yīng)簡潔明了、重點突出，避免冗長、模糊的表述。3.尊重事實：發(fā)言應(yīng)基于事實和數(shù)據(jù)，避免主觀臆斷和情緒化表達。（二）討論方式1.充分討論：對于重要議題，應(yīng)組織參會人員進行充分討論，鼓勵不同觀點的碰撞，以尋求最佳解決方案。2.歸納總結(jié)：主持人應(yīng)及時對討論內(nèi)容進行歸納總結(jié)，梳理各方觀點，形成共識或明確下一步工作方向。七、會議決策（一）決策原則1.民主集中原則：在充分聽取各方意見的基礎(chǔ)上，按照少數(shù)服從多數(shù)的原則進行決策。對于重大事項，應(yīng)進行充分論證和風(fēng)險評估。2.科學(xué)決策原則：決策應(yīng)基于客觀事實、科學(xué)分析和專業(yè)判斷，確保決策的科學(xué)性和合理性。（二）決策流程1.提出方案：針對討論的議題，相關(guān)人員應(yīng)提出多種解決方案，并闡述各自的優(yōu)缺點。2.評估分析：參會人員對提出的方案進行評估分析，從可行性、成本效益、風(fēng)險等方面進行綜合考量。3.投票表決：根據(jù)評估結(jié)果，參會人員進行投票表決，確定最終決策方案。4.記錄備案：會議決策結(jié)果應(yīng)形成會議紀要，明確決策事項、責(zé)任人及時間節(jié)點，并進行備案，以便后續(xù)跟蹤執(zhí)行。八、會議記錄（一）記錄人員職責(zé)1.準確記錄：會議記錄人員應(yīng)認真記錄會議內(nèi)容，包括發(fā)言要點、討論結(jié)果、決策事項等，確保記錄準確、完整。2.整理紀要：會議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)及時整理會議紀要，經(jīng)主持人審核后，發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門。（二）會議紀要內(nèi)容1.基本信息：會議紀要應(yīng)包含會議主題、時間、地點、參會人員等基本信息。2.會議內(nèi)容：詳細記錄會議討論的主要內(nèi)容，包括議題、發(fā)言要點、討論結(jié)果等。3.決策事項：明確會議形成的決策事項，包括決策內(nèi)容、責(zé)任人及時間節(jié)點。4.下一步工作安排：記錄會議確定的下一步工作方向和任務(wù)，確保各項工作有序推進。九、會議跟進（一）跟進責(zé)任人1.決策事項跟進：對于會議決策事項，明確具體的跟進責(zé)任人，負責(zé)跟蹤決策執(zhí)行情況。2.工作任務(wù)跟進：對于會議確定的工作任務(wù)，由相關(guān)部門負責(zé)人負責(zé)跟進，確保任務(wù)按時完成。（二）跟進方式1.定期匯報：跟進責(zé)任人應(yīng)定期向會議發(fā)起者或上級領(lǐng)導(dǎo)匯報工作進展情況，及時反饋遇到的問題和困難。2.溝通協(xié)調(diào)：對于工作推進過程中出現(xiàn)的問題，跟進責(zé)任人應(yīng)及時與相關(guān)部門和人員進行溝通協(xié)調(diào)，尋求解決方案。十、會議評估（一）評估指標(biāo)1.會議效率：評估會議是否按時開始、結(jié)束，議程執(zhí)行情況是否良好，決策效率是否符合要求。2.會議效果：評估會議是否達到預(yù)期目的，參會人員對會議內(nèi)容的理解和掌握程度，決策方案的執(zhí)行效果等。3.參會體驗：評估參會人員對會議組織、場地、氛圍等方面的滿意度。（二）評估方式1.問卷調(diào)查：會議結(jié)束后，通過問卷調(diào)查的方式收集參會人員對會議的評價和建議。2.面談交流：與參會人員進行面談交流，深入了解會議存在的問題和改進方向。3.數(shù)據(jù)分析：對會議相關(guān)數(shù)據(jù)進行分析，如會議時長、決策時間等，評估會議效率和效果。（三）結(jié)果應(yīng)用1.反饋改進：根據(jù)會議評估結(jié)果，及時向相關(guān)部門和人員反饋存在的問題，并提出改進建議，不斷優(yōu)化會議組織和管理。2.績效