信息紀(jì)錄管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司信息紀(jì)錄管理，確保公司信息的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，提高公司運(yùn)營(yíng)效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各崗位員工在工作過(guò)程中產(chǎn)生、使用、存儲(chǔ)、傳輸和銷毀的各類信息紀(jì)錄。（三）定義1.信息紀(jì)錄：指公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的，以各種載體形式存在的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等資料，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、報(bào)告、郵件、會(huì)議紀(jì)要、工作記錄等。2.電子信息紀(jì)錄：指以電子數(shù)據(jù)形式存在的信息紀(jì)錄，如電子文檔、電子表格、數(shù)據(jù)庫(kù)記錄等。3.紙質(zhì)信息紀(jì)錄：指以紙張為載體的信息紀(jì)錄，如文件、合同、報(bào)表、報(bào)告等。（四）管理原則1.真實(shí)性原則：信息紀(jì)錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)和業(yè)務(wù)情況。2.完整性原則：信息紀(jì)錄應(yīng)完整無(wú)缺，涵蓋公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的各個(gè)方面和環(huán)節(jié)。3.準(zhǔn)確性原則：信息紀(jì)錄應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、文字、圖表等應(yīng)清晰、明確、規(guī)范。4.安全性原則：信息紀(jì)錄應(yīng)妥善保管，確保其安全性和保密性，防止信息泄露、篡改和丟失。5.可追溯性原則：信息紀(jì)錄應(yīng)具有可追溯性，能夠方便地查詢、檢索和追溯其來(lái)源、形成過(guò)程和使用情況。二、信息紀(jì)錄的分類與編號(hào)（一）信息紀(jì)錄的分類1.行政類：包括公司文件、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、通知、通報(bào)、報(bào)告等。2.人事類：包括員工檔案、招聘記錄、培訓(xùn)記錄、考核記錄、薪酬福利記錄等。3.財(cái)務(wù)類：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)記錄等。4.業(yè)務(wù)類：包括合同協(xié)議、訂單、銷售記錄、采購(gòu)記錄、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量記錄等。5.其他類：包括公司證照、資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書、知識(shí)產(chǎn)權(quán)記錄等。（二）信息紀(jì)錄的編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則信息紀(jì)錄編號(hào)采用“年份+類別代碼+順序號(hào)”的格式，例如：2023XZ001。年份：指信息紀(jì)錄形成的年份，用四位數(shù)字表示。類別代碼：根據(jù)信息紀(jì)錄的分類，采用相應(yīng)的大寫字母表示，如行政類用“XZ”表示，人事類用“RS”表示，財(cái)務(wù)類用“CW”表示，業(yè)務(wù)類用“YW”表示，其他類用“QT”表示。順序號(hào)：指同一類別信息紀(jì)錄在當(dāng)年內(nèi)的順序編號(hào)，用三位數(shù)字表示，從001開始依次編號(hào)。2.編號(hào)示例2023年第1份行政文件的編號(hào)為：2023XZ001。2023年第5份人事考核記錄的編號(hào)為：2023RS005。三、信息紀(jì)錄的形成與收集（一）信息紀(jì)錄的形成1.各部門、各崗位員工應(yīng)按照公司的業(yè)務(wù)流程和工作要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地形成各類信息紀(jì)錄。2.信息紀(jì)錄應(yīng)采用規(guī)范的格式和內(nèi)容，確保其真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。3.電子信息紀(jì)錄應(yīng)采用統(tǒng)一的軟件和工具進(jìn)行創(chuàng)建和編輯，確保其格式規(guī)范、易于存儲(chǔ)和查詢。（二）信息紀(jì)錄的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門信息紀(jì)錄的收集工作，確保信息紀(jì)錄的及時(shí)、完整收集。2.信息紀(jì)錄收集人員應(yīng)定期對(duì)本部門的信息紀(jì)錄進(jìn)行整理和核對(duì)，確保信息紀(jì)錄的準(zhǔn)確性和完整性。3.對(duì)于跨部門形成的信息紀(jì)錄，由相關(guān)部門共同協(xié)商確定收集責(zé)任人，確保信息紀(jì)錄的及時(shí)、完整收集。四、信息紀(jì)錄的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.電子信息紀(jì)錄電子信息紀(jì)錄應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。電子信息紀(jì)錄應(yīng)按照分類和編號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)，建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)，便于查詢和檢索。對(duì)于重要的電子信息紀(jì)錄，應(yīng)采用加密存儲(chǔ)等安全措施，確保其安全性和保密性。2.紙質(zhì)信息紀(jì)錄紙質(zhì)信息紀(jì)錄應(yīng)存放在公司指定的文件柜或檔案室中，并按照分類和編號(hào)進(jìn)行存放，建立清晰的索引目錄，便于查詢和檢索。對(duì)于重要的紙質(zhì)信息紀(jì)錄，應(yīng)進(jìn)行專柜存放，并采取防潮、防火、防蟲等安全措施，確保其安全性和完整性。（二）保管期限1.公司信息紀(jì)錄的保管期限根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況確定，一般分為短期、中期和長(zhǎng)期。2.短期保管期限：一般為13年，適用于臨時(shí)性、階段性的信息紀(jì)錄，如臨時(shí)性報(bào)告、短期工作計(jì)劃等。3.中期保管期限：一般為310年，適用于一般性的業(yè)務(wù)信息紀(jì)錄，如合同協(xié)議、銷售記錄、采購(gòu)記錄等。4.長(zhǎng)期保管期限：一般為10年以上，適用于重要的、具有長(zhǎng)期參考價(jià)值的信息紀(jì)錄，如公司文件、規(guī)章制度、財(cái)務(wù)報(bào)表、員工檔案等。（三）保管要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門信息紀(jì)錄的保管工作，確保信息紀(jì)錄的安全、完整保管。2.信息紀(jì)錄保管人員應(yīng)定期對(duì)信息紀(jì)錄進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保信息紀(jì)錄的準(zhǔn)確性和完整性。3.對(duì)于超過(guò)保管期限的信息紀(jì)錄，應(yīng)按照公司的規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，確保信息紀(jì)錄的安全性和保密性。五、信息紀(jì)錄的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司員工因工作需要查閱信息紀(jì)錄的，應(yīng)填寫《信息紀(jì)錄查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.公司外部人員因工作需要查閱公司信息紀(jì)錄的，應(yīng)填寫《信息紀(jì)錄查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)有公司相關(guān)人員陪同，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。3.涉及公司機(jī)密信息紀(jì)錄的查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照公司的保密制度執(zhí)行，經(jīng)公司保密委員會(huì)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫《信息紀(jì)錄查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱的目的、內(nèi)容、范圍等。2.《信息紀(jì)錄查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交信息紀(jì)錄保管部門。3.信息紀(jì)錄保管部門根據(jù)批準(zhǔn)的《信息紀(jì)錄查閱申請(qǐng)表》，提供相應(yīng)的信息紀(jì)錄，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行登記和監(jiān)督。4.查閱人查閱信息紀(jì)錄時(shí)，應(yīng)在規(guī)定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將信息紀(jì)錄帶出公司或進(jìn)行復(fù)制、傳播等行為。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將信息紀(jì)錄歸還信息紀(jì)錄保管部門，并在《信息紀(jì)錄查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）使用要求1.公司員工查閱和使用信息紀(jì)錄時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度和相關(guān)規(guī)定，不得將信息紀(jì)錄用于非工作目的或泄露給無(wú)關(guān)人員。2.公司外部人員查閱和使用公司信息紀(jì)錄時(shí)，應(yīng)與公司簽訂保密協(xié)議，并按照協(xié)議約定的范圍和方式使用信息紀(jì)錄。3.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息紀(jì)錄的使用，應(yīng)嚴(yán)格按照公司的保密制度執(zhí)行，采取必要的保密措施，防止信息泄露。六、信息紀(jì)錄的傳遞與共享（一）傳遞方式1.電子信息紀(jì)錄電子信息紀(jì)錄可通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、電子郵件、即時(shí)通訊工具等方式進(jìn)行傳遞。傳遞電子信息紀(jì)錄時(shí)，應(yīng)確保信息的完整性和準(zhǔn)確性，避免信息丟失或損壞。對(duì)于重要的電子信息紀(jì)錄，應(yīng)采用加密傳輸?shù)劝踩胧?，確保其安全性和保密性。2.紙質(zhì)信息紀(jì)錄紙質(zhì)信息紀(jì)錄可通過(guò)專人送達(dá)、郵寄等方式進(jìn)行傳遞。傳遞紙質(zhì)信息紀(jì)錄時(shí)，應(yīng)確保信息的完整性和準(zhǔn)確性，避免信息丟失或損壞。對(duì)于重要的紙質(zhì)信息紀(jì)錄，應(yīng)采用掛號(hào)信、特快專遞等方式進(jìn)行傳遞，并要求收件人簽收確認(rèn)。（二）共享范圍1.公司內(nèi)部信息紀(jì)錄的共享范圍根據(jù)工作需要和公司規(guī)定確定，一般分為部門內(nèi)部共享、跨部門共享和全公司共享。2.部門內(nèi)部共享：指部門內(nèi)部員工之間的信息紀(jì)錄共享，僅限于部門內(nèi)部工作需要使用。3.跨部門共享：指不同部門之間的信息紀(jì)錄共享，需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可共享。4.全公司共享：指公司所有員工均可查閱和使用的信息紀(jì)錄，如公司文件、規(guī)章制度等。（三）共享程序1.信息紀(jì)錄共享申請(qǐng)人應(yīng)填寫《信息紀(jì)錄共享申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明共享的目的、內(nèi)容、范圍、接收部門等。2.《信息紀(jì)錄共享申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交信息紀(jì)錄保管部門。3.信息紀(jì)錄保管部門根據(jù)批準(zhǔn)的《信息紀(jì)錄共享申請(qǐng)表》，將相應(yīng)的信息紀(jì)錄共享給接收部門，并對(duì)共享過(guò)程進(jìn)行登記和記錄。4.接收部門收到共享的信息紀(jì)錄后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行查閱和使用，并按照公司的規(guī)定進(jìn)行保管和處理。七、信息紀(jì)錄的變更與刪除（一）變更程序1.信息紀(jì)錄需要變更時(shí)，應(yīng)由信息紀(jì)錄形成部門或相關(guān)責(zé)任人填寫《信息紀(jì)錄變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容、范圍等。2.《信息紀(jì)錄變更申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交信息紀(jì)錄保管部門。3.信息紀(jì)錄保管部門根據(jù)批準(zhǔn)的《信息紀(jì)錄變更申請(qǐng)表》，對(duì)相應(yīng)的信息紀(jì)錄進(jìn)行變更，并對(duì)變更過(guò)程進(jìn)行登記和記錄。4.變更后的信息紀(jì)錄應(yīng)按照原編號(hào)和存儲(chǔ)方式進(jìn)行存儲(chǔ)，確保其可追溯性和完整性。（二）刪除程序1.信息紀(jì)錄需要?jiǎng)h除時(shí)，應(yīng)由信息紀(jì)錄形成部門或相關(guān)責(zé)任人填寫《信息紀(jì)錄刪除申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明刪除的原因、內(nèi)容、范圍等。2.《信息紀(jì)錄刪除申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交信息紀(jì)錄保管部門。3.信息紀(jì)錄保管部門根據(jù)批準(zhǔn)的《信息紀(jì)錄刪除申請(qǐng)表》，對(duì)相應(yīng)的信息紀(jì)錄進(jìn)行刪除，并對(duì)刪除過(guò)程進(jìn)行登記和記錄。4.刪除后的信息紀(jì)錄應(yīng)進(jìn)行徹底銷毀，確保其無(wú)法恢復(fù)和使用。八、信息紀(jì)錄的安全與保密（一）安全措施1.公司應(yīng)建立健全信息紀(jì)錄安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)信息紀(jì)錄存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等的安全管理，防止信息泄露、篡改和丟失。2.公司應(yīng)定期對(duì)信息紀(jì)錄存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。3.公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全防護(hù)，安裝防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全軟件，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。4.公司員工應(yīng)妥善保管個(gè)人賬號(hào)和密碼，不得將其泄露給他人，防止他人冒用身份進(jìn)行信息紀(jì)錄的查閱、使用和修改。（二）保密措施1.公司應(yīng)建立健全信息紀(jì)錄保密制度，明確保密責(zé)任和保密范圍，加強(qiáng)對(duì)信息紀(jì)錄的保密管理。2.公司應(yīng)對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息紀(jì)錄進(jìn)行分類管理，并采取相應(yīng)的保密措施，如加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等。3.公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得將涉及公司機(jī)密的信息紀(jì)錄泄露給無(wú)關(guān)人員，不得在非工作場(chǎng)合談?wù)摴緳C(jī)密信息。4.對(duì)于因工作需要接觸公司機(jī)密信息紀(jì)錄的員工，公司應(yīng)與其簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司人力資源部負(fù)責(zé)對(duì)公司信息紀(jì)錄管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。（二）檢查內(nèi)容1.信息紀(jì)錄的形成、收集、存儲(chǔ)、保管、查閱、使用、傳遞、共享、變更、刪除等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.信息紀(jì)錄的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性是否得到有效保障。3.信息紀(jì)錄管理工作中存在的問(wèn)題和不足，是否及時(shí)進(jìn)行整改和完善。（三）檢查方式1.定期檢查：公司人力資源部定期對(duì)各部門信息紀(jì)錄管理工作進(jìn)行檢查，每年不少于一次。2.不定期抽查：公司人力資源部不定期對(duì)