信用公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項經(jīng)營活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件材料，包括但不限于合同協(xié)議、財務(wù)報表、業(yè)務(wù)記錄、人事檔案、技術(shù)資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映公司的經(jīng)營活動和歷史面貌，不得篡改、偽造。3.完整性原則：應(yīng)保證檔案的齊全完整，對各項經(jīng)營活動中形成的文件材料進行全面收集、整理和歸檔。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的檔案進行保密管理。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、存儲、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)組織檔案的借閱、查閱、歸還等工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱審批制度，確保檔案的安全。5.定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。6.負(fù)責(zé)檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。7.參與公司重大活動和重要項目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。8.對公司各部門的檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保檔案管理工作的規(guī)范執(zhí)行。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類、編號等基礎(chǔ)工作，并定期向綜合管理部門移交。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理和維護。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。4.配合綜合管理部門做好檔案的借閱、查閱等工作，按照規(guī)定提供相關(guān)檔案資料。5.參與公司組織的檔案清查、盤點等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、存儲、保管等，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.建立檔案管理臺賬，及時記錄檔案的收進、移出、借閱、查閱等情況。4.積極參與檔案信息化建設(shè)，錄入和維護檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)。5.協(xié)助檔案利用者查找、調(diào)閱檔案資料，按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)。6.定期對檔案進行清查、盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。7.保守檔案機密，不得泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的文件材料，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。2.公司各項經(jīng)營活動中簽訂的合同協(xié)議，包括業(yè)務(wù)合同、租賃合同、采購合同等。3.財務(wù)報表、會計憑證、審計報告等財務(wù)檔案。4.業(yè)務(wù)記錄，如客戶資料、項目文檔、銷售記錄、市場調(diào)研報告等。5.人事檔案，包括員工入職登記表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。6.技術(shù)資料，如研發(fā)項目文檔、技術(shù)方案、產(chǎn)品說明書等。7.行政管理文件，如公司文件、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)等。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進行備份存儲。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于分類、編號、裝訂和存儲。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，可分為綜合類、業(yè)務(wù)類、財務(wù)類、人事類、技術(shù)類等。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便快速查找和利用。四、檔案的分類與編號（一）分類方案1.綜合類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等文件，公司章程，股東會決議，董事會決議，公司文件，會議紀(jì)要，工作計劃，工作總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)類：包括業(yè)務(wù)合同，客戶資料，項目文檔，銷售記錄，市場調(diào)研報告等。3.財務(wù)類：包括財務(wù)報表，會計憑證，審計報告，稅務(wù)資料等。4.人事類：包括員工入職登記表，勞動合同，培訓(xùn)記錄，績效考核資料，薪酬福利資料等。5.技術(shù)類：包括研發(fā)項目文檔，技術(shù)方案，產(chǎn)品說明書，技術(shù)圖紙等。6.其他類：包括公司榮譽證書，資質(zhì)證書，法律訴訟文件等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號由字母和數(shù)字組成，共[X]位。2.第一位字母表示檔案類別，如“Z”表示綜合類，“Y”表示業(yè)務(wù)類，“C”表示財務(wù)類，“R”表示人事類，“J”表示技術(shù)類，“Q”表示其他類。3.第二位至第[X1]位數(shù)字為順序號，按照檔案形成的時間順序或重要程度依次編號。4.最后一位數(shù)字為校驗位，用于檢驗編號的準(zhǔn)確性。例如：ZY001表示綜合類檔案中的第001號文件。五、檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的紙質(zhì)檔案和電子檔案，可采用光盤、磁帶等存儲介質(zhì)進行存儲。（二）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。3.檔案柜應(yīng)定期進行檢查和維護，防止檔案損壞或丟失。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案包括公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件，公司章程，股東會決議，董事會決議等。3.長期保管的檔案期限為[X]年，包括業(yè)務(wù)合同、財務(wù)報表、人事檔案等。4.短期保管的檔案期限為[X]年，包括一般性的文件材料、會議紀(jì)要等。5.保管期限屆滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合公司實際情況進行鑒定。2.從檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值等方面進行綜合評估。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見。（三）鑒定方法1.查閱檔案內(nèi)容，了解檔案的形成背景、歷史價值和現(xiàn)實利用價值。2.征求相關(guān)部門和人員的意見，評估檔案的重要性和必要性。3.參考檔案保管期限表，確定檔案的保管期限是否屆滿。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制檔案銷毀清冊，詳細記錄檔案的編號、名稱、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在監(jiān)督人員的監(jiān)督下進行。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊存檔。七、檔案的借閱與查閱（一）借閱范圍1.因工作需要，公司內(nèi)部員工可借閱與其工作相關(guān)的檔案。2.外部單位因業(yè)務(wù)合作、審計、法律訴訟等原因，需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（二）借閱審批1.公司內(nèi)部員工借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報綜合管理部門審批。2.外部單位查閱公司檔案，需提交正式的查閱申請函，注明查閱目的、查閱范圍、查閱時間等信息，并加蓋單位公章。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門安排專人陪同查閱。（三）借閱期限1.公司內(nèi)部員工借閱檔案的期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。2.外部單位查閱公司檔案的期限根據(jù)實際需要確定，最長不超過[X]個工作日。（四）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失。2.借閱人如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。3.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)及時歸還檔案。如需繼續(xù)借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。（五）查閱規(guī)定1.查閱檔案應(yīng)在綜合管理部門指定的地點進行，查閱時應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。2.查閱人如需摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意，并使用統(tǒng)一的摘抄紙進行摘抄。摘抄內(nèi)容應(yīng)與原件一致，不得擅自增減或修改。3.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)將檔案資料歸還原位，由檔案管理人員進行核對。八、檔案的統(tǒng)計與利用（一）統(tǒng)計工作1.綜合管理部門應(yīng)定期對檔案的收進、移出、借閱、查閱等情況進行統(tǒng)計，編制檔案統(tǒng)計報表。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)包括檔案類別、數(shù)量、保管期限、利用情況等信息，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時。3.檔案統(tǒng)計工作應(yīng)建立臺賬，記錄統(tǒng)計數(shù)據(jù)的來源、時間、統(tǒng)計人員等信息，便于查詢和追溯。