展會實施登記管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司展會活動的管理，確保展會參與的有序性、信息的準確性以及后續(xù)工作的順利開展，特制定本登記管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司組織或參與的各類展會活動，包括但不限于產(chǎn)品展示會、行業(yè)交流會、招商會等。（三）基本原則1.準確登記原則：確保所有參與展會相關信息的登記準確無誤，為展會活動的策劃、執(zhí)行及總結提供可靠依據(jù)。2.及時更新原則：展會期間及后續(xù)，根據(jù)實際情況及時更新登記信息，保證信息的時效性。3.保密原則：對涉及公司商業(yè)機密、客戶隱私等信息嚴格保密，防止信息泄露。二、展會參與人員登記（一）內(nèi)部人員登記1.參展團隊成員由展會項目負責人負責組織參展團隊成員填寫《展會參展人員信息登記表》，內(nèi)容包括姓名、部門、職位、聯(lián)系方式、負責工作內(nèi)容等。參展人員應在規(guī)定時間內(nèi)提交登記表，如有信息變更需及時告知項目負責人進行更新。2.展會工作人員涵蓋布展、撤展、現(xiàn)場服務、接待等各類工作人員。同樣由展會項目負責人統(tǒng)一登記，信息包括姓名、所屬部門、具體工作崗位、聯(lián)系電話等。對于臨時加入展會工作的人員，需在到崗后第一時間完成登記。（二）外部人員登記1.客戶登記在展會現(xiàn)場設置專門的客戶登記區(qū)域，安排工作人員引導客戶填寫《展會客戶信息登記表》。登記表內(nèi)容包括客戶姓名、公司名稱、職位、聯(lián)系方式、關注產(chǎn)品或服務領域等。對于重要客戶或潛在大客戶，可安排專人進行深入溝通登記，獲取更詳細的需求信息和合作意向。2.合作伙伴登記與合作伙伴簽訂合作協(xié)議時，明確要求其提供相關人員信息進行登記。登記內(nèi)容包括合作方公司名稱、聯(lián)系人姓名、職位、聯(lián)系方式、合作項目及預期目標等。在展會期間，對合作伙伴參與展會的人員進行再次確認登記，確保信息準確。3.行業(yè)嘉賓及媒體登記對于邀請的行業(yè)嘉賓，提前發(fā)送邀請函并附帶《嘉賓信息登記表》，要求嘉賓填寫個人信息、演講主題（如有）、參會行程安排等。媒體人員登記需注明媒體名稱、記者姓名、聯(lián)系方式、報道領域及重點關注方向等，以便展會主辦方做好媒體接待和信息溝通工作。三、展會物資登記（一）展品登記1.在展品準備階段，由展品管理負責人對參展展品進行詳細登記。登記內(nèi)容包括展品名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、價值、所屬產(chǎn)品線、展品說明及特色等。2.為每件展品分配唯一的標識編號，便于在展會現(xiàn)場的管理和查找。同時，建立展品清單電子文檔和紙質(zhì)文檔，展品清單應隨展品運輸一同提交至展會現(xiàn)場。3.在展會期間，如展品有更換、借用、損壞等情況，需及時在展品登記文檔中記錄更新，并說明原因及處理結果。（二）宣傳資料登記1.展會宣傳資料包括產(chǎn)品手冊、宣傳海報、宣傳單頁、名片等。由宣傳資料制作負責人進行登記，記錄資料名稱、設計版本、印刷數(shù)量、內(nèi)容簡介、發(fā)放范圍及目標受眾等信息。2.建立宣傳資料庫存臺賬，詳細記錄宣傳資料的出入庫情況，包括領取部門、領取人、領取數(shù)量、發(fā)放時間等。展會結束后，對剩余宣傳資料進行清點回收，并更新庫存臺賬。3.對于在展會現(xiàn)場發(fā)放的宣傳資料，工作人員需記錄發(fā)放對象的相關信息（如客戶姓名、公司名稱等），以便后續(xù)跟進營銷。（三）設備及道具登記1.展會所需的設備及道具，如展示架、展柜、燈光音響設備、演示儀器、桌椅等，均需進行登記。登記內(nèi)容包括設備/道具名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、租賃或購買情況、使用部門及負責人等。2.對于租賃的設備及道具，需記錄租賃公司名稱、租賃期限、租金金額、租賃協(xié)議編號等信息。在設備及道具進場和退場時，安排專人進行驗收和簽字確認，確保設備及道具完好無損。3.建立設備及道具使用記錄，記錄每次使用的時間、地點、使用人員及使用情況反饋等，以便對設備及道具進行維護和管理。四、展會活動登記（一）會議活動登記1.展會期間舉辦的各類會議，如開幕式、主題論壇、研討會、新品發(fā)布會等，由會議組織負責人填寫《展會會議活動登記表》。登記內(nèi)容包括會議名稱、時間、地點、參會人員范圍、會議議程、演講嘉賓信息（如有）等。2.提前向參會人員發(fā)送會議通知，并要求其確認是否參加。對于重要會議，可進行預報名登記，統(tǒng)計參會人數(shù)，以便做好場地安排、資料準備等工作。3.在會議結束后，及時整理會議紀要，并將會議相關信息更新至展會活動登記文檔中，為后續(xù)總結和評估提供依據(jù)。（二）互動活動登記1.展會現(xiàn)場設置的互動活動，如抽獎、問答、體驗活動等，由活動策劃負責人進行登記。登記內(nèi)容包括活動名稱、活動時間、活動地點、活動規(guī)則、參與人員要求及活動預期效果等。2.在活動現(xiàn)場，安排工作人員對參與互動活動的人員進行登記，記錄參與者姓名、聯(lián)系方式、參與活動項目及獲得的獎品或獎勵等信息。3.活動結束后，對互動活動的效果進行評估，總結經(jīng)驗教訓，并將相關信息反饋至展會活動登記文檔中，為今后類似活動的策劃提供參考。（三）商務洽談活動登記1.展會期間的商務洽談活動，包括與客戶、合作伙伴的一對一洽談、合作簽約儀式等，由商務洽談負責人進行登記。登記內(nèi)容包括洽談時間、地點、參與雙方人員信息、洽談主題及洽談結果（如有）等。2.對于達成合作意向或簽訂合作協(xié)議的洽談活動，需及時整理相關文件資料，并將合作詳情更新至展會登記文檔中，以便公司內(nèi)部跟進合作項目的執(zhí)行。3.定期對商務洽談活動進行總結分析，評估洽談效果和合作潛力，為公司業(yè)務拓展提供決策支持。五、展會信息管理與共享（一）信息管理1.設立專門的展會信息管理崗位或指定專人負責展會登記信息的收集、整理、歸檔和保管工作。確保登記信息的完整性、準確性和安全性。2.建立展會信息數(shù)據(jù)庫，將各類登記信息錄入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實現(xiàn)電子化管理。數(shù)據(jù)庫應具備信息查詢、修改、統(tǒng)計分析等功能，方便公司內(nèi)部人員隨時獲取所需信息。3.對展會登記信息進行分類存儲，按照人員、物資、活動等類別分別建立文件夾或數(shù)據(jù)表，便于快速查找和管理。同時，定期對信息進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）信息共享1.根據(jù)展會活動的需要，確定信息共享的范圍和權限。不同部門和人員根據(jù)其工作職責和權限，可獲取相應的展會登記信息。2.通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、郵件、即時通訊工具等方式，實現(xiàn)展會信息的共享與傳遞。對于重要信息，可進行加密處理，確保信息安全。3.在展會項目團隊內(nèi)部，定期召開信息溝通會議，分享展會進展情況、登記信息變化等內(nèi)容，確保團隊成員之間信息暢通，協(xié)同工作順利開展。六、展會后續(xù)跟進登記（一）客戶跟進登記1.展會結束后，由市場銷售部門負責對展會期間收集到的客戶信息進行跟進。根據(jù)客戶的意向程度和需求特點，制定個性化的跟進計劃，并填寫《展會客戶跟進登記表》。2.跟進內(nèi)容包括與客戶的溝通記錄（電話、郵件、拜訪等）、客戶反饋意見、需求變化情況、合作進展階段（如初步溝通、方案商討、合同洽談等）及預計成交時間等。3.對于有合作意向的客戶，及時將相關信息反饋給公司內(nèi)部的業(yè)務部門，協(xié)同推進合作項目的落地實施。同時，定期對客戶跟進情況進行總結分析，評估跟進效果，調(diào)整跟進策略。（二）合作伙伴跟進登記1.針對展會期間建立合作關系的合作伙伴，由合作項目負責人負責跟進合作項目的執(zhí)行情況。填寫《展會合作伙伴跟進登記表》，記錄合作項目名稱、合作內(nèi)容、合作計劃進度、實際執(zhí)行情況、遇到的問題及解決方案等。2.定期與合作伙伴進行溝通協(xié)調(diào)，確保合作項目按計劃推進。及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題，維護良好的合作關系。3.在合作項目結束后，對合作效果進行評估總結，形成合作報告，并將相關信息更新至展會登記文檔中，為今后與該合作伙伴的進一步合作提供參考。（三）展會效果評估登記1.展會結束后，組織相關人員對展會效果進行評估。評估內(nèi)容包括參展目標達成情況、品牌知名度提升情況、產(chǎn)品銷售業(yè)績、客戶獲取與拓展情況、行業(yè)影響力等方面。2.填寫《展會效果評估登記表》，詳細記錄評估指標、實際完成情況、與預期目標的對比分析、取得的成績和存在的不足等內(nèi)容。3.根據(jù)展會效果評估結果，總結經(jīng)驗教訓，提出改進措施和建議，為今后參加類似展會提供參考依據(jù)，不斷優(yōu)化展會參與策略和效果。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設立展會登記管理監(jiān)督小組，由公司高層領導、相關部門負責人組成，負責對展會登記管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期或不定期對展會登記信息的準確性、完整性、及時性進行抽查核實，檢查展會物資的管理情況，以及展會活動的組織實施是否符合登記管理制度的要求。3.對于在監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知，要求責任部門或人員限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）考核辦法1.將展會登記管理工作納入公司員工績效考核體系，對相關責任部門和人員的工作表現(xiàn)進行考核評價。2.考核指標包括登記信息的準確性、信息更新的及時性、物資管理的規(guī)范性、活動組織的有序性、信息共享與溝通的有效性、后續(xù)跟進工作的落實情況以及展會效果評估的質(zhì)量等方面