企業(yè)來訪管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司來訪管理，確保公司正常辦公秩序，保障公司安全，提升公司形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于所有來訪人員，包括但不限于客戶、供應(yīng)商、合作伙伴、政府部門人員、應(yīng)聘人員等。（三）基本原則1.安全第一原則：確保來訪人員及公司人員的人身安全和公司財(cái)產(chǎn)安全。2.規(guī)范有序原則：來訪流程規(guī)范、有序，提高工作效率。3.熱情禮貌原則：以熱情、禮貌的態(tài)度接待來訪人員，展現(xiàn)公司良好形象。二、來訪預(yù)約（一）預(yù)約方式1.電話預(yù)約：來訪人員應(yīng)提前[X]個(gè)工作日致電公司相關(guān)部門或人員，告知來訪目的、時(shí)間、人數(shù)等信息。2.郵件預(yù)約：也可通過郵件方式預(yù)約，郵件內(nèi)容應(yīng)包含上述電話預(yù)約所需信息。（二）預(yù)約受理1.受理部門：公司各部門負(fù)責(zé)受理本部門相關(guān)的來訪預(yù)約。2.受理人員：部門負(fù)責(zé)人或指定的接待人員。3.預(yù)約確認(rèn)：受理人員收到預(yù)約信息后，應(yīng)及時(shí)與來訪人員確認(rèn)，并告知來訪人員預(yù)約是否成功。如預(yù)約成功，應(yīng)告知來訪人員來訪的具體流程和注意事項(xiàng)；如預(yù)約不成功，應(yīng)說明原因并協(xié)助來訪人員重新安排預(yù)約時(shí)間。三、來訪接待（一）接待準(zhǔn)備1.了解來訪信息：接待人員在接到預(yù)約信息后，應(yīng)詳細(xì)了解來訪人員的基本情況、來訪目的、預(yù)計(jì)停留時(shí)間等信息，以便做好接待準(zhǔn)備。2.安排接待人員：根據(jù)來訪人員的重要程度和來訪目的，安排相應(yīng)級(jí)別的接待人員。一般來訪由部門接待人員負(fù)責(zé)接待；重要來訪由公司高層領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)接待。3.準(zhǔn)備接待資料：根據(jù)來訪目的，準(zhǔn)備相關(guān)的公司資料、產(chǎn)品資料、項(xiàng)目資料等，以便向來訪人員介紹公司情況。4.安排接待場所：根據(jù)來訪人員的人數(shù)和來訪目的，安排合適的接待場所。一般來訪可安排在部門會(huì)議室或接待室；重要來訪可安排在公司會(huì)議室或貴賓室。（二）接待流程1.迎接來訪人員：接待人員應(yīng)在公司門口或約定地點(diǎn)迎接來訪人員，并引導(dǎo)來訪人員前往接待場所。2.介紹雙方人員：接待人員應(yīng)向來訪人員介紹公司參與接待的人員，并向來訪人員介紹自己。3.開場交流：接待人員應(yīng)向來訪人員簡要介紹公司的基本情況和本次來訪的議程安排，以便來訪人員對(duì)公司有初步的了解。4.正式會(huì)談：根據(jù)來訪目的，進(jìn)行正式的會(huì)談。會(huì)談過程中，接待人員應(yīng)認(rèn)真傾聽來訪人員的意見和建議，并做好記錄。對(duì)于來訪人員提出的問題，應(yīng)及時(shí)給予解答；對(duì)于來訪人員提出的合作意向，應(yīng)根據(jù)公司的相關(guān)政策和規(guī)定進(jìn)行回應(yīng)。5.參觀公司：如有需要，接待人員可引導(dǎo)來訪人員參觀公司的生產(chǎn)車間、研發(fā)中心、辦公區(qū)域等，以便來訪人員更好地了解公司的實(shí)際情況。6.結(jié)束會(huì)談：會(huì)談結(jié)束后，接待人員應(yīng)向來訪人員表示感謝，并告知來訪人員公司后續(xù)的跟進(jìn)措施和聯(lián)系方式。（三）接待注意事項(xiàng)1.著裝規(guī)范：接待人員應(yīng)著裝整潔、得體，符合公司形象。2.言行舉止：接待人員應(yīng)言行舉止文明、禮貌，展現(xiàn)公司良好形象。3.時(shí)間安排：接待人員應(yīng)合理安排接待時(shí)間，確保來訪人員的行程不受影響。4.安全保障：接待人員應(yīng)確保來訪人員的人身安全和公司財(cái)產(chǎn)安全，如有需要，可安排專人陪同來訪人員。四、來訪登記（一）登記方式1.紙質(zhì)登記：來訪人員應(yīng)在公司門衛(wèi)處或指定的登記地點(diǎn)填寫《來訪人員登記表》，登記內(nèi)容包括來訪人員姓名、單位、來訪時(shí)間、來訪目的、聯(lián)系電話等信息。2.電子登記：部分公司也可采用電子登記方式，來訪人員通過掃描二維碼或在公司官網(wǎng)填寫相關(guān)信息進(jìn)行登記。（二）登記審核1.審核人員：門衛(wèi)或指定的審核人員負(fù)責(zé)對(duì)來訪人員的登記信息進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容：審核人員應(yīng)核實(shí)來訪人員的身份信息、來訪目的、預(yù)約信息等是否真實(shí)、準(zhǔn)確。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與來訪人員或接待人員聯(lián)系，核實(shí)情況并進(jìn)行處理。3.發(fā)放臨時(shí)出入證：審核通過后，門衛(wèi)應(yīng)向來訪人員發(fā)放臨時(shí)出入證，并告知來訪人員臨時(shí)出入證的使用規(guī)定和注意事項(xiàng)。五、來訪陪同（一）陪同人員安排1.一般來訪：由部門接待人員負(fù)責(zé)陪同來訪人員。2.重要來訪：由公司高層領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)陪同來訪人員。3.特殊來訪：如政府部門人員來訪、外賓來訪等，根據(jù)來訪人員的級(jí)別和來訪目的，安排相應(yīng)級(jí)別的陪同人員，并視情況安排翻譯人員。（二）陪同職責(zé)1.引導(dǎo)來訪人員：陪同人員應(yīng)引導(dǎo)來訪人員前往接待場所，并在會(huì)談過程中協(xié)助來訪人員與公司相關(guān)人員進(jìn)行溝通和交流。2.介紹公司情況：陪同人員應(yīng)向來訪人員介紹公司的基本情況、業(yè)務(wù)范圍、發(fā)展歷程等信息，以便來訪人員更好地了解公司。3.解答疑問：陪同人員應(yīng)解答來訪人員提出的關(guān)于公司產(chǎn)品、服務(wù)、政策等方面的疑問，協(xié)助來訪人員了解公司的相關(guān)情況。4.維護(hù)秩序：陪同人員應(yīng)維護(hù)會(huì)談過程中的秩序，確保會(huì)談順利進(jìn)行。如遇突發(fā)情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。六、來訪安全管理（一）安全檢查1.門衛(wèi)檢查：來訪人員進(jìn)入公司時(shí)，門衛(wèi)應(yīng)進(jìn)行安全檢查，禁止來訪人員攜帶易燃易爆、危險(xiǎn)化學(xué)品、管制刀具等違禁物品進(jìn)入公司。2.接待場所檢查：接待人員應(yīng)在來訪人員進(jìn)入接待場所前，對(duì)接待場所進(jìn)行安全檢查，確保接待場所的門窗、電器、消防設(shè)施等安全設(shè)備正常運(yùn)行。（二）安全防范措施1.人員管理：公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)來訪人員的管理，要求來訪人員遵守公司的安全規(guī)定，不得在公司內(nèi)吸煙、使用明火、隨意走動(dòng)等。2.物品管理：公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)來訪人員攜帶物品的管理，要求來訪人員將隨身攜帶的物品存放在指定的地點(diǎn)，不得隨意放置。對(duì)于重要物品，應(yīng)安排專人進(jìn)行保管。3.應(yīng)急處理：公司應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，明確在來訪過程中發(fā)生火災(zāi)、地震、突發(fā)疾病等緊急情況時(shí)的應(yīng)急處理措施。接待人員應(yīng)熟悉應(yīng)急預(yù)案，并在緊急情況下能夠及時(shí)、有效地采取措施進(jìn)行處理。七、來訪費(fèi)用管理（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.接待費(fèi)用：公司應(yīng)根據(jù)來訪人員的級(jí)別和來訪目的，制定相應(yīng)的接待費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。接待費(fèi)用包括餐飲、住宿、交通等費(fèi)用。2.禮品費(fèi)用：公司應(yīng)根據(jù)來訪人員的重要程度和來訪目的，制定相應(yīng)的禮品費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。禮品費(fèi)用應(yīng)控制在合理范圍內(nèi)，不得超過公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.報(bào)銷流程：接待人員應(yīng)在接待工作結(jié)束后，及時(shí)整理接待費(fèi)用的相關(guān)票據(jù)，并按照公司的財(cái)務(wù)報(bào)銷制度進(jìn)行報(bào)銷。報(bào)銷流程包括填寫報(bào)銷單、提交相關(guān)票據(jù)、部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批等環(huán)節(jié)。2.報(bào)銷憑證：接待費(fèi)用的報(bào)銷憑證應(yīng)包括發(fā)票、收據(jù)、清單等相關(guān)票據(jù)，并注明接待時(shí)間、來訪人員姓名、來訪目的、接待費(fèi)用明細(xì)等信息。禮品費(fèi)用的報(bào)銷憑證還應(yīng)包括禮品清單、禮品發(fā)票等相關(guān)票據(jù)。八、來訪后續(xù)跟進(jìn)（一）跟進(jìn)內(nèi)容1.合作事項(xiàng)跟進(jìn)：對(duì)于來訪過程中達(dá)成的合作意向或合作協(xié)議，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)，確保合作事項(xiàng)順利推進(jìn)。跟進(jìn)內(nèi)容包括合作方案制定、合作協(xié)議簽訂、合作項(xiàng)目實(shí)施等環(huán)節(jié)。2.客戶反饋跟進(jìn)：對(duì)于來訪人員提出的意見和建議，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理和分析，并將處理結(jié)果反饋給來訪人員。跟進(jìn)內(nèi)容包括客戶滿意度調(diào)查、客戶投訴處理、客戶關(guān)系維護(hù)等環(huán)節(jié)。（二）跟進(jìn)方式1.電話跟進(jìn)：相關(guān)部門可通過電話方式與來訪人員進(jìn)行溝通，了解合作事項(xiàng)的進(jìn)展情況或客戶的反饋意見。2.郵件跟進(jìn)：相關(guān)部門也可通過郵件方式與來訪人員進(jìn)行溝通，發(fā)送合作事項(xiàng)的進(jìn)展報(bào)告或客戶反饋意見的處理結(jié)