辦公自動化0A軟件

用戶手冊

0A網(wǎng)絡(luò)軟件

二。。四年三月

一、概述

辦公自動化系統(tǒng)是在局域網(wǎng)的基礎(chǔ)上建立單位辦公專用網(wǎng)，用于連接單位各部門，以實(shí)現(xiàn)單位系統(tǒng)的全局

辦公職網(wǎng)，提高辦公效率和生產(chǎn)管理能力。

建設(shè)辦公自動化系統(tǒng)的目標(biāo)是提高辦公效率、簡化辦公流程，進(jìn)一步提高工作質(zhì)量和效率，建立辦事高效、

運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、行為標(biāo)準(zhǔn)的辦公體制，加強(qiáng)上級對下級各部門辦的聯(lián)系、監(jiān)督和指導(dǎo)。

辦公自動化應(yīng)用是一項(xiàng)涉及面廣、技術(shù)和資金密集的系統(tǒng)工程，為確保系統(tǒng)發(fā)揮整體效益，必須統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),

遵照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)協(xié)同工作。要特別重視系統(tǒng)建設(shè)的實(shí)用和實(shí)效，以便資金和資源發(fā)揮更大的效益，同時(shí)

還要考慮到不同機(jī)構(gòu)的職能特色，賦予明確的分工嚴(yán)格的權(quán)限，并保證不同流程中至關(guān)重要的平安性及必要的

保密性等.

0A辦公自動化軟件是基于Web的綜合辦公自動化軟件，他具有靈活性、穩(wěn)定性、高度平安性和可擴(kuò)充性，

以工作流技術(shù)為中心，為黨政機(jī)關(guān)和大中型企業(yè)提供了標(biāo)準(zhǔn)、完整的日常事務(wù)自動化處理和無紙化辦公。

XMU制㈣辦公自砂化系推前門：總輕辦姓名：石離職務(wù)：總經(jīng)理20M年7月21日■?!三

1壞人辦公,檔案費(fèi)M?公共*務(wù)?論壇"M它?設(shè)要?福助?注￥!

今日最新信息

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現(xiàn)在事1U的話搬8妁浦密南移!

1.1設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)

基于系統(tǒng)的最終目標(biāo)，本軟件的設(shè)計(jì)遵循如下設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)：

>平安可靠性原則：本軟件將承當(dāng)實(shí)時(shí)性、平安性較高的電子辦公信息處理與傳輸業(yè)務(wù)，要求硬件平臺與軟

件平臺具備高度的平安可靠性，在系統(tǒng)的設(shè)計(jì)上，采用技術(shù)手段與管理手段結(jié)合的解決方案；

>標(biāo)準(zhǔn)性原則：遵循各級政府機(jī)關(guān)的辦公標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一的國家標(biāo)準(zhǔn)公文格式及嚴(yán)格的事務(wù)流程；

>先進(jìn)性原則：本軟件采用的技術(shù)，將在相當(dāng)?shù)臅r(shí)間內(nèi)保障技術(shù)的開展能力，具有良好便捷的升級能力，選

用的硬件設(shè)備及操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品、應(yīng)用軟件均具有先進(jìn)性及成熟的技術(shù)與產(chǎn)品；

>開放性原則：本軟件的開展將是連續(xù)的，系統(tǒng)將提供開放的接口設(shè)計(jì)，保障系統(tǒng)的平滑連續(xù)性擴(kuò)展；

>統(tǒng)一規(guī)劃分步實(shí)施：明確工程的總體目標(biāo)和階段性目標(biāo)，分步實(shí)現(xiàn)，并保證系統(tǒng)的統(tǒng)一性；

>擴(kuò)展性：本次設(shè)計(jì)提供系統(tǒng)擴(kuò)展性確保未來系統(tǒng)擴(kuò)展及二次開發(fā)，以適應(yīng)辦公流程的變化與進(jìn)展。

二、0A辦公自動化系統(tǒng)的特色

0A辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)目標(biāo)是通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，完成單位團(tuán)體內(nèi)部日常事務(wù)，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，從而提高

辦事效率、簡化辦事步驟、加快辦公速度。

0A辦公系統(tǒng)是基于B/S（瀏覽器/效勞器）模式，系統(tǒng)軟件和教據(jù)集中存放于效勞器中，軟件的安裝與升級

在效勞器上進(jìn)行，不影響用戶的使用，用戶只通過瀏覽器就能完成所有管理功能。所有的工作基于瀏覽器，安

裝、使用、培訓(xùn)、維護(hù)、升級十分值單。

0A辦公系統(tǒng)的設(shè)計(jì)基礎(chǔ)是設(shè)計(jì)人員對政府機(jī)關(guān)、企業(yè)辦公流程的深刻理解，它綜合考慮了政府機(jī)關(guān)和大中

企業(yè)在人事管理、資源管理乃至文檔的自動流轉(zhuǎn)，文檔流動過程的監(jiān)查系統(tǒng)，電子批注，平安體系等各方面工

作需求與規(guī)則，并能結(jié)合客戶實(shí)際情況，配置強(qiáng)大靈活的辦公體系。

（一）全方位事務(wù)處理

功能涵盍了人事、考勤、辦公流程、檔案管理與公文流轉(zhuǎn)、資源分配、會議、信息交流等各方面，能勝任

單位日常的大多數(shù)事務(wù)，并具體到成員個(gè)人化的日常辦公需求如個(gè)人通訊錄、電子信箱等。

（二）提高團(tuán)隊(duì)效率

可確保隨時(shí)隨地處理重要事務(wù)，自動提交、發(fā)放與管理各類文檔。對重要環(huán)節(jié)會以文字、聲音等多媒體手

段自動提醒。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可對工作進(jìn)程了然于胸，隨時(shí)監(jiān)控員工的工作進(jìn)度。隨時(shí)隨地與團(tuán)隊(duì)成員交流，迅速查

找文檔資料，共享公用資料和日程安排。

（三）節(jié)約開支

本辦公系統(tǒng)無需在客戶端安裝復(fù)雜的客戶端程序，低維護(hù)本錢，所有模塊都支持咽惻操作，用戶使用瀏覽

器即可在桌面環(huán)境下辦公，符合當(dāng)前的瘦客戶機(jī)的趨勢，簡單易用，節(jié)約培訓(xùn)費(fèi)用。一網(wǎng)互聯(lián)，減少昂貴的會

議、電話和郵政、交通等開支。

（四）具體的權(quán)限分配

多層的平安控制機(jī)制確保用戶只能使用賦予了授權(quán)的資源?？梢詫Σ煌瑱?quán)限的用戶、工作請求，智能地定

義辦公流程和商務(wù)流程，提供了任務(wù)具體到個(gè)體的機(jī)制，用戶可以看到屬于自己職責(zé)范圍內(nèi)的待處理事務(wù)。

（五）嚴(yán)密的平安體系

本辦公自動化軟件不僅提供了嚴(yán)密的權(quán)限分級管理體系，不同操作者只能對自己權(quán)限范圍內(nèi)的工作進(jìn)行操

作，并且對重要的操作步驟進(jìn)行了記錄跟蹤。同時(shí)在平安上針對效勞器對客戶端的身份認(rèn)證而設(shè)計(jì)，采用了內(nèi)

置MD5哈希（HASH）算法和隨機(jī)數(shù)生成器的硬件認(rèn)證設(shè)備來確定用戶的身份，該設(shè)備內(nèi)含平安文件系統(tǒng)，并預(yù)置

密鑰和數(shù)據(jù)證書。

（六）方便嚴(yán)格的電子公文處理

形成各單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)、各單位間和到各地區(qū)一體化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)公文處理體系，使用戶在錄入公文時(shí)無需

排版，可實(shí)現(xiàn)公文處理的無紙化和標(biāo)準(zhǔn)化。

（七）風(fēng)格界面

系統(tǒng)在設(shè)計(jì)過程中，充分考慮了中國用戶的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平和中國人的辦公習(xí)慣，采用了WWW風(fēng)格的界面

設(shè)計(jì)，整個(gè)系統(tǒng)界面友好、美觀，使用方便。大大降低了對使用者計(jì)算機(jī)知識的要求，界面簡單，易學(xué)易用，

特別適合于政府機(jī)關(guān)和大型企業(yè)內(nèi)的信息系統(tǒng)建設(shè)。

（A）可定制的工作流程

軟件提供的工作流系統(tǒng)采用了組件化設(shè)計(jì)和通用工作流的思想，用戶可以根據(jù)本單位的組織機(jī)構(gòu)和實(shí)際的

運(yùn)行模式，定義工作流系統(tǒng)運(yùn)行的流轉(zhuǎn)規(guī)則和各種審批的流程，還可以根據(jù)實(shí)際情況定義文件格式，使得整個(gè)

系統(tǒng)完全適合用戶的實(shí)際情況。

（九）適用對象

適用于有明確分工以及標(biāo)準(zhǔn)體制的單位團(tuán)體，以及對基于文檔的以工作流為中心的辦公自動化處理有迫切

需求的單位。如政府部門、企業(yè)、廠礦、金融證券機(jī)構(gòu)等

三、體系結(jié)構(gòu)

3.1體系結(jié)構(gòu)

0A辦公自動化軟件以Web效勞器為核心，集成文件效勞器、數(shù)據(jù)庫效勞器、Mail效勞器，采用三層結(jié)構(gòu)模

式。支撐系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)。系統(tǒng)具有以下特點(diǎn)：

>系統(tǒng)健壯。與客戶端無關(guān)的數(shù)據(jù)效勞器機(jī)制，即客戶端故障不影響數(shù)據(jù)的運(yùn)行，系統(tǒng)數(shù)據(jù)平安可靠，同時(shí),

能夠滿足大規(guī)模并發(fā)訪問的需求。

>結(jié)構(gòu)靈活，易于維護(hù)和擴(kuò)展。

>移動支持。支持遠(yuǎn)程業(yè)務(wù)處理，可隨時(shí)隨地處理事務(wù)。

>平安可靠。先進(jìn)的身份認(rèn)證技術(shù)使用戶信息更為平安。

3.2技術(shù)架構(gòu)

0A的技術(shù)架構(gòu)的一大特點(diǎn)，是以其簡潔的技術(shù)架構(gòu)實(shí)現(xiàn)了有效的系統(tǒng)資源管理。整個(gè)系統(tǒng)采用完整的結(jié)構(gòu)

化設(shè)計(jì)。系統(tǒng)構(gòu)成的根本元素如下列圖所示：

普通用戶信息、文檔

勺部門管理目錄.目錄樹

系統(tǒng)平臺

如下圖，所有根本元素被系統(tǒng)平臺統(tǒng)一集成起來。其中：

1、信息、文檔一一信息和文檔是以完全開放的方式，在系統(tǒng)用戶之間共享的內(nèi)容。信息和文檔的重要屬

性是它屬于哪個(gè)目錄。

2、目錄、目錄樹一一目錄是用來組織信息和文檔的容器，目錄樹是表現(xiàn)目錄結(jié)構(gòu)的導(dǎo)航工具。在系統(tǒng)中，

用戶根據(jù)自己不同的用戶組對相關(guān)目錄有不同的使用權(quán)限。

3、用戶一一用戶是分配給使用者的一個(gè)唯一標(biāo)識，它的作用在于有效的通過角色授權(quán)的方法標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)的

使用權(quán)限。用戶的重要屬性是他屬于哪個(gè)部門，以及他的角色是什么。

4、角色一一系統(tǒng)規(guī)定角色共分為三種：系統(tǒng)超級管理員、部門管理員和普通用戶。每一種角色都對應(yīng)不

同的權(quán)限級別。上圖所表示的意義是：

a、普通用戶有發(fā)布、修改信息和文檔的權(quán)限，可以完全管理個(gè)人效勞中的信息；

b、部門管理員除具有普通用戶的權(quán)限外，只可以管理除個(gè)人效勞外的屬于自己所在部門的信息和文檔；

c、系統(tǒng)管理員除具有部門管理員的權(quán)限外（系統(tǒng)管理員不受部門的限制，可以完全管理除個(gè)人效勞外的

所有部門的信息、文檔），可以使用“管理工具”進(jìn)行系統(tǒng)平臺級別的管理工作。

5、部門——部門是單位行政機(jī)構(gòu)情況的表達(dá)，是建立和維護(hù)用戶、目錄的基礎(chǔ)。

3.3運(yùn)行環(huán)境和系統(tǒng)要求

0A網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)效勞器是基于Windows2000Server效勞器平臺運(yùn)行，需要關(guān)系數(shù)據(jù)庫的支持，

目前支持MNSQLSarver數(shù)據(jù)庫.建議使用PIT500以上CPU、256U內(nèi)存以.卜計(jì)算機(jī)做為效勞器.

在客戶端，支持目前流行的Windows95/98/2000/XP系列平臺，瀏覽器需要使用MSInternetExplorer5.0

（中文）以上版本，建議使用P586、32M內(nèi)存以上計(jì)算機(jī)。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境：以太局域網(wǎng)或Intranet及Internet環(huán)境。

四、功能設(shè)置

4.1模塊總覽

個(gè)人辦公室檔案資料庫公共效勞其他設(shè)置幫助注銷

檔案資料用戶賬號平安退出

工作方案資源管理計(jì)算器幫助主題

類別管理設(shè)置系統(tǒng)

檔案資料辦公用品用戶權(quán)限幫助類別

通告管理留言板—

管理管理設(shè)置管理

檔案資料幫助內(nèi)容

公文管理工作論壇常用網(wǎng)址系統(tǒng)管理—

錄入管理

人力資源檔案資料在線尋呼公共網(wǎng)址—————

檔案資料

通訊助理多媒體會議手機(jī)地址--------—

查詢

電子郵件—投票系統(tǒng)郵編----——————

考勤管理—視頻會議萬年歷———

——文件共享企業(yè)名錄———

————

4.2功能簡介

一般通用系統(tǒng)設(shè)置如下功能，可以根據(jù)各公司的具體實(shí)際情況對功能模塊度身定制，進(jìn)行增刪和調(diào)整:

序號功能功能描述

用戶可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，結(jié)合需求建立自上而下的

1組織機(jī)構(gòu)的管理

樹狀組織結(jié)構(gòu)，并可以實(shí)現(xiàn)部門間的相互轉(zhuǎn)換。

靈活定義人員屬性，編輯人員信息，建立完善的用戶檔案，

2用戶的管理可方便處理人員調(diào)動部門的情況，人員的相關(guān)權(quán)限具有同步變更

性，滿足機(jī)構(gòu)重組的需要。

完善嚴(yán)密的授權(quán)機(jī)制，針對不同的分類，為不同的用戶賦

3權(quán)限的管理

予相應(yīng)的權(quán)限。

工作方案管理包括個(gè)人工作方案管理和員工工作方案管

理，每個(gè)員工都可預(yù)設(shè)自己的工作方案或授權(quán)查看其他員工的工

4工作方案管理作方案，被賦予權(quán)限的操作者可以為其它員工制訂工作方案。工

作方案以明確的日程表顯示，可隨時(shí)查詢不同日期的待辦事務(wù)和

已完成事務(wù)。

通告管理用于發(fā)布,查看和管理一些需要周知性的信息，系

5通告管理統(tǒng)定時(shí)查看有無新通告.并即時(shí)將新的通揭發(fā)送給用戶，它包括

發(fā)布通告、管理通告、瀏覽通告三個(gè)功能。

公文管理包括公文管理、發(fā)送公文、已發(fā)公文和已收公文四

6公文管理

個(gè)功能，

人力資源管理包括查詢、管理員工的根本檔案、職位變動情

況、獎懲情況、考核情況和工資檔案等功能，普通員工只能查看

7人力資源管理

自己的個(gè)人檔案和工資檔案，只有管理員才能對員工的根本檔

案、職位變動等信息進(jìn)行增加、刪除和修改。

通訊助理包括個(gè)人通訊錄管理、內(nèi)部員工通訊錄管理、外部

8通訊助理通訊錄管理三個(gè)功能。入人通訊錄只對個(gè)人開放，其他用戶無權(quán)

查看，其他通訊錄面向所有員工。

包括資源占用情況知資源預(yù)約使用兩個(gè)功能，用于分配公用

9資源管理

資源并查看其占用情況C

對各類文檔資料提供多種查詢方式并支持模糊查詢，便于在

10信息查詢功能

海量的資料中迅速查找到所需內(nèi)容。

11辦公用品管理辦公用品管理、領(lǐng)用、審核、發(fā)放、資料等模塊。

12考勤管理設(shè)置、考勤、統(tǒng)計(jì)等模塊，并自動生成統(tǒng)計(jì)表單。

用于內(nèi)部員工之間相互發(fā)送電子郵件，有新郵件自動通知用

13電子郵件戶，包括收新郵件、發(fā)送郵件、收件箱管理、發(fā)件箱管理和廢件

箱管理等功能。

設(shè)置、錄入、管理、查詢等模塊，可對國家各級法律法規(guī)及

14檔案資料管理

各類規(guī)章制度、合同等進(jìn)行分類管理和方便的查詢。

提供兩個(gè)會議室，一個(gè)只對特定人員開放進(jìn)入，其他員工無

15網(wǎng)絡(luò)會議室

權(quán)進(jìn)入；另一個(gè)是集體會議室。

16視聽會議基于NetMeeting的網(wǎng)絡(luò)多媒體視聽會議。

采用技術(shù)成熟的網(wǎng)絡(luò)即時(shí)通訊工具“0A”即時(shí)顯示在線用

17即時(shí)通訊

戶，并進(jìn)行實(shí)時(shí)交流。

與通訊錄整合，即時(shí)向手機(jī)發(fā)送文字消息，并具備各種統(tǒng)計(jì)

18手機(jī)短信

查詢功能。

提供集中討論問題的場所，用來在單位內(nèi)部收集各種意見。

19論壇

如意見箱、民意調(diào)查等，或用來做問題咨詢、疑難解答等。

數(shù)據(jù)完備的企業(yè)名錄資料庫，已預(yù)置大量價(jià)值不菲的企業(yè)名

20企業(yè)名錄

錄資料，并可自由進(jìn)行后續(xù)添加等管理。

21郵編查詢內(nèi)置詳盡的國內(nèi)及世界郵政編碼資料庫，供隨時(shí)便捷查詢。

22公文流轉(zhuǎn)自成體系的電子公文流轉(zhuǎn)管理系統(tǒng)，

內(nèi)置完整的系統(tǒng)功能操作說明，在使用時(shí)遇到任何問題，都

23幫助系統(tǒng)

可以隨時(shí)獲得詳細(xì)的幫助信息。

五、0A網(wǎng)絡(luò)辦公自動化軟件的安裝

5.1系統(tǒng)環(huán)境

□效勞器端：

操作系統(tǒng)：WindowsNT4.0Server或Windows2000Server或叫ndows2000AdvanceServer效勞器系統(tǒng)。

網(wǎng)絡(luò)平臺：IIS5.0。

數(shù)據(jù)平臺：SQLServer2000。

□客戶端：

MsWindows95/98/Ue/2000/XP系列中文操作系統(tǒng)。0A提供的配套客戶端或IE5.0版本以上瀏覽器。

□網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

企業(yè)局域網(wǎng)、黨政辦公專用網(wǎng)或Internet或Intranet。

六、軟件操作說明（基礎(chǔ)模塊）

6.1系統(tǒng)登陸

在使用0A之前，需要登陸系統(tǒng)，以不同身份登陸的用戶根據(jù)權(quán)限的不同可使用相應(yīng)的功能即處理與其職務(wù)

相關(guān)的不同事務(wù)。

說明：本操作說明是詳細(xì)描述0A軟件的所有功能。在實(shí)際應(yīng)用中，不同權(quán)限的用戶能夠看到和使用

的功能由于權(quán)限設(shè)置的不同，將顯示其中不同局部的功能。

6.1.1翻開系統(tǒng)

在IE瀏覽器輸入用戶單位的0A效勞器名或IP地址（如http：〃主機(jī)名、等）。出現(xiàn)系統(tǒng)登陸界面，如圖

6.1所示。

用戶名ijune

密碼......那州值政件版權(quán)所有

C9pyricht2003*2004AllR】＜htR?i?rv?d

圖6.10A登陸界面

6.1.2身份驗(yàn)證

本軟件梃供了傳統(tǒng)的“用戶名+密碼"認(rèn)證方式和更加平安的電子密鑰硬件身份認(rèn)證方式。

□傳統(tǒng)方式：輸入用戶名和密田后，單擊【登陸】按鈕進(jìn)入系統(tǒng)。

□硬件認(rèn)證：將自己的DeskKey電子密鑰插入計(jì)算機(jī)的USB插口，將自動完成身份驗(yàn)證并登陸系統(tǒng)。

6.I.3系統(tǒng)界面

進(jìn)入后的系統(tǒng)首頁默認(rèn)顯示了常用的【個(gè)人辦公室】界面，并在“今日最新信息〃區(qū)域顯示了當(dāng)前用戶的

待處理事務(wù)提醒，如新郵件、新通知等。首頁界面，如圖6.2所示。

界面上方顯示當(dāng)前用戶狀態(tài)，其下的主工具欄為系統(tǒng)大功能模塊選擇按鈕，包括【個(gè)人辦公室】、【檔案資

料庫】、【公共效勞】、【公文流轉(zhuǎn)】、【設(shè)置】、【幫助】、【注銷】七項(xiàng)。

單擊不同按鈕可進(jìn)入不同的功能模塊，并在界面左側(cè)顯示相應(yīng)模塊的細(xì)分功能。

刪怖郵5你公自硝化系推部門：念經(jīng)辦姓名：石惠職務(wù)：總經(jīng)理20M年T月21日星期三

'電5辦公?檔宴清科?公共第務(wù)?論壇?x它?設(shè)置?福助?注情

今日最價(jià)信息

5梅怦a1作計(jì)劃

傷風(fēng)在燈1封鼾配件？名今日沒蒲工作計(jì)劃？

國il巖出文

今R沿看Ifi■若，今日用春班公V，

全登陽的審核G'辦公用品域用衰審核

現(xiàn)在有新的貨附的港名干碇,現(xiàn)在謾有要童頓的辦公用g物用費(fèi)，

圖6.2首頁界面

6.2個(gè)人辦公室

軟件登陸后默認(rèn)界面為個(gè)人辦公室，也可通過單擊主工具條上的【個(gè)人辦公室】按鈕進(jìn)入該模塊。

個(gè)人辦公室提供了機(jī)構(gòu)成員日常最常用的事務(wù)處理，包括【工作方案】、【通告管理】、【公文管理】、【人力

資源】、【通訊助理】、【電子郵件】、【考勤管理】七個(gè)子功能。

圖6.3個(gè)人辦公室工具欄

6.2.1工作方案

工作方案以日程表的形式有效地管理下屬部門、員工和自己的工作任務(wù)，并通過工程的形式把任務(wù)有機(jī)的

組合起來。方便領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)把握工程汪度，監(jiān)控任務(wù)的進(jìn)展情況。上級領(lǐng)導(dǎo)可對下屬部門或員工安排工作日程，

并隨時(shí)查看任務(wù)完成情況。員工可即時(shí)接收任務(wù)安排，并自動反應(yīng)任務(wù)完成情況。

□增加自己的工作方案

用戶可以把自己工作方案添加到日程表中，便于系統(tǒng)自動提醒和隨時(shí)查閱，操作步驟如下:

1、登錄系統(tǒng)。

2、單擊【個(gè)人辦公室】按鈕，然后在窗口左邊的功能列表中單擊【工作方案管理】按鈕。

個(gè)人工作計(jì)劃

員工工作任務(wù)

圖6.4工作方案菜單

3、單擊【本人工作方案】按鈕，顯示本人工作日程表。

WIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII

12002年二][9^3查詢|

營理員2002年9月工作計(jì)劃函六處寫上周工作總結(jié)?周日處寫下周工作計(jì)劃)

標(biāo)題為黑色表示此工作性質(zhì)一般且沒完成，標(biāo)題為蘭色表示此工作性質(zhì)一般且已完成

標(biāo)題為紅色表示此工作性質(zhì)重要且沒完成，標(biāo)題為探色表示此工作性質(zhì)重要且已完成

星期日星期一星期二星期三星期四星期五星期六

1234567

831011121314

15161718192021

22232425262728

2930

-------DeskOffice--------

圖6.5本人工作方案表

4、在下拉菜單項(xiàng)選擇定要設(shè)置工作方案的年月，單擊【查詢】按鈕轉(zhuǎn)換到該月份，單擊日期號碼連接,

在彈出的窗口中單擊【增加】按鈕，如圖6.7所示。

IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII

管理員的工作任務(wù)(2002-9-3)增加|

-------DeskOffice-------

圖6.7單擊【增加】按鈕

5、填寫工作方案標(biāo)題和內(nèi)容，單擊【增加這項(xiàng)工作】按鈕即完成這項(xiàng)方案的添加。此任務(wù)將出現(xiàn)在個(gè)人

方案日程表的相應(yīng)日期中。

Ellllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllll

增加管理員的工作任務(wù)（*項(xiàng)必須埴/）返回|

簡要標(biāo)題|*

3

詳細(xì)說明

d

增加這項(xiàng)工作

DeskOffice,

圖6.8填寫方案標(biāo)題和內(nèi)容

□修改或刪除個(gè)人工作方案

1、登錄軟件。

2、單擊【個(gè)人辦公室】。

3、單擊左側(cè)工具欄的【工作方案，

4、單擊其下的【個(gè)人工作方案】，右側(cè)將出現(xiàn)日程表。

5、在日程表中選擇要編輯的工作方案所在日期，單擊要編輯的工作方案的日期號數(shù)連接，彈出一新窗口。

5、在新窗口中單擊【編輯】按鈕，進(jìn)入編輯狀態(tài)，開始編輯,

6、在編輯狀態(tài)單擊【刪除】按鈕可刪除該條方案。

□查看個(gè)人工作方案

1、單擊【個(gè)人辦公室】。

2、單擊左側(cè)工具欄的【工作方案】。

3、單擊其下的1個(gè)人工作方案】，右側(cè)將出現(xiàn)日程表。

4、在日程表上方的下拉列表中選擇要查看的年份和月份，單擊【查詢】按鈕，則切換到該月份的日程表。

5、單擊相應(yīng)日期查看具體內(nèi)容，

□查看其他員工工作方案

☆當(dāng)管理員賦予了權(quán)限后，操作者才能查看到其他員工的工作任務(wù)。

1、登錄軟件。

2、單擊【個(gè)人辦公室工然后在窗口左邊的功能列表中單擊【工作方案】按鈕。

3、單擊【員工工作任務(wù)】按鈕，

4、選定要查看的員工的部門、姓名及要查看工作任務(wù)的日期，單擊【查詢】按鈕后即轉(zhuǎn)換到當(dāng)前選擇的

日程表，單擊日期號碼連接，就會在彈出的窗口中顯示該員工的工作任務(wù)和完成情況。

□安排和修改下級的工作任務(wù)

☆當(dāng)管理員賦予了操作者的查看員工工作任務(wù)的權(quán)限后，操作者才能安排下級的工作任務(wù)。

1、登錄。

2、單擊【個(gè)人辦公室】。

3、單擊左側(cè)工具欄的【工作方案，

4、單擊其下的【員工工作任務(wù)】，右側(cè)將出現(xiàn)日程表。

5、在日程表中選擇要安排工作方案的員工所在部門和姓名，選擇需要安排的年份和月份，單擊“查詢”

按鈕，切換到所需要的日程表，單擊要編輯的工作方案的日期號數(shù)連接，彈出一新窗口。

6、在新窗口中單擊【新增】按鈕，進(jìn)入增加任務(wù)窗口，輸入任務(wù)標(biāo)題和任務(wù)內(nèi)容后，單擊“增加這項(xiàng)工

作"按鈕則增加一個(gè)新的工作方案。

7、如果該日期已有工作任務(wù)，可在新窗口中單擊【編輯】按鈕，進(jìn)入編輯狀態(tài)，對已有的任務(wù)進(jìn)行編輯。

8、在編輯狀態(tài)單擊【刪除】按鈕可刪除該條方案。

完成后，該員工將可以看到你安排給他的工作和任務(wù)，你還可以查看到該工作任務(wù)的完成情況。

6.2.2通告管理

通告管理用于發(fā)布和接收單位內(nèi)部全局周知性的通告，并可對以發(fā)布的通告信息進(jìn)行管理。包括【發(fā)布通

告】、【管理通告】、【瀏覽通告】三個(gè)細(xì)分功能。單擊【個(gè)人辦公室】模塊下的【通告管理】按鈕，將出現(xiàn)上述

三個(gè)功能按鈕，如圖6.3所示。

通告管理

發(fā)布通告

如

管理通告

邕

瀏覽通告

圖6.9通告管理

□發(fā)布通告

☆當(dāng)管理員賦予了發(fā)布通告的權(quán)限后，操作者才能發(fā)布通告信息。發(fā)布通告信息后，所有用戶都

會在軟件窗口彈出所發(fā)布的通告，只有當(dāng)他點(diǎn)擊了【我已經(jīng)看了此通告】按鈕后，才不會彈匕此信息。

發(fā)布通告的步驟如下：

1、登錄系統(tǒng)。

2、進(jìn)入【個(gè)人辦公室】后單擊【通告管理］選擇【發(fā)布通告】按鈕，窗口右側(cè)出現(xiàn)信息輸入框，如圖6.10

所示。

發(fā)布通告”*"號的表示必須埴寫

通告標(biāo)題:[

通告內(nèi)容

發(fā)布I

圖6.10發(fā)布通告窗口

3、填寫通告標(biāo)題與信息，單擊【發(fā)布】按鈕完成。同時(shí)，所有登陸的用戶將接收到新通告提示窗口。

□管理通告

當(dāng)管理員賦予了管理通告的權(quán)限后，操作者可以觀察和刪除以前的通告信息，操作步躲如下：

1、登錄軟件。

2、進(jìn)入【個(gè)人辦公室】后，選擇【通告管理工單擊【管理通告工窗口右側(cè)將出現(xiàn)歷史通告列表。

3、單擊列表上方的【全部】按鈕將按順序列出所有歷史通告目錄；也可選定日期范圍后，單擊【查詢】

按鈕列出該日期內(nèi)的所有通告。

4、如果通告目錄列表的長度超過一頁，可單擊【上一頁】或【下一頁】進(jìn)行翻頁，也可在【到（某）頁】

文本框中直接輸入頁碼后回車進(jìn)行頁面跳轉(zhuǎn)。

5、勾選需要刪除的通告標(biāo)題左側(cè)復(fù)選框后，單擊【刪除】按鈕，則刪除該條公告信息。

□瀏覽通告

月戶可以隨時(shí)查看以前發(fā)布的歷史通告信息，操作步驟如下：

1、登錄。

2、進(jìn)入【個(gè)人辦公室】后，選擇【通告管理工單擊【瀏覽通告工窗口右側(cè)將出現(xiàn)歷史通告列表。

3、單擊列表上方的【全部】按鈕將按順序列出所有歷史通告目錄；也可選定日期范圍后，單擊【查詢】

按鈕列出該日期內(nèi)的所有通告。

4、如果通告目錄列表的長度超過一頁，可單擊【上一頁】或【下一頁】進(jìn)行翻頁，也可在“到（某）頁”

框中直接輸入頁碼后回車進(jìn)行頁面跳轉(zhuǎn)。

5,單擊相關(guān)的通告標(biāo)題瀏覽詳細(xì)內(nèi)容。

6.2.3公文管理

【個(gè)人辦公室】中的公文管理提供了文檔、文件在單位內(nèi)部部門、員工間的傳遞和回復(fù)、管理、查閱等功

□如何發(fā)送公文

1、登錄后進(jìn)入【個(gè)人辦公室】，單擊【公文管理】，出現(xiàn)公文管理菜單，如圖6.11所示。

公文管理

悠

發(fā)送公文

IW

已發(fā)公文

已收公文

圖6.11公文管理菜單

2、單擊【發(fā)送公文】，窗口右側(cè)將出現(xiàn)公文內(nèi)容表單，在下拉列表中選擇接收者的部門和姓名后，單擊【添

加】按鈕，可添加接收者，一次可同時(shí)發(fā)送給多個(gè)接收者，如圖6.12所示。

公文發(fā)送要發(fā)送給|財(cái)務(wù)部二］的麗夭3增加|

圖6.12填寫公文內(nèi)容

3、填寫公文標(biāo)題。

4、選擇公文類型。

5、填寫公文內(nèi)容。

6、如該份公文需要附加圖片、文稿等附件文件，請單擊【附件】欄右側(cè)的【瀏覽】按鈕，在彈出窗口中

選定需要上傳的文件，然后單擊【翻開】確定，如圖6.13所示。

圖6.13選擇附件

7、單擊【發(fā)送】按鈕完成發(fā)送，

當(dāng)公文發(fā)送后，接收者會及時(shí)彈出新到的公文信息，只有他叵復(fù)確認(rèn)已收到后才不會再彈出此信息。在對

方回復(fù)后，發(fā)送者也會及時(shí)收到對方的回復(fù)信息。

□回復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)公文

1、登錄后進(jìn)入【個(gè)人辦公室】，單擊【公文管理】。

2、單擊【已收公文］窗口右惻將出現(xiàn)已收公文列表。選擇適當(dāng)?shù)牟榭磿r(shí)期后單擊【查詢】按鈕，可列出

該日期的公文。

3、單擊需要轉(zhuǎn)發(fā)的公文標(biāo)題，翻開公文查看窗口。

4、填寫適當(dāng)回復(fù)內(nèi)容后單擊【回復(fù)】按鈕，則將回復(fù)此公文的發(fā)送者。

5、如果需要將當(dāng)前公文轉(zhuǎn)發(fā)給其他人員，則在下拉菜單中選擇收件者的部門和姓名后，單擊【增加】按

鈕，添加收件人。填寫轉(zhuǎn)發(fā)意見后，單擊【轉(zhuǎn)發(fā)】按鈕，將當(dāng)前公文轉(zhuǎn)發(fā)給其他員工。

□查看以前發(fā)送的公文

1、登錄后進(jìn)入【個(gè)人辦公室】，單擊【公文管理】。

2、單擊【已發(fā)公文］窗口右側(cè)將出現(xiàn)已收公文列表。選擇適當(dāng)?shù)牟榭磿r(shí)期后單擊【查詢】按鈕，可列出

該日期發(fā)送的公文。

3、單擊公文標(biāo)題可查看該公文內(nèi)容。

□查看以前收到的公文

1、登錄后進(jìn)入【個(gè)人辦公室】，單擊【公文管理，

2、單擊【已收公文］窗口右側(cè)將出現(xiàn)已收公文列表。選擇適當(dāng)?shù)牟榭磿r(shí)期后單擊【查詢】按鈕，可列出

該日期的公文。

3、單擊公文標(biāo)題可查看該公文內(nèi)容。

□管理公文類型

☆當(dāng)系統(tǒng)管理員賦予了管理公文權(quán)限后，操作者才能設(shè)置公文類型。

1、登錄后單擊【個(gè)人辦公室工單擊【公文管理，

2、單擊其下的【公文管理】按鈕，窗口右側(cè)顯示公文列表。

3、單擊【公文類型管理】，將顯示現(xiàn)有的公文類型名稱。

4、單擊相應(yīng)類型左側(cè)的【刪除】按鈕，可刪除該公文類型。

5、如果需要修改現(xiàn)有的類型名稱，在文本框中直接修改后，單擊右側(cè)【修改】按鈕即可。

6、如果需要增加新的公文類型，在下方文本框內(nèi)輸入類型名芽后，單擊【增加】按鈕完成。

□刪除以前的公文

☆當(dāng)系統(tǒng)管理員賦予了管理公文權(quán)限后，操作者才能刪除以前的公文。

1、登錄后單擊【個(gè)人辦公室工單擊【公文管理，

2、單擊其下的【公文管理】按鈕，窗口右側(cè)顯示現(xiàn)有公文列表。

3、勾選要刪除的公文后，單擊【刪除】。

6.2.4人力資源

人力資源提供了詳細(xì)的員工信息管理，包括細(xì)分到個(gè)人員工根本檔案、職務(wù)變動信息、獎懲情況、考核情

況、工資檔案的管理和查詢。菜單如圖6.14所示。

個(gè)人基本檔案

員工基本檔案

員工職位變動

員工獎懲情況

員工考核情況

員工工資檔案

圖6.14人力資源菜單

□查看和管理自己的個(gè)人根本資料

☆員工可查詢自己的根本檔案，只有當(dāng)管理員賦予了“編輯本人檔案〃權(quán)限后，才能夠?qū)ψ约旱母?/p>

本資料進(jìn)行修改編輯。

1、登錄后單擊【個(gè)人辦公室工然后單擊左側(cè)【人力資源，

2、單擊【個(gè)人根本檔案】,窗口右側(cè)將顯示自己的個(gè)人根本符料。

3、如果操作者具有“編輯本人檔案”權(quán)限，則可在本人根本檔案表格上方單擊【編輯】按鈕，對自己的

檔案進(jìn)行管理。

□查詢和管理員工根本檔案

☆只有當(dāng)管理員賦予了輸入人力資源的權(quán)限后，操作者才能諭入、編輯、刪除公司人員資料。

1、登錄后單擊【個(gè)人辦公室工然后單擊左側(cè)【人力資源，

2、單擊【員工根本檔案】。

3、在窗口右側(cè)選擇員工所在部門和員工姓名后，單擊【查詢】按鈕，就會顯示所選擇員工的根本檔案資

6.2.5通訊助理

通訊助理類似于現(xiàn)實(shí)中的“電話簿”，同時(shí)與手機(jī)短信緊密結(jié)合，可方便地管理、查看海量的員工和客戶

等有關(guān)人員的聯(lián)系方式、地址信息等，并可在【手機(jī)短信】功能中直接調(diào)用通訊錄中的手機(jī)號碼信息，直接向

相關(guān)人員發(fā)送手機(jī)短信。菜單如圖6.15所示

個(gè)人通訊錄

內(nèi)部通訊錄

外部通訊錄

10

手機(jī)短信

圖6.15通訊助理菜單

□個(gè)人通訊錄的管理與查看

1、進(jìn)入【個(gè)人辦公室】后，選擇【通訊助理】，單擊“個(gè)人通訊錄"，窗口右側(cè)出現(xiàn)個(gè)人通訊錄列表。

2、管理通訊錄類別：

★單擊【管理通訊錄類別】，窗口中會顯示現(xiàn)有的類別列表。

★單擊類別名稱旁的【刪除】按鈕則刪除該類別，同時(shí)將刪除該類別中的所有資料。

★在現(xiàn)有類別中輸入新的名稱并單擊【修改】按鈕，可修改該類別名稱。

★在窗口下方的【增加】文本框中輸入需要新增多類別名后，單擊【增加】按鈕，則增加一個(gè)新的類別。

3、管理類別下的通訊錄內(nèi)容：

★在通訊錄列表上方選擇相應(yīng)類別后，單擊【查看】按鈕轉(zhuǎn)換到選中的類別。

★單擊【增加】按鈕可增加新的通訊信息。

★單擊該類別下的通訊錄列表中的姓名，就會顯示此人的詳維信息。

★單擊【編輯】按鈕可對該條信息進(jìn)行修改，修改后單擊【修改】按鈕完成編輯。

★單擊【刪除】按鈕則刪除該信息。

4、查看通訊錄：

★在通訊錄列表上方選擇相應(yīng)類別后，單擊【查看】按鈕轉(zhuǎn)換到選中的類別。

★單擊該類別下的通訊錄列表中的姓名，就會顯示此人的詳細(xì)信息。

□內(nèi)部通訊錄的管理與查看

☆【內(nèi)部通訊錄】的操作與【個(gè)人通訊錄】的操作類似，但普通用戶只能查看內(nèi)容，只有當(dāng)管理員

賦予了相關(guān)權(quán)限后才能對內(nèi)部通訊錄進(jìn)行編輯、刪除等操作。

1,進(jìn)入【個(gè)人辦公室】后，選擇【通訊助理工單擊【內(nèi)部通訊錄】，窗口右側(cè)出現(xiàn)個(gè)人通訊錄列表。

2、管理通訊錄類別：

★單擊【管理通訊錄類別］窗口中會顯示現(xiàn)有的類別列表。

★單擊類別名稱旁的【刪除】按鈕則刪除該類別，同時(shí)將刪除該類別中的所有資料。

★在現(xiàn)有類別中輸入新的名稱并單擊【修改】按鈕，可修改該類別名稱。

★在窗口下方的【增加】文本框中輸入需要新增多類別名后，單擊【增加】按鈕，則增加一個(gè)新的類別。

3、管理類別下的通訊錄內(nèi)容：

★在通訊錄列表上方選擇相應(yīng)類別后，單擊【查看】按鈕轉(zhuǎn)換到選中的類別。

★單擊【增加】按鈕可增加新的通訊信息。

★單擊該類別下的通訊錄列表中的姓名，就會顯示此人的詳細(xì)信息。

★單擊【編輯】按鈕可對該條信息進(jìn)行修改，修改后單擊【修改】按鈕完成編輯。

★單擊【刪除】按鈕則刪除該信息。

4、查看通訊錄：

★在通訊錄列表上方選擇相應(yīng)類別后，單擊【查看】按鈕轉(zhuǎn)換到選中的類別。

★單擊該類別下的通訊錄列表中的姓名，就會顯示此人的詳細(xì)信息。

□發(fā)送手機(jī)短信

本軟件提供了手機(jī)短信發(fā)送功能，可用于單位內(nèi)部或?qū)ν獾氖謾C(jī)文字短信息發(fā)送，并支持群發(fā)功能，即每

次可同時(shí)將一條消息發(fā)送給多?個(gè)接收者。

注：此功能需要用戶本地移動通訊部門提供相應(yīng)接口。

1、單擊【個(gè)人辦公室】，單擊【通訊助理】。

2、單擊【手機(jī)短信工窗口右側(cè)將出現(xiàn)手機(jī)短信發(fā)送窗口。

3、輸入接受方的手機(jī)號碼和短信內(nèi)容后，單擊【發(fā)送】按鈕，就可向已開通移動短信的手機(jī)發(fā)送文字短

信。

6.2.6電子郵件

本系統(tǒng)提供的內(nèi)部電子郵件系統(tǒng)是基于數(shù)據(jù)庫建立的發(fā)送和接收內(nèi)部電子郵件的信息管理系統(tǒng)，該功能便

于單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)、人員交換信息。同時(shí)也是各種工作流程的進(jìn)程信息通知工具，在一些工作流程中，將會自動

發(fā)送郵件通知上層處理者進(jìn)展情況；或自動通知下層處理者，發(fā)送提醒、催辦等信息。菜單如圖6.16所示

圖6.16電子郵件菜單

□發(fā)送電子郵件

1、登錄。

2、進(jìn)入【個(gè)人辦公室】后，選擇【電子郵件工單擊【發(fā)郵件】，窗口右側(cè)將出現(xiàn)郵件內(nèi)容輸入框。

3、單擊【收件人】右側(cè)的【增加】按鈕，將出現(xiàn)工作人員列表。

4、單擊勾選需要收信的人員名稱左側(cè)的復(fù)選框后，單擊【確定】按鈕確定收信人后自動返回輸入狀態(tài),

選中的收信人名稱將出現(xiàn)在【收件人】框中。

注：一次可同時(shí)選擇多個(gè)收件人。

5、揄入郵件標(biāo)題及內(nèi)容，單擊【發(fā)送】完成。

□查看和管理新郵件

1、在【個(gè)人辦公室】中單擊【電子郵件】，展開郵件工具欄。

2、單擊【新郵件】按鈕后，右側(cè)將顯示未閱讀的新郵件列表，

3、單擊郵件主題可查看郵件內(nèi)容。

查看郵件內(nèi)容時(shí)，在下方“回復(fù)”欄目中選擇收信人和標(biāo)題、回復(fù)內(nèi)容后，單擊''回復(fù)"，可即時(shí)發(fā)送一

封回復(fù)信件。

4、勾選郵件左側(cè)的【選擇】復(fù)選框后，單擊【放進(jìn)廢件箱】按鈕，則可將該郵件刪除并移動到“廢件箱”

備份,以便以后查詢或恢復(fù)。

5、勾選郵件左側(cè)的【選擇】復(fù)選框后，單擊【永久刪除】按鈕，則可將該郵件完全刪除，并無法恢復(fù)。

□查看和管理'‘收件箱"

1、在【個(gè)人辦公室】中單擊【電子郵件】，展開郵件工具欄。

2、單擊【收件箱】按鈕后，右側(cè)將顯示所有郵件列表，包括新郵件和歷史郵件。

3、單擊郵件主題可查看郵件內(nèi)容。

交看郵件內(nèi)容時(shí)，在下方“回復(fù)”欄目中選擇收信人和標(biāo)題、回復(fù)內(nèi)容后，單擊“回復(fù)〃，可即時(shí)發(fā)送一

封回復(fù)信件。

4、勾選郵件左側(cè)的【選擇】復(fù)選框后，單擊【放進(jìn)廢件箱】按鈕，則可將該郵件刪除并移動到“廢件箱”

備份，以便以后查詢或恢復(fù)。

5、勾選郵件左側(cè)的【選擇】復(fù)選框后，單擊【永久刪除】按鈕，則可將該郵件完全刪除，并無法恢復(fù)。

□查看和管理''發(fā)件箱"

1、在【個(gè)人辦公室】中單擊【電子郵件工展開郵件工具欄。

2、單擊【發(fā)件箱】按鈕后，右側(cè)將顯示所有自己已發(fā)送的歷史郵件列表。

3、單擊郵件主題可查看郵件內(nèi)容。

4、勾選郵件左側(cè)的【選擇】復(fù)選框后，單擊【永久刪除】按鈕，可將該郵件完全刪除，并無法恢復(fù)。

□查看和管理“廢件箱”

1、在【個(gè)人辦公室】中單擊【電子郵件工展開郵件工具欄。

2、單擊【廢件箱】按鈕后，右側(cè)將顯示以前刪除到“廢件箱”的所有郵件列表。

3、單擊郵件主題可查看郵件內(nèi)容。

查看郵件內(nèi)容時(shí)，在下方“回復(fù)〃欄目中選擇收信人和標(biāo)題、回復(fù)內(nèi)容后，單擊“回復(fù)”，可即時(shí)發(fā)

送一封回復(fù)信件。

4、勾選郵件左側(cè)的【選擇】復(fù)選框后，單擊【恢復(fù)收件箱】按鈕，則可將該郵件刪除并移動回“收件箱〃，

以便以后查詢和管理。

5、勾選郵件左側(cè)的【選擇】復(fù)選框后，單擊【永久刪除】按鈕，則可將該郵件完全刪除，并無法恢復(fù)。

6.2.7考勤管理

*Jr,

勤管理r.-