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文檔簡介

單位軟件系統(tǒng)管理制度一、總則(一)目的為規(guī)范單位軟件系統(tǒng)的使用與管理,確保軟件系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定、高效運行,充分發(fā)揮軟件系統(tǒng)在單位日常工作、業(yè)務(wù)流程及管理決策中的作用,特制定本管理制度。(二)適用范圍本制度適用于單位內(nèi)部所有涉及軟件系統(tǒng)使用的部門和人員,包括但不限于辦公軟件、業(yè)務(wù)管理軟件、財務(wù)軟件、人力資源管理軟件等各類軟件系統(tǒng)。(三)基本原則1.合法性原則:軟件系統(tǒng)的使用和管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.安全性原則:保障軟件系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全、網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全,防止數(shù)據(jù)泄露、系統(tǒng)故障及惡意攻擊。3.規(guī)范性原則:明確軟件系統(tǒng)的使用流程、操作規(guī)范和管理職責(zé),確保各項工作有序開展。4.效益性原則:充分發(fā)揮軟件系統(tǒng)的功能優(yōu)勢,提高工作效率,降低運營成本,為單位創(chuàng)造價值。二、軟件系統(tǒng)的采購與選型(一)需求調(diào)研1.各部門根據(jù)工作實際需求,定期梳理軟件系統(tǒng)使用情況,提出軟件系統(tǒng)采購或升級的需求。2.需求調(diào)研應(yīng)涵蓋業(yè)務(wù)流程、功能要求、數(shù)據(jù)處理、用戶操作等方面,確保需求的全面性和準(zhǔn)確性。(二)選型評估1.成立軟件系統(tǒng)選型評估小組,成員包括信息技術(shù)部門人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表、財務(wù)人員等。2.選型評估小組根據(jù)需求調(diào)研結(jié)果,制定選型標(biāo)準(zhǔn),對市場上的軟件系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)研、評估和比較。3.評估內(nèi)容包括軟件功能、性能、穩(wěn)定性、安全性、易用性、售后服務(wù)、價格等方面,綜合考慮各方面因素,選擇最適合單位需求的軟件系統(tǒng)。(三)采購流程1.經(jīng)選型評估確定軟件系統(tǒng)后,由信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)起草采購申請,詳細(xì)說明軟件系統(tǒng)名稱、功能需求、采購預(yù)算等內(nèi)容。2.采購申請經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后,按照單位采購管理制度進(jìn)行采購。3.采購過程中,應(yīng)與軟件供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同,明確雙方權(quán)利義務(wù),包括軟件功能、交付時間、培訓(xùn)服務(wù)、售后服務(wù)、價格調(diào)整等條款。三、軟件系統(tǒng)的安裝與部署(一)安裝前準(zhǔn)備1.信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)軟件系統(tǒng)安裝前的環(huán)境準(zhǔn)備工作,包括服務(wù)器配置、網(wǎng)絡(luò)設(shè)置、數(shù)據(jù)庫安裝等。2.對服務(wù)器硬件進(jìn)行檢查,確保其性能滿足軟件系統(tǒng)運行要求;對網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行測試,保證網(wǎng)絡(luò)暢通穩(wěn)定;安裝必要的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),并進(jìn)行初始化配置。(二)安裝與測試1.按照軟件供應(yīng)商提供的安裝指南,由信息技術(shù)部門專業(yè)人員進(jìn)行軟件系統(tǒng)的安裝。2.安裝過程中,嚴(yán)格遵循安裝步驟和操作規(guī)范,確保軟件系統(tǒng)安裝成功。3.軟件系統(tǒng)安裝完成后,進(jìn)行全面的測試工作,包括功能測試、性能測試、安全測試等。4.功能測試由相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員按照業(yè)務(wù)流程進(jìn)行操作,檢查軟件系統(tǒng)各項功能是否正常;性能測試通過專業(yè)工具評估軟件系統(tǒng)在不同負(fù)載情況下的響應(yīng)時間、吞吐量等性能指標(biāo);安全測試由信息技術(shù)部門人員檢查軟件系統(tǒng)的安全防護(hù)措施是否有效,是否存在安全漏洞。(三)部署上線1.測試通過后,制定軟件系統(tǒng)部署上線計劃,明確部署時間、步驟、人員分工等。2.在部署上線前,對軟件系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份,防止數(shù)據(jù)丟失。3.按照部署計劃逐步將軟件系統(tǒng)部署到生產(chǎn)環(huán)境,確保系統(tǒng)平穩(wěn)運行。4.部署上線后,對軟件系統(tǒng)進(jìn)行實時監(jiān)控,及時處理出現(xiàn)的問題,確保系統(tǒng)正常運行。四、軟件系統(tǒng)的使用與操作(一)用戶賬號管理1.信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)為軟件系統(tǒng)用戶創(chuàng)建、分配和管理賬號。2.用戶賬號應(yīng)遵循“一人一號”原則,嚴(yán)禁使用他人賬號登錄軟件系統(tǒng)。3.用戶賬號的命名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一,便于識別和管理。賬號命名可采用員工姓名拼音縮寫、工號等方式。4.用戶應(yīng)妥善保管自己的賬號和密碼,定期更換密碼,密碼應(yīng)具備一定的強度要求,包含字母、數(shù)字和特殊字符,長度不少于規(guī)定位數(shù)。5.如發(fā)現(xiàn)賬號被盜用或存在安全風(fēng)險,用戶應(yīng)及時通知信息技術(shù)部門進(jìn)行處理。(二)操作規(guī)范1.各部門應(yīng)組織本部門人員學(xué)習(xí)軟件系統(tǒng)的操作手冊和使用指南,確保用戶熟悉軟件系統(tǒng)的功能和操作流程。2.用戶在使用軟件系統(tǒng)時,應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)范進(jìn)行操作,不得擅自更改系統(tǒng)設(shè)置和數(shù)據(jù)。3.在進(jìn)行重要操作前,如數(shù)據(jù)錄入、修改、刪除等,應(yīng)先進(jìn)行備份,并謹(jǐn)慎操作。操作完成后,應(yīng)及時核對數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。4.禁止在軟件系統(tǒng)中進(jìn)行與工作無關(guān)的操作,如玩游戲、瀏覽無關(guān)網(wǎng)站等。(三)數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.數(shù)據(jù)錄入人員應(yīng)確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和及時性。2.在錄入數(shù)據(jù)前,應(yīng)對數(shù)據(jù)進(jìn)行審核,確保數(shù)據(jù)來源可靠。錄入過程中,應(yīng)認(rèn)真核對每一項數(shù)據(jù),避免錄入錯誤。3.定期對軟件系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份,備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的位置,并按照規(guī)定的時間周期進(jìn)行存儲介質(zhì)的更換和檢查。4.數(shù)據(jù)維護(hù)人員應(yīng)定期對軟件系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行清理、優(yōu)化和更新,確保數(shù)據(jù)的質(zhì)量和系統(tǒng)的運行效率。五、軟件系統(tǒng)的安全管理(一)網(wǎng)絡(luò)安全1.信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)單位網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作,安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備,防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.定期對網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù),更新安全策略和規(guī)則,確保其正常運行。3.加強對單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的訪問控制,設(shè)置不同的用戶權(quán)限,限制非授權(quán)人員訪問敏感信息和系統(tǒng)。(二)數(shù)據(jù)安全1.對軟件系統(tǒng)中的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲和傳輸,防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中被竊取或篡改。2.建立數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機制,定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份,并進(jìn)行異地存儲。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行恢復(fù)測試,確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)。3.嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限,根據(jù)用戶工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求,設(shè)置不同的數(shù)據(jù)訪問級別,確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性。(三)系統(tǒng)安全1.定期對軟件系統(tǒng)進(jìn)行漏洞掃描和安全評估,及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)系統(tǒng)存在的安全漏洞。2.安裝正版殺毒軟件和防惡意軟件工具,并定期進(jìn)行更新和查殺,防止病毒和惡意軟件對系統(tǒng)造成破壞。3.制定系統(tǒng)安全應(yīng)急預(yù)案,明確系統(tǒng)遭受攻擊或出現(xiàn)故障時的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。定期組織應(yīng)急演練,提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。六、軟件系統(tǒng)的維護(hù)與升級(一)日常維護(hù)1.信息技術(shù)部門安排專人負(fù)責(zé)軟件系統(tǒng)的日常維護(hù)工作,包括系統(tǒng)監(jiān)控、故障排除、性能優(yōu)化等。2.建立系統(tǒng)運行日志,記錄軟件系統(tǒng)的運行情況、操作記錄、故障信息等,以便及時發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行分析處理。3.定期對軟件系統(tǒng)的服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲設(shè)備等硬件設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù),確保其正常運行。(二)故障處理1.當(dāng)軟件系統(tǒng)出現(xiàn)故障時,用戶應(yīng)及時向信息技術(shù)部門報告。信息技術(shù)部門應(yīng)迅速響應(yīng),對故障進(jìn)行診斷和定位。2.對于一般性故障,維護(hù)人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行修復(fù),并記錄故障處理過程和結(jié)果。對于復(fù)雜故障,應(yīng)及時組織技術(shù)人員進(jìn)行會診,制定解決方案,盡快恢復(fù)系統(tǒng)正常運行。3.建立故障處理跟蹤機制,對故障處理情況進(jìn)行跟蹤和反饋,確保故障得到徹底解決,避免再次出現(xiàn)類似問題。(三)升級管理1.軟件供應(yīng)商發(fā)布軟件系統(tǒng)升級版本后,信息技術(shù)部門應(yīng)及時關(guān)注升級內(nèi)容和要求。2.對升級版本進(jìn)行評估,包括功能增強、性能提升、安全修復(fù)等方面,判斷是否需要進(jìn)行升級。3.如需升級,制定升級計劃,明確升級時間、步驟、風(fēng)險評估及應(yīng)對措施等。升級前應(yīng)進(jìn)行充分的測試,確保升級后系統(tǒng)的穩(wěn)定性和兼容性。4.升級完成后,對系統(tǒng)進(jìn)行全面檢查和驗證,確保各項功能正常運行。同時,組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn),使其熟悉升級后的軟件系統(tǒng)操作。七、軟件系統(tǒng)的培訓(xùn)與支持(一)培訓(xùn)計劃1.信息技術(shù)部門根據(jù)軟件系統(tǒng)的使用情況和用戶需求,制定年度培訓(xùn)計劃。2.培訓(xùn)計劃應(yīng)包括培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)人員等方面的內(nèi)容。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋軟件系統(tǒng)的功能介紹、操作流程、常見問題解決等。3.培訓(xùn)方式可采用集中培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、現(xiàn)場指導(dǎo)等多種形式,以滿足不同用戶的學(xué)習(xí)需求。(二)培訓(xùn)實施1.按照培訓(xùn)計劃組織開展培訓(xùn)工作,確保培訓(xùn)人員按時參加培訓(xùn)。2.培訓(xùn)過程中,培訓(xùn)講師應(yīng)采用通俗易懂的方式進(jìn)行講解,注重實際操作演示,使學(xué)員能夠熟練掌握軟件系統(tǒng)的使用方法。3.培訓(xùn)結(jié)束后,對學(xué)員進(jìn)行考核,考核方式可采用理論考試、實際操作等形式??己撕细裾哳C發(fā)培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書,不合格者應(yīng)進(jìn)行補考或再次培訓(xùn)。(三)技術(shù)支持1.信息技術(shù)部門設(shè)立技術(shù)支持熱線或在線服務(wù)平臺,為用戶提供軟件系統(tǒng)使用方面的技術(shù)咨詢和支持。2.用戶在使用軟件系統(tǒng)過程中遇到問題時,可通過技術(shù)支持渠道及時向信息技術(shù)部門求助。技術(shù)支持人員應(yīng)及時回復(fù)用戶咨詢,解答用戶疑問,并提供有效的解決方案。3.定期收集用戶對軟件系統(tǒng)的意見和建議,對技術(shù)支持工作進(jìn)行總結(jié)和改進(jìn),不斷提高軟件系統(tǒng)的使用體驗和服務(wù)質(zhì)量。八、監(jiān)督與考核(一)監(jiān)督檢查1.信息技術(shù)部門定期對軟件系統(tǒng)的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查,包括用戶賬號管理、操作規(guī)范執(zhí)行、數(shù)據(jù)安全等方面。2.檢查方式可采用系統(tǒng)審計、現(xiàn)場檢查、用戶反饋等多種形式,及時發(fā)現(xiàn)和糾正軟件系統(tǒng)使用過程中存在的問題。3.對違反軟件系統(tǒng)管理制度的行為,及時進(jìn)行記錄,并要求相關(guān)責(zé)任人限期整改。(二)考核評價1.將軟件系統(tǒng)的使用情況納入員工績效考核體系,對各部門和員工在軟件系統(tǒng)使用、維護(hù)、培訓(xùn)等方面的工作進(jìn)行考

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